Автоматизация работы рекламного агентства в Битрикс24 

О клиенте 

HOUSE MEDIA - Рекламно-маркетинговая группа

Спектр услуг компании: SMM, Директ, создание роликов  и баннерной рекламы. 

Цели проекта 

Основными целями проекта были: 

• Организовать единую клиентскую базу 

• Автоматизировать сквозной процесс работы с клиентами от поступления заявки до момента подписания актов 

• Организовать совместную проектную работу производства и отдела продаж 

• Сделать прозрачной и управляемой работу над каждым проектом 

• Автоматизировать процесс выставления счетов  и получения оплат по длительным контрактам 

Процесс внедрения 

На первом этапе провели интервью с Заказчиком и создали единую блок-схему, описывающую все этапы работы с клиентом от поступления заявки до выставления закрывающих документов.

После утверждения Технического задания выполнили типовые задачи по настройке CRM 

• Подключили каналы коммуникаций к Битрикс24

• Подключили корпоративную  почту

• Настроили карточки контактов, компаний, сделок.

Для организации работы менеджеров были настроены и роботизированы несколько направлений сделок. Основная идея автоматизации была в том, чтобы на каждом этапе сделки с одной стороны поставить менеджеру четкую задачу , касающуюся этого этапа, а с другой стороны максимально облегчить его работу. Для достижения этих целей мы 

• Настроили автоматическое создание задач на каждом этапе сделки. В каждой задаче подробно описано что нужно сделать на этом этапе. После завершения задачи сделка автоматически переходит на следующий этап. Таким образом состояние сделок всегда актуально и зависит от фактического выполнения задач.

• Настроили создание договоров по шаблонам для нескольких юридических лиц  

• Разместили в карточке сделки инструкции, отражающие  лучшие практики и требования к работе на этом этапе 

После заключения договора,  для каждого нового клиента автоматически создается новая рабочая группа в Битрикс24. В эту группу руководитель проекта добавляет нужных технических специалистов и создает актуальные для этого проекта задачи. Кроме того, в группу можно приглашать представителей Заказчика для мониторинга работ. Работа с задачами ведется в едином представлении Канбан, что делает наглядным состояние текущих задач по проекту и занятость сотрудников. 

Следующим этапом проекта стала автоматизация процесса выставления регулярных счетов по длительным контрактам и контроля дебиторской задолженностью.

После завершения технической части работ , мы провели обучение сотрудников и написали инструкции  по работе с CRM.  

Результаты внедрения Битрикс24

Основными результатами проекта стали

• Прозрачность процессов работы  с клиентами  

• Способность прогнозировать и контролировать оплаты по контрактам 

• Прозрачность организации производственных процессов 

• Сокращение времени работы менеджера на работу с документами