В большинстве организаций основными средствами коллективной работы являются сетевые диски и электронная почта. Как бы мы не крутили и не принуждали сотрудников репортить на Корпоративный портал, все равно, большая часть обсуждений, особенно с внешними участниками, проходит в электронной почте. Эти обсуждения размазаны по почтовым ящикам, зачастую теряются с уходом сотрудников или потерей почтового ящика.
Мы долго крутили варианты и думали, как сделать простую интеграцию с почтой, не усложнить процедуру и одновременно завести почтовые потоки на Корпоративный портал, индексировать их, разложить по правильным группам, дать доступ на поиск с учетом прав доступа и оставить в истории компании.
В итоге нашли несколько простых и эффективных вариантов интеграции и все они представлены на Корпоративном портале
Технология получила название Send&Save и работает она следующим образом.
Чтобы понять, как работает интеграция с почтой, давайте откроем любую рабочую группу на вашем корпоративном портале и перейдем в этой группе в раздел Обсуждения.
Под обсуждением вы можете увидеть настройки "Обсуждение по E-Mail". Давайте откроем и настроим.
Сейчас я выбрал новый почтовый ящик POP3, дал ему название, указал адрес сервера GMail, 995 порт и SSL для шифрования при получении почты, ну и соответственно логин и пароль к ящику. Вы можете завести и указать любой ящик Яндекса, Мейл.Ру или свой корпоративный почтовый ящик, который заведете на своих Exchange и Linux серверах.
Вы так же можете проверить настройки. Мы выполним тест и покажем вам число сообщений на почтовом сервере.
Далее вы указываете адрес, который будет связан с этой рабочей группой. В моем случае это вымышленный адрес ny2010@gmail.com и я буду определять по нему рабочую группу.
Все готово. Можем нажать прямо на адрес и написать письмо.
Корпоративный портал проверяет почту каждые 5 минут. Конечно, вы можете настроить и чаще проверять почту в настройках модуля Почты. Я позже его покажу.
Письмо мы отправили, оно появится как тема обсуждения на Корпоративном портале в рабочей группе. Я для примера сделал аналогичное письмо на наш Корпоративный портал компании в группу.
Иногда в компании бывает удобно настроить один общий ящик для архивации почты на Корпоративном портале, например archive@ и сортировать почту в разные рабочие группы уже из одного ящика. Но тогда вопрос, как же Корпоративный портал определит, какие письма в кукую группу нужно помещать?
Существует дополнительная настройки для определения группы по подстроке в теме.
Как вы видите, я настроил единый ящик для всех, но для этой группы указал, что если в заголовке письма будет строка [NY2010], то письмо будет помещено в обсуждение именно этой группы. Очень простое и действенное решение.
Кстати, в настройках вы можете разрешить "Добавлять сообщения с произвольных адресов".
Тогда проводя обсуждения со своими партнерами или коллегами, вы можете указывать адрес группы в копии и все ответы будут автоматически попадать в группу.
Мне кажется, получилось очень просто и удобно для работы.
Но это еще не все.
Двунаправленный обмен данными (из электронной почты на портал и обратно) возможен через встроенный .
Используя почтовый сервер Корпоративного портала вы получаете еще более простой и более оперативный инструмент для ведения обсуждений по электронной почте.
Вы помните, что у нас в продукте был и есть модуль Почты и начиная с версии 9.0 в его поставку включен наш собственный встроенный SMTP сервер. Давайте откроем модуль Почты, настроим и запустим SMTP сервер Корпоративного портала.
Перейдите в Административный раздел сайт - Сервисы - Почта - Почтовые ящики
Тут вы увидите все настроенные почтовые ящики для рабочих групп, в которых можно менять любые параметры и частоту получения данных.
Но мы Выберем с вами Добавить и настроим свой SMTP сервер.
Дам имя почтовому серверу, укажу, что он будет работать на любом IP адресе где я его запускаю. Рекомендую указать вам доменное имя, если почтовый сервер будет доступен в Интернете, чтобы он принимал почту только для своего домена. В общем все, дальше сервер запускается в настройках модуля Почты.
Возможно запуск не произойдет просто так и вам нужно будет пообщаться с системным администратором. Так же будет правильно, настроить MX записи на IP адрес Корпоративного портала. Хотя будет работать и по А записям.
Теперь вернемся в нашу рабочую группу, где мы ранее настраивали интеграцию обсуждений с почтой. В настройках вы увидите только что созданный SMTP сервер, который готов принимать почту по любым адресам домена cp.mycompany.com. И я прямо тут придумаю имя, которое мне удобно для работы с группой и буду принимать на него почту.
Подведу итог
Существует несколько сценариев интеграции Корпоративного портала с почтовыми потоками:
1. встроенный SMTP сервер (*@домен)
2. внешние POP3 ящики (*@домен)
Для каждого из вариантов вы можете выбрать:
1. Создать отдельный адрес для каждой группы (группа@домен)
2. Общие ящик для нескольких групп и выделение сообщение по темам (адрес@домен + тема письма)
Один из сценариев использования технологии Send&Save. Вы создаете группу "Маркетинг", заводите для нее адрес marketing@bitrix.ru, приглашаете участников в группу. Теперь все сообщения на marketing@bitrix.ru будут доступны членам группы. Участнику группы будут отправляться сообщения по E-mail (если он подписан), и на них можно просто отвечать. А чтобы добавить нового пользователя в список рассылки marketing@bitrix.ru, достаточно пригласить его в эту рабочую группу.
И не удивляйтесь, если иногда в переписке с кем-то вы встретите пометку тем [NY2010] или адреса ny2010@cp.mycomany.com
Я надеюсь, что в будущем интеграция с почтой на нашем Корпортале только расширится. Например, появится возможность написать письмо на определенный адрес и опубликовать сообщение у себя в блоге или добавить задачу себе или поручение другому человек.
Кстати, на пресс-конференции меня спросил уже журналист "У вас есть SMTP сервер, есть антиспам. А не собираетесь ли сделать POP3 ящики для сотрудников?"
Да, не скроем, мы думали об этом. Но это сложная задача и пока мы не планируем создавать полноценные POP3 ящики и делать из нашего Корпортала полноценный MTA агент.
Но уже сейчас мне кажется, получилась удобная и простая в использовании технология
Продолжение про Корпоративный портал 9.0 следует. 
Все слова понятны, но сложить вместе не удаётся
Можно пояснить этот момент?