Бизнес-процессы в государственной корпорации УРСиП

О клиенте:

URSiP - Акционерное Общество «Управление Развитием Систем и Проектов», специализирующееся на создании комплексных систем, переводе услуг в электронный вид и автоматизации отдельных бизнес-процессов для государственных органов и коммерческих структур в строительной отрасли.

Ситуация: Клиенту требовалась организация закупочной деятельности в государственной корпорации.

Необходима была наладка процессов коммуникации и согласования, поскольку в рамках корпоративной почты заявки могут теряться в связи с большими объемами писем, попадать в папку Спам и прочее.

Цели:

• Автоматизация закупочной деятельности.

• Уход от процессов согласования через электронную почту.

• Отображение истории согласования и стадий заявки.

Решение:

ИТ-интегратор Fusion внедрил и кастомизировал внедренную систему под процессы заказчика: создано 2 новых раздела с реестрами: «Заявки» и «Закупки».

Новый раздел - Реестр «Заявки»

Создан единый реестр заявок, куда попадают элементы, созданные после прохождения полного цикла Бизнес-процесса.

Настроенные бизнес-процессы:

1. Бизнес-процесс «Предоставление техники сотруднику»

Если сотруднику нужно заказать необходимую орг.технику, канцелярские товары или другие офисные принадлежности, запускается бизнес-процесс. Он стартует с Заявки обеспечения, включающей: наименование требуемой единицы, данные сотрудника, которому нужна техника, руководителя и согласующее лицо.

Далее заявка проходит все стадии согласования: одобрение непосредственного руководителя, в зависимости от типа заявки она попадает в отдел АХО (канцелярия) или к системному администратору (техника). Руководитель и другие лица получают форму для согласования, которую можно одобрить, вернуть на доработку с уточняющими вопросами или делегировать, например, заместителю.

Соответствующий отдел, например, АХО, получает заявку на обеспечение техникой и ПО для дальнейшей обработки: выдаче со склада или закупке нового товара.

По завершении бизнес-процесса элемент получает статус «Выдано», что отображается в Реестре заявок.

2. Бизнес-процесс «Выход нового сотрудника»

Процесс стартует с заполнения заявки накануне выхода нового сотрудника: оснащения его рабочего места, в какое подразделение он выходит и под чье руководство.

Заявка на выход нового сотрудника для согласования попадает в отдел кадров, который может её подписать или вернуть обратно на доработку с уточняющими вопросами. При одобрении Отделом кадров все лица, причастные к выходу нового сотрудника – системный администратор, руководитель и прочие – получают уведомление и задачу при необходимости действия: выдачи техники, оснащения рабочего места итд.

Новый раздел - Реестр «Закупки»

Создан единый реестр закупок, куда добавляются элементы, созданные после прохождения полного цикла Бизнес-процесса.

Настроенные бизнес-процессы:

1. Бизнес-процесс «Закупки малого объема» - для оформления поставок на сумму менее 600 000 руб.

2. Бизнес-процесс «Закупки свыше 600 000» - для оформления поставок на сумму свыше 600 000 руб.

В реестре заявок каждая строка – это завершенный бизнес-процесс.

Процесс стартует с «Добавления закупки»: заполняется предмет договора, сумма, смета, примечания и прочая необходимая информация по нему. Далее заявка попадает на согласование к Руководителю, который может одобрить её, вернуть на доработку или делегировать.

Стадия согласования состоит из перемещения заявки по заданной цепочке сотрудников, ответственных за процесс согласования закупок.

После окончательной стадии согласования заявка попадает в единый реестр.

Карточка Закупки включает элементы: Общее (статус закупки, предмет договора, ТЗ, смета, договор) и Бизнес-процессы, где можно отменить или перенести закупку.

Результаты:

Что дала настройка бизнес-процессов:

• Автоматизация закупочной деятельности.

• Прозрачность процедуры согласования в крупной компании – в рамках карточки процесса отображается его история – когда и кем что согласовано.

• Масштабируемость внутренних процессов, увеличилось количество одновременных согласований.