ООО "САРАФАН" - агентство праздников

Рекламная группа «Сарафан» занимается производством, изготовлением и размещением рекламы на радио "Пульс Радио-Йошкар-Ола" и "Авторадио".

Сотрудники компании фиксировали данные о новых заявках и клиентах на бумажных носителях. Информация часто терялась, из-за чего срывались договоренности по работе и срокам. Руководитель не мог отследить полный цикл работы с клиентами.

В связи с этим у компании возникла необходимость внедрения CRM системы в отдел продаж с целью улучшения контроля и хранения данных по работе с клиентами, для создания единой базы по клиентам, договорам и истории взаимодействия с клиентами.
Также была необходимость добавить автоматизацию в рабочий процесс отдела продаж.

При выборе компании для внедрения CRM, руководителю было важно, чтобы сотрудников компании обучали специалисты в офисе компании.

Задачи

1. Систематизировать работу отдела продаж при помощи CRM.
2. Создать единую клиентскую базу.
3. Систематизировать хранение материалов при работе с клиентом.
4. Создать единую базу хранения документов компании.
5. Контролировать выполнение задач.
6. Проведение группового обучения сотрудников по работе в CRM

Предложенное решение было направлено на оптимизацию работы отдела продаж.

 
Основной функционал (CRM)
Во время внедрения системы проведены следующие работы:

1. Настроены карточки Лидов, Контактов, Компаний и Сделок под работу рекламного агентства.
2. Произведен импорт существующей клиентской базы из 1С на портал.
3. Проведена интеграция с почтой всех сотрудников отдела продаж. Теперь вся история переписки с клиентом доступна в CRM.
4. Настроена интеграция с группой Вконтакте. Менеджеры отдела продаж общаются с клиентами, обращающимися через Вконтакте, в режиме одного окна. Все сообщения фиксируются и ни одно из них не остается без ответа.
5. Настроена структура хранения документов на портале. Настроены права доступа к папкам: менеджеры видят только документы своего отдела, руководители видят все документы на портале.
6. Проведено обучение сотрудников отдела продаж по обработке и конвертации Лидов, ведению Сделок, заполнению карточки контакта. Также сотрудники получили навыки в ведении задач и проектов на портале.

Процесс внедрения прошел быстро, сотрудники компании “Сарафан” сразу приступили к работе на портале “Битркис24”. Благодаря корректному внедрению, качественному обучению и теплым отношениям, трудностей при внедрении не возникло.

 
Результат

На текущий момент в компании на портале “Битрикс24” работает 19 сотрудников: руководитель, отдел продаж, отдел редакции и бухгалтерия.
Внедрена и настроена система CRM на портале “Битрикс24”. Произведен перенос Контактов и Компаний из 1С на портал “Битрикс24”. Все заявки от клиентов фиксируются и хранятся на портале, в том числе заявки с почты и группы в Вконтакте. Проведено обучение сотрудников работе с порталом, что позволило организовать работу с клиентами и работу внутри компании.
Все сотрудники активно используют десктопное приложение на рабочих компьютерах и мобильное приложение на телефонах.
В отделе продаж формируется список клиентов для обзвона. По итогам проведенного обзвона с заинтересованными клиентами на рекламу менеджер оформляет сделку. По оформлению сделки менеджер проводит клиента по стадиям работы, собирает необходимые документы, прикрепляет их к текущей сделки и ставит задачу на сотрудника отдела редакции на подготовку рекламного ролика для презентации клиенту. Далее запускается рекламная кампания на радио, после чего проходит сбор закрывающих документов, и сделка успешно закрывается. Таким образом, процесс работы с клиентами стал структурированным и последовательным.


После внедрения CRM рабочий процесс сотрудников компании стал более простым и понятным, что позволяет новым сотрудникам более легко вливаться в работу. Руководитель компании и отделов в реальном времени отслеживают загруженность сотрудников, а также видят результат их работы на основе отчетов по закрытым сделкам и выполненным задачам.