Персональные файлы

Персональные файлы  

Каждый сотрудник и рабочая группа  на портале получают в свое распоряжение персональную библиотеку документов. Библиотека располагается на вкладке «Файлы» на странице сотрудника или группы. Доступ к персональному файловому архиву задается с точностью до документа и сотрудника.

• Персональная библиотека документов
• Как сделать файлы общими
• Как «раздать» права на доступ к файлам
• Что можно делать с файлами библиотеки

Подробнее об управлении документами

Концепция персональных файлов

Сотрудник может при желании изменить права доступа к своим файлам - например, разрешить их просматривать какой-то из рабочих групп или отдельным коллегам. Настройка доступа осуществляется на странице c файлами, кнопка «Настройки» в панели инструментов. Для размещения публичных файлов служит специальная папка «Общие файлы», содержимое которой видят все пользователи корпоративного портала. Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале: «Документы сотрудников» и «Рабочие группы». Это очень удобно для выкладывания на портал общедоступных документов, презентаций, видео и других данных.


Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета.


Подключив раздел «Документы» как сетевой диск, сотрудник может работать с доступными ему документами на портале, как с обычными папками и документами на своем компьютере. 

Наверх

Как «раздать» права к файлам и папкам

На портале имеется возможность «расшарить» любые отдельные файлы и целые папки для общего доступа. Индивидуальное назначение прав на файлы и папки выполняется с точностью до отдельного документа и конкретного сотрудника.

Чтобы «расшарить» файл или папку:

• выбрать из меню «Права доступа»;
• добавить нужные категории пользователей портала;
  
• назначить права для каждой категории.

Настройка доступа к файлу с точностью до сотрудника

Вы можете назначить права: на отдельных сотрудников, группы пользователей портала (сотрудники, администрация), подразделения компании, рабочие группы и другие категории. Рядом с файлом или папкой появляется пиктограмма руки - это значит, что на них установлены специальные права доступа.
В каждой рабочей группе на портале - точно такой же подход к организации доступа к файлам. В библиотеке документов группы могут открывать для доступа извне отдельные документы и целые папки. Наряду с конфиденциальностью всех документов, каждая группа, даже закрытая, может показать для всей компании часть своих незасекреченных данных.


На портале должна быть правильно настроенная структура компании, чтобы работала возможность установки прав к документам и папкам. И не важно - создали ли вы свою структуру вручную или загрузили ее откуда-то автоматически (например, из AD или «1С:Зарплата и кадры»).

Подробнее о структуре компании

Наверх