Автоматизация крупной сети АЗС на базе Битрикс24

Сеть АЗС Red Petroleum – ведущая кыргызстанская компания, основной деятельностью которой является оптовая и розничная реализация топлива ведущих российских нефтеперерабатывающих заводов через сеть заправочных комплексов «Red Petroleum». Компания один из лидеров на рынке нефтепродуктов. Деятельность сети АЗС Red Petroleum представлена в Чуйской, Иссык-кульской, Нарынской, Ошской, Баткенской и Джалал-абадской областях страны. Количество сотрудников составляет свыше 1 300.

Для управления столь разветвленной филиальной сетью и таким количеством сотрудников в АЗС Red Petroleum до ноября 2018 года использовали Telegram, WhatsApp, Viber и электронную почту, а некоторые задачи региональные руководители просто запоминали или записывали в блокноты. В то же время, рядовым сотрудникам задания от руководителей поступали через две совершенно разные онлайн-системы. Из-за неорганизованности и разного набора инструментов в работе новичкам приходилось долго объяснять, в каких случаях использовать одно приложение, а в каких - другое.

Не хватка своевременного информирования работников о новых задачах, невозможность организовывать открытое обсуждение важных вопросов, отсутствие прозрачности в решении ряда проблем, привели команду к поиску комплексного решения. Оно должно было заменить все разносторонние сервисы и создать единое коммуникационное поле, в котором будет легко и удобно согласовывать задачи, ставить ответственных и следить за сроками исполнения.

«Сейчас, наверно, не найдется ни одного руководителя, который не знал бы, насколько эффективнее делают бизнес правильно построенные коммуникации внутри компании. Это касается как горизонтальных коммуникаций (общения по отделам компании), так и вертикальных коммуникаций (общение с топ-менеджерами компании)», — рассказывает Наталья Врублевская, руководитель направления развития инфраструктуры компании.

По ее словам, в качестве облачной корпоративной платформы в АЗС Red Petroleum выбрали ««Битрикс24» по ряду причин. В приоритете была скорость перехода, интуитивно понятный интерфейс и наличие мобильного и десктопного приложений аналогичных текущим мессенджерам. Кроме того, этот сервис предоставил компании весь необходимый функционал в одном решении. АЗС Red Petroleum получил инструмент управления задачами и проектами, где можно проследить всю историю изменений, социальную сеть с «живой» лентой сообщений, чат и видеозвонки, позволяющие структурировать коммуникацию в компании, и многое другое. Взвесив все преимущества «Битрикс24», в АЗС Red Petroleum достаточно быстро приняли решение о внедрении данного продукта. Соответствующая работа началась в начале сентября 2018 года.

Чтобы сотрудники безболезненно перешли на новый сервис, процесс проходил поэтапно. Сначала всем был предоставлен доступ к «Битрикс24». После первой критики наступил этап настройки и устранения технических проблем. По его окончанию АЗС Red Petroleum отказался от использования электронной почты, и весь бизнес-процесс был перемещен в «Битрикс24». С 10 ноября 2018 года компания полностью перешла на работу в «Битрикс24» в качестве средства коммуникации внутри компании.

«С проблемой вовлечения пользователей в работу с той или иной системой, наверное, сталкивались все руководители компаний. В данном случае решающее значение имеет желание сотрудника: если он хочет, то освоит любой функционал. Но также большое значение имеет поддержка перехода на новую систему со стороны топ-менеджеров», — делится опытом Наталья Врублевская.

Одной из сложностей перехода была привычка сотрудников общаться через Telegram, WhatsApp, Viber и электронную почту. Они очень неохотно переходили на браузерную версию чата от «Битрикс24». Проблему решили, установив на ПК сотрудников десктопный клиент платформы.

Сегодня все хозяйственные операции АЗС Red Petroleum продолжает вести в 1С, а всю внутреннюю коммуникацию компания перевела в «Битрикс24». Примечательно, что она активно использует практически весь коммуникационный потенциал платформы: инструменты постановки и контроля задач, проведения собраний и планерок, организации групп, составления списков, бизнес-процессов, управления живой лентой, хранения документов и работы с ними. 

Теперь согласование всех важных вопросов, требующих участия топ-менеджмента, ведется через инструмент «Задачи и проекты». По всем значимым вопросам топ-менеджмент использует в задачах роль наблюдателя. В комментариях к задаче происходит согласование уровня доступа, выяснение дополнительных вопросов, а при необходимости коммуникации с другими бизнес-направлениями используются подзадачи. При этом очень актуальна привязка данного процесса к временным рамкам — всегда можно увидеть, по чьей вине сроки были нарушены.

С новым порталом удалось совершенствовать бизнес-процессы и постоянно проводить эксперименты, тестирование, опросы. Стало легко информировать обо всех изменениях сотрудников, которых они касаются.

«Благодаря внедрению «Битрикс24» в компании АЗС Red Petroleum обсуждать вопросы стало не просто удобно, но и конструктивно. Если в разговоре могут доминировать эмоции, то при согласовании вопросов в «Задачах» много писать не хочется, поэтому публикуешь только конструктивные предложения. Кроме того, появилась возможность проводить анализ задач и вопросов, с которыми сталкивается компания. Они все структурированы, у них есть теги, а значит появился механизм фильтрации текущих задач и вопросов», — рассказывает Наталья Врублеская о практических результатах использования платформы.