Корпоративный портал и CRM Арнест Юнирусь

Задача

Разработать для ООО «Арнест Юнирусь» корпоративный портал, перенести на него файлы и базу знаний, собранную за 15 лет работы организации.

Причина

Для повышения устойчивости бизнеса компания приняла решение перенести свой корпоративный портал с SharePoint на «1C-Битрикс24». Раннее SharePoint являлся для компании единым окном доступа к документам, сервисам, а также содержал внутрикорпоративную информацию о каждом сотруднике и организации в целом.

В ООО «Арнест Юнирусь» возникла важная задача — обновить внутреннюю инфраструктуру организации и произвести переход на локальное решение. Целью являлось повышение устойчивости бизнеса, возможность эффективнее взаимодействовать с партнерами и поставщиками. Прежний корпоративный портал был построен на базе SharePoint, являлся единым окном доступа к документам, сервисам, а также содержал внутрикорпоративную информацию о каждом сотруднике и организации в целом.

Команда QSOFT, имеющая опыт в реализации подобных проектов, создала внутрикорпоративный портал на базе «1C-Битрикс24». Это позволило бы решить все поставленные заказчиком задачи. На новом портале нужно было реализовать возможность создавать сообщества с информационными лендингами, базы знаний, новостную ленту, организационную структуру предприятия. Важным требованием было подключение экстранет-пользователей с частичным доступом к сервисам портала и возможностью управлять такими учетными записями. Ключевым функционалом стал защищенный инструмент совместной онлайн-работы с документами.

«Это была нетипичная и сложная задача с точки зрения архитектуры, ответственности и сроков. Надо было быстро спроектировать решение, включающее функционал по совместной работе с документами, обеспечить его безопасность и отказоустойчивость, реализовать все необходимые интеграции, разграничить права разных групп пользователей. На проект у нас было всего полгода, хотя обычно такого рода задачи требуют в два-три раза больше времени», – рассказывает Виталий Чесноков, генеральный директор QSOFT.

Совместная работа с офисными документами

Одним из требований заказчика была возможность обеспечить совместную работу с офисными документами до 40 сотрудников одновременно. Для реализации этой задачи было выбрано решение «Р7-Офис», которое бесшовно интегрировали в интерфейс и ролевую модель корпоративного портала. Для улучшения пользовательского опыта в процессе внедрения была собрана обратная связь от пользователей, благодаря чему команда доработала многие параметры программного обеспечения, такие как максимальный размер открываемого файла, время жизни сессии пользователя и многие другие.

«Мы предусмотрели все необходимые для совместной работы опции: автоматическое сохранение, предупреждения о том, что файл уже кем-то открыт, безопасное закрытие документов с принудительным сохранением и т.д. При этом, с документом одновременно могут работать до 40 пользователей. По сути, мы сделали аналог Google Docs, кастомизировав решение «Р7-Офис» с учетом потребностей заказчика», – комментирует Виталий Чесноков, генеральный директор QSOFT.

Команда QSOFT сопроводила полный процесс перехода: от интеграции сервиса совместного редактирования в интерфейс портала до переноса в интранет всех файлов компании за последние 15 лет работы. Всего было перенесено 25 ТБ данных, включая метаданные для более чем 9 миллионов документов. Это, в свою очередь, стало одной из крупнейших миграций документов в России.

Как обеспечить безопасность

«Перенос документов был критической бизнес-целью. Но важно было учитывать, что в базе хранилось множество чувствительных данных. Поэтому нельзя было просто «выгрузить» всё в Google или другое хранилище. Задача была на порядок сложнее: еще на этапе архитектуры продумать вопросы безопасности и обеспечить соответствие системы требованиям отказоустойчивости и автономности», –– рассказывает Виталий Чесноков, генеральный директор QSOFT.

Чтобы реализовать главный запрос компании по безопасному переносу и доступу к данным, была проделана следующая работа:

●   Реализован кластер систем управления базами данных, развернуты два веб-сервера приложений, управляемых балансировщиком (NLB), добавлен пакет приложений «P7-Офис» на трех нодах;

●   Авторизация для доменных пользователей происходит средствами ADFS с многофакторной проверкой;

●   Через проксирование интегрировали приватный «бакет» облачного хранилища S3, благодаря чему открывать файлы можно только с помощью подписанной ссылки с использованием AWS Signature V4 URL;

●   Доступ к файлам осуществляется через прокси-сервер, доступ в админпанель «1C-Битрикс24» вне корпоративной сети запрещен;

●   Для логирования событий на портале подключена и настроена платформа Graylog;

●   Реализована двухфакторная аутентификация. Внешних пользователей можно добавлять в группы и проекты, в случае необходимости отозвать доступ или продлить его.

Как успеть реализовать проект за шесть месяцев

Команда из 15 экспертов QSOFT и 6 специалистов заказчика приступила к проекту в мае 2023 года. Чтобы уложиться в сроки, команде QSOFT было необходимо учесть все нюансы проекта на этапе проектирования. Поэтому еще на старте была проделана следующая работа:

●   Определен объем документов для первичной миграции;

●   Проанализированы пожелания заказчика относительно функционала портала, составлена дорожная карта проекта, которой интегратор руководствовался, прорабатывая продукт и добавляя новые фичи;

●   Собраны и изучены требования по информационной безопасности и подобраны решения, удовлетворяющие им;

●   Разработана проектная документация: спецификации по интеграции с внешними системами, архитектура портала, включая модель данных;

●   Подготовлены дизайн-макеты разделов портала для согласования с заказчиком.

В результате детального планирования работы основную часть проекта удалось завершить уже в ноябре, компания успешно мигрировала на решение.

«Реализовать проект в столь сжатые сроки стало возможным благодаря слаженной работе всей рабочей группы. За шесть месяцев нам удалось обеспечить переход на новое решение, сохранив критичную для бизнеса функциональность, как и доступ сотрудников к более чем 9 миллионам файлов. Со своей стороны мы оказывали всестороннюю поддержку: обучали, помогали адаптироваться» –– резюмирует Виталий Чесноков, генеральный директор QSOFT.

Результат

За полгода QSOFT разработал новый корпоративный портал с современным дизайном и проработанным пользовательским путём сотрудника, и перенес 25 ТБ данных. Новым интранетом ежедневно пользуются тысячи сотрудников компании и ее партнеров. QSOFT продолжает поддерживать и масштабировать новую систему.

Целью проекта является создание информационной системы, которая автоматизирует работу оператора контактного центра по работе с обращениями от Потребителей.  

В рамках проекты была осуществлена миграция данных с SalesForce на продукт на базе Битрикс24, а также проведено обучение сотрудников.

В рамках проекта реализованы:
- возможность зарегистрировать новое Обращение от Потребителя в виде отдельной записи, как автоматически, так и вручную, включая формы обратной связи на сайтах компании, почту, мессенджеры и через другие каналы связи.
- возможность указать для каждого Обращения уникальные значения штатных и пользовательских атрибутов Обращения и типизацию обращений
- Интеграция с Chat2Desk для работы с мессенджерами
- Система фиксирует Обращение при звонке Потребителя на телефонный номер контакт-центра.
- Для обеспечения оперативного обмена данными о Потребителях с CRM-системой поставщика KonnektU необходимо реализовать соответствующую интеграцию
- Внедрены множественные автоматизации, позволяющие автоматически назначать ответственного за обращение, отправку почты и т.д.
- В Системе есть возможность закрывать СПАМ-сообщения, поступающие с известных СПАМ-адресов по электронной почте без их проработки операторами.

Для удобства контроля внедрена система SLA, а также отчетности на базе Excel.