Комплексное внедрение в компании Топ Инженер

Краткая информация о клиенте

Компания Топинженер занимается проектированием, изготовлением и монтажом металлических и железобетонных конструкций, а также разработкой, продажей и внедрением инженерного программного обеспечения.

Основным видом деятельности компании является предоставление услуг генерального подряда.

На данный момент в компании работает штат из 42-х человек.

Офисы компании находятся в Москве и Хабаровске.

Необходимость внедрения Битрикс24

Основные проблемные вопросы до внедрения Битрикс24 с которыми обратился клиент:
1. Отсутствие централизованной среды для фиксации заявок и обращений от клиентов – компания до внедрения Битрикс24 пользовалась целым радом различных сервисов (Excel,Gmail, Trelloит.д.). Это крайне затрудняло получение хоть сколько-нибудь понятной картины работы компании, а также исключало возможность сбора статистики по работе сотрудников.

2. Децентрализация канатов коммуникации – до внедрения СРМ, коммуникация с клиентами происходила в основном средствами мобильных телефонов, мессенджеров и почтовых клиентов. Такая ситуация не позволяла хранить всю историю коммуникации и, как следствие, делала невозможным её анализ.

3. Отсутствие общей рабочей среды – так как штат компании располагается в нескольких офисах в двух городах, отсутствие общей рабочей среды не позволяло руководству компании осуществлять контроль деятельности удаленных работников.

Ключевые критерии при выборе учетной системы.

1.       Облачный сервис.

Так как руководство компании постоянно находится в различных командировках, основным требованием к системе была её доступность из любой точки мира. Облачный тариф Битрикс24 «Компания» был оптимальным решением, обеспечившим максимальное удобство работы с системой удаленно.

2.       Корпоративный портал.

Штат компании состоит из большого количества сотрудников разного профиля, поэтому не менее важным критерием при выборе системы была возможность объединить работу всей компании, а не только сотрудников отдела продаж. Функционал корпоративного портала в Битрикс24 позволил без особых усилий закрыть и эту потребность. В рамках корпоративного портала компании было создано несколько групп сотрудников для сведения коммуникаций и задач по отделам, а для проектной деятельности было настроено автоматическое создание проектов средствами бизнес-процессов.

Почему клиент выбрал нас.

Студия Клондайк на протяжении длительного времени сотрудничает с компанией Топинженер в области комплексного интернет-маркетинга. За это время компания расширила географию работы и стала лидером в своей отрасли.

Процесс внедрения, особенности проекта.

В любой компании, в первую очередь, объём продаж определяет, насколько эффективно компания будет существовать. Понимая это, внедрение системы началось с реорганизации процесса работы отдела продаж.

Первая проблема, с которой мы столкнулись — это построение конкретной взаимозависимости между контактами и компаниями. Несмотря на наличие в Б24 штатных инструментов импорта клиентской базы, нашему программисту пришлось написать внешний скрипт-обработчик для работы сразу с несколькими Excel-файлами. В конечном счёте, мы получили примерно на 85% корректную клиентскую базу, остальная доработка базы была произведена сотрудниками в ручном режиме.

После настройки бизнес-процесса было проведено несколько интеграционных спринтов с отделами компании для получения от сотрудников объективной обратной связи по эффективности текущего варианта бизнес-процесса, а также перечня потенциальных доработок.

Следующей задачей, в рамках проекта, стояло обучение топ-менеджмента компании методам и инструментам эффективного управления и контроля рабочего процесса. С ними было проведено несколько очных обучающих спринтов, в результате чего управление компании по сей день очень активно пользуется всеми инструментами Б24.

Не обошлось и без сложностей. Со стороны рядовых сотрудников (менеджеров по продажам) наблюдались попытки саботажа рабочего процесса, а именно: группа менеджеров систематически нарушала регламент квалификации поступающей заявки, вместо этого бракуя ее как нецелевую.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Так как бизнес-процесс работы компании представляет проектную деятельность, активнее всего используются инструменты создания проектов, групп, чатов, внутренних коммуникаций и постановки задач между сотрудниками и отделами.

Для некоторых удалённых сотрудников, иногда не имеющих доступ к компьютеру, был настроен ряд триггерных смс-уведомлений.

Ниже приведён пример реальной работы бизнес-процесса компании:

После того, как компания заключает договор подряда, в карточке сделки в CRM формируется проектная группа (запрос бизнес-процесса). Когда руководитель группы завершает его формирование, БП создает проект на основе сделки в CRM, добавляет проектную группу как участников, переносит проектную документацию из карточки CRM в диск проекта и ставит ряд задач, относящихся к непосредственной реализации.

Для того, чтобы созданный нами процесс в Б24 вышел на оптимальную эффективность, в системе была создана отдельная группа поддержки, где любой сотрудник компании мог связаться с нами и получить оперативную помощь. Это позволило нам избежать основным проблем при внедрении Б24, связанных с вовлеченностью людей в работу.

Преимущества от внедрения

·         Возможность контроля процесса работы с клиентом

·         Документооборот – настроены процессы согласования документов

·         Удобная коммуникация между сотрудниками и отделами в единой рабочей среде

·         Многократное сокращение времени передачи информации между отделами

·         Быстрый доступ к проектной документации

·         Сокращение сроков предпроектной подготовки

Помимо этого, так как процесс работы в компании стал удобен и прозрачен для всех сотрудников, сильно сократилось кол-во конфликтных ситуации возникающих в ходе работы и, как следствие, возросла эффективность.