СК АРТЕЛЬ ЮГ

1. Краткая информация о клиенте
Заказчик: СК “Артель-Юг”
Город: Донецк (ДНР), Мариуполь, Ростов-на-Дону
Сфера деятельности: Строительство
Число сотрудников: 25
Количество офисов: 3
О деятельности компании: Строительство, восстановительные работы, проектирование и технический надзор.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Автоматизация процессов во избежание допущения халатности и ошибок, вызванных "человеческим фактором";
Организация единого корпоративного портала для сотрудников с возможностями коммуникации, хранения данных, постановкой и отслеживанием выполнения задач в рамках реализуемых проектов;
Организация системы внутреннего контроля за работой сотрудников;
Оцифровка взаимодействия между коллегами в таких бизнес-процессах, как: строительно-монтажные работы, проектирование, технический надзор, документооборот.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
К основной особенности проекта можно отнести то, что деятельность клиента в меньшей степени относится к продажам, а реализация каждого проекта (сделки) состоит из множества этапов, подпроцессов и исполняется большим количеством разнопрофильных сотрудников на каждой из стадий. Другая особенность - широкая география объектов реализуемых проектов, как следствие удаленность коллег. Необходимо было продумать пользование мобильной версией приложения непосредственно для исполнителей без стационарных рабочих мест. Сложным этапом было глобальное предпроектное исследование процессов для построения логики взаимодействия, информирования, перехода ответственности между сотрудниками, а также определения содержания и очередности выставляемых сотрудникам задач. В виду масштабности проекта и занятости ключевых лиц заказчика срок внедрения составил около четырёх месяцев.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
В ходе реализации проекта было проведено полноценное предпроектное исследование бизнес-процессов компании, которое включило в себя ряд интервью с представителями заказчика и изучение рабочих регламентов клиента. В результате были составлены графическое описание внедряемых процессов в нотации BPMN 2.0, разработана структура данных и подготовлено техническое задание по настройке портала.
По заданию клиента была настроена основная воронка сделок для ведения строительных проектов, каждый из которых мог включать в себя комплекс различных производимых работ:

• проектирование,
• строительно-монтажные работы,
• технический надзор.

Для каждого из вышеперечисленных процессов был настроен соответствующий смарт-процесс со своими воронками и автоматизациями. Процессы самостоятельны и в каждом из них независимо друг от друга трудятся разные отделы и сотрудники компании, имеющие разный доступ к информации. Большинство сотрудников лишь только получают и выполняют задачи в рамках процесса, реализуя которые, они обогащают данными карточки смарт-процессов и двигают их по стадиям. В свою очередь руководство в целом видит все движения по реализуемым проектам.
Для автоматизации обмена информации и постановки задач было реализовано больше трёх десятков бизнес-процессов, отрабатывающих на разных стадиях и при изменениях сущностей. В качестве вспомогательных справочников также были настроены смарт-процессы и универсальные списки для отражения информации по документообороту, дополнительным работам, оплатам, движению ТМЦ, спискам сотрудников, снабжению и т.д.
По заданию клиента также была настроена и структура хранения документации в рамках папок на диске Битрикс24, содержащих свою определенную иерархию подпапок и шаблонов. Таким образом в карточках проектов были реализованы короткие ссылки на данные папки с документами, автоматически получающие название из наименования текущего проекта. Это позволяет удобно и быстро находить всю информацию всем сотрудникам компании.

5. Преимущества от внедрения
Цели заказчика были реализованы в полном объёме. В итоге был получен продукт, который позволяет:

• своевременно выставлять задачи по проекту и отслеживать их выполнение,
• хранить историю всех действий пользователей по процессу,
• удобно располагать документы по проекту в соответствующих папках на диске, на основе которых формируется исполнительная документация,
• отслеживать взаиморасчёты с заказчиками,
• контролировать сроки исполнения работ и т.д.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе
По окончанию работ, клиент поставил 10 баллов по обратной связи NPS.
В настоящее время продолжаем сотрудничать, поддерживаем в чате.