Цифровая трансформация Федерального ресурсного центра подготовки кадров
Вернуться к списку
О клиенте
«Федеральный ресурсный центр» (ФБУ «ФРЦ») — это государственное учреждение, которое реализует государственный план подготовки управленцев для организаций народного хозяйства России. Организация содействует профессиональному и карьерному росту молодых руководителей. Ежегодно до 1000 человек, воспользовавшихся услугами Федерального ресурсного центра, переходят на работу в органы государственной власти и органы местного самоуправления.
Рассказываем, как на базе «Битрикс24» учреждению удалось автоматизировать внутренние процессы и «оцифровать» реализацию государственной программы.
Рассказываем, как на базе «Битрикс24» учреждению удалось автоматизировать внутренние процессы и «оцифровать» реализацию государственной программы.
Необходимость внедрения
«ФРЦ» работает с рядом образовательных структур и региональных центров. Центр является точкой коммуникаций специалистов, образовательных организаций и региональной комиссии. Однако, до запуска проекта у него отсутствовала единая платформа, которая могла бы объединить всех участников в цифровом пространстве.
Существующая в центре информационная система не отвечала возросшим потребностям организации и не могла быть масштабирована для новых задач.
Сотрудники были загружены большим объемом ручного труда и рутины, а подготовка отчетности отнимала у них слишком много времени и ресурсов. Сотрудники «ФРЦ» нуждались в инструменте сбора аналитики и статистики. Все это существенно снижало результативность работы «ФРЦ» и осложняло взаимодействие центра с другими участниками процесса.
Существующая в центре информационная система не отвечала возросшим потребностям организации и не могла быть масштабирована для новых задач.
Сотрудники были загружены большим объемом ручного труда и рутины, а подготовка отчетности отнимала у них слишком много времени и ресурсов. Сотрудники «ФРЦ» нуждались в инструменте сбора аналитики и статистики. Все это существенно снижало результативность работы «ФРЦ» и осложняло взаимодействие центра с другими участниками процесса.
Процесс внедрения
Для создания автоматизированной информационной системы была привлечена цифровая лаборатория Hopper IT.
Разработчик выбрал для реализации проекта платформу 1С-Битрикс. На ее базе Hopper IT создали для «ФРЦ» комплексную Автоматизированную Информационную Систему Государственного Планирования подготовки кадров (АИС ГП), которая охватывает все аспекты оценки, подготовки и обучения руководителей из самых разных организаций.
Система представляет собой мощное и масштабное решение по управлению кадрами. В основе — реестр специалистов, которые претендуют на руководящие посты в различных организациях. Процесс включения кадров в реестр происходит по инициативе работодателей или региональных комиссий, которые отбирающие подходящих кандидатов. Вместе с реестром подрядчиком были созданы личные кабинеты для всех сторон процесса.
Личный кабинет специалиста позволяет людям самостоятельно регистрироваться в системе, формировать заявки для участия в программах подготовки или стажировках. Кроме того, личный кабинет специалиста позволяет удаленно проходить промежуточную и итоговую аттестации прямо на портале, и сразу же получать электронный диплом о прохождении курса. С помощью системы можно получить доступ к методически материалам и другим важным документам, а участники учебных групп могут взаимодействовать между собой в формате социальной сети.
Личные кабинеты членов региональных комиссий несут другую функцию. В нем они могут проверить поданные специалистами заявки и одобрить или запретить участие в мероприятиях подготовки. В рамках портала у них появилась возможность создавать и редактировать конкурсные комиссии, согласовывать их, формировать и прикладывать подписанные документы. А отчетные документы теперь формируются автоматически по заданным формам.
Свой кабинет имеют и непосредственно сотрудники структурных подразделений «ФРЦ». В нем они в автоматическом режиме проводят процедуру распределения специалистов на различные программы и в 2 клика формируют дипломы тем, кто успешно прошел подготовку. Кроме того, с помощью системы сотрудники «ФРЦ» могут быстро оказывать поддержку сотрудникам региональных комиссий и образовательных организаций, если у тех возникают какие-то затруднения. А для того, чтобы разгрузить коллектив «ФРЦ», в личном кабинете были реализованы расширенные функции отчетности и средства аналитики.
Также были персонализированы личные кабинеты учебных заведений. С помощью них образовательные организации могут делиться с обучающимися методическими материалами или документами. В них можно информировать специалистов о мероприятиях или важных событиях, проводить внутренние опросы и хранить их результаты.
Кроме личных кабинетов, в систему были встроены дополнительные модули, которые обеспечивают возможность проведения аналитических исследований в автоматическом режиме. Например, специалисты комиссий могут увидеть на графике, каких именно компетенций не достает специалистам из определенного региона, проверить, сколько человек проходят обучение и стажировку по каждому конкретному направлению, оценить наличие кадрового резерва по отраслям и так далее. А модуль «Мои обращения» сделал коммуникации между всеми участниками процесса прозрачными и быстрыми — любой пользователь может направить обращение, отслеживать его статус и видеть решение и приложенные к нему документы.
Система представляет собой мощное и масштабное решение по управлению кадрами. В основе — реестр специалистов, которые претендуют на руководящие посты в различных организациях. Процесс включения кадров в реестр происходит по инициативе работодателей или региональных комиссий, которые отбирающие подходящих кандидатов. Вместе с реестром подрядчиком были созданы личные кабинеты для всех сторон процесса.
Личный кабинет специалиста позволяет людям самостоятельно регистрироваться в системе, формировать заявки для участия в программах подготовки или стажировках. Кроме того, личный кабинет специалиста позволяет удаленно проходить промежуточную и итоговую аттестации прямо на портале, и сразу же получать электронный диплом о прохождении курса. С помощью системы можно получить доступ к методически материалам и другим важным документам, а участники учебных групп могут взаимодействовать между собой в формате социальной сети.
Личные кабинеты членов региональных комиссий несут другую функцию. В нем они могут проверить поданные специалистами заявки и одобрить или запретить участие в мероприятиях подготовки. В рамках портала у них появилась возможность создавать и редактировать конкурсные комиссии, согласовывать их, формировать и прикладывать подписанные документы. А отчетные документы теперь формируются автоматически по заданным формам.
Свой кабинет имеют и непосредственно сотрудники структурных подразделений «ФРЦ». В нем они в автоматическом режиме проводят процедуру распределения специалистов на различные программы и в 2 клика формируют дипломы тем, кто успешно прошел подготовку. Кроме того, с помощью системы сотрудники «ФРЦ» могут быстро оказывать поддержку сотрудникам региональных комиссий и образовательных организаций, если у тех возникают какие-то затруднения. А для того, чтобы разгрузить коллектив «ФРЦ», в личном кабинете были реализованы расширенные функции отчетности и средства аналитики.
Также были персонализированы личные кабинеты учебных заведений. С помощью них образовательные организации могут делиться с обучающимися методическими материалами или документами. В них можно информировать специалистов о мероприятиях или важных событиях, проводить внутренние опросы и хранить их результаты.
Кроме личных кабинетов, в систему были встроены дополнительные модули, которые обеспечивают возможность проведения аналитических исследований в автоматическом режиме. Например, специалисты комиссий могут увидеть на графике, каких именно компетенций не достает специалистам из определенного региона, проверить, сколько человек проходят обучение и стажировку по каждому конкретному направлению, оценить наличие кадрового резерва по отраслям и так далее. А модуль «Мои обращения» сделал коммуникации между всеми участниками процесса прозрачными и быстрыми — любой пользователь может направить обращение, отслеживать его статус и видеть решение и приложенные к нему документы.
Особенности проекта
Чтобы созданная экосистема была эффективной, Hopper IT пришлось не только тщательно продумать все элементы, но и создать с нуля систему электронного документооборота, которой раньше в «ФРЦ» не было. Она позволила формировать, подписывать и хранить документы в безопасном хранилище и придавать юридическую значимость каждому действию людей в своих личных кабинетах.
Преимущества от внедрения
- Был полностью автоматизирован процессов конкурсного отбора специалистов, проверки усвоенных навыков и назначения учебных курсов.
- Более 2500 пользователей получили удобный инструмент для взаимодействия друг с другом.
- Среднее время распределения специалиста на учебную программу сократилось в 10 раз, теперь оно составляет всего 9 секунд.
- Сотрудники «ФРЦ» получили собственные BI-инструменты с широким функционалом, позволяющие получать сквозную аналитику.
- Был налажен диалог между всеми участниками, коммуникации между ними стали открытыми и удобными.
- Процессы учреждения стали управляемыми и прозрачными.
Отзыв заказчика о проделанной работе
«Внедрение системы стало для нас давно ожидаемым и необходимым шагом к прогрессу. Теперь Федеральный ресурсный центр обладает мощным и важным инструментом, переводящим нашу работу в новую цифровую плоскость. Мы уверены, что данная система станет надежным опорным пунктом для нашей работы, позволяющим нам эффективно планировать, оценивать и оптимизировать процессы подготовки кадров», — директор ФБУ «ФРЦ» Алексей Сергеевич Бункин.