Внедрение CRM-системы для ИП Коворотный

Клиент: ИП Коворотный Евгений Александрович (Fish City) занимаются продажей рыбопосадочного материала, живца, наживки. Основные клиенты компании – рыболовные магазины по всей Беларуси.

Задачи: Перед нами стояла задача автоматизировать работу отдела продаж компании, а также работу с дебиторами и контроль задолженности. Также важным аспектом было максимальное удержание клиентов, уменьшение потери потенциальных клиентов.

Что было: Ранее менеджеры не использовали никакую CRM, всех клиентов записывали в Excel таблицу, там же вели всю учетную работу по клиенту. Документы формировали вручную, с дебиторской задолженностью сложно было работать. По оценкам руководителя, ежемесячно компания могла терять от 3000 BYN из-за неучтенной дебиторской задолженности. Именно поэтому руководителем было принято решение внедрить CRM.

Почему выбрали нас: Заказчик сделал свой выбор в пользу компании Business KIT, прежде всего из-за специализации на Битрикс24 и быстрым откликом на их непростую задачу.

Внедрение:

Внедрение началось с анализа бизнес-процессов отдела продаж, изучения работы клиента и написания Технического Задания на настройку модуля CRM в Битрикс24. В рамках всего бизнес-анализа велось тесное сотрудничество с клиентом, согласование технического задания проходило в несколько этапов. Подготовка подробного технического задания – один из ключевых факторов, повлиявших на успех проекта. Уже перед настройкой системы заказчик понимал, как будет работать его система.

Настройка системы Битрикс24 включала в себя настройку карточки Лида, Сделки и автоматические роботы, и бизнес-процессы. В этом проекте внедрения система насыщена множеством ценной информацией, которая хранится в десятках пользовательских полей (с обязательностью заполнения на определенных стадиях работы), половина из которых заполняется системой автоматически для использования в печатных формах документов, задачах и уведомлениях.

Каждый день в 11 утра система проверяет все сделки на стадии «Оплата» и сверяет долги дебиторов, если крайний срок оплаты наступает сегодня и долг не погашен, система отправляет информационное SMS-уведомление клиентам. SMS-уведомления так же информируют клиентов о статусе заказа, дате и времени доставки груза в их городе.

Были созданы три основных пользовательских отчета для руководителей:

1.    Отчет по дебиторской задолженности показывает всех дебиторов и их долги как по отдельным сделкам, так и итоговые.

2.    Отчет по логистике используется логистом для получения информации о маршруте доставки грузов.

3.    Отчет по товарам позволяет понимать сколько и какого товара было отгружено заказчикам за период.

Основной технической сложностью на проекте стала реализация функциональности контроля дебиторской задолженности, с которой команда Business KIT успешно справилась.

Все сотрудники команды ИП Коворотный успешно прошли очное обучение в офисе компании Business KIT. Сложностей с вовлечением сотрудников компании практически не было из-за грамотного перестроения руководителем системы мотивации сотрудников. Заработная плата сотрудников теперь напрямую зависит от их результатов в системе Битрикс24.

Результат: сотрудники постоянно работают в корпоративном портале Битрикс24 и активно используют настроенную функциональность.

Скорость принятия решений в компании заметно сократилась, стало удобнее обсуждать вопросы, обмениваться документами, меньше времени тратится на отслеживание выполнения задач и стало гораздо проще разрешать сложные ситуации при работе с клиентами, поскольку хранится вся история взаимодействия. Также настроенная система контроля дебиторской задолженности сокращает денежные потери.

На данный момент работы продолжаются: вскоре будет внедрена система складского учета Мой Склад, которая будет работать в связке с Битрикс24. У заказчика есть много идей для автоматизации процессов и дальше.