Всё про наши документы — простым языком

Всё зависит от того, когда вы покупали.

Если вы покупали до 01.01.2021 — закрывающими документами были Счёт‑оферта и Лицензия.

Если вы покупали с 01.01.2021 по 01.03.2021 — закрывающий документ такой:

• Лицензия без НДС → УП с признаком первичного документа;
• Лицензия с НДС → УПД с признаком счёта‑фактуры.

Если оригиналы этих документов нужны сейчас — напишите на sales@1c-bitrix.ru, укажите ИНН, номер заказа и актуальный почтовый адрес. Мы всё подготовим.

Где взять эти документы. Копии УПД по заказам с НДС лежат в личном кабинете того, кто оформлял заказ, в подробностях выполненного заказа.

Оригиналы в своё время направлялись на почтовый адрес, указанный при оформлении заказа.

Как понять, какой документ вам положен? Посмотрите в счёт, по которому нужны документы:

• если в счёте есть НДС — будет УПД с признаком счёта‑фактуры;
• если НДС нет — УПД с признаком первичного документа при наличии обмена через ЭДО. Без подключённого обмена через операторов ЭДО — Лицензия, подписанная УКЭП, будет выгружена в личный кабинет покупателя.

Если вы покупали с 01.03.2021 по настоящий момент — какие документы вы получите, смотрите в разделе «Какие документы вы получите».

Выпуск в ЭДО документа, который ранее был подписан на бумаге или с УКЭП — это как команда «продать товар ещё раз». Если мы выпустим второй документ в дополнение к уже подписанному ранее, система подумает, что вы купили этот товар дважды.

В итоге в учёте возникнет ошибка: одна и та же покупка будет записана два раза. Чтобы у вас и у нас не возникло путаницы и лишних вопросов от налоговой, мы используем только один документ в одной форме.

Согласно ч. 1 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и п. 24 ФСБУ 27/2021, оригинал первичного документа, оформленного по конкретному факту хозяйственной жизни, может существовать только в одной форме и должен храниться в том виде, в котором он был составлен.

Повторное оформление создаёт дубликат и нарушает требования бухгалтерского учёта.

Полезно: чтобы понять, какие документы вам положены по вашим заказам, — смотрите раздел «Какие документы вы получите».

Давайте разберёмся: то, что у нас есть, и есть положенные документы — всё оформлено так, как требует закон. Закон не требует, чтобы закрывающий документ назывался именно актом. Важно не название, а содержание — документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа (они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте», см. п. 2 ст. 9).

Наш документ «Лицензия» содержит все эти реквизиты — поэтому он полноценный и легальный. Спокойно принимайте его к учёту: то, что он называется иначе, чем привычный акт, ничего не меняет.

Представьте подпись как цифровую «печать и роспись»: документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, — это такой же настоящий оригинал, как бумага с синей печатью и собственноручной подписью. Просто он живёт в электронном виде.

Первичный документ «Лицензия» мы составляем именно в электронном виде с электронной подписью — так прямо позволяет п. 5 ст. 9 ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте».

Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, выданной аккредитованным удостоверяющим центром. По п. 1 ст. 6 ФЗ‑63 «Об электронной подписи» такой электронный документ (сам файл — это и есть оригинал, а не копия) признаётся равнозначным бумажному. Минфин также подтверждает: расходы можно подтверждать электронными документами с квалифицированной подписью (письмо Минфина России от 27.03.2020 № 03‑03‑06/1/24411).

Поэтому дублировать документ на бумаге не нужно. Если понадобится — вы можете сами распечатать его и заверить копию по общим правилам делопроизводства.

Здесь нет ошибки — просто разные способы оформления для разных ситуаций.

Когда НДС в документе нет, продавец сам решает, какой закрывающий документ использовать. В «1С‑Битрикс» настроено так:

• если документ идёт через ЭДО — формируется УПД;
• если документ подписывается УКЭП и выгружается в личный кабинет на сайте — формируется Лицензия.

Это два равноправных и одинаково легальных способа — оба можно спокойно учитывать в бухгалтерии. Новые заказы через ЭДО идут в виде УПД, а по более старым остаётся Лицензия в личном кабинете. Всё учтётся корректно.

Здесь переживать не о чем. Счёт на оплату — это не первичный документ, а приглашение заплатить. Закон не требует, чтобы на счёте стояли печать и подпись (ни один законодательный акт этого не предписывает), поэтому каждая компания решает сама.

А вот закрывающие документы (Лицензия, УПД, акт‑квитанция) у нас подписанные. Так что счёт без печати — это нормальная и законная практика: платить по нему можно смело, а все первичные документы вы получите как положено.

Акт‑квитанция — это наш односторонний документ: он подтверждает, что право на программу вам передано. Ваша подпись здесь не нужна, потому что момент передачи права определяет оферта, а не подпись на акте.

По условиям оферты (п. 2.8) право пользоваться программой возникает само собой: с момента активации функционала, а для версий с лицензионным ключом — с момента отправки ключа. То есть факт передачи права уже состоялся в момент активации — подписываться тут нечему.

Представьте онлайн‑билет на концерт: вам не нужно «расписываться в получении» — сам факт оплаты и активации уже подтверждает, что доступ у вас есть. Здесь работает та же логика.

Поэтому подпись второй стороны в акте‑квитанции не предусмотрена — она и не требуется для подтверждения факта передачи права.

Давайте разберёмся: документ не пропал, он не аннулирован. Отправить его повторно нельзя — сейчас объясним, почему.

Представьте чек после покупки: он у вас один, и «выписать» точно такой же второй чек нельзя — иначе получится, что вы заплатили дважды. В ЭДО та же логика: оригинал документа может быть только один. Мы уже отправили его вам один раз по ЭДО, поэтому сформировать и отправить второй такой же — это создать дубликат, что противоречит законодательству и условиям оферты.

Хорошая новость: этот самый документ, который вы получили, — и есть оригинал. Он полностью действителен. Если вы отклонили его случайно — вы по‑прежнему можете принять его к учёту. Повторная отправка со стороны системы и не нужна.

Важно: права на программу и подтверждение расходов у вас есть независимо от этого документа. По п. 2.9 оферты подтверждением законного использования ПО являются платёжные документы о надлежащей оплате Счёта‑заказа и оферты, сформированные автоматизированной системой в электронном виде.

Это касается случая, когда документы выгружены в личный кабинет — то есть они были сформированы до настройки обмена через ЭДО между нами.

• Если в счёте продукт «Битрикс24» облачный — например, тариф Профессиональный (названия лицензий — на bitrix24.ru/prices), то «личный кабинет» — это раздел внутри самого Битрикс24: «Мой тариф» → «Покупки и документы» → «История заказов». Все закрывающие документы по таким заказам лежат именно там, подробнее со скриншотами в статье helpdesk.bitrix24.ru/open/28080580/.
• Если в счёте продукт «1С‑Битрикс: Управление сайтом» (линейка — на 1c-bitrix.ru/buy/products/cms.php), либо коробочный «Битрикс24» (названия — на bitrix24.ru/prices/self-hosted.php), тогда «личный кабинет» — это кабинет на сайте www.1c-bitrix.ru/personal/order/index.php. Документы по таким покупкам доступны именно там.

Если вам полагался УПД в бумажном виде, но вы его не получили или он утерян, напишите нам на sales@1c-bitrix.ru и укажите:

• ИНН;
• номер заказа;
• актуальный почтовый адрес.

Мы всё подготовим и отправим вам оригинал УПД.