Comodo Exclusive

• Информация о заказчике

«Comodo Exclusive» - одна из ведущих компаний на рынке, занимающаяся производством и продажей мебели с 1989 года. На протяжении долгих лет, компания улучшала технологии фабрики, выбирая самые передовые итальянские и европейские методы и оборудование. Постоянное совершенствование привело к стабильному увеличению объёма экспорта из года в год. Высококачественная мебель по доступной цене, сделала товары компании востребованными не только среди частных клиентов, но и административных государственных органов, офисов, ресторанов, кафе, клубов и гостиниц Республики Узбекистан.

• Выявление потребностей клиента

У Заказчика было несколько проблем, которые существенно влияли на результат компании. Часто задачи не выполнялись, потому что сотрудник «забывал» о них, особенно о сроках. Номера клиентов «терялись» в бесконечных блокнотах и стикерах. Доступ к важной информации в процессе сделки, комментарии клиента и его пожелании полностью зависел от менеджера, если менеджер увольнялся, то работу с клиентом приходилось начинать практически заново, что негативно сказывалось на репутации компании. Сотрудники в «Офисе», на «Производстве» и «Складе» были раскоординированы из-за этого часто определить на какой стадии находится проект в действительности было проблематично. Не было четкой связи с «Отделом снабжения». Менеджеры не выполняли план продаж, потому что заявки от клиентов обрабатывались поздно, либо про них забывали вовсе.

Естественно, при таких обстоятельствах о развитии компании не могло быть и речи. После разговора с Заказчиком и выявления его «боли» и потребностей, мы сформировали список задач, которые бы изменили текущую ситуацию к лучшему.

• Анализ проекта и создание ТЗ
  

  Для Заказчика было важно наладить работу среди своих сотрудников коммуникацию в каждом отделе и отрегулировать обработку, исполнение и доставку заказов. Возможность точно отслеживать на каком этапе (статусе) в данный момент находится исполнение заказа.
Автоматизировать рабочий процесс от поступления заявки до доставки товара клиенту.

Оптимизация производственных и технологических процессов внутри компании, представлялась в виде следующих задач:

– объединение всех внутренних коммуникаций для налаживания четкой и быстрой работы среди сотрудников всех отделов;

– налаживание общения с клиентами (экстранет) в безопасной среде, но без доступа к корпоративной информации;

– работа с документами в режиме онлайн, благодаря общему диску, праву доступа и публичной ссылки для клиентов;

– работа с задачами и проектами, возможность ограничивать доступ сотрудникам к проектам, к которым они не имеют отношения; учет рабочего времени на исполнение конкретного задания;

– учет рабочего времени и отсутствия на месте, а также занятости сотрудника в том или ином проекте;

– управление загрузкой собственного транспорта и получение по нему необходимой отчетности;

– индивидуально настроить разграничение прав и ролей для соблюдения конфиденциальности информации между отделами;

– внедрить роботы и триггеры для автоматизации обработки новых заказов;

– создать фильтры для сегментации клиентской базы с учетом особенностей компании в CRM-маркетинге;

– создать бизнес-процесс, который новые контакты автоматически будет распределять в сегменты для CRM-рассылки для увеличения конверсии от маркетинга;

– настроить CRM для создания эффективного отдела продаж;

• Этапы внедрения Битрикс24

На первом этапе мы произвели детальный анализ принципов работы компании, ее сотрудников, внутренних процессов и коммуникаций, ее взаимодействие с клиентами, особенности производства и хранения товаров; существующую службу доставки, а также пожелания относительно реформирования отдела продаж и нововведений в маркетинговом отделе.

На втором этапе было составлено подробное техническое задание, в котором будут описаны все действия с обеих сторон и указание сроков выполнения, в том числе обмен необходимой информацией. Отдельно стоит выделить произведенное анкетирование для выявления всех тонкостей и мелочей.

Третьим этапом стала настройка сервера, установка на него корпоративного портала и базовая настройка: логотип, структура, добавление пользователей, реквизитов, настройка меню, рабочего времени и прав доступа. 

Четвертый этап – настройка CRM и создание отдела продаж, был осуществлен буквально по пунктам:

1. Импорт лидов из Excel, заполнение CRM-формы, установка виджета на сайт, подключение почты и входящих звонков к CRM;
2. Настраиваем поля CRM-карточки для лидов, контактов и сделок в соответствии с пожеланиями Заказчика;
3. Настраиваем статусы для сделок по каждому направлению;
4. Настройка роботов и триггеров для смены статуса сделки;
5. Создаем бизнес-процесс: смена статуса сделки в зависимости заполненных полей в CRM-карточке.
6. Создаем бизнес-процесс: уведомление руководителю и ответственному менеджеру, если заявка осталась не обработана в течение 2 рабочих дней. 
7. Создаем бизнес-процесс: Перенаправление заявки другому менеджеру, если у ответственного отсутствие больше, чем 5 рабочих дней.
8. Создаем бизнес-процесс: После того, как заявка приобретает статус «Обработана», робот направляет ее либо на «Производство», либо на «Склад», в зависимости от того какие действия совершил ответственный менеджер. Если заявка попадает на «Производство», то проходит по статусам «Материалы», «Работа», «Сборка». После чего сделка отправляется к ответственному из «Курьерского отдела» и автоматически закрывается, после доставки и подписи счет-фактуры. Если заявка попадает на «Склад», вступает триггер «Есть товар/ Нет товара». Дальше следует постановка задачи «Доставить товар» и уведомление сотруднику из «Курьерского отдела» и автоматически закрывается, после доставки и подписи счет-фактуры. Если товара нет, то заявка отправляется обратно к менеджеру из «Офиса».

Пятым и завершающим этапом стало обучение сотрудников и установка мобильного и десктопного приложений.

• Результаты внедрения
  

Работа с документами налажена в различных отделах компании, сотрудники перестали тратить время на оформление и передачу документов, все социальные сети подключены в битрикс24 и теперь сотрудники на них не отвлекаются. Работа в битрикс24 облегчает и оптимизирует рабочее время, которое также учитывается руководителем. 

Cо стороны заказчика было важно получить не просто готовую к работе систему, но и плавно погрузить в работу с новым инструментом основных пользователей портала – менеджеров отдела продаж и снабжения.  Для этого мы провели демонстрацию и обучение работе в CRM, где показали основные принципы ведения лидов и сделок, выставления счетов. 

Главное преимущество проведенного внедрения – единая база сделок и контактов в одном месте. Руководителю удобно планировать и видеть результаты работы своих сотрудников в режиме реального времени и отчеты по конкретным стадиям и направлениям производства. Сотрудники теперь могут общаться внутри компании через чат и живую ленту, проводить опросы. Сделки содержат полную информацию по заказам, постановка задач помогает менеджерам выполнять работу последовательно, не забывая ни о чем. Работа с готовыми заказами из магазина в CRM увеличила производительность и прибыль.