Настройка Портала

Двунаправленная интеграция с Microsoft Outlook

На Портале реализована не просто интеграция, а двунаправленная интеграция с Microsoft Outlook*. Это значит, что можно не просто импортировать данные с Портала в популярную почтовую программу. Портал и MS Outlook сами между собой договорятся и внесенные изменения в персональные календарях, контактах сотрудников и ваших задачах в одной программе автоматически отобразятся в другой!

синхронизация персональных календарей; синхронизация календарей компании; синхронизация личных контактов; экспорт нескольких календарей; отображение календарей на одной сетке в MS Outlook. синхронизация личных задач;

Подключи календарь! Синхронизируй события

* - Рекомендуется версия Outlook 2007!

В чем прелесть двусторонней синхронизации?

Такая синхронизация позволяет держать в актуальном состоянии данные на Портале и MS Outlook одновременно, например, личные контакты. Попробуйте сделать это прямо сейчас самостоятельно и вы прочувствуйте, насколько удобнее стало работать. Чем именно? Допустим, находясь на борту самолета, вы продумали и запланировали множество всяческих встреч, задач и мероприятий для компании. Теперь воспользуйтесь этой самой возможностью двусторонней синхронизации календарей с MS Outlook - и ваши наработки отразятся в календаре на Портале! При этом никакого ручного дублирования информации, а способы работы - привычные и «старые». Быстро, удобно и очень эффективно!

Начните с синхронизации пользователей

Чтобы ставить кому-то задачи (и получать от кого-то задачи) надо этих "кого-то" добавить в ваш MS Outlook. Это сделать очень просто: на странице Поиск сотрудника вашего Портала нажмите на кнопку Outlook и все произойдет автоматически, вам только надо будет соглашаться в паре всплывающих окон. Ну и немного подождать, если сотрудников в компании много, пока все данные загрузятся...

После этого список ваших сотрудников появится в календаре:

Вот только удаление сотрудников из MS Outlook не приведет к удалению их с Портала: это привилегия Администратора портала.

Синхронизация календарей с MS Outlook

Вы можете синхронизировать с календарями MS Outlook любые календари на Портале: свои персональные, календари сотрудников или общие календари компании. Попробуйте сделать это прямо сейчас! Перейти на страницу с одним из календарей, выбрать из меню действий «Соединить с Outlook» и запустить процесс синхронизации!


Не обращайте особого внимания на сообщения MS Outlook и просто соглашайтесь с ними, поскольку они в большинстве своем информационного характера.  К примеру, появится на экране вопрос-предупреждение: «Подключить к Outlook папку "SharePoint" Календарь?» - смело жмите кнопку «Да». Почему? Да потому что интеграция эта выполнена в полном соответствии со спецификацией корпорации Microsoft и никаких проблем здесь быть не может!


В принципе, можно не спешить, а нажать в этом окне «Дополнительно...», где слегка описать календарь.

Что в результате? В вашем Outlook'е появится новый, уже заполненный календарь, на сетке которого отражены все события! Чем это удобно? Допустим, вы долгое время отсутствовали, были в командировке, и за это время в компании запланировали множество всяких мероприятий. Не отставайте от жизни - подключите и синхронизируйте нужные календари со своим Outlook'ом, - и всегда будете в гуще событий.

Теперь подключите точно так же, один за другим, все нужные вам календари на Портале. Отобразите эти календари на одной сетке, и календарь в вашем Outlook'е будет выглядеть в точности так, как календарь на Портале!

Как все работает? Добавим событие!

Как работает двусторонняя интеграция? Добавьте новое событие в календарь MS Outlook, и то это событие  автоматически появится в календаре на Портале! Сделайте это сейчас:

• в сетке календаря выберите день события;
  
• двойным щелчком откройте окно добавления нового события;
• заполните поля Тема, Начало, Конец и Описание;
• нажмите кнопку Сохранить и закрыть;
• новое событие добавится в календарь MS Outlook.

Для синхронизации с календарем Портала вам ничего делать не нужно - это произойдет автоматически, в соответствии с настроенной частотой проверки почты Outlook'ом. Ход синхронизации будет отображаться в нижнем правом углу программы.

А вот то же самое событие в календаре на Портале!


Точно так же вы сможете изменять и удалять события - как календарях MS Outlook, так и в календарях на Портале. И изменения двусторонне синхронизируются! Теперь вы уже в курсе, что это значит: сразу же  произойдет автоматическая синхронизация и событие изменится или удалится - в MS Outlook или на Портале.

Синхронизация личных задач

Теперь, не вдаваясь в подробности, попробуем синхронизировать задачи. Напомним, что и эта синхронизация произойдет без вашего участия.


 Сделайте все по инструкции:

• синхронизируйте пользователей (кнопка Outlook на странице Поиск пользователей);
• введите запрошенный пароль пароль по AD (пароль доступа к Порталу);
• список пользователей добавится в MS Outlook автоматически;
• поставьте задачу любому из пользователей средствами MS Outlook;
• MS Outlook  свяжется с Порталом и синхронизирует задачи.

Групповое планирование событий

Собираетесь устроить совещание? Беспокоитесь о том, чтоб время устроило всех коллег? Нет проблем!  Портал поможет собрать всех свободных участников в нужное время.

Если на календаре сотрудника не обозначено событие со статусом Отсутствую, то приглашение на совещание возможно! Для этого:

• создайте событие в календаре и на закладке Участники выберите нужных вам людей.

Портал сам проверит свободны ли выбранные сотрудники в этот момент и, если что, уведомит вас об их занятости.

А как указать, что вы заняты? Очень просто - это делается при создании события в вашем личном календаре. Событие после этого отобразится не только в вашем календаре, но и на общем Графике отсутствий. Можно и при редактировании уже созданного события выставить отсутствие - результат будет тот же.

 Сделайте это сейчас:

перейдите на личную страницу в персональный календарь; создайте новое событие, на закладке Дополнительно в поле Доступность во время события выберите Отсутствую; Сохраните внесенные изменения.

В результате на странице График отсутствий в секции Персональные календари будет добавлена запись об отсутствии.

Планируете поездку, посещение мероприятий, да просто поход в поликлинику или в ЖЭУ - отразите это все на календаре! И вам спокойнее, и компании легче планировать общие события, контролировать занятость и отсутствие сотрудников в офисе.

А вот отпуска ваши отметят в общем календаре компании работники отдела кадров, после того как ваше заявление будет подписано начальством и передано в отдел кадров.