Корпоративный портал для Холдинга Випсервис

Холдинг Випсервис — ведущий российский агрегатор по продаже авиационных и железнодорожных билетов, а также туристических и сопутствующих услуг. Компания развивает несколько видов бизнеса, среди которых субагентская сеть, корпоративное туристическое обслуживание, федеральная сеть сервисных центров по бронированию авиационных и железнодорожных перевозок и сеть бюджетных гостиниц. В Випсервисе работает более 1600 сотрудников.

Задачи

Руководство ожидало от корпоративного портала консолидации всех подразделений и обеспечения их слаженной работы. Мы внедрили «Битрикс24» для решения задач:

●     Создание единой площадки для совместной работы всех подразделений холдинга и реализации механизма отложенной коммуникации;

●     Сохранение всей информации (задачи, контакты, деловая переписка) внутри компании и обеспечение ее быстрого поиска независимо от увольнения сотрудников;

●     Повышение скорости принятия управленческих решений на всех уровнях организационной структуры.

Особенности внедрения

В процессе разработки портала мы столкнулись со сложностями:

●     На момент нашего знакомства в компании функционировала система «Итилиум», от которой руководство не хотело отказываться. Бизнес-процессы Заказчика были «зашиты» в «Итилиум», но возможности «Битрикс24» в построении коммуникации и получении обратной связи от сотрудников гораздо шире. Перед нами стояла задача продемонстрировать Заказчику перспективы перехода на бизнес-процессы «Битрикс24».

●     Випсервис представляет собой холдинг, состоящий из нескольких юридических лиц, сотрудников которых нужно было слить в единую организационную структуру в портале.

Решение

Бизнес-процессы

В компании уже были автоматизированы бизнес-процессы средствами  «1С Итилиум», который доступен ограниченному кругу лиц. Это значительно снижало эффективность механизма, так как большинству сотрудников заявки были недоступны.

Руководство хотело сделать механизм запуска бизнес-процессов доступным всем сотрудникам, с чем бы прекрасно справился портал «Битрикс24». Изначально мы предлагали работать по схеме сбора информации порталом «Битрикс24» и отправки ее в «Итилиум».

Для демонстрации возможностей автоматизации «Битрикс24» мы реализовали несколько бизнес-процессов средствами портала и продемонстрировали Заказчику. Предложенная нами схема реализации была принята с энтузиазмом, так как открывала новые возможности и была удобнее. В итоге было решено все процессы, кроме «Заявки в департамент IT», реализовать средствами «Битрикс24».

В ходе внедрения мы автоматизировали бизнес-процессы:

●     Заявки в отдел кадров (трудовая книжка, справка с работы, справка для второго родителя, документы для тендеров и другие).

●     Заявки в отдел подбора персонала.

●     Заявки в бухгалтерию (справка 2 НДФЛ, справка для жилищной субсидии, расчетный листок, справка для тендеров и банков и другие).

●     Заявка на курьера.

●     Заявка в АХО.

Мы уже не мыслим автоматизацию бизнес-процессов в «Битрикс24» без своей доработки, входящей в «Битрикс24» — улучшенных бизнес-процессов. Конечно, мы реализовали ее и в этом проекте, адаптировав под индивидуальные потребности и задачи клиента.

В рамках доработки реализовали агрегатор всех доступных пользователю бизнес-процессов с проверкой прав доступа и понятным описанием. Создали отдельную форму для запуска бизнес-процессов, дав сотрудникам возможность запускать их по ссылкам и из пунктов меню.

Для Бизнес-процесса «Заявка в департамент IT» был реализован механизм интеграции с «1С Итилиум»:

1. Сотрудник создает заявку в «Битрикс24».
2. С помощью разработанного нами интерфейса пользователь указывает дополнительные данные, и заявка отправляется в «1С Итилиум».
3. На основе заявки в «1С Итилиум» создается Обращение.
4. Для Обращения определяется Шаблон, согласно которому создаются Наряды. Работа по выполнению заявки осуществляется ответственными за Наряды в «1С Итилиум».
5. Переписка по Обращению и его нарядам, статус Обращения, комментарии и приложенные файлы автоматически выгружаются из «1С Итилиум» в «Битрикс24» и отражаются в соответствующей заявке.

Для повышения удобства работы мы расширили стандартный фильтр созданных сотрудником заявок (экземпляров запущенных бизнес-процессов) в «Битриксе». Кроме того, добавили в список все необходимые специфические для «Итилиум» поля: статус обращения, тип заявки и последний комментарий.

Брендирование

Внешний вид портала должен соответствовать требованиям фирменного стиля компании. Мы разработали две базовые темы портала Заказчика — светлую и темную. Обе используют фирменные цвета и элементы стиля Заказчика.

Базовые темы служат основой измененного нами шаблонизатора, в который мы добавили несколько графических тем оформления. Темы оформления базируются на изображениях, которые компания использует в своей рекламе, полиграфии и на корпоративном сайте.

Сложная оргструктура

Випсервис состоит из нескольких компаний, информация о сотрудниках которых хранится в разных базах данных. Сложность задачи заключалась в том, чтобы связать базы, собрать сотрудников в единую организационную структуру и представить на портале так, как ее представляет себе клиент.

Интеграции

Все данные о пользователях (ФИО, должность, даты приема на работу/увольнения и т.д.) на портале автоматически добавляются и обновляются из «1С:УПП». Одновременно происходит синхронизация пользователей с корпоративной сетью компании по личному идентификатору.

Для организации разграничения доступа к материалам портала мы настроили соответствие между группами пользователей портала и группами в Active Directory. В результате управление доступом к порталу и корпоративной сети осуществляется едиными настройками Active Directory, а сотрудникам не нужно запоминать несколько пар «логин/пароль»: для корпоративной сети и портала они одинаковые.

Результат

Заказчик получил инструмент, позволивший:

●     консолидировать сотрудников всех направлений на единой площадке с удобными средствами коммуникации;

●     информировать всех сотрудников парой кликов и так же легко получать от них обратную связь;

●     оптимизировать бизнес-процессы, сделать более понятными и удобными для сотрудников за счет вынесения в «Битрикс24» и интеграции с действующей системой «Итилиум».