Кадровый сервис "Polska praca"

О компании

Кадровый сервис "Polska praca" агрегирует вакансии польских работодателей и кадровых агентств, имеющих лицензию на трудоустройство украинцев в Польше. Особенностью сервиса является индивидуальный подбор вакансий для работников на основании их анкетных данных. Сервис имеет контакт-центр в Украине и представительства на территории Польши. Информационное сопровождение работников осуществляется до момента окончания испытательного срока. Также компания предоставляет ряд сопутствующих и дополнительных услуг: индивидуальная консультационная поддержка, помощь при оформлении документов, курсы польского языка на базе польских языковых школ, помощь при поступлении в польские ВУЗы, управление карьерой.

Цели и задачи внедрения

Поскольку сервис зарождался как стартап, основным требованием была возможность гибко и оперативно менять настройки CRM по мере корректировки бизнес-модели. CRM должна была стать логическим продолжением сайта, обеспечивая при этом бесшовный пользовательский опыт без необходимости разработки личного кабинета до начала стадии роста. Также были выдвинуты требования максимальной автоматизации процессов обработки заявок и сбора расширенной статистики на всех этапах.

Каналы коммуникации

В процессе трудоустройства присутствуют множество согласовательных процессов разнесенных во времени от недели до полутора месяцев. Поэтому нагрузка на каналы коммуникации прогнозировалась существенная. Однако понять, какой из каналов станет основным было сложно. В связи с этим принято решение подключить все потенциально востребованные: телефонию (с возможностью заказа обратного звонка), SMS, email, Facebook, Viber, Telegram, Skype, чат на сайте.

CRM

Бизнес-процессы обработки лидов и сделок перерабатывались несколько раз. В итоге остановились на 12 стадиях обработки лидов и 6 стадиях для сделок. Основная проблема при обработки лидов - цикличность прохождения некоторых стадий и наличие стадий-ожиданий - подобрать подходящую вакансию иногда очень непросто.

Все анкетные данные соискателей попадают в поля лидов и контактов. А данных немало. Подбор вакансий основан как раз на сопоставлении анкетных данных с профилем вакансии, т.к. нужно оптимизировать работу сразу с двумя категориями заказчиков - работниками и работодателями.

Непростой получилась и карточка вакансии - более 30 полей. Но это позволило сделать подбор по параметрам максимально удобным и релевантным.

Формы захвата

Формы эволюционировали вместе с настройками CRM. В итоге основная форма (анкета работника) перекочевала на сайт и была интегрирована с CRM при помощи веб-хуков. Тем самым мы добились гибкости в работе и получили основу для личного кабинета, т.к. основным местом хранения информации стал сайт (движок - Битрикс: Управление сайтом).

Все остальные точки захвата решено было оснастить CRM-формами.

Интеграция с сайтом

Помимо анкеты работника с сайтом также синхронизируются и вакансии. Это связано с тем, что на следующем этапе основную процедуру подбора планируется перенести на сайт - один и тот же инструмент будет использоваться как рекрутерами, так и соискателями для самостоятельного поиска и формирования заявки.

На сайте также размещены несколько служебных обработок, которые используются CRM для компоновки текстов автоматических рассылок (веб-хуки в роботах). Это связано с тем, что в сообщениях нельзя использовать данные товаров.

Автоматизация

Самая скурпулезная работа в CRM была проведена именно в этом направлении. Настроены роботы и триггерные события для автоматизации обработки лидов и сделок (информирование клиентов, создание задач исполнителям, контроль статусов, интеграционные запросы на сайт для обработки данных и синхронизации вакансий). Также автоматизированы почтовые рассылки, SMS-информирование и рассылки в мессенджеры.

Отчетность

Эффективность работы системы отслеживается на основании индивидуально настроенных дашбордов и отчетов. Контролируются параметры лидогенерации, конверсии, нагрузки на менеджеров и качество их работы, выполение плана продаж, финансовые индикаторы. Для расширенного анализа периодически делаются пакетные выгрузки данных.

Нестандартные решения

1) Обмен с сайтом (полностью самописный, задействованы веб-хуки, роботы и обработчики на стороне сайта).
2) Формирование текстов индивидуальных рассылок вакансий (асинхронная обработка после подбора вакансий).
3) Коннектор для комбинированной отправки SMS и Viber сообщений.