suto4ka.by

Suto4ka.by. Компания оказывает сервис посуточной аренды квартир для приезжих и командировочных. 

Под управлением в компании однокомнатные, двухкомнатные и трехкомнатные квартиры представлены во всех областях Республики Беларусь. 

Состав офисной команды насчитывает около 15 человек, в подчинении у которых находятся представители в каждом городе. 

Какие проблемы надо было решить:

1.    Построение аналитических отчетов о работе менеджеров, о прибыльности квартир, регионов.

2.     Повышение качества и оперативности обработки заявок.

3.    Обеспечение централизованного управления продажами, финансами.

4.    Снижение загруженности специалистов, за счет автоматизации процессов.

5.    Создание визуальной удобной системы управления квартирами. 

Что было: 

Инструментом фиксирования заказов  являлись стикеры, отслеживание процесса выполнения происходило через мессенжеры. Вся эффективность отработанных квартир отслеживалась вручную на бумаге, соответственно построить дальнейшие пути развития и выработать успешную стратегию, представлялось мало вероятным.

Внедрение:

Перед нами была поставлена задача: автоматизировать работу компании так, чтобы каждый отдел был взаимосвязан, все процессы отслеживались. И собственник, находясь за пределами офиса, мог бы видеть все в режиме «здесь и сейчас».

Настроили бизнес-процессы отдела продаж, отдела маркетинга и отдела финансов. Построили отчеты по всем экономическим показателям и показателям эффективности.

1.    Автоматическое распределение клиентов между менеджерами в зависимости от города. У каждого клиента свой личный менеджер, информация об этом отправляется клиенту в смс 

2.    Удобная карточка лида, которая приспособлена для оперативного заполнения только нужных данных

3.    Автоматизация процесса:

·      Уведомления: за 24 часа до предполагаемого времени заселения Клиент получает смс, менеджер получает уведомление, и за 23 часа Администратор получает смс о подготовке к заселению, по окончанию срока пребывания в случае успешного завершения сделки клиенту приходит смс с благодарностью

·      Обслуживание: расчет конкретных дат обязательной уборки квартир, смены белья и других моментов обслуживания

·      Задачи: после выселения автоматические задачи на проверку квартиры на предмет нарушений

4.    Реестр квартир:все квартиры с описанием, фотографиями и прочей информацией хранятся в отдельном реестре, где их можно посмотреть

5.    Реестр учета брованирования: история заселений, расходы, наиболее часто используемые квартиры

6.    Отчетность: настроены отчеты по доходам и расходам в разрезе менеджеров, квартир, городов

Результат:

 Настроена целая логика бизнес-процессов от входящего звонка до построения  отчетов эффективности работы каждого клиента, сотрудника, отдела, квартиры, города, области и бизнеса в целом. 

Внедрение Битрикс24 в работу компании позволило собственнику отойти от оперативного управления. Теперь он видит всю информацию о работе компании в режиме реального времени, находясь за тысячи километров от офиса.