Автоматизация крупной строительной компании "Элит-Строй-Сити". Долгий путь к успеху!

"Элит-Строй-Сити" это крупный строй комплекс созданный  2010 году. Основным направлением является строительство и ремонт в области коммерческой и торговой недвижимости: торговые и развлекательные центры, офисные многофункциональные комплексы, кафе и рестораны, бутики и многопрофильные магазины, жилые многоэтажные здание. 

Основной задачей было автоматизировать процесс продаж. На момент обращения к нам компания продвигала на рынок несколько жилых комплексов. От нас требовалась помощь в эффективной организации процесса продаж — нужно было избавиться от пропущенных звонков и сократить время обработки лидов. А так же создать единое пространство, в котором будет храниться вся информация о клиентах, бронях квартир, проведенных сделках и оплата. Сохранить конфиденциальность компаний. Обеспечить возможность общения между сотрудниками.

Для решения поставленной задачи мы начали с аудита. Данная компания находиться  в другом регионе, наша команда приехали на рабочее место и именно там провели все собеседования к коллективом компании. В штате у компаний более 20 человек. Структура компании довольно хорошо выстроена, и индивидуальные интервью с сотрудниками продлились несколько дней. 

Получив необходимую информацию, мы проанализировали текущую систему продаж. А так же постановку и решение задач, документ оборота и бизнес процессов. Если говорить просто, то никакой системы продаж и маркетинга в компании не было. Вся работа шла в Exel, переписки велись в меседжерах а файлы передавались через флешку. 

Для реализации за основу мы взяли облачную версию «Битрикс24» — готовую корпоративную систему, обладающую самыми необходимыми функциями уже в базовой версии. Портал позволяет эффективно организовать рабочее время: собрать электронную базу документов, создать шаблоны для быстрого оформления договоров и счетов, перевести коммуникации с коллегами 
и клиентами в одно пространство. 

Чтобы собрать информацию о реализуемых объектах недвижимости в одном месте, мы использовали уникальное решение Profitbase, не предусмотренное функционалом Битрикс24, — шахматку. Массив представляет собой виртуальную модель жилого комплекса, которая позволяет получить информацию о каждой квартире. 

Так одним из важных элементов внедрения было – внедрение виджета Profitbase.
Виджет Profitbase для Битрикс24 представляет собой удобный интерактивный каталог с шахматкой и поэтажным планом. Это позволяет менеджерам видеть всю актуальную информацию, в одном окне они получают информацию и по выбранному клиентом варианту, и все данные по этапам продаж.
Теперь менеджеры работают в едином окне. В карточке сделки доступна шахматка Profitbase. Счета, акты и прочие документы формируются также из окна Битрикс24. 

Закончив с самой сложной задачей — с шахматкой, мы занялись созданием дополнительных бизнес-процессов, облегчающих работу сотрудников.

В результате были автоматизированы процессы оформления сделок, заполнения договоров, выставления счетов и создания рабочих отчетов. 

Далее мы приступили к следующей задаче- бизнес процессы. Задача бизнес-процессов — максимально уменьшить количество времени, которое тратится на выполнение рутинных задач.  Нами были разработаны бизнес процессы на одобрение и подписание договора. Заказ и оплата текущих нужд компании. 

И конечно запись разговоров с клиентами является одной из самых важны моментов. Это позволило зафиксировать все звонки, поступившие в компанию, в единой системе и распределить их на обработанные и пропущенные. Все записи разговоров с клиентом фиксируются, сообщения с почт – все эти нюансы дают полную картину работы компаний.
Отчёт по количеству активных сделок можно визуализировать с помощью диаграммы, что позволяет наиболее наглядно отразить менеджеров, которые активно работают с клиентами.

Чат в «Битрикс24» помогает перевести большую часть коммуникаций компании в единое пространство. Здесь можно делиться новостями, информировать о важных событиях, новых приказах и т.д. Если оповещения в чате отвлекают от работы, их можно отключить. 

В первую очередь мы смоделировали эффективный процесс продаж и занялись настройками Битрикс24. Чтобы клиенты могли совершать как можно меньше действий, а менеджеры могли вести клиента от первого контакта до оплаты — заключения договора. 

"Большинство строительных фирм ведут такие подсчеты в таблицах Excel либо практикуют ручной метод расчета. При таком  подходе при каждом заказе приходится делать все расчеты заново, то есть работать фактически «с нуля». Нам было трудно привыкать к работе но на данный момент с каждым днем мы понимаем какую важную роль играет автоматизация и какие упущения у нас были"