Личный кабинет дистрибьютора, оффлайн мобильное приложение + CRM Битрикс24 для производителя строительных материалов Пеноплэкс

Клиент

«Пеноплэкс» — крупный российский производитель строительных и декоративно-отделочных материалов на основе полимеров.

Компания начала свою деятельность в 1998 году с запуска первой в России производственной линии по изготовлению теплоизоляционных материалов из экструзионного пенополистирола под торговой маркой ПЕНОПЛЭКС®.

Задача

Разработать функционал, обеспечивающий количественный и качественный контроль дистрибуции. Менеджерам компании Пеноплэкс необходимо планировать визиты в торговые точки с помощью CRM Битрикс24 и осуществлять их, фиксируя информацию о продажах в мобильном приложении, не имея доступа к Интернет. Руководству важно отслеживать эффективность деятельности менеджеров.

Разработать личный кабинет дистрибьютора (ЛКД) с закрытым доступом, через который можно оформлять заказы, просматривать информацию по договорам, взаиморасчётам, и вести коммуникацию с сотрудниками отдела клиентского сервиса компании Заказчика.

О проекте

Самый надежный способ контроля цен на свои товары и товары конкурентов — это регулярный мониторинг и анализ: личные визиты в торговые точки, фиксирование цен на полке, сбор информации о представленности продукции и контроль товарной матрицы.

Регулярность мониторинга способствует росту ценовой дисциплины и позволяет оперативно изменять вектор развития своей ценовой политики.

Проанализировав работу сотрудников розничных отделов продаж, мы сформировали наглядную схему работы функционала для мониторинга цен и заполнения кратких отчетов на торговых точках.

Таким образом, десктоп версия CRM будет использоваться для планирования визитов, а мобильное приложение — для удобного мониторинга нужных параметров непосредственно на торговых площадях.

Десктоп интерфейсы CRM

Торговые точки

Во вкладке “Компании” отображается полный список торговых точек. С помощью фильтра можно выводить список ТТ, которые относятся к конкретному менеджеру.

Чтобы запланировать визит на одну из ТТ, необходимо завести соответсвующее дело, нажав на плюсик возле нужной компании.

Колонка “История” — нестандартное решение Битрикс24. Она появляется после установки нашего решения Тетрис — Контроль активности и лидам по работы сделкам.

Для Пеноплэкс мы настроили Тетрис так, чтобы зеленым отображались дни, в которые фиксируются фактические посещения торговых точек.

Создание визита на торговую точку

Карточка создания визита на торговую точку визуально разделена на две части.

В левой панели выводятся блоки:

• Количество визитов в эту точку за предыдущий период. Данная цифра используется для анализа качества планирования визитов менеджерами.
• Адрес и контакты – автоматически подтягиваются из карточки соответствующей торговой точки. Если контактов у ТТ несколько, то 2-ой и более скрыты и доступны по ссылке «показать все».
• Время и комментарии
• Ответственный – по умолчанию заполнено текущим сотрудником. Если текущий сотрудник не руководитель, то данное поле нельзя изменить.
• Статус – отражает текущий статус визита.
• Комментарий к визиту – по умолчанию поле пустое, но если в отчёте к предыдущему визиту было заполнено поле «Комментарий к следующему визиту», то его значение подставляется в это поле, которое может быть изменено и сохранено вместе со всей формой.
• Результаты предыдущих визитов – последние три визита с сортировкой по планируемой дате со следующими колонками:

В правой панели выводятся блоки:

• Цели визита. В справочнике для каждой цели собраны параметры, выполнив которые, цель может считаться выполненной: например, сделать фото, оставить комментарий или поделиться результатом.
• Замечание руководителя с прошлого визита – выводится если таковое замечание было.
• Список всех возможных целей. Обязательные цели выводятся с заблокированной галочкой и её нельзя снять. Сотрудник может добавлять галочкой любые цели, анализируя результаты предыдущих визитов, которые выводятся здесь же. При этом у цели должно фиксироваться кто её добавил в визит и справа выводиться фото. Эти данные в дальнейшем будут использоваться для анализа. При этом у автоматически добавляемых целей не должно фиксироваться кто их добавил.
• Свои SKU – выводится количество товаров, по которым в отчёте за предыдущий визит были сняты данные (цена и остаток).
• Конкурентные SKU – выводится количество товаров, по которым в отчёте за предыдущий визит были сняты данные (цена и остаток).
• Товары – выводится тот список товаров, по которым фиксируются продажи для данной торговой точки. Этот список, который передаётся в мобильное приложение, зависит от подразделения, к которому привязан соответствующий менеджер.
• Данные по продажам за последние три завершённых месяца.

Отчеты по визитам

Систематизация отчетных данных – верный путь к порядку внутри компании.

На странице отчёты по визитам выводятся только фактические посещения. Отчеты аккумулируют результаты, обозначенные в плане и целях визитов.

Для руководителя форма отчёта по визиту открывается с возможностями:

• Добавлять комментарии
• Добавлять замечания
• Редактировать цели следующего визита

Цели, добавленные руководителем при создании следующего визита, становятся обязательными.

Сводная по менеджерам

Чтобы руководителям было удобно контролировать большое количество визитов на ТТ, мы предусмотрели функционал сводной статистики по менеджерам.

Мобильное приложение

Анализ ценообразования не может быть эффективным, если мониторинг цен происходит без четкой периодичности.

Для этого при разработке мобильного приложения для планового осуществления визитов на торговой точки (ТТ) мы разработали следующие возможности:

• Указывать торговую точку и планируемые дату и время посещения;
• Видеть сколько раз данная торговая точка посещалась ранее за определённый период
• Видеть какие цели обязательны для выполнения при посещении торговой точки
• Иметь возможность добавить другие цели посещения из справочника целей
• После загрузки данных по визитам они выводятся в календаре.

Календарь имеет два режима: недельный и дневной.

Переключение между режимами не сопровождается запросами к серверу, а просто меняет вид содержимого. В обоих режимах при клике на дату выводится стандартный календарь Android.

При осуществлении визитов в ТТ не всегда бывает хорошее соединение с интернетом, поэтому мы реализовали возможность выполнять визит находясь офлайн.

Без подключения к интернету сотрудник может:

• Произвести чек-ин и чек-аут
• Заполнить отчёт по заданным целям
• Прикрепить к отчёту фотографии
• Запланировать цели следующего визита

Информация по визиту и торговой точке

Перейдя из календаря на страницу визита сотрудник видит краткую информацию о торговой точке и блок для проведения процедуры чек-ина.

Сотрудник может сразу же приступить к выполнению целей по визиту.

Если сотруднику нужна подробная информация по торговой точке, её контактных лицах, он может нажать на блок с краткой информацией о ТТ.

Выполнение целей визита

Выполнение визита начинается с процедуры чек-ина. Приложение запускает процедуру сверки геопозиции сотрудника с геопозицией торговой точки.

Если разница в этих GPS-координатах больше 250 метров, то сотрудник получает уведомление.

После прохождения процедуры чек-ина, свитч-бокс блокируется с зафиксированной датой и появляются все данные по визиту:

• Комментарий к визиту
• Замечание от руководителя
• Блок обязательных целей
• Блок дополнительных целей, если есть хотя бы одна
• Комментарий к визиту с пустым полем для ввода
• Цели следующего визита с полем ввода комментария
• Чек-аут

При нажатии на блок цели, сотрудник переходит на страницу выполнения мониторинга с полями для ввода детальной информации.

Важное условие! Фотографии к целям должны крепиться только с камеры, выбор из галереи недопустим. Это помогает избежать неточностей при мониторинге цен.

Мониторинг своих и конкурентных SKU

Исходный список товаров при первом мониторинге своих SKU заполнен полностью всеми переданными вместе с визитом значениями. При следующем визите будут переданы уже только те свои SKU, у которых в этом визите был взведен свитч-бокс «Заполнено».

Исходный список товаров при первом мониторинге конкурентных SKU пуст. Если заполнить данные при первом визите на ТТ, то при следующем визите они подставятся автоматически.

Каждый блок заполнения информации по SKU содержит три поля: цена, количество, и свитч-бокс для отметки факта, что и цена и остаток заполнены.

Свитч-бокс «Заполнено» необходим, чтобы сотрудник подтверждал, что указанные в полях «Цена» и «Остаток» заполнены корректно, так как:

• Поле «Цена» подтягивается с прошлого визита.
• Поле «Количество» всегда исходно равно нулю.

Предзаказ SKU

Со страницы мониторинга своих SKU также можно оформить предзаказ товаров на ТТ.

В форму предзаказа помимо названия передаётся и список возможных единиц измерений для текущего товара. Заполненные значения полей «В предзаказ», выбранная единица измерения (если было несколько), и текст комментария сохраняются для передачи на сервер после чек-аута.

Мониторинг продаж

Исходный список товаров в мониторинге продаж предзаполнен переданными значениями сервера. Данные по текущему месяцу нужно заполнить самостоятельно, узнав информацию по продажам товаров в конкретном магазине.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ ДИСТРИБЬЮТОРА

По проведении глубокой аналитики специфики работы компании, мы обозначили основополагающую цель проекта — сократить объем входящих запросов по телефону и по почте от дистрибьюторов, чтобы снизить нагрузку и автоматизировать работу менеджеров клиентского сервиса.

Для этого потребовалось создать для клиентов компании Заказчика удобный личный кабинет дистрибьютора, непосредственно связанный с CRM Битрикс24.

*Дистрибьютор – клиент компании Заказчика, через которого поставляется продукция для продажи в розничные точки или на строительные объекты. В разрабатываемой системе Дистрибьютор – это сущность Компания в CRM с типом Дочерний дистрибьютор

Работа личного кабинета основана на связке 3 сущностей:

• Компании CRM
• Контакты CRM
• Пользователи Битрикс24

Для полноценной работы системы мы интегрировали Битрикс24 с 1С, где хранится информация о товарах, договоры, спецификации и т.п.

Обмен основной информацией по договорам и справочникам производится один раз ночью, а изменения по текущим заказам обновляются с периодичностью раз в 5 минут.

ЛКД содержит справочник договоров и спецификаций единым списком. Если необходимо, то с помощью фильтра можно отобрать только действующие договора и спецификации.

Каждый договор / спецификация -- индивидуальные условия по разрешенным SKU, ценам, кредитным лимитам.

Стартовая страница

После авторизации, на стартовой странице пользователя встречает подробная карточка партнера с информацией о компании и текущих заказах.

Для легкости и прозрачности взаиморасчётов, сразу на стартовой странице авторизованный пользователь видит сводную информацию о кредитных лимитах, задолженностях, просроченных задолженностях и об остатке по кредитному лимиту суммарно по всем своим договорам.

Список договоров

ЛКД содержит справочник договоров и спецификаций единым списком. Если необходимо, то с помощью фильтра можно отобрать только действующие договора и спецификации.

*Спецификация – это дополнительное соглашение к договору, которое дает возможность заказа товаров дешевле от стандартного прайс-листа. Чем больше единиц товара в заказе, тем меньше цена за штуку.

Нажатие на кнопку «Новый заказ» над списком договоров перебрасывает пользователя на страницу создания заказа. При этом привязка к договору не передаётся.

Нажатие на ссылку «Создать заказ» в строке конкретного договора / спецификации перебрасывает пользователя на страницу создания заказа с привязкой к конкретному договору.

На вкладке «История заказов» выводится список заказов, оформленных по текущему договору.

Оформление заказа

При переходе на страницу оформления заказа отображаются действующие договора и спецификации и учитываются условия выбранного Договора/Спецификации.

Все остальные поля обязательны для заполнения перед переходом на следующий шаг заполнение товаров за исключением:

• Доверенность
• Контактное лицо
• Телефон
• Номер автомобиля
• Комментарий

От выбора значений полей «Ценовой регион», «Склад», «Тип оплаты», «Тип доставки», зависят цены на товары, которые «связаны» с выбранным договором/спецификацией. Товары заполняются на следующем шаге.

Если все обязательные поля заполнены, при нажатии на кнопку «Добавить товары», создаётся заказ без товаров в статусе «Черновик», с нулевой суммой и ему присваивается внутренний номер (непоследовательный, рандомный, пятизначный, который после отправки в 1С будет заменён номером, который ему назначит 1С).

При добавлении товаров в корзину, автоматически считается сумма заказа и доставки.

Также на странице “Товары” настроена формула, по которой система автоматически подсказывает эффективность загрузки транспорта текущим заказом. В случае малоэффективной загрузки машины, заказ можно объединить с другим, чтобы минимизировать издержки при доставке товаров.

При превышении доступного остатка товара на складе в строке соответствующего товара выводится краткое замечание:

Пользователь может проигнорировать данное уведомление, так как это не мешает его обработке на стороне 1С. Сотрудник дистрибьютора может обсудить данный вопрос со специалистом службы клиентского сервиса, получив информацию о планируемой дате пополнения склада.

Когда заказ создан, менять параметры, влияющие на цены товара нельзя, поэтому они заблокированы: Договор/Спецификация, Ценовой регион, Склад, Тип оплаты, Тип доставки.

Доступными действиями остаются:

• Отправить
• Отменить
• Запросить помощь
• Объединить доставку

Если сумма заказа превышает остаток по выделенному кредитному лимиту, то после сохранения заказа появляется соответствующее уведомление над формой заказа. В этом случае дальнейшее движение заказа невозможно, если не приложить файл официального гарантийного письма в выведенное для этого поле.

Проверка заказа перед отправкой в 1С

Как только заказ по мнению сотрудника дистрибьютора готов к отправке в 1С он нажимает кнопку «Отправить», после чего запускается ряд проверок:

• Просроченная задолженность
• Превышение остатка по кредитному лимиту
• Превышение остатка по товарному лимиту

Если хотя бы одна из этих проверок не пройдена – заказ не может двигаться дальше (не может быть передан в 1С), пока выявленные замечания не будут устранены.

Если обязательные проверки пройдены, то заказ отправляется в 1С и в ответ, вместе с назначенным номером от 1С по заказу может прийти скорректированная информация:

• Остатки по товарам в заказе
• Цены по товарам в заказе

Вне зависимости от того, недостаточно было товара до отправки (по данным в ЛКД) или после принятия заказа стороной 1С пользователь получает  уведомление

Сотрудник может скорректировать состав заказа только до момента, пока он не перешел в статус «Принят в работу».

Объединение заказов

Для оптимизации логистики мы доработали функционал связки нескольких заказов дистрибьютора в единую отгрузку. Ранее такие запросы обрабатывались вручную после согласования с заказчиком по телефону.

Объединить заказы в единую доставку можно как через детальные страницы заказов, так и из списка. Для этого в списке отмечаются заказы (чек-боксы слева в строках заказов) и в нижней панели действий выбирается соответствующее действие.

Если операция выполнена, то в поле «Связ.доставка» отображается номер связанного заказа.

Если у выбранных заказов не совпадают статус и склад отгрузки, то операция не выполняется и выдаётся окно с ошибкой.

Завершение отгрузки

По завершении отгрузки товара, в личный кабинет дистрибьютора из 1С подгружаются документы для скачивания: счет и паспорт качества продукта.

Пользователь ЛКД самостоятельно может выгрузить нужный документ, что значительно сокращает нагрузку на сотрудников клиентского сервиса.

Список заказов

В списке заказов отображаются все заказы, созданные в ЛКД и пришедшие из 1С с привязкой к текущему дистрибьютору. Пользователю доступен весь список заказов компании, но для более ранних заказов, которые создавал не он, доступен только просмотр.

Найти нужный заказ поможет четко настроенный фильтр, который ищет по следующим полям:

• Номер
• Кто создал
• Дата/время создания
• Статус
• Сумма
• Дата/время изменения
• Тип доставки
• Адрес доставки
• Комментарий
• Кликнув по номеру в списке, можно попасть непосредственно в нужный заказ.

Помощь при заказе

За каждым дистрибьютором закреплен сотрудник клиентского сервиса, с которым в любой момент можно связаться, кликнув кнопку “Запросить помощь” в правом верхнем углу. В чате с помощником можно обсудить все детали отгрузок.

Финансы

В разделе «Финансы» сотрудники дистрибьютора видят список договор с выведенными значениями «Задолженность», «Просроченная задолженность», «Кредитный лимит», «Остаток по кредитному лимиту».

Краткая информация по этому блоку перманентно отображается в блоке возле логотипа компании.


ИТОГ

Таким образом, у нас получилось создать уникальный рабочий инструмент мониторинга цен на базе продукта Битрикс24. Наши разработки помогают отслеживать актуальную, полную и достоверную информацию о своих ценах и ценах конкурентов, что позволяет принимать эффективные решения, обеспечивающие увеличение скорости реакции на изменения ранка и проактивную ассортиментную и ценовую политику.