Медицина сегодня

Компания «Медицина сегодня» занимается организацией медицинских мероприятий: мастер-классов, курсов и стажировок.

Клиент обратился к нам с задачей создать инструмент, который объединит три направления деятельности организации:

• проведение мероприятий,
• поиск спонсоров,
• оформление выездов за границу.

Кроме того клиенту требовалась единая система ведения документации и автоматизация постановки и контроля задач.

Клиент выбрал коробочный Битрикс24, так как для решения его задач была необходима доработка функционала системы, что не позволяет сделать облачная версия. Также было важно, чтобы вся информация хранилась на сервере компании.

Реализация проекта внедрения

Для начала наши внедренцы сделали стартовую настройку CRM: настроили три направления сделок, права доступа к CRM, воронки продаж для лидов и всех направлений сделок, создали индивидуальные поля для каждого раздела CRM.

Доработка функционала 1С-Битрикс24

Формирование сметы — один из самых времязатратных этапов подготовки мероприятий. До внедрения смета составлялась вручную в Excel таблице, файлы со сметами хранились у разных сотрудников, пересылались по почте и постоянно терялись. Наши специалисты разработали функционал, позволяющий составлять смету прямо в Битрикс24 и прикреплять ее к карточке мероприятия. Теперь каждый сотрудник, у которого есть доступ к системе, может в любой момент посмотреть актуальную версию документа.

Еще одна разработанная функция — «Карта мероприятий». В этой вкладке отображается важная информация по выбранному мероприятию. Часть полей заполняются вручную, другая часть — автоматически на основании данных сметы.

В блок «Проекты» мы добавили возможность просматривать все изменения, которые пользователи вносили в карточки мероприятий. Благодаря этому появилась возможность контролировать работу менеджеров и оперативно реагировать на изменение места, времени или другой информации о мероприятии.

Доработка «Чек-лист» создана, чтобы проверить, все ли сделано для подготовки мероприятия. На этой вкладке менеджеры могут оперативно контролировать выполнение мероприятия.

Конечным этапом внедрения 1С-Битрикс24 стало обучение сотрудников. Три главных менеджера прошли индивидуальные часовые семинары по скайпу.

Для остальных сотрудников мы разработали детальное руководство по работе портала. Оно включает как инструкцию по общему функционалу Битрикс24, так и по нашим доработкам.

Внедрение Битрикс24 заняло 20 рабочих дней.

Результаты внедрения

Теперь вся деятельность компании по планированию сосредоточена в Битрикс24. Для организации нового мероприятия менеджер создает проект, указывает дату проведения мероприятия и распределяет задачи между ответственными сотрудниками. Они составляют смету и планируют график. Раньше все эти данные пересылались по почте и часто терялись, сейчас — все необходимые документы прикреплены к карточке и по необходимости актуализируются.
Упрощен контроль: в любой момент менеджер видит на какой стадии находится подготовка мероприятия, соблюдаются ли сроки.

В результате клиент получил:

• отказ от Excel-таблиц;
• документооборот в единой системе;
• единую базу данных поставщиков и клиентов;
• упорядоченное хранение информации о стажировках;
• автоматизированное планирование мероприятий.