Переезд из Мегаплан в Битрикс24 для НТП Трубопровод

О компании

Научно-техническое предприятие Трубопровод (НТП Трубопровод) основано в 1992 г. На данный момент – это одна из ведущих компаний России по:

• информационным технологиям в области проектирования нефтеперерабатывающих, нефтехимических и химических производств;
• экспертизе промышленной безопасности проектов производств, объектов и технических устройств;
• диагностике и контролю неразрушающими методами сосудов, аппаратов, резервуаров и трубопроводов.

Необходимость внедрения Битрикс24. Задачи клиента

Использовать CRM в своей работе компания Трубопровод начала еще в 2017 году. Тогда они выбрали Мегаплан. В 2019 руководство пришло к выводу, что как CRM эта система их не устраивает - она используется в основном как «записная книжка и платформа для выставления первичных документов». Вести сделки и смотреть аналитику в Мегаплане было неудобно.

Клиент самостоятельно зарегистрировал портал Битрикс24 и включил демо режим, чтобы удостовериться в правильности своего решения. После чего обратился к нам за покупкой платного тарифа и организацией переезда со старой системы на новую CRM.

Перед ПУСК были поставлены следующие задачи:

• перенести клиентскую базу из CRM Мегаплан в Битрикс24;
• перенести воронку сделок и сами сделки из CRM Мегаплан в Битрикс24;
• настроить шаблоны документов: договора, счета, акты.

Решение первых двух задач проходило поэтапно:

1. Экспорт клиентской базы из Мегаплан.
2. Импорт клиентской базы в Битрикс24.
3. Создание воронки продаж в Битрикс24 по аналогии с Мегаплан.
4. Экспорт сделок из Мегаплан.
5. Импорт сделок в Битрикс24.

Процесс внедрения, особенности проекта

На первом этапе мы выгрузили текущих контрагентов НТП Трубопровод из Мегаплан. Объем данных составил 15 тыс. строк.

Полученный файл перед импортом в Битрикс24 потребовалось отредактировать дополнительно. В исходном виде данные не загружались на портал, т.к. различные поля были перемешаны. Поэтому, в новой CRM мы создали необходимые пользовательские поля перед загрузкой данных. В ходе работы ни один контакт не был утерян, вся нужная информация перенесена в полном объеме.

После импорта контактов в Битрикс24 была создана воронка продаж по аналогии с той, что использовалась клиентом в Мегаплан.

Также были созданы необходимые пользовательские поля, которых не было в стандартном функционале Битрикса.

Следующий шаг: экспорт имеющихся сделок из Мегаплан. Аналогично процедуре переноса контактов, файл с данными сделок был отредактирован и загружен в Битрикс24. При этом все этапы сделок были сохранены, контрагенты привязались к сделке.

В результате перенос с CRM Мегаплан на Битрикс24 прошел успешно:

• компании и контакты перенесены с сохранением связи Компания – Контакт;
• создана воронка продаж, сделки перенесены в соответствии с их текущим статусом и сохранением связи Контрагент – Сделка.

Создание шаблонов для удобства работы менеджеров прошло по стандартному сценарию. Из особенностей: дополнительно реализована поддержка падежей имен клиентов с помощью специальных модификаторов. Данный функционал позволил менеджерам полностью исключить ручные правки шаблонов и максимально быстро отправлять нужные файлы клиентам из окна сделки с автоматической подстановкой переменных из нее.

Результаты. Преимущества. Отзывы

Работы, связанные с переездом из Мегаплан в Битрикс24 успешно завершены. НТП Трубопровод ведет свои сделки уже в новой CRM. Сотрудники компании с минимальным периодом адаптации быстро вошли в привычный ритм работы, т.к. при переезде удалось сохранить все ранее установленные связи (Контакт - Компания) и полностью перенести воронку по текущим проектам. Куратор со стороны заказчика остался доволен проделанной работой и выполненными настройками. Отдельную благодарность за шаблоны документов получили наши программисты. Использование шаблонов повысило скорость работы менеджеров, сэкономив на обработке каждой сделки до 1 часа. Ранее заполнение документов вручную для каждой сделки помимо траты времени приводило к ошибкам внесения данных, что, в свою очередь, вело к общим потерям для бизнеса. Используя встроенные отчеты Битрикс24 и дополнительные решения из Маркетплейс, клиент получил нужную аналитику, которой ему не хватало в Мегаплане.