Автоматизация внутренних процессов и продаж «Expo Solutions Group»

Компания ООО «ЭКСПОСОЛЮШЕНС ГРУПП»

О компании:
ООО «ЭКСПОСОЛЮШЕНС ГРУПП» - ведущая выставочная компания полного цикла, специализирующаяся на организации конгрессно-выставочных мероприятий в рыбной отрасли. Компания предлагает современные решения в сфере организации участия в отраслевых выставках «под ключ».

Число сотрудников работающих в Битрикс24: 20 человек

Город / филиал: Головной офис - Москва, Филиал China Fisheries & Seafood Expo - Циндао, Китай, Филиал Seafood Expo Global - Брюссель, Бельгия.


При обследовании клиента были выявлены следующие проблемы:

Большая не структурированная клиентская база – порядка 20 000 компаний. Работа с клиентской базой велась в Excel, отсутствовал контроль коммуникации с клиентом, некоторых клиентов забывали добавлять в список. Вручную производилось формирование всех контактных данных по клиенту и данных о заказанных услугах.

Отсутствовала истории взаимодействия с клиентом и наглядная аналитики в целом по клиентской базе. Производился ручной расчет вознаграждения менеджеров по продажам и отсутствовал контроль внесенной оплаты за оказываемые услуги. Также вручную формировался список клиентов для технического отдела, по которым необходим монтаж спец. оборудования


Клиент выбирал между несколькими системами, поэтому мы решили безвозмездно настроить и продемонстрировать весомую часть решения на ДЕМО портале Битрикс24.

В итоге клиент выбрал Битрикс24 и нашу компанию и дополнительно отметил, что Битрикс24 позволили решить задачи, которые выходили за рамки стандартных функций CRM системы. Также ему понравилась стоимость лицензии и предлагаемый функционал за эту стоимость


После дальнейшего глубокого анализа рабочих процессов отдела продаж были поставлены следующие задачи:

Структурирование, сегментация и импорт клиентской базы 20 000 компаний и контактов. Настройка карточек компании, контакта, сделки. Настройка 2-х воронок продаж: продажа выставочных услуг и продажа рекламных услуг. Подключение email ящиков сотрудников

Необходимость автоматизации процесса расчета вознаграждения менеджеров. Автоматизация процесса учета оплаты за услуги.  Автоматизация процесса формирования списка клиентов по которым необходимо участие технического отдела. Контроль выполнения работ техническим специалистом


Решение поставленных задач выглядело следующим образом:

Импорт клиентской базы разделили на несколько подзадач:

1. Продумали сегментацию клиентов по имеющимся признакам.
2. Под определенные признаки создали поля в карточках компаний и контактов.
3. Очистили клиентскую базу от лишней информации. Большой объем работы провели с расчисткой телефонных номеров, основная трудность заключалась в том, что номера телефонов были представлены в разных форматах, было несколько номеров в одном поле и много иностранных номеров

В компании очень специфичные сделки – цикл сделки от 2 до 8 месяцев. Под такую технологию работы были продуманы этапы воронки продаж, которые позволяют четко определить, что сейчас происходит с клиентом и какое следующее действие нужно предпринять для успешной сделки.

Для хранения всей истории взаимодействия с клиентом были подключены личные email ящики всех менеджеров по продажам

Менеджеры получают определенный процент от каждой сделки. Процент зависит от определенных условий сделки. Мы автоматизировали процесс расчета процентов с помощью бизнес-процесса в сделках. Теперь в определенный момент система создает строку в списке, автоматически рассчитывает сумму вознаграждения менеджера и разбивает выплаты не три этапа. С помощью разграничений прав доступа к строкам списка, каждый менеджер видит только свои выплаты, а администратор контролирует список по всем менеджерам

Оплата за оказанные услуги проходит в несколько этапов. Мы автоматизировали процесс расчета выплат с помощью бизнес-процесса в сделках. Контроль выплат осуществляет бухгалтер. В момент внесения данных по выплате автоматически пересчитывается сумма долга

По сделкам с определенными признаками необходима техническая подготовка площадки. Мы автоматизировали процесс формирования списка для технического специалиста. Дополнительно создается задача для подтверждения техническим специалистом, что он ознакомился с техническими требованиями


Результаты внедрения для компании оказались следующими:

1. Повысилась эффективность работы с клиентами. Теперь каждый менеджер видит всю историю взаимодействия с клиентом и четко понимает каике действия необходимо предпринять для продвижения сделки по воронке продаж. Благодаря контролю коммуникации по всем сделкам менеджеры не забывают о важных звонках и письмах
2. Благодаря сегментации клиентской базы, менеджеры планируют работу с клиентами в порядке приоритетности.
3. Появилась прозрачность в выплатах процентов менеджерам
4. Автоматизация формирования списка заданий для технического специалиста освободила время менеджеров, а технический отдел получил полный набор информации, необходимой для выполнения своих обязанностей
5. В целом работа с клиентами стала прозрачной и структурированной

На данном этапе идут работы по автоматизации деятельности отдела маркетинга