Возможности
Персональные файлы
Каждый сотрудник и рабочая группа на портале получают в свое распоряжение персональную библиотеку документов. Библиотека располагается на вкладке «Файлы» на странице сотрудника или группы. Доступ к персональному файловому архиву задается с точностью до документа и сотрудника.
Персональные файлы сотрудника
Подробнее об управлении документами

Концепция персональных файлов
Персональные файлы сотрудника
Концепция:
- «Файлы» - персональный раздел сотрудника;
- «Общие файлы» - для публичных документов;
- для файлов и папок можно назначить свои права доступа.
Папка «Файлы» является персональным разделом (личным «дропбоксом») для любого сотрудника - коллеги не имеют к нему доступа. В результате, сотрудник может размещать в своей папке какие-то приватные документы, не опасаясь их огласки.
Права доступа к файлам сотрудника
Сотрудник может при желании изменить права доступа к своим файлам - например, разрешить их просматривать какой-то из рабочих групп или отдельным коллегам. Настройка доступа осуществляется на странице c файлами, кнопка «Настройки» в панели инструментов.
Для размещения публичных файлов служит специальная папка «Общие файлы», содержимое которой видят все пользователи корпоративного портала. Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале: «
Документы сотрудников» и «Рабочие группы». Это очень удобно для выкладывания на портал общедоступных документов, презентаций, видео и других данных.
Общие документы
Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета.
Общие файлы сотрудников
Подключив раздел «Документы» как
сетевой диск, сотрудник может работать с доступными ему документами на портале, как с обычными папками и документами на своем компьютере.

Наверх
Как «раздать» права к файлам и папкам
На портале имеется возможность
«расшарить» любые отдельные файлы и целые папки для общего доступа. Индивидуальное назначение прав на файлы и папки выполняется с точностью до отдельного документа и конкретного сотрудника.
Настройка доступа к файлу
Чтобы «расшарить» файл или папку:
- выбрать из меню «Права доступа»;
- добавить нужные категории пользователей портала;
- назначить права для каждой категории.
Настройка доступа к файлу с точностью до сотрудника
Вы можете назначить права: на отдельных сотрудников, группы пользователей портала (сотрудники, администрация), подразделения компании, рабочие группы и другие категории. Рядом с файлом или папкой появляется пиктограмма руки - это значит, что на них установлены специальные права доступа.
Файл и папка в группе с индивидуальными правами доступа
В каждой рабочей группе на портале - точно такой же подход к организации доступа к файлам. В библиотеке документов группы могут
открывать для доступа извне отдельные документы и целые папки. Наряду с конфиденциальностью всех документов, каждая группа, даже закрытая, может показать для всей компании часть своих незасекреченных данных.
Визуальная структура компании
На портале должна быть правильно настроенная структура компании, чтобы работала возможность установки прав к документам и папкам. И не важно - создали ли вы свою структуру вручную или загрузили ее откуда-то автоматически (например, из AD или «1С:Зарплата и кадры»).
Подробнее о структуре компании

Наверх
Управление документами
Управление библиотекой документов
Библиотека документов сотрудника или группы позволяет организовать
коллективный доступ к офисным документам, хранящимся на сервере, с возможностью редактировать их, сохранять изменения, вести историю версий в системе документооборота, работать с файлами в браузере и через проводник. Все возможные
действия над документом доступны прямо
из меню документа в Библиотеке.
Меню действий документа
В своей библиотеке документов вы можете:
- создавать новые папки и загружать новые файлы;
- назначать на свои файлы и папки индивидуальный доступ;
- выполнять все возможные действия над файлами и папками;
- изменять свойства документов в его единой карточке;
- редактировать офисные документы прямо через браузер;
- «откатывать» изменения из истории;
- искать документы с помощью встроенного поиска;
- отбирать только нужное с помощью фильтров;
- подключить свои «Файлы» к компьютеру как сетевой диск;
- запускать для документов бизнес-процессы;
- обсуждать документы прямо в библиотеке;
- рейтинговать документы, нажимая «Мне нравится».
Загрузка файлов в персональную библиотеку
Операции с файлами на личной странице сотрудника и в группах аналогичны операциям, рассмотренным в курсе
Управление документами.
Подробнее о системе управления документами

Наверх