Корпоративный портал ветеринарной клиники имени Мамоновой
Вернуться к списку-
Тип проекта:Облачный Битрикс24
-
Тематика сайта:Медицина и фармацевтика
-
Редакция продукта:Б24 - Компания (2020 архивный) (2020 archived)
-
Сайт:
-
Партнер:
- Краткая информация о клиенте:
- сфера деятельности
- В группу компаний входят сеть ветеринарных клиник и сеть зоомагазинов
- дата основания
- 10.12.2002
- число сотрудников (число сотрудников, работающих с Битрикс24)
- Всего 160 сотрудников
- Работают с Битрикс24 - 96
- количество офисов/филиалов, география
- 3 ветеринарных клиники
- 10 магазинов
- 6 пунктов выдачи заказов
- Все офисы размещены в г. Тюмень
- примечательные факты, достижения компании
- В компании сильный коллектив ветеринарных врачей-специалистов, есть все необходимое оборудование для диагностики и лечения животных.
- Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришёл клиент.
- Опишите ситуацию до внедрения Битрикс24 – какие задачи, проблемы сложно или невозможно было решать
- Компания испытывала сложности во взаимодействии и коммуникации между центральным офисом, клиниками и магазинами. Использовалось множество разных инструментов типа ICQ, Skype и пр.
- Отсутствовала возможность доступа к необходимым в работе документам в едином месте. Поиск информации занимал много времени.
- Какие критерии играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24?
- Наличие требуемого функционала
- Простота освоения продукта
- Наличие партнёров, способных выполнить внедрение
- Безопасность покупки
- Почему клиент выбрал именно вашу компанию
- Мы попали в шорт-лист потенциальных партнёров благодаря наличию статуса "Золотого партнёра" и компетенций по Битрикс24.
- В ходе встреч на предпроектной стадии наша компания показала способность вникать в задачи клиента и разговаривать на языке бизнеса.
- Процесс внедрения, особенности проекта.
- На какую целевую категорию было направлено внедрение? Проблемы какого отдела/отделов решались в первую очередь?
- В инициативную группу проекта входили Финансовый директор и менеджер по персоналу.
- Внедрение было направлено в первую очередь на сотрудников центрального офиса и руководителей удалённых подразделений.
- С какими техническими сложностями пришлось столкнуться?
- Пожалуй единственной технической сложностью являлось то, что клиент самостоятельно зарегистрировал портал на личный e-mail сотрудника, поэтому позднее пришлось прорабатывать вопрос смены главного администратора портала.
- Есть проблемы вовлечения пользователей в работу с решением? (пользователи не могут освоить новый продукт, не хотят использовать, не заинтересованы)
- Проблемы с вовлеченностью наблюдались в "производственных" подразделениях, например, у главного врача клиники. Особенное сопротивление наблюдается по модулю "Учёт рабочего времени".
- Какие действия применялись для обучения и вовлечения пользователей?
- Сначала было проведено совещания с ключевыми руководителями, на котором были синхронизированы цели проекта и план его внедрения.
- Затем был разослан информационный анонс сотрудникам компании с кратким описанием целей, задач и выгод.
- Далее, для всех руководителей компании было проведено обучение работе с инструментами Битрикс24 с демонстрацией примеров использования из реальной практики.
- По завершении обучения было проведено анкетирование слушателей. Результаты тестирования показали лучшие и худшие по восприятию инструменты, что позволило провести дополнительную работу с пользователями.
- Насколько активно топ-менеджмент использует возможности облачной версии Б24?
- Наиболее активно порталом пользуется Финансовый директор, затем Юрист, Генеральный директор и Исполнительный директор.
- Были ли сложности во внедрении - прописать какие и как преодолели
- Нет
- Работа с решением. Достигнутые результаты.
- Какая функциональность активнее всего используется? Какие задачи решаются? Приведите реальные примеры использования функционала (например, система постановки и контроля задач, CRM, телефония, совместная работа над документами и т.д.)
- На первом месте по активности использования стоит коммуникация между сотрудниками посредством "Чата и видео". Данный инструмент используется для оперативного решения рабочих вопросов.
- На втором - "Задачи и проекты" (рабочие группы). Данный инструмент активнее всего используется топ-менеджментом и руководителями подразделений.
- На третьем - "Социальная сеть". Используется для различного рода объявлений и обсуждений.
- Есть ли в компании специалист по внутренним коммуникациям (или сотрудник, на которого возложены подобные функции)?
- Да, менеджер по персоналу.
- Какой у вас годовой показатель вовлеченности компании по «пульсу»?
- У клиента на текущий момент годовой показатель вовлеченности 22%
- Были ли сложности с вовлечением в работу с Б24 - прописать какие и как преодолели
- Проблемы с преодолением вовлеченности решаются личным примером руководства и директивно (распоряжениями руководителя).
- Преимущества от внедрения
- Преимущества, которые можно измерить и оценить: Например, скорость принятия решений в каком-то отделе заметно сократилась, или стало удобнее обсуждать вопросы, обмениваться документами в рамках проектных групп, меньше времени тратится на отслеживание выполнения задач…
- Повысился уровень координация работы компании, особенно между различными подразделениями за счёт применения инструмента "Календари" и "Собрания и планёрки".
- Стало удобнее обсуждать рабочие вопросы, обмениваться документами в рамках проектных групп, меньше времени тратится на выполнение задач.
- За счёт внедрения модуля "Учёт рабочего времени" повысилась прозрачность работы удалённых подразделений.
- Настроенный бизнес-процесс принёс компании следующие выгоды:
- наведён порядок в согласовании, подписании и регистрации договоров;
- процесс проходит быстрее и стоит компании дешевле;
- теперь можно согласовать договор, находясь вне офиса;
- раз и навсегда искоренена «забывчивость» сотрудников;
- теперь можно узнать, кто и когда внёс корректировки в договор;
- обеспечен режим конфиденциальности доступа к договорам;
- ответственный сотрудник теперь не забудет продлить или перезаключить договор на новых условиях.
- Нематериальные выгоды (эмоциональные) – коллектив стал дружнее, сплоченнее, повысилась мотивация к работе и т.д.
- В коллективе сформировались виртуальные неформальные группы, в рамках которых коллеги имеют возможность обмена сообщениями и фотографиями на различные темы.
- Теперь у руководства есть возможность публично выразить благодарность любому сотруднику за особые достижения.
- Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.
- Битрикс24 используется для автоматизированного безбумажного согласования договоров с контрагентами компании. В процессе участвуют: Инициатор, Юрист, Финансовый директор, Контрагент, Офис-менеджер и Генеральный директор. Бизнес-процесс создаёт задачи, уведомления, задания на рассмотрение и утверждение, сохраняет промежуточные и конечные результаты на Битрикс.Диск. Теперь нет необходимости вести реестр договоров вручную, все происходит автоматически.
- Отзыв заказчика о проделанной работе
Компания "Айболит" основана в 2002 году. В структуру компании входит 3 ветеринарных клиники, сеть из 10 зоомагазинов и 6 пунктов выдачи заказов. Центральный офис и филиалы в г. Тюмень. В компании работает 160 сотрудников.
К 2016 году мы чётко осознали необходимость объединения сотрудников компании посредством корпоративного портала. Перед нами встали следующие задачи:
1. Объединить взаимодействие и общение между офисом, клиниками и магазинами в единую сеть.
2. Обеспечить доступ к необходимым в работе документам в единой информационной базе.
3. Упростить часть рабочих процессов, связанных с документооборотом.
4. Предоставить сотрудникам инструменты планирования работы и отслеживания результативности.
5. Предоставить сотрудникам инструменты создания рабочих групп, виртуальных групп по хобби, дать возможность обсуждать, дискутировать, принимать решения и т.д.
6. Предоставить каждому сотруднику возможность принимать онлайн-участие в жизни коллектива.
Для решения данного вопроса мы провели собственное исследование доступных на рынке корпоративных порталов и подобрали, как нам кажется, наиболее подходящее нам решение на базе продукта 1С-Битрикс24. Перечислим первоочередные критерии выбора: функциональность портала, скорость освоения сотрудниками, стоимость, интеграция с другими продуктами 1С. Дополнительно мы отметили для себя расширение функционала портала по мере роста потребностей, присутствие рядом с нами партнёров, которые помогут внедрить портал в компании.
После выбора платформы мы перешли к планированию внедрения портала, так как от этого зависит, приживётся портал в компании или нет. В решении данного вопроса нам помогла компания Легаси - Золотой сертифицированный партнер 1С-Битрикс. Отдел внедрений Битрикс24 Легаси подготовил календарный план проекта с детальным указанием задач, сроков и ответственных со стороны заказчика и подрядчика. Таким образом, приступая к работе по проекту, мы понимали дальнейшие этапы и вовремя выделяли требуемые ресурсы.
Отметим следующие работы, выполненные компанией Легаси:
1. Руководитель проекта обучил топ-менеджеров и линейных руководителей компании инструментам Битрикс24, что позволило за 4 часа понять возможности портала и сразу же использовать инструменты в ежедневной работе;
2. Руководитель проекта обучил инициативную группу, которая включала в себя в том числе генерального и финансового директоров, инструментам автоматизации рабочих процессов. После этого мы составили алгоритм пилотного рабочего процесса по согласованию договоров в электронном виде с участием инициатора, юриста, финансового директора, контрагента, офис-менеджера и генерального директора. Отдел внедрений Битрикс24 Легаси выполнил автоматизацию разработанного алгоритма на портале и подробную демонстрацию работы процесса. Это позволило нам глубже понять Битрикс24 на практике и планировать дальнейшие шаги по развитию автоматизации процессов.
Мы бы посоветовали воспользоваться услугами компании Легаси тем, кто ищет способы автоматизации рутины, хочет быть уверенным в корректном внедрении портала и поэтому подбирает себе партнера, понимающего язык бизнеса и подробно разбирающегося в продуктах 1С-Битрикс.
Хохлова Екатерина, менеджер по персоналу