Логотип
Клиентам
  • Тип проекта:
    Коробочная версия
  • Тематика сайта:
    Выставки, семинары, конференции
  • Редакция продукта:
    Корпоративный портал - 100
  • Сайт:
  • Партнер:

Arena CS:

Ивент-агентство, которое организовывает мероприятия Enterprise-уровня «под ключ». За год проводится около 2000+ ивентов. Штат компании насчитывает приблизительно 85 человек, 70 из которых - непосредственно ивент-менеджеры со знанием английского языка.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент:

До внедрения корпоративного портала Битрикс24 клиент использовал программное обеспечение от другого поставщика. За пять лет использования системы появился внушительный список аргументов в пользу перехода на другую CRM:
  • Сложность внесения информации. Интерфейс программы не соответствовал современным UX-стандартам, из-за чего новые сотрудники не могли разобраться, что и как должно работать.
  • Стоимость программного обеспечения в несколько раз превышала стоимость корпоративного портала Битрикс24.
  • Сложность поддержки реализованных модулей (всего один программист на саппорте).
  • Отсутствие возможности обновлений и масштабирования системы. Любое обновление ломало всю бизнес-логику интерфейса программы 2013 года.
  • Низкая скорость формирования аналитических данных для принятия управленческих решений (иногда выгрузку отчетов приходилось ждать целый час, Карл!)

Весомым аргументом в пользу принятия решения о полноценном переходе компании в Битрикс24 стало то, что сотрудники уже использовали эту систему на протяжении года. Они вели социальную жизнь внутри корпоративного портала (чаты, опросы, живая лента) и пользовались модулем ведения задач и проектов.

Выбрав Битрикс24, как основную платформу для решения всех бизнес-процессов компании, клиент хотел:

  • Создать единую систему управления проектами с возможностью контроля проведения расходов и приходов по ивенту.
  • Контролировать рентабельность портфеля проектов.
  • Иметь быстрый доступ к информации по рентабельности компании и эффективности работы отдельных подразделений.

Реализация:

Разработан функционал:

Модуль «Реестр поставщиков»:

При работе над проектом возникает потребность поиска поставщиков услуг по категориям и критериям. Поэтому первой задачей стояла реализация возможности наполнения базы поставщиков и спектром их услуг.

Для сущности «Компания» был разработан отдельный раздел «Товары и услуги», который во время проведения мероприятия позволят создать для компании-поставщика список услуг с возможностью поиска.

Все услуги разбиты на категории с отдельным набором полей, значение которых участвуют в фильтре при поиске.

Сделки были распределены на два направления:

  • «Родительская сделка» – непосредственно сам проект.
  • «Дочерняя сделка» – сделка с поставщиками для организации внутреннего тендера.

Для родительских сделок были реализовано два интерфейса:

  • Реестр поставщиков.

Список товаров и услуг с возможностью фильтрации по значениям свойств, детальным просмотром каждой услуги и модальным окном создания дочерних сделок с обязательными параметрами.

  • Реестр дочерних сделок.

Реестр отображает список всех сделок с поставщиками, которые участвуют во внутреннем тендере на поставку услуг в рамках проведения мероприятия.

Приятной новостью стало то, что стандартные инструменты Битрикс24, такие как роботы и бизнес-процессы, отлично совмещаются с реализованной логикой, где достаточно удобно автоматически информировать поставщиков о результатах проведения тендера при переводе дочерних сделок в соответствующие статусы.

Модуль «Операции»:

Одна из главных функций, без чего не обходится ни один проект – проведение финансовых расходов, как на сам ивент, так и административные нужды.

Для контроля движения денежных средств была создана система счетов и операций, позволяющая проводить списания и начисления денежных средств между счетами.

Список счетов:

  1. Для пользователя:

  • Три валютных кошелька (Доллар, Гривна, Евро).
  • Топливный кошелек (расходы на бензин).

    2) Касса:

  • Три валютных кошелька (Доллар, Гривна, Евро).

    3) Компания:

  • Четыре гривневых кошелька (Начислено, Доступно к списанию «Наличные», Доступно к списанию «без НДС», Доступно к списанию «с НДС»,)

    4) Склад:

  • Топливный кошелек.
  • Кошелек для каждой категории склада.

«Список операций» представляет собой реестр с возможностью фильтрации и создания операций.

Каждая операция имеет ряд настроек:

  • Права доступа на проведения операции.
  • Статья расходов, которые можно указывать при проведении операции.
  • Связь со сделкой. Так как операции можно проводить, как из общего реестра, так и из раздела в сделке – данная настройка регламентирует интерфейс, в котором возможно создать соответствующую операцию.

В случае, если операция была проведена из сделки, то в системе автоматически формируется связь операция – сделка, которая влияет на конечную рентабельность проекта.

Все операции логично разделены на три категории:

  • Расход. Для таких операций обязательно указываются категории и статьи расходов.
  • Приход. Для таких операций обязательно указываются категории и статьи прихода.
  • Трансфер. Операция проводится при трансфере денежных средств между авансовыми счетами объектов корпоративного портала.

Для каждой операции был реализован свой интерфейс создания:

  • Каждая операция имеет свой набор полей с условиями обязательного заполнения и валидации.
  • При проведении операции, данные отображаются в реальном времени, исключая возможность ошибок во время работы разных сотрудников в одну секунду.
  • При проведении операции в иностранных валютах, автоматически подсчитывается стоимость в грн., исходя из курса НБУ, который обновляется ежечасно.
  • Каждую проведенную операцию можно изменить или удалить. Состояние кошельков возвращается на момент ее создания и актуализируется уже с новыми данными.

Модули «Входящие и исходящие счета»:

В рамках проекта было реализовано две дополнительные сущности для возможности вносить в систему счета, которые разбиты на два типа:

  • Исходящие счета – счета, которые выставляет клиент своим клиентам.
  • Входящие счета – счета, который выставляет поставщик компании.

Список счетов представляет собой реестр с возможность создания, редактирования и фильтрации элементов по параметрам. Для каждого счета есть возможность формирования назначений, связи со сделкой, выбором реквизитов поставщиков и клиентов. Счета имеют подчиненные документы – «Платежные поручения» и «Закрывающие документы» (акты или расходные накладные), которые влияют на рентабельность проекта.

По входящим и исходящим счетам реализован обмен с 1С по сценариям:

  • Битрикс24 передает в 1С параметры счета.
  • 1С возвращает платежные поручения, закрывающие документы и статус счета.

Входящие счета, по аналогии с операциями, разбиты на несколько типов. В зависимости от типа счета, при получении подчиненных документов, формируются свои действия в системе:

  • Входящий счет для оплаты товаров / услуг под сделку – используется для проведения расходов по сделкам. Влияет на рентабельность сделок.
  • Входящий счет для проведения закупок на склад – формируется для пополнения кошельков категорий склада.
  • Входящий счет для внесения авансового платежа компании поставщику – вносит на авансовые счета компаний суммы для последующего списания под проект или административные нужды.
  • Входящий счет для проведения закупок на топливный склад – пополняет топливный кошелек компании.
  • Входящий счет для оплаты товаров / услуг под другие цели (оплату офиса, закупку кофе) – формирует данные для отображения PNL компании.

Смета:

Для возможности формирования стоимости сделок, был разработан модуль «Смета», позволяющий формировать перечень продаваемых продуктов и контролировать расходы по каждой категории.

Модуль позволяет:

  • Создавать неограниченное количество смет в рамках одного проекта.
  • Формировать список категорий и продаваемых продуктов.
  • Удалять и редактировать параметры сметы.
  • Генерировать файл Excel в готовом шаблоне для отправки клиенту.
  • Автоматически определять стоимость проекта исходя из вида налогообложения юридического лица.

При проведении расходов по проекту пользователи обязательно указывают проект, смету и категории. Для контроля расходов по каждой категории сумма всех расходов выносится в отдельное окно для контроля расходов по проекту.

Модуль «Дни обеспечения»:

Чтобы иметь возможность вносить информацию по дням обеспечения мероприятия, для участников проекта был создан отдельный реестр, который влияет на рентабельность проекта. Туда входит отчет по всем дням ДО и включает дополнительный пункт, связанный с начислением ЗП.

Исходя из внесенных пользователем параметров, система автоматически определяет количество дней и стоимость дней обеспечения, сумма которых влияет на рентабельность проекта. Для каждого сотрудника есть возможность внесения стоимости дня по каждому месяцу.

Реестр основных средств:

Для учета склада в деньгах и отслеживания его сальдо в реальном времени, был создан «Реестр основных средств». Страница представляет собой три раздела с отображением текущего состояния кошельков категорий. Для каждой категории есть возможность внесения продуктов с необходимым набором параметров.

Для возможности работы со складом сотрудникам, была реализована сущность «Заявка на склад».

Страница заявок представляет собой список всех обращений с возможностью:

  • Создания заявки.
  • Редактирования заявок.
  • Фильтрации заявок по всем параметрам.

При создании заявки на склад пользователь заполняет основные параметры и список необходимых продуктов по каждой из категорий склада, указав необходимое количество и комментарий.

Дополнительно был разработан отдельный функционал для роли «Кладовщик», который позволяет:

  • Распечатать заявку в виде файла для сбора продуктов.
  • Указать факт выдачи и возврата аренды или расходных материалов.
  • Сформировать возврат по заявке. При этом система автоматически определяет сумму расходов или амортизации для каждого из продуктов (данные расходы влияют на рентабельность сделки).

PNL сделки:

Для сделок реализован отдельный модуль, отображающий интерфейс с данными по приходам и расходам, который, на основании ряда формул и констант, формирует значение рентабельностей по сделке в абсолютном и процентном выражении. По-модному это называется - PNL, то есть, отчет по финансовым показателям компании.

Все значения из PNL дублируются в пользовательских полях сделки, что в свою очередь позволяет формировать отчеты, используя стандартный конструктор корпоративного портала.

В данный отчет попадают:

  • Суммы оплат и актов по входящим счетам.
  • Суммы оплат и актов по исходящим счетам.
  • Сумма внесенных операций по сделке.
  • Суммы списаний со склада в разрезе категорий списания.
  • Сумма дополнительных расходов и оплата налогов (данные приходят из 1С).
  • Сумма дней обеспечения.
  • Расчетные значения (содержание офиса, расходы на движение средств, отчисления на расходы без НДС).

Участники проекта. Календарь проектов:

Над проектами обычно работают несколько сотрудников, при этом у каждого – своя роль.

Для этих целей:

  1. Доработаны пользовательские поля «Привязка к сотруднику». При добавлении сотрудника в одно из полей – сделка становится доступной для просмотра и редактирования (кроме некоторых полей).
  2. Создан дополнительный календарь «Календарь проектов», в котором:
  • События автоматически создаются при создании сделки.
  • Цвет и названия события обновляются при каждом изменении сделки, добавляя имена текущего статуса и наследуя цвет.
  • При добавлении участников в события – сделку, связанную с событием, добавляются участники. Таким образом сделка становится доступной для работы всем.
  • Реализована отдельная роль распределения сотрудников по проектам. При этом стандартный функционал календаря позволяет контролировать занятость сотрудников по другим проектам и находить наиболее оптимальный вариант формирования команды.

Зарплатные ведомости:

Старая логика формирования зарплатных ведомостей была полностью пересмотрена в угоду новому модулю, который позволяет:

  • Создавать для каждого месяца зарплатную ведомость с возможностью включения квартальных бонусов.
  • Рассчитывать начисления для сотрудников.
  • Контролировать выданные авансы и безналичные начисления.
  • Просматривать детали начисления для каждого сотрудника.

Для всех сотрудников формируется ежемесячно матрица начисления, состоящая из 26-ти переменных значений:

  • Фиксированные суммы (ставка, компенсация за использование личного транспорта).
  • Переменные (проценты и дополнительные начисления на суммы и значения рентабельности закрытых сделок в зависимости от роли сотрудника в проекте).
  • Начисления за перевыполнения месячных и квартальных планов.

Дополнительно модуль позволяет закрывать ведомость. При этом система производит списания средств с кассы и автоматически формирует документы расходов.

PNL компании:

По завершению проекта клиент получил то, чего ждал год – PNL компании – отчет, собирающий всю информацию по приходам и расходам компании с возможностями:

  • Группировки значений по кварталу, полугоду и году.
  • Группировки административных расходов по категориям и статьям затрат.
  • Отображения количества сделок в рамках периода. Сравнения количества сделок: в работе и завершенных.
Дополнительные разработки:

В рамках проекта был реализован ряд дополнительных функций для возможности управления и исключения ошибок при работе с порталом:
  • Валидация закрытия проекта, когда при переводе сделки в стадию «Успешна», необходимо выполнить порядка 10-ти условий.
  • Фиксация периода при создании операций, документов, счетов, сделок.
  • Возможность закрыть отчетный период (если кто-то из менеджеров захочет внести дополнительные корректировки, то система ему ответит отказом).
  • Гибкое разделение прав доступа созданных модулей для разных групп пользователей.

Результат вышел следующим: 

  • Реализована возможность управления базой услуг.
  • Создан удобный поиск поставщиков по необходимым параметрам.
  • Разработан инструмент для проведения конкурса среди поставщиков путем создания дополнительного направления сделок.
Как итог, клиент видит чистую прибыль по компании в любой промежуток времени в рамках года.