Цифровизация Государственного Русского музея с Битрикс24
Вернуться к спискуВ рамках стратегии цифровой трансформации Государственного Русского музея одним из важнейших шагов является перевод деятельности сотрудников музея в цифровую сферу с помощью «Битрикс24».
После этапа анализа деятельности сотрудников были выделены следующие приоритетные направления:
1. Перевод в цифру коммуникаций с внешними партнерами, включая входящую и исходящую корреспонденцию.
2. Перевод в цифровой формат документооборота.
3. Перевод учета ресурсов музея в Битрикс24.
В начальной стадии это работа с приказами, внутренними распоряжениями Музея, ознакомление сотрудников, процедура утверждения и согласования.
Расширенный аналитический этап позволил выявить основные точки автоматизации.
После этого, в первую очередь, была разработана схема автоматизации бизнес-процесса для обработки входящей и исходящей корреспонденции.
Все письма, заявления сейчас формируют свои цифровые копии, а входящая документация обязательно проходит по цепочке согласования между ответственными сотрудниками, также в цифровом виде. Это позволило увеличить скорость обработки на 35% и решить вопрос с задержкой процесса, нарушением сроков и потери документации. Теперь все цифровые копии всегда доступны на портале Битрикс24.
На этапе перевода документооборота в цифру также были реализованы процессы, позволяющие согласовать приказы внутри учреждения, довести их до нужной стадии работы и оповестить всех сотрудников о приказе. Доступен полный список ознакомившихся с приказом сотрудников. Доступен отдельный список сотрудников, которые до сих пор не ознакомились с приказом для возможности их дальнейшей индивидуальной проработки.
В рамках 3-его направления цифровизации с помощью CRM-системы «Битрикс24» была разработана система хранения информации о ресурсах: доступности аудиторий, цифрового и компьютерного оборудования в них с возможностью бронирования сотрудниками Музея.
Теперь информация, какой ресурс, кем забронирован и в какое время доступна всем отделам. А сотрудники получили возможность через удобный интерфейс в 2 клика посмотреть, какие ресурсы свободны и забронировать, например, цифровой проектор, аудиторию или другой тип ресурса.
Это позволило упорядочить работу отделов, решить вопросы долгих коммуникаций, согласований доступа к ресурсам и освободило время.
В дальнейшем Музей планирует переходить к согласованию договоров и автоматизации своей деятельности в «Битрикс24».
Также были проведены работы по переводу системы обращений пользователей в CRM «Битрикс24». Началась работы по формированию базы клиентов с учетом требований 152-ФЗ.
На следующих этапах будет введена цифровая персонализация интересов пользователей с дальнейшей возможностью осуществлять коммуникацию с учетом этих данных.
После этапа анализа деятельности сотрудников были выделены следующие приоритетные направления:
1. Перевод в цифру коммуникаций с внешними партнерами, включая входящую и исходящую корреспонденцию.
2. Перевод в цифровой формат документооборота.
3. Перевод учета ресурсов музея в Битрикс24.
В начальной стадии это работа с приказами, внутренними распоряжениями Музея, ознакомление сотрудников, процедура утверждения и согласования.
Расширенный аналитический этап позволил выявить основные точки автоматизации.
После этого, в первую очередь, была разработана схема автоматизации бизнес-процесса для обработки входящей и исходящей корреспонденции.
Все письма, заявления сейчас формируют свои цифровые копии, а входящая документация обязательно проходит по цепочке согласования между ответственными сотрудниками, также в цифровом виде. Это позволило увеличить скорость обработки на 35% и решить вопрос с задержкой процесса, нарушением сроков и потери документации. Теперь все цифровые копии всегда доступны на портале Битрикс24.
На этапе перевода документооборота в цифру также были реализованы процессы, позволяющие согласовать приказы внутри учреждения, довести их до нужной стадии работы и оповестить всех сотрудников о приказе. Доступен полный список ознакомившихся с приказом сотрудников. Доступен отдельный список сотрудников, которые до сих пор не ознакомились с приказом для возможности их дальнейшей индивидуальной проработки.
В рамках 3-его направления цифровизации с помощью CRM-системы «Битрикс24» была разработана система хранения информации о ресурсах: доступности аудиторий, цифрового и компьютерного оборудования в них с возможностью бронирования сотрудниками Музея.
Теперь информация, какой ресурс, кем забронирован и в какое время доступна всем отделам. А сотрудники получили возможность через удобный интерфейс в 2 клика посмотреть, какие ресурсы свободны и забронировать, например, цифровой проектор, аудиторию или другой тип ресурса.
Это позволило упорядочить работу отделов, решить вопросы долгих коммуникаций, согласований доступа к ресурсам и освободило время.
В дальнейшем Музей планирует переходить к согласованию договоров и автоматизации своей деятельности в «Битрикс24».
Также были проведены работы по переводу системы обращений пользователей в CRM «Битрикс24». Началась работы по формированию базы клиентов с учетом требований 152-ФЗ.
На следующих этапах будет введена цифровая персонализация интересов пользователей с дальнейшей возможностью осуществлять коммуникацию с учетом этих данных.