Hästens: Внедрение CRM-системы

О компании

"АутдорТим" - это группа компаний, объединенных одной целью - показать, что качественные товары – это не прерогатива избранных. В группу компаний входит салон-магазин для охотников "Дальний Кордон" и салон-магазин Hastens. Количество сотрудников в Минском офисе – 4 человека.  

Кровати Hastens – это официальные кровати Королевского Дома Швеции с 1852 года. Во всем мире синяя клетка Hastens – это символ здорового сна и комфорта.

Цель внедрения

Минский филиал компании открылся около полугода назад и руководитель приняла решение сразу внедрить CRM-систему, поскольку работа в Excel-таблицах стала утомительной и неудобной, терялась информация. По словам руководителя, основная цель внедрения – видеть историю взаимодействий с клиентами и партнерами-дизайнерами. 

Вторая по приоритету цель внедрения – возможность сотрудникам и руководителю видеть какое вознаграждение за каждую сделку начислено CRM-системой.

История проекта внедрения

Это отличный пример быстрого внедрения Битрикс24 в компании BusinessKIT. Система была полностью спроектирована, настроена, протестирована и внедрена за 7 дней! В этот срок были обучены сотрудники отдела продаж.

День 1. Выездная встреча бизнес-аналитика к заказчику. В течение 2-3 часов были выяснены основные бизнес-процессы работы в филиале компании Hästens в Минске. Сразу после встречи началась подготовка техническое задание на настройку Битрикс24.

День 2. На второй день была готова первая версия технического задания, прошло согласование технического задания с внесением небольших корректировок. 

День 3-6. Настройка системы по техническому заданию:

1.     Создание публичных аккаунтов в Viberи Telegram, интеграция с Битрикс24.Контакт-центр. Результат: сотрудники оперативно отвечают на заявки клиентов из мессенджеров из одной рабочей среды.

2.     Настройка интеграции сайта hastens.by, разработанного на CMSБитрикс: Управление сайтом. Предмет интеграции: формы обратного звонка, планирования встречи в салоне и запрос бесплатного каталога.

3.     Настройка карточки Лида (потенциального клиента), так что, все обращения из различных синтегрированных источников попадают с систему Битрикс24, где ответственному сотруднику отдела продаж необходимо взять в работу заявку в течение установленного срока. В случае просрочки задачи – контрольное уведомление руководителю для принятия решения о возможной смене ответственного. Как только сотрудник взял заявку в работу – планирует звонок, встречу в салоне или тест-драйв. Аналогичная работа ведется с потенциальными партнерами-дизайнерами. 

4.     Настройка карточки Сделки, автоматической воронки (процесса заключения договора, продажи, доставки и отгрузки). Система автоматически формирует все необходимые документы (Договор купли-продажи, Спецификацию и заявку перевозчику и т.д.). От сотрудника требуется лишь заполнение реквизитов клиента, его паспортных данных и информации о заказе.

5.     Происходит автоматический пересчет суммы долга клиента в зависимости от его платежей.

6.     Автоматические уведомления сотрудникам помогают своевременно информировать клиента по статусу готовности кровати, эффективно планировать с клиентом сроки доставки.

7.     Система, после успешного завершения сделки, спрашивает менеджера, планируется ли послепродажное обслуживание. В положительном варианте – система будет в течение года каждые 2 месяца ставить регулярные задачи по обслуживанию клиента.

Автоматический расчет комиссионного вознаграждения менеджеру, продавцу-консультанту и партнеру-дизайнеру

В системе настроена логика, по которой вычисляется процент и сумма вознаграждения каждому сотруднику или партнеру, кто участвует в продаже.

Если продажа партнерская –  установленный процент от всей суммы сделки делят между собой менеджер и партнер-дизайнер с учетом процента скидки клиенту. В случае, когда продажа происходит без участия партнера (например, клиент пришел в салон и продажа осуществлена продавцом) – установленный процент от суммы сделки засчитывается менеджеру.

День 7. Обучение сотрудников и внедрения. Техническая поддержка.

На седьмой день прошло обучение команды Hastensочно прямо на рабочих местах в течение 3 часов. Далее, в течение 14 календарных дней компания BusinessKITосуществляет техническую поддержку сотрудникам по работе Битрикс24 онлайн.

Результат. Клиент получил автоматизированную систему, которая позволяет полностью контролировать работу менеджеров. Битрикс24 напоминает о сроках и необходимых действиях специалисту, а в случае невыполнения задач уведомляет руководителя. Человеческий фактор при расчете заработной платы сведен к минимум, все финансовые данные и результаты работы сотрудников можно увидеть в настроенных аналитических отчетах. 

Срок внедрения: 7 дней