Нита-фарм / Автоматизация Битрикс24 для лидера ветеринарной фармацевтики России

Клиент: Торговая организация ООО «Нита-фарм» - ключевая инновационная компания ветеринарной фармацевтики России. Производит лекарственные средства для животных.

Сотрудники компании работали преимущественно в Excel и 1С. Взаимодействие с opinion лидерами, бюджетирование, продажи, контроль и планирование – все это велось в различных системах, что приводило к таким проблемам, как:

• Хаос в документации и сложность анализа данных.

• Отсутствие прозрачного контроля за выездами региональных менеджеров.

• Риск перерасхода бюджета при работе с инфлюенсерами.

• Множество рутинных и ручных действий при работе с партнерами и клиентами.

• Наличие идей не сопровождалось формализованными ТЗ.

Цель внедрения, определённая на старте с заказчиком: адаптация и кастомизация корпоративного портала под нужды компании для повышения эффективности и удобства работы сотрудников в системе; наглядности и прозрачности бизнес-процессов.

Поставили следующие задачи:

• Внедрить CRM для коммерческого блока и отдела продаж с возможностью работы с компаниями и их многочисленными точками сбыта.

• Автоматизировать работу сотрудников с задачами через задачник Битрикс24.

• Перевести работу с лидерами мнений из Excel в Битрикс24, организовать воронку и автоматизировать контроль взаимодействий.

• Внедрить логику для контроля бюджетирования, чтобы распределять и подсчитывать остатки бюджетов.

• Обеспечить прозрачный контроль выездов региональных представителей на точки с фиксацией и сравнением геолокации, чтобы упростить контроль за исполнением обязательств менеджерами.

Проект разделили на три этапа, чтобы постепенно внедрять и тестировать изменения, снизить риски и повысить удобство для сотрудников.

1. Кастомизация модуля «Задачи и проекты»

Доработали стандартный функционал Битрикс24: добавили роли, фильтры и бизнес-логику, позволяющие сотрудникам быстрее находить задачи и отслеживать прогресс.

При этом возникла сложность: у заказчика отсутствовало формализованное ТЗ, имелись лишь пользовательские пожелания. Для поиска оптимального решения мы предложили несколько вариантов настройки и отображения полей, согласовали сценарии работы и реализовали наиболее эффективный вариант.

2. Выстраивание процесса работы с opinion лидерами

Следующий шаг – автоматизация взаимодействия с инфлюенсерами. До этого работа велась в Excel, что было недостаточно удобно за счет ручного заполнения таблиц, и непрозрачно. Мы создали отдельную воронку для эффективного взаимодействия с лидерами в CRM:

• Автоматизировали действия сотрудников с помощью бизнес-процессов: карточки автоматически перемещаются по стадиям в зависимости от ключевых дат.

• Настроили систему автоматических дел для контроля взаимодействий и напоминаний сотрудникам.

• Внедрили смарт-процесс «Бюджетирование» с сопутствующими регулярными заданиями на руководителя PR-отдела для формирования и корректировки бюджетов. Система в карточке бюджетирования автоматически рассчитывает остатки на год, кварталы и месяцы.

Основной вызов на этом этапе связан с переносом данных из Excel. Клиент хранил в таблицах контакты, историю взаимодействий и финансовую информацию, но структура файлов не позволяла выполнить прямую загрузку. Совместно с заказчиком разработали правила преобразования, привели информацию к единому формату (включая бюджеты, контакты и даты взаимодействий) и настроили корректный импорт в новые смарт-процессы CRM.

В результате процесс стал прозрачным, управляемым и избавил сотрудников от ручных действий и дополнительных справок.

3. Автоматизация продаж МДЖ в CRM Битрикс24

Для отдела продаж реализовали отдельную воронку и кастомизировали карточки компаний. Важной было учесть, что у одной компании может быть множество торговых точек (аптеки, ветклиники и др.), с которыми работают разные менеджеры.

Решение:

• Каждая точка закрепляется за конкретным регионом.

• За каждым менеджером закрепляются доступные для работы регионы.

• При входе в CRM менеджер видит только свои точки в своем регионе.

• Руководитель получает все взаимодействия по всем регионам.

Это позволило стандартизировать работу отдела продаж и упростить контроль за большим количеством сделок.

Также в рамках работы с отделом продаж МДЖ запустили инструмент контроля выездов региональных представителей и добавили возможность фиксации геолокации в CRM.

Сложность заключалась в том, что в стандартной версии Битрикс24 отсутствует функционал фиксации геолокации. Для решения протестировали несколько внешних сервисов, проверили их совместимость с CRM и выбрали наиболее подходящий вариант.

Как это работает:

• При визите на точку менеджер открывает ссылку, система фиксирует координаты и сравнивает их с адресом объекта.

• В случае совпадения визит подтверждается, информация сохраняется в карточке CRM.

• Руководитель может быстро убедиться, что визит состоялся на самом деле.

• Автоматизировали работу по продажам.

• Настроили систему контроля выездов менеджеров.

• Упорядочили взаимодействие с лидерами мнений.

• Реализовали прозрачный контроль бюджетов.

• Кастомизировали задачник под пожелания заказчика.

• Выстроили гибкую систему справочников с взаимными зависимостями.