Портал Wise Solutions

Интернет агентство Wise Solutions в свое время начало использовать стандартный функционал Битрикс24 (облако), а именно: учет рабочего времени, график отсутствий сотрудников, календари, и конечно же рабочие группы / проекты и задачи. По мере усовершенствования бизнес процессов агентства стало понятно, что пора мигрировать на коробочную версию Битрикс24, поскольку стандартного функционала уже не хватало. Миграцию данных на “Коробку” сделали в начале очередного нового года. И с того момента постоянно дорабатываем функционал под потребности бизнеса. Вот описание некоторых сервисов которые успешно используются и постоянно совершенствуются:

1. Сервис мониторинга и контроля KPI сотрудников

- в каждом подразделении компании заведены свои ключевые показатели эффективности (KPI);

- каждый сотрудник отдела может внести свои показатели за неделю;

- каждый сотрудник отдела видит результаты работы отдела и свой вклад в общий результат;

- для некоторых типов должностей система автоматически “вытягивает” показатели на основании данных задач проектов;

- руководители отделов анализируют показатели и соответственно реагируют;

- планируется развитие сервиса до уровня “Пульт управления компанией” (все важные показатели компании будут доступны в одном месте.

 2. База знаний

База знаний - это централизованный и единственный источник “знаний” в компании. Все инструкции, чек-листы, регламенты, технологии вносятся в базу знаний собственником компании, руководителями отделов и сотрудниками. Накопленный опыт компании остается в Базе знаний. Каждый сотрудник (и пользователь экстранета) видит только ту часть информации, которая доступна ему согласно прав доступа. Сотрудники оперативно информируются об изменениях в компании посредством нотификаций в “Живой ленте”.

 3. Сервис WiseDesk

Система Wisedesk является расширением функционала задач корпортала Битрикс. Она предназначена для автоматизации коммуникаций между клиентами и техподдержкой компании.

Wisedesk реализует принцип тикетов (обращений) в рамках отдельных проектов и имеет собственный интерфейс пользователя.

В системе реализован принцип SLA;

Доступен мониторинг выполнения обращения в разрезе типов работ, плановых и фактических объемов;

Реализована функция оценки и сбора обратной связи от клиентов;

Присутствует автоматическое формирование отчетов;

Автоматизированы распределение обращений между ответственными менеджерами, а также информирование отделов разработки и тестирования про детали обращения.

4. Мониторинг доступности проектов

Отдельный сервис мониторит ответ серверов клиентских проектов (сайтов, корпорталов). В случае недоступности сервера либо отдельного его сервиса, отправляются уведомления администраторам по электронной почте и SMS.

5. CRM

В рамках модуля CRM настроено и реализовано несколько направлений бизнеса, а именно:

1. Запущены роботы и БП для обработки обращений и контроля обработки.
2. Выделено несколько направлений бизнеса.
3. Настроено разные по этапам воронки продаж.
4. Автоматическое планирование коммуникаций (телефонных звонков, встреч). Телефонный звонок планируется, с соответствующим этапом сделки, сценарию разговора.
5. Автоматический контроль выполнения запланированных коммуникаций.
6. Сохранение истории коммуникаций.
1. Интеграция с почтой
2. Интеграция с телефонией
7. Каталог товаров. Товары на основе которых формируется цена услуг / товаров.
8. Выписка счетов.
9. Контроль "закрытия" оплатами всех выигранных сделок.
10. Отчеты:
1. Реализация товаров / услуг, с возможностью фильтровать по периоду и ответственным
2. Статусы выставленных счетов
3. Оплаченные счета относительно направлений сделок
4. Отчет по коммуникациям, относительно каналов привлечения лидов
5. Отчет по коммуникациям на разных этапах работы с лидом / сделкой
11. Сегментация Базы данных контактов / клиентов:
1. Относительно источника привлечения
2. Относительно точек контакта
3. Относительно интереса / возможного интереса к направлению бизнеса
4. ... По другим параметрам
12. Созданы рассылки электронных писем по сегментам клиентов
13. Создано несколько отдельных сайтов для привлечения аудитории с отдельными формами для сегментации обращений, и открытыми линиями для коммуникаций.

6. CRM для HR менеджера

На базе CRM Битрикс24 настроена дополнительная, отдельная «воронка» для HR менеджера.

БП автоматически проводит обработку резюме, результаты тестирований, планируя звонки, назначая собеседования с кандидатом и руководителями отдела.

Для реализации этого БП / направления:

1. Добавили еще одно направление сделки для HR службы, еще одна «воронка».
2. Настроили этапы воронки.
3. Карточку кандидата адаптировали для HR:
1. общая информация о кандидате;
2. контактные данные;
3. источники привлечения кандидата (job-сайты, рекомендация, ...);
4. файл с резюме;
5. заметки;
4. Автоматизировали процессы: сообщение / напоминание о следующих этапа, а именно:
1. назначения телефонного интервью с готовым перечнем вопросов для кандидата;
2. назначения тестирования;
3. задания на проверку теста;
4. назначения интервью с записью в календарь;
5. напоминание руководителю и HR о собеседовании;
6. планирование звонков и сообщения результата собеседования кандидату (офер).
5. Разграничили права доступа для HR и других отделов.

    Результаты внедрения CRM для HR службы:

1. Автоматизация рутинных операции HR-менеджера, рекрутера.
2. Создана база кандидатов на замещение вакансий.
3. История коммуникаций с кандидатами фиксируются в CRM (файлы, Звонки, Email-ы, собеседования, заметки, …).
4. Система создает для HR-а последующие задачи.
5. Четкий график (в часах, днях, неделях), который не перекрывается другими событиями, особенно удобно.
6. Единственная платформа для работы HR-менеджера, рекрутера. Удобно и быстро можно найти нужную информацию в несколько кликов.