Автоматизация ключевых процессов (продажи, проекты, HR, документооборот),

АО «Региональный информационно-вычислительный центр «Пулково» (РИВЦ-Пулково) — одна из ключевых российских компаний в сфере автоматизации авиатранспортных процессов. Основанная в 1975 году, организация прошла путь от регионального вычислительного центра до современного ИТ-партнёра гражданской авиации.

В 2019 году компания приняла решение перейти на Битрикс24, чтобы заменить устаревший внутренний инструмент, который не обеспечивал нужного уровня управления задачами, коммуникациями и проектами. Ключевым фактором стало стремление к созданию единой экосистемы, где все процессы компании могли бы быть объединены в режиме «одного окна».

Цели внедрения Битрикс24

·       Создать единую цифровую среду («одно окно») для всех бизнес-процессов.

·       Автоматизировать ключевые операционные процессы (продажи, проекты, HR, документооборот).

·       Повысить прозрачность, контролируемость и скорость выполнения задач.

·       Улучшить корпоративную коммуникацию и коллаборацию между сотрудниками.

Комплексная картина использования портала

Портал Битрикс24 в РИВЦ-Пулково эволюционировал от простой CRM до полноценной корпоративной операционной системы.
С 2019 года мы сопровождаем и развиваем портал РИВЦ-Пулково. За это время было реализовано:

CRM и коммуникации

• Настроена воронка лидов: все обращения клиентов из сайта, Telegram, ВКонтакте и телефонии автоматически фиксируются в CRM. Это исключило потерю заявок и ускорило их обработку.
• Реализована воронка по проектам и регистрации на проекты, что позволило структурировать работу с авиакомпаниями и партнёрами, отслеживать ход проектов и аналитику.
• Интеграция с телефонией обеспечила сквозное взаимодействие с клиентами.

Смарт-процессы

·       Командировки: процесс полностью автоматизирован. На каждом этапе задачи автоматически назначаются ответственным, контроль сроков осуществляется системой, все документы и отчёты хранятся в одной карточке, что обеспечивает порядок и прозрачность процесса. Все документы, задачи и согласования проходят внутри одной карточки.

• Подбор персонала: внедрён процесс найма сотрудников с чёткими стадиями и автоматическими задачами для HR и руководителей. Это привело к результатам: контроль сроков на каждом этапе, прозрачность процесса для всех участников (руководитель, HR, рекрутер), все данные по кандидатам и вакансии собраны в одной карточке.

Совместная работа и HR

• Настроен функционал по адаптации сотрудников, карьерным трекам и оценке компетенций.
• Запущен корпоративный магазин и элементы вовлечённости персонала.
• Вместе с партнёрами из компании «Улей» протестированы решения по геймификации и HR-блоку.

Сайт

• Разработан лендинг на базе Битрикс24, через который клиенты знакомятся с компанией и оставляют заявки. Все обращения автоматически попадают в CRM.
  
  

  Ключевые результаты и выгоды для РИВЦ-Пулково

  • Эффективность: Значительное повышение эффективности работы компании за счет автоматизации и централизации процессов.
  • Прозрачность: Полный контроль и прозрачность всех бизнес-процессов от продаж до кадрового делопроизводства.
  • Масштабируемость: Портал стал гибкой платформой для роста, что подтверждается увеличением числа пользователей и переходом на старший тарифный план.
  • Культура работы: Переход от разрозненных инструментов к культуре collaboration и единой цифровой экосистемы.

  Стратегический эффект

  Главное достижение проекта — не только внедрение отдельных инструментов, но и стратегическое развитие клиента. Портал Битрикс24 стал центром цифровой трансформации компании, обеспечивая:

  ·       единое «окно» для всех сотрудников и подразделений;

  ·       сокращение времени на выполнение рутинных операций;

  ·       повышение качества коммуникаций внутри компании и с клиентами;

  ·       рост эффективности бизнеса за счёт прозрачности и контроля.

  Наше партнерство с РИВЦ-Пулково — это пример стратегического развития клиента.

  1. От настройки к стратегии: мы начали с реализации тактических задач (воронки продаж), а затем стали стратегическим партнером по цифровой трансформации.
  2. Тандем с Customer Success Manager (CSM): внедрение роли CSM (Надежда) стало ключевым поворотным моментом. Это обеспечило:
  • Глубокое понимание потребностей клиента.
  • Проактивное предложение решений (например, инструменты совместной работы).
  • Превосходный клиентский опыт, подтвержденный высокими оценками NPS/CSI.
  3. Экосистемный подход: для решения сложных задач (HR-блок, геймификация) мы привлекли партнеров («Улей»), предложив клиенту лучшее в своем классе решение.
  4. Результат для клиента: под нашим руководством портал совершил эволюцию от использования только CRM и чатов к полноценному использованию всей мощи экосистемы Битрикс24.

   

  Смарт-процесс «Командировки»

  Задача: автоматизация процесса оформления командировок от подачи заявки до закрытия отчёта.

  Решение: был реализован смарт-процесс «Командировки», который состоит из стадий:

  1. Заявление: Инициатор создаёт заявку и заполняет обязательные поля.
  2. Согласование начальника подразделения: Руководитель подразделения утверждает заявку.
  3. Расчёт себестоимости: HR рассчитывает и вносит стоимость поездки.
  4. Согласование финансов: Генеральный директор утверждает бюджет.
  5. Подготовка: HR готовит и прикрепляет необходимые документы.
  6. Командировка: По окончании поездки автоматически ставятся задачи на предоставление отчёта и выплату средств.

  Результат: Процесс полностью автоматизирован. На каждом этапе задачи автоматически назначаются ответственным, контроль сроков осуществляется системой, все документы и отчёты хранятся в одной карточке, что обеспечивает порядок и прозрачность процесса.