«Настройки сквозного бизнес-процесса «Сделка» и CRM Битрикс24 к процессам таможенного оформления и перевозки грузов»

Компания «Транссертико» является лицензированным таможенным представителем и имеет многолетний опыт работы в оказании услуг логистики и таможенного сопровождения импортно-экспортных операций многих российских и зарубежных предприятий.

Для комплексной автоматизации процесса продаж заказчика в CRM Битрикс24 настроены сложные многостадийные бизнес-процессы управления сделками, координирующие работу менеджеров различных подразделений.

В ходе работ по проекту были реализованы многочисленные требования по настройкам бизнес-процессов, универсальных списков, роботов, дополнительных полей сделок, ролей и прав доступа пользователей, а также программные доработки интерфейса и функционала сделок и обработок данных.

Настроена генерация лидов с сайта компании

С Битрикс24 интегрированы различные формы заказа и калькуляции на сайте.

 При заполнении форм клиентами в Битрикс24 автоматически генерируются лиды, а их источники соответствуют заполненным клиентами формам:

Настроены автоматические уведомления контактам клиентов:

При переходе сделки на одну из стадий (например, «Заказ в работе», «Груз отправлен» и т.п.) сотрудникам клиента отправляются автоматические e-mail уведомления:

При этом мы встроили в Сделку программный модуль, который отправляет письма не одному, а тем контактам клиента (Компании), у которых установлен специальный признак.

Настроена автоматическая постановка задач менеджерам и запись комментариев в задачи сделки:

На определённых стадиях сделок (например, «Счёт оплачен») добавлено автоматическое формирование задач с заданными параметрами (Описание, ответственный, срок выполнения) на менеджеров:

Задачи ставятся после проверки выполнения условий, при которых они должны запускаться. 

Далее, при достижении Сделкой определённых стадий (например, «Груз поступил») во все задачи, связанные с Сделкой, автоматически добавляется соответствующие комментарии для менеджеров.

Автоматический подбор папки сделки:

Для облегчения работы менеджеров в Сделку добавлен специальный модуль, который при создании исходящего письма для прикрепления к нему файлов автоматически находит на Битрикс24 и открывает папку сделки, в которую ранее добавлялись все файлы, связанные с этой продажей:

Теперь менеджерам не нужно заниматься длительным поиском по папкам диска, а достаточно лишь выбрать нужный файл из списка.

Автоматический выбор цен в зависимости от клиента:

Цены услуг в сделку автоматически подставляются из справочника «Товары». Но для ряда клиентов на некоторые позиции действуют специальные цены, которые должны подставляться вместо стандартных.

Мы добавили в Битрикс24 специальный справочник, в который менеджеры могут самостоятельно добавлять информацию, каким клиентам на какие позиции установлены специальные цены. При заполнении таблицы «Товары» для таких клиентов цены подставляются из этого справочника. Такая система позволяет исключить ошибки, связанные с неправильной подстановкой цен по особым условиям поставки.

Шаблон коммерческого предложения:

Коммерческие предложения клиентам в Битрикс24 создаются автоматически на основе Сделок. Мы выполнили настройки фирменного шаблона Коммерческого предложения, которые позволили:

- убрать некоторые стандартные элементы шаблона, например: «Условия и комментарии»,

- расширить поле «Комментарий», сократить  и настроить управляемый вывод: не создавать пробелы строки при пустых полях,

- выводить внизу шаблона большой текстовый блок «Содержание», который автоматически переносит текст на вторую страницу шаблона с фирменными колонтитулами, если он не умещается на первой странице.

Настроена классификация причин неудачных сделок:

Для этого в CRM добавлены необходимые стадии классификации проваленных сделок (по причинам) и настроены роботы управления поведением сделок на данных стадиях (в том числе, удаление записей из списка «распределение ДТ»)

В результате, система позволяет наглядно анализировать причины неудачных сделок.

Отчёт о просроченных задачах:

Для контроля качества работы менеджеров по заданию заказчика мы разработали отдельный отчёт, в который попадают задачи, не выполненные в установленный срок:

В таблице выводится наименования задач, ответственные менеджеры и их подразделения, крайний сроки, сроки продления (если были) и сроки фактического завершения.

В отчёт не включаются задачи, продление срока по которым было сделано раньше наступления дедлайна.

Разработана подсистема «Распределение ДТ»:

Ранее распределение заявок на подготовку деклараций при таможенном оформлении груза выполнялось менеджерами в Excel что было неудобно из-за дублирования ввода данных и блокировок при совместном использовании.

По техническому заданию заказчика мы разработали автоматизированную систему распределения заявок:

Заявки в таблицу записываются автоматически из сделки бизнес-процессом. Перед записью выполняется проверка, не была ли уже ранее создана аналогичная запись из этой сделки.

Система позволяет руководителю просматривать, фильтровать и  редактировать данные по заказам. При любых изменениях данных в строке распределения заказа стартует бизнес-процесс, который перезаписывает соответствующие поля в Сделке. Если затем изменяются данные Сделки, запускается бизнес-процесс «Дозапись в распределение ДТ», который находит соответствующую строку по ДТ и актуализирует данные в ней.

Заключение:

Проведённый комплекс работ позволил адаптировать CRM   Битрикс24 к конкретным потребностям деятельности заказчика, упростить и автоматизировать многие рабочие процессы.

Продолжается поддержка и дальнейшее совершенствование системы.