Аутсорсинг сервисных услуг «Сервис Групп»

Краткая информация о клиенте

Компания "Сервис Групп" работает в сфере аутсорсинга сервисных услуг для розничных сетей. 

Офис компании находится в Москве.

В Битрикс24 работают 70 человек, из них 5 активно в CRM.

С какими задачами пришел клиент

Битрикс24 у клиента уже использовался, но только для оповещения о важных событиях и поздравления с днями рождения. Задач по автоматизации оказалось настолько много, что было принято решение разбить их на несколько этапов и внедрять в каждый отдел по очереди.

Первым стал отдел закупок и тендерной политики. Ситуация в нем была критическая. Руководитель не понимал нагрузку своих подчинённых, был совершенно не ясен и не структурирован результат работы. Сотрудники предоставляли некорректные данные по количеству отправленных писем и качественных совершенных звонков подрядчикам.

Суть работы данного отдела заключался в подборе подрядчиков, которые были готовы произвести необходимые работы по ТЗ, так же поставить нужный товар или оборудование. Данная работа проделывалась как для собственных компаний и отделов холдинга, так и для сторонних организаций.

До внедрения системы был полных хаос. Заявки выполнялись не в срок, сотрудники не понимали в какое время каждый из них должен выполнить свою часть работы. Одна заявка отнимала огромное количество времени у руководителя для координации процесса подчинённых. Отдел погряз в бесконечных совещаниях.

Процесс внедрения, особенности проекта

Конечно, самой главной проблемой было отсутствие автоматизации в компании. А Битрикс24, как никакой другой продукт, подходит под автоматизацию бизнес-процессов.

Первоочередной нашей задачей было структурировать и описать бизнес-процессы в этом отделе.  После мы предложили наше видение по оптимизации всех процессов в данном отделе в виде прототипа внедрения. Демонстрацию делали для всего руководящего состава холдинга, после чего был согласован проект, и мы приступили к внедрению.

Во время внедрения был полностью настроен и адаптирован модуль CRM под задачи клиента, причем данная адаптация была сделана с учетом пожелания других отделов в дальнейшем работать с CRM и автоматизировать свои бизнес-процессы. Настроены права доступа к порталу и CRM. Созданы и сгруппированы все пользовательские поля. Написаны несколько линейных бизнес-процессов для согласования новых подрядчиков. Так же прописаны бизнес-процессы, которые на каждом этапе сделки и лида подсказывали менеджеру необходимые действия на этом шаге.

Интегрирован почтовый сервер компании с Битрикс24, подключена телефония Манго Офис и на 70 рабочих местах настроены IP телефоны для приема и совершения звонка через Битрикс24 по тарифам Манго Офис. Были созданы шаблоны задач на повторяющиеся действия, а также настроен график регулярных задач. Импортирована вся база подрядчиков и клиентов в Битрикс24. Настроены отчеты для рядовых сотрудников, руководителя отдела и для директора.

После внедрения системы в отдел закупок и тендерной политики мы провели дистанционное обучение. Так же записаны видео ролики по работе с настроенной системой для рядовых сотрудников, для руководителя отдела и для директора.

Итоги

После внедрения Битрикс24 работа тендерного отдела кардинально поменялась. Теперь система автоматически передвигает стадию сделки при выполнении поставленной задачи на ответственного сотрудника, сохраняет результат выполненной работы и оповещает руководителя в контрольных точках. Сотрудникам приходят уведомления и инструкции на конкретных этапах работы со сделками. А благодаря созданной связи между сделками, можно проводить глубокую аналитику проделанной работы.

А руководителю не приходится постоянно контролировать и "дергать" сотрудников на каждой стадии, потому как отчетность в Битрикс24 позволяет делать это одним нажатием мышки. Также в аналитических отчетах Битрикс24 он видит полную нагрузку работы сотрудников по всем каналам связи.

Следующее внедрение запланировано в отделе HR. Мы будем автоматизировать процесс подбора кандидатов на работу во все подразделения холдинга.