Базовое внедрение для небольшого отдела продаж Brand Apollo

О клиенте

В марте 2019 года в ПУСК обратился индивидуальный предприниматель, одним из направлений деятельности которого является проект «Аполло».

Производственная компания Аполло-7 образована в 2000 году. Основное направление деятельности - нанесение фирменной символики.

Компания вышла на рынок со своей линейкой уникального оборудования, закупленного на Западе, и составила сильную конкуренцию уже существующим производствам. Высокое качество производимой продукции, быстрые сроки ее изготовления, огромный творческий потенциал позволили за короткие сроки обрести большое количество постоянных клиентов и занять прочное место на российском рынке упаковки.

Производство и офис расположены в Москве, поставка готовой продукции осуществляется по всей России.

Необходимость внедрения Битрикс24. Задачи и цели

Первоначально клиент обратился к нам за покупкой тарифа и базовой интеграцией Битрикс24. Сотрудники компании работали в различных excel-документах и, с ростом оборота, возникали:

• трудности ведения клиента для менеджеров,
  
• сложность контроля для руководителя, 
  
• долгое ожидание реакции на обращение для клиента.
  

По описанным задачам был предложен тариф Проект+ - он идеально подходит для небольших компаний, которые планируют активную работу в CRM, но при этом имеют 1 воронку продаж и им не требуется сложная автоматизация на сделках.

На первом этапе работ возникла необходимость на одного из менеджеров подключить больше 2х почтовых ящиков (а для тарифа Проект+ это максимальное число). Кроме того, для более эффективной работы, клиент решил разделить сделки на несколько направлений и хорошо проработать автоматизацию. Мы перешли на тариф CRM+ с набором опций, которые больше подходят клиенту.

Ключевые задачи по внедрению:

1. настройка 2-х направлений сделок;
2. настройка карточек лидов и сделок;
3. автоматизация на лидах и сделках;
4. импорт данных в CRM;
5. интеграция с почтовым сервисом ispmanager;
6. интеграция телефонии Алло Инкогнито
7. подключение соцсетей;
8. настройка 3-х типов еженедельных отчетов;
9. обучение пользователей.

Процесс внедрения, особенности проекта

Основная цель внедрения Битрикс24 в компании Аполло - организация работы менеджеров в CRM.  Большая часть настроек в данном проекте выполнена для отдела продаж.

Мы создали стадии для двух направлений сделок. 

Настроили карточки с необходимым набором полей по лидам и сделкам. После чего импортировали имеющиеся у Аполло данные, чтобы не потерять информацию по потенциальным клиентам:

• импортировано почти 20 тысяч лидов в соответствии с требованиями клиента;

• импортировано около 10 тысяч контактов с подгонкой карточки контакта под клиента.

Карточка лида содержит необходимые для работы менеджера поля:

На каждой стадии движения лида по воронке проведена роботизация:

Так, например, на этапе «Контроль оплаты», менеджер автоматически получает задачу по занесению предполагаемой даты оплаты заказа в календарь.

При конвертации лида в сделку менеджер должен выбрать направление – разная продукция или продукция только без лого.

В каждом направлении настроили роботы и бизнес-процессы (БП), которые помогают вести сделку к успешному завершению.

Так выглядит карточка направления Разная продукция:

Настроили обязательные поля на определенные стадии, чтобы данные по сделке были максимально полными, и не были упущены важные моменты по заказу. Если не указать требуемые данные, сделку дальше по воронке переместить нельзя:

При завершении сделки с положительным результатом в живую ленту руководителя прилетает уведомление:

Мы выполнили интеграцию Битрикс24 с нестандартным почтовым сервером ispmanager.

Почтовые ящики менеджеров привязали к CRM, и теперь вся переписка с клиентами сохраняется в карточке контакта/лида.

Подключение почты прошло штатно. Остальные методы фиксации обращений лидов (телефония, мессенджеры) в процессе тестирования выполненных настроек клиента не устроили. Функциональность данных модулей просто не подошла, в итоге интеграции с ними отключили.

Для удобства контроля работы менеджеров руководителю настроили 3 еженедельных отчета. Данные собираются по сотрудникам отдела продаж и отражают результаты по 4 показателям:

1. количество обработанных клиентов;

2. объем оплаченных заказов;

3. количество сделанных отгрузок;

4. план по заказам (сколько клиентов планирует оформить заказ).

Отчеты вынесены на боковую панель портала для быстрого доступа к ним.

Помимо штатных отчетов для Аполло установили и настроили дополнительное расширение для Битрикс24 от разработчиков ПУСК Планы+.  Через приложение руководитель ставит план на нужные показатели и отслеживает результативность в режиме онлайн, не покидая портал.

Работа с решением. Результаты

Куратору проекта со стороны заказчика было важно получить не просто готовую к работе систему, но и плавно погрузить в работу с новым инструментарием основных пользователей портала – менеджеров отдела продаж.  Для этого мы провели несколько демонстраций и обучение по типовому сценарию работы для менеджеров, где показали основные принципы ведения лидов и сделок в CRM. Это помогло сотрудникам быстро освоить портал.

На момент написания данного кейса годовой пульс компании невысокий. Причины:

• небольшой промежуток времени с момента начала использования портала,

• главный пользователь системы – менеджеры ОП, которые работают в основном с блоком CRM и задач.

Преимущества от внедрения. Использование. Отзывы

Главное преимущество от проведенного внедрения – единая база сделок и контактов в одном месте. Руководителю удобно планировать и видеть результаты работ в режиме реального времени по ключевым для компании срезам. Сотрудники теперь могут общаться внутри компании через чат и живую ленту, проводить опросы. Сделки содержат полную информацию по заказам, а автоматическая постановка задач помогает менеджерам выполнять работу последовательно и не забывать о важных составляющих на пути к успешному закрытию сделки.

Сотрудники Аполло только начали работу в Битрикс24, и требуется время, чтобы оценить преимущества от использования системы в конкретных цифрах. И пусть на текущем этапе задействованы не все модули портала, заказчику проекта выбранного функционала пока  достаточно для закрытия поставленных целей. С ростом компании можно легко вернуться к донастройке нужного инструментария в Битрикс24.

Руководитель Аполло особо оценил бесплатное приложение по отчетам для Битрикс24, которое полностью удовлетворяет его потребность в отслеживании нужных показателей по компании.

У вас похожие задачи? Звоните нам или пишите по контактам компании. Менеджеры ПУСК подберут для вас оптимальное решение!