Настройка коробочной версии Битрикс24 для общественной организации
Вернуться к спискуКраткая информация о клиенте
Международный союз немецкой культуры – общественная организация немцев России, основанная в 1991 году. Объединяет более 450 центров немецкой культуры, центров встреч, общественных организаций немцев России. Реализует более 500 федеральных, региональных и местных проектов ежегодно. Входит с 1992 г. в состав Межправительственной российско-германской комиссии.
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
До внедрения Битрикс24 процесс обработки новых клиентов был не систематизирован - лиды могли поступать через сайт, почту или телефон. Для хранения и классификации клиентов было решено установить CRM-систему. Свой выбор куратор МСНК остановил на Битрикс24.
Сотрудники компании установили бесплатный тариф и тестировали функциональные возможности Битрикс. В процессе самостоятельного изучения инструментов системы пришли к выводу, что требуется помощь в настройке некоторых модулей и обучении сотрудников.
Задачи:
- Консультация по покупке домена и подключению SMTP
- Разворот коробочной версии Битрикс24 на сервере клиента
- Установка SSL-сертификата
- Приглашение сотрудников на портал, построение структуры компании
- Настройка CRM: создание воронок продаж по направлениям работ
- Настройка карточек сущностей: Сделки, Контакта и Компании
- Перенос базы контрагентов из облачного портала с сохранением привязки
- Добавление пользовательских полей и списков
- Интеграция с почтовым сервисом. Разработка инструкции для сотрудников
- Первичное обучение сотрудников работе в коробочной версии системы
- Автоматизация: построение бизнес-процессов для упрощения работы менеджеров
- Загрузка шаблонов документов
Процесс внедрения.
Внедрение происходило поэтапно и включало в себя 4 этапа. Рассмотрим каждый из них подробнее.
Работа с решением. Достигнутые результаты.
Этап 1. Разворот коробочной версии и настройка структуры компании
После приобретения коробочной версии Битрикс24, мы приступили к развороту портала на сервер. Стандартно данный этап работ включает в себя пять обязательных шагов:
- Установка корпоративного портала
- Исправление возможных ошибок и оптимизация
- Установка SSL-сертификата для безопасного подключения
- Установка тестового контура для тестирования будущих обновлений и доработок
- Исправление возможных ошибок и оптимизация тестового портала
Наши специалисты развернули рабочий портал и настроили его для дальнейших действий. Далее сделали бэкап корпоративного портала и установили тестовый контур.
Этап 1.2. Структура компании
Следующий этап настройки портала – создание структуры компании и приглашение сотрудников в систему. Куратор компании прислал нам диаграмму иерархии, согласно которой мы составили схему организации.
Далее мы добавили в систему сотрудников, заполнив следующие поля:
-
ФИО
-
Должность
-
E-mail
-
Связь с отделом
Для каждого пользователя мы сгенерировали пароль для доступа в систему. По итогу реализации составили Excel-файл со всеми сотрудниками и доступами в их Личный кабинет.
Этап 2. Настройка CRM
Третий этап настройки портала мы разделили на шесть шагов:
- Создание воронок продаж по направлениям работ
- Настройка карточек сущностей: Сделки, Контакта и Компании
- Перенос базы контрагентов из облачного портала с сохранением привязки
- Добавление пользовательских полей и списков
- Первичное обучение сотрудников работе в системе
- Загрузка шаблонов документов
Мы настроили CRM под логику работы организации. Менеджеры МСНК начали работу в новой системе с привычными этапами ведения клиента.
Дополнительно наши специалисты провели обучение сотрудников основным вопросам: Живая лента, Чат и задачи, Воронки и туннели продаж.
Этап 3. Интеграция с почтовым сервисом
Следующий этап настроек – интеграция с почтовым сервисом. Для сотрудников компании подключение почты было приоритетной задачей, после настройки CRM. В организации есть выделенный почтовый сервер.
Мы подключили почтовые ящики сотрудников. Разработали инструкцию для дальнейшей самостоятельной настройки. Связали почтовые ящики некоторых сотрудников в CRM (создание лидов из входящих писем).
После интеграции портала и почтового сервиса скорость обработки заявок повысилась на 20%.
Этап 4. Автоматизация процессов компании
Заключительный этап настроек по проекту МСНК – автоматизация рутинных процессов на портале.
Мы реализовали четыре бизнес-процесса, упрощающих работу менеджеров в системе:
-
Заполнение анкеты участником по внешней ссылке, при помощи CRM-формы
-
Передача E-mail, адреса и региона контакта в связанный элемент
-
Согласование договоров с контрагентом (юридическое лицо)
-
Перенос поля из карточки Контакта в реквизиты, для корректного заполнения шаблона документа "Бухгалтерский список"
Благодаря настроенным бизнес-процессам часть задач и действий, не требующих участия менеджеров, выполняется автоматически.
Преимущества от внедрения
Благодаря выполненным настройкам, общественная организация Международный союз немецкой культуры:
- Получила работающую систему, упрощающую обработку заявок
- Хранит все данные клиентов в единой информационной среде Битрикс24
- Обрабатывает поступающие письма в рамках CRM, новые лиды не теряются
- Сортирует все сделки по стадиям, что упрощает их обработку
Мы продолжаем сотрудничество с представителями МСНК. Ежемесячно выполняем регламентные работы по обновлению портала. Впереди – завершающий этап настройки Битрикс24, включающий в себя сложную автоматизацию с доработками системы.
Примеры использования системы в рабочих ситуациях отдела
На данный момент портал активно используется не только отделом продаж, но и бухгалтерией - согласование договоров с юристами и руководством теперь проходит быстрее, благодаря настроенной системе документооборота внутри Битрикс24.
Отзыв заказчика о проделанной работе
"На данный момент у нас завершено 4 этапа реализации. Сотрудники компании ПУСК уже составили план на 5 этап и согласовали с нами предварительные трудозатраты. Планируем обязательно завершить последний этап работ!"