МРСК Базис. Корпоративный портал

Что хотел заказчик?

Каждый крупный проект по внедрению имеет очень разные задачи и сильно зависит от сферы, где работает компания. МРСК базис занимается строительством и продажей недвижимости. Именно для второй области деятельности потребовалась интеграция CRM-системы в разрозненные подразделения отдела продаж и маркетинга.

Продажникам требуется максимальная координация действий по обработке и ведению клиентов.

Маркетологам - контроль эффективности проводимых рекламных кампаний и отчётность по работе сотрудников.

Также важным условием была standalone-установка на собственный сервер.

Все эти условия легко выполняются внедрение коробочной версии корпоративного портала Битрикс24.

 

Установка коробочного портала Битрикс24 на сервер.

Все по инструкции: берем сервер, запускаем на нем виртуальную машину Битрикс, настраиваем её, разворачиваем через скрипт BitrixSetup коробочный портал, подключаем SSL-сертификат для шифрования данных между браузером пользователя и сервером.

Еще несколько часов заняла донастройка виртуалки, открытие портов, в общем сисадминские проблемы, которые решались совместно с IT-сотрудниками клиента.

После всех серверных манипуляций мы проверили что портал работает быстро. С помощью встроенного монитора производительности. Результат показал более 70 “попугаев” при эталонных 30.

 

Далее начинается самое интересное.

 

Непосредственно настройка портала и CRM-системы под нужды отдела продаж.

Что было сделано на данном этапе:

●     Приглашение сотрудников на портал

●     Создание структуры компании

Поскольку географически отдел продаж разделён на 3 города, это отразилось и в структуре в виде разветвления по 3м направлениям во главе единого руководителя отдела продаж. Кроме того, выстроена иерархия административно-учётного, финансового, юридического отделов.

●     Добавление пользовательских полей карточки лида, контакта, компании, сделки.

Специфика работы с недвижимостью значительно расширила количество дополнительных полей в карточках.

●     Настройка прав доступа

Ничего особенного. Стандартный набор админ - директор - начальник отдела -  менеджер.

●     Настройка стадий лидов и сделок.

В лидах типичный фильтр входящих из 1 начальной и 2х конечных стадий - не обработан и обработан в перспективный лид/не перспективный лид. Причём сотрудник может в выпадающем меню классифицировать лид перед конвертацией(клиент ,сотрудник, поставщик, подрядчик, ошиблись номером и др.) чтобы видеть тематику разговора при следующем обращении лида.

Сделка имеет расширенный список этапов с учётом специфики работы в недвижимости. Например сбор и подготовка документов, оформление ипотеки, сделка регпалате, бронь квартиры. Также учитываются интересы отдела маркетинга в виде добавления стадии контроля качества. По большей части этапы проектировались под наглядность для сотрудника(через канбан легко мониторить в каких стадиях зависли сделки), применения автоматизации в виде напоминалок и согласований в автоматическом режиме, статистического учёта продаж отделом маркетинга.

●     Подготовка кода виджета для установки на сайт

У клиента имеется целых два сайта под разные направления. Поэтому потребовалось создание двух раздельных виджетов. В каждом свои открытые линии с индивидуальным набором сотрудников в очереди. Как следствие, при обращении клиента, он сразу попадает к ответственному за данное направление сотруднику.

●     Настройка открытых линий

Как было сказано ранее, входящие потоки клиентов нужно разделять. Что и было сделано для Vkontakte и онлайн-чата с сайтов.

 

Обучение сотрудников, плавно переходящее в консалтинг.

Как правило, все новые заказчики озабочены темой “обучения”. В нашем случае уже на старте внедрения была создана рабочая группа, в которой двое приняли на себя роль обучаемых. Поскольку все люди знакомы с офисными программами и соцсетями, обучения пары специалистов оказалось вполне достаточно для распространения навыков пользования корпоративным порталом. Поскольку у них уже существуют налаженные отношения с коллегами-пользователями, обратная связь для доработок была максимально оперативная.

 

    А дорабатывать понадобилось много чего.

На каждом этапе сделки были развернуты полноценные бизнес-процессы с регулярной проверкой “зависания” сделки, контролем руководства и автосменой ответственного при бездействии текущего.

Также в один из этапов встроен бизнес-процесс со статусами по согласованию договора в 3х отделах с возможностью отправки на доработку.

Конечно не обошли стороной и автопостановку задач, например для формирования и отправки коммерческого предложения.

Кстати формирование коммерческого предложения или договора производится с помощью конструктора документов, в котором настроены шаблоны. Сотрудникам надо всего лишь выбрать контакт CRM, шаблон и формат готового документа. Все данные, будь то реквизиты, имя директора/клиента, сумма сделки заполнятся автоматически.

Поскольку заказчик является застройщиком, менеджерам по продажам очень важно всегда иметь под рукой данные по квартирам строящегося дома , а в идеале закреплять конкретный объект за покупателем. Для решения этой задачи было разработано приложения в виде “шахматки” квартир.

Нестандартные отчеты в CRM.

Стандартные отчеты, воронки и конструктор Битрикс24 много чего умеют. Но когда нужно чего-то большего в Битрикс24 можно сконструировать нестандартные отчеты. Например отделу маркетинга заказчика понадобилось регулярно отслеживать завершенные сделки в заданном интервале с разбивкой по менеджерам, соотношение источника лида к его стоимости, распределении лидов по ответственным. Всё это было реализовано с помощью создания шаблонов в отчетах CRM.

Результат внедрения.

●     Создали standalone-портал на основе коробочной версии Битрикс24;

●     Структура предприятия была воссоздана в рамках корпоративного портала;

●     Интегрировали телефония и актуальные открытые линии с учётом 3х направлений отдела продаж;

●     Созданы благоприятные условия коммуникации внутри компании;

●     Внедрили типовые формы договора и коммерческого предложения в конструктор документов.

●     Настроили развитую автоматизацию всех стадий ведения сделки.

●     Разработали “шахматку” продающихся объектов недвижимости.

 

Данный проект занял длительное время. Но результат того стоил.

Отдел продаж освободил от рутины время для работы с клиентами.

А руководство получило отличный инструмент по контролю за деятельностью предприятия.