ГК QUBE

Компания Qube — крупный логистический оператор, который сдает в аренду морские и сухопутные контейнеры по всему миру. Также он осуществляет и другие услуги: эвакуацию, передислокацию, хранение, а также продажу контейнеров клиентам. В организации 70 пользователей CRM системы. Сотрудники работают удаленно из разных уголков планеты

Заказчик пришел к нам различными задачам:

1. До внедрения Битрикс24, заказчик пользовался в основном Excel. Вся информация по контейнерам: предоставления их в аренду, наличие в определенном порту, бронирование — указывалась в таблицах. Таблицы получались громоздкими и долго загружались.

2. Нередко случались ошибки из-за человеческого фактора. В таблице сотрудники могли удалить важную информацию. 

3. Специфика деятельности компании позволяет нанимать сотрудников по всему миру. Однако в этом есть особенность — сотрудникам сложно наладить обмен данными, так как каждый пользуется удобным для себя инструментов связи. Заказчику требовалось единое рабочее пространство, чтобы наладить взаимодействие между сотрудниками.

4. Все процессы фиксируются в Excel и мессенджерах. Из-за этого тяжело координировать сдачу-прием в аренду контейнеров по всему миру.

Заказчик обратился к нам в надежде найти подходящую систему под свои бизнес-задачи. Изначально он не был уверен, что Битрикс24 подойдет для него. Ключевую роль в пользу Битрикс24 сыграло то, что можно доработать систему под индивидуальные задачи.

Процесс внедрения, особенности проекта

• В первую очередь, мы провели аудит рабочего процесса компании и собрали сведения по алгоритму действия сотрудников. Базовой задачей стала настройка корпортала компании и обучения сотрудников работе в нем. Также мы провели несколько онлайн-обучений для сотрудников из разных стран. Кроме того, для удобства сотрудников, составили обучающие памятки по работе в системе. Сейчас по мере необходимости, мы проводим новые видео-семинары.

• В процессе внедрения Битрикс24, выяснилось, что платформа полностью не покрывает все нужды компании. Поэтому мы приступили к разработке дополнительной функциональности для основной деятельности организации.

• Объем работ по техническому заданию большой, поэтому мы используем итеративный подход. Так мы контролируем, чтобы функции не «конфликтовали» между собой. 

Работа с решением. Достигнутые результаты

На данный момент, Битрикс24 — единственная система для рабочего процесса заказчика. В ней активно используют все настроенные и разработанные функциональности. Сотрудники в основном работают в сущностях Депо и Быстрый лид. Эти функциональности созданы специально под бизнес-процессы компании. В них можно оперативно обработать сразу несколько заявок, посмотреть, где и в каком количестве находятся контейнеры для сдачи в аренду. Дополнительно сотрудники используют сущность Котировок, в которой обозначают информацию о контейнерах, ранее не попавших в Депо. Преимуществом системы стала упрощение процесса предоставления контейнера в аренду, а также то, что сотрудники без труда могут забронировать нужные ящики и отследить их местоположение в текущем моменте.

Преимущества от внедрения

• Время обработки заявок сократилось, а конверсия лидов выросла за счет удобного интерфейса и функциональности системы. Теперь сотрудники в режиме реального времени могут отследить судьбу определенного контейнера: забронировать его, сдать в аренду и так далее (с помощью разработанного сервиса Депо).

• Ошибки по внесению данных и бронированию контейнеров сократились, потому система не дает идти дальше по алгоритму процесса, если поля с информацией заполнены некорректно.

• Руководитель может в любой момент получить общий или детальные отчеты по деятельности сотрудников и использовании контейнеров.

• Сотрудники эффективней распределяют свое время, за счет того, что система практически сразу загружает данные.

• Укрепился коллективный дух компании, потому что сотрудники оперативно обмениваются рабочей информацией.

Пример использования системы

Сотрудник заходит в Битрикс24, в сервисе Депо ищет контейнеры, которые находятся в определенном городе в нужные для клиента даты. Когда находит варианты, сравнивает их по цене и предлагает клиенту наиболее выгодные. Затем бронирует выбранный контейнер и следит за его дальнейшими передвижениями. 

Заказчик активно использует платформу для своих бизнес-задач. Наша команда совместно с компанией продолжает развивать проект. Длительное сотрудничество, а также положительный отклик на нашу работу со стороны заказчика — самый важный показатель эффективности предложенного решения.