Внедрение Электронного Документооборота для ТОО «Арнур Кредит»

Микрофинансовая организация «Арнур Кредит» начала автоматизировать документооборот с помощью Битрикс24.

1. Заказчик

ТОО МФО «Арнур Кредит» — это микрофинансовая организация, предоставляющая микрозаймы для содействия роста и развития малого бизнеса в сельских регионах Южного Казахстана с 2001 года. Головной офис компании находится в городе Шымкент. Также представлены еще 9 филиалов, 93 отделения и 43 суб-офиса в Алматы, Туркестане и Шымкенте. Общее количество сотрудников в компании около 300.

2. Необходимость внедрения Битрикс24

Описание проекта

Компания «Арнур Кредит» вела документы в бумажном формате и процесс документооборота проводился вручную. Сотрудники формировали договора, приказы и другие документы в Word файлах и отправляли по электронной почте руководителям для ознакомления. Для согласования приходилось распечатывать документы, ставить печать и обходить все кабинеты для подписи. К примеру, в отделе кадров ежемесячно требуют согласования:

·       заявления на отпуск

·       отзыв из отпуска

·       перемещения по отделам

·       заявление на командировку

·       увольнения

·       больничные

·       составляются или вносятся изменения в трудовые договора.

Процесс согласования проходил несколько этапов, занимал длительное время.

В компании «Арнур Кредит» была установлена система Битрикс24, которую использовали как корпоративный портал и единое окно для сотрудников, организовывали рассылку по внутренним новостям и использовали блок живой ленты.

Перед руководством компании стоял вопрос по автоматизации документооборота в HR и IT отделах. Так как согласование заявлений было в бумажном формате, иногда документы терялись или оставались без внимания в ежедневной рутине. Автоматизируя ключевые процессы по документобороту, компания была нацелена сделать процесс прозрачным, ускорить цепочки согласования, собирать отчетность по поданным заявлениям и поднять эффективность исполнения задач.

Задачи, которые необходимо было решить.

Для решения задач по автоматизации документооборота компания выбрала Первый Бит на основании цен и сроков внедрения. Специалисты Первого Бита проанализировали ситуацию и предложили доработать Битрикс24 по блоку документооборот. Эксперты Первого Бита составили схемы и описания бизнес-процессов, предоставили план работ по внедрению и поставили следующие задачи:

1.     Выстроить корректную структуру компании;

2.     Настроить смарт-процессы и автоматизировать документооборот в отделе HR и в IT отделе;

3.     Внести график отсутствий;

4.     Настроить бизнес-процессы живой ленты.

3. Процесс внедрения и особенности проекта.

Для настройки бизнес-ролей в документообороте была выстроена корректная структура компании. Перенастроена интеграция с существующей программой «Active Directory» с данными пользователей.

Настроили следующие бизнес-роли:

1.     Председатель Правления

2.     Директор филиала

3.     Директор департамента кредитования

4.     Директор департамента по управлению рисками

5.     Заместитель председателя правления по кредитованию

6.     Начальник отдела ИТ

7.     Непосредственный руководитель

8.     HR специалист

9.     Инициатор

Бизнес-роли служат для разграничения прав доступа к информации в CRM. Доступ к объектам CRM предоставляется на создание/чтение/изменение записей.

Автоматизация документооборота в HR отделе

Был создан смарт процесс «Документооборот», где сотрудник создает заявление на первой стадии смарт процесса на доске «Канбан» (переименовали доску как «Подача заявок»), после чего процесс автоматически двигается по необходимым стадиям переходя от одного согласующего к другому. На каждом этапе проставляются визы каждого согласующего по типу "Имя Фамилия" - "Согласовано/Не согласовано".

Также был разработан смарт процесс "Стажировка", который позволяет хранить данные о стажерах в электронном виде и понимать на каком этапе прохождения стажировки тот или иной стажер. Была создана экстранет группа "Стажеры", предоставляющая стажерам ограниченный доступ в Битрикс24. 

Экстранет Битрикс24 — это внутрикорпоративное пространство для общения и работы с внешними пользователями, не имеющими доступа к конфиденциальной информации. Например, поставщиками, партнерами и удаленными сотрудниками, которые также зарегистрированы в Битрикс24.

В смарт процессе «Стажировка» отображаются стадии процесса стажировки, где фиксируются данные о стажере и запускаются этапы:

·       первичное собеседование с руководством;

·       ежемесячный отчет по результатам стажера;

·       финальное тестирование и собеседование.   

Руководители получают все данные о стажере, задачи и события. После прохождения собеседования руководитель электронно отмечает результат – «Принимается» или «Не принимается». При принятии стажера в штат, открывают доступ в Битрикс24 с функциями сотрудника. Все решения сохраняются в карточке стажера, что позволяет отслеживать историю конкретного кандидата.

Автоматизация документооборота в IT отделе

В IT отделе необходимо было автоматизировать администрирование, так как около 300 сотрудников направляют заявки по:

·       ремонту,

·       настройке,

·       обновлению

·       покупке программных продуктов, компьютерной техники,

·       доступа к интернету

·       другим техническим запросам

И вести учет каждой заявки вручную трудозатратно, допускался человеческий фактор. Поэтому необходимо было регистрировать и вести учет заявок, согласовывать затраты и контролировать процессы автоматически.

Теперь сотрудник IT отдела создает заявку, заполняет запрос и отправляет на согласование. После полного согласования заявления, инициатору приходит уведомление о согласовании или об отказе.

При согласовании начальнику отдела IT ставится задача по исполнению заявки, а в соисполнители задачи добавляются сотрудники IT отдела. После завершения задачи, инициатору приходит уведомление об успешном исполнении заявки.

В случае отклонения заявки на любом из этапов согласования, инициатору приходит уведомление об отказе с комментарием отказавшего. Инициатору необходимо исправить замечания отказавшего, создав новую заявку.

Автоматизация замещения сотрудников

В рамках проекта необходимо было автоматизировать бизнес-процесс по замещению сотрудников. Главной задачей в этом блоке была передача задач отсутствующего сотрудника к замещающему сотруднику с целью избежания просроченных задач. Таким образом обращения от клиентов обрабатываются вовремя и задачи выполняются вовремя.   

Используя живую ленту в Битрикс24, сотрудники видят «График замещений» и фиксируют там замещаемого и замещающего сотрудника

Автоматизация управленческой отчетности

Специалисты Первого Бита разработали 2 отчета для руководителей.

В Предопределенном отчете можно ставить фильтры и собирать данные по филиалам в разрезе дат. 

В Еженедельном отчете можно посмотреть пункты:

А) Количество поданных заявлений;

Б) Количество согласованных заявлений в разрезе «Вида заявления»;

В) Количество не согласованных заявок в разрезе «Вида заявления»;

Г) Количество согласованных заявлений в разрезе каждого согласующего.

Также отчет дублируется в живой ленте ответственных лиц автоматически.

4. Результаты работы над проектом

·     Формирование документов ускорилось на 35% благодаря автоматизации документооборота в HR и IT отделах.

·     Сокращены управленческие и административные расходы на 25%, благодаря цифровизации и автоматизации документооборота.

·     Автоматизирован процесс прохождения стажировки от набора, до принятия сотрудника в штат. Решения по результатам стажировки принимаются прямо в Битрикс24.

5. Преимущества от внедрения.

·       Скорость согласования документов повысилась на 40%.

·       Возможность настройки инструментов аналитики и отчетности с помощью фильтров в Битрикс 24.

·       Около 300 сотрудников компании работают в единой информационной системе, и каждый сотрудник оперативно получает необходимую информацию, согласно своей позиции.

·       Сотрудники имеют доступ к структуре компании, пользуются поиском ответственного лица по задаче.

·       Сотрудники видят картину в реальном времени по этапам согласования, корректируют и планируют свою работу.

Партнерство Первого Бита с ТОО МФО «Арнур Кредит» продолжается в рамках 2 этапа внедрения по автоматизации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции и базы знаний Service Desk. 

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.

"Первое знакомство с компанией Первый Бит произошло на сайте Битрикс24, когда изучал партнеров. Я анализировал рынок, сравнивал четыре компании и остановил свой выбор на Первом Бите. Меня порадовали стоимость и срок внедрения. Мне очень понравилась экспертность специалистов Первого Бита. Внедрение завершили раньше срока, что стало приятным бонусом."

Игорь Пак, руководитель проектного офиса, ТОО МФО «Арнур Кредит»

ссылка на отзыв https://astana.1cbit.kz/blog/business-cases/mikrofinansovaya-organizatsiya-arnur-kredit-avtomatiziro...