Корпоративный портал для компании «Комплексные строительные решения»

О компании

АО «Комплексные строительные решения» — проектная, производственная и строительная компания. Более 15 лет поставляет здания для предприятий большинства отраслей экономики: строительной, нефтегазовой, горнодобывающей, машиностроительной, химической, пищевой и тд. У «КСР» собственное производство, завод металлоконструкций, строительно-монтажное подразделение и самые новые технологические инструменты в сфере.

Ситуация

В крупной строительной компании процесс продаж объемный, с большим количеством документации и согласований на юридическом, финансовом и управленческом уровнях. Его трудно вести, собирать данные для планирования и прогнозировать результат. Когда счет клиентов, подрядчиков и поставщиков идет на тысячи, их сложно аккумулировать и фильтровать.

Цели

• Оптимизировать и структурировать продажи;

• Упростить процесс управления;

• Создать прозрачную систему сегментации клиентов;

• Ускорить работу менеджеров, создать условия для комфортного ведения внедренной платформы;

• Создать единое пространство для коммуникаций в компании.

Решение

Продажи в АО «КСР» мы автоматизировали с помощью CRM-системы Битрикс24. Помимо внедрения стандартного функционала, мы создали несколько дополнительных элементов, чтобы платформа точно совпала с процессами компании и была удобной в использовании.

Бизнес-процессы 

Бизнес-процессы охватывают все стадии взаимодействия с клиентами: поиск и квалификация лидов, обработка входящих обращений, проведение договорных работ, переговоры по итогам проекта и пр. 

На каждой стадии Лида и Сделки менеджеру по продажам приходят уведомления, задания и задачи. Например, нужно заполнить информацию, отправить рекламные материалы, подготовиться ко встрече по чек-листу, написать отчет после переговоров и отметить это в соответствующем поле карточки CRM.

Так в отделе продаж не случается ситуаций вроде “забыл” или “потерял”, а еще в любой момент можно поднять архив клиентов и точно понять, как проходила работа с клиентом, о чем общались и на чем завершилось сотрудничество.

Зависимые поля в карточках Компаний CRM и многоуровневая сегментация

Когда в CRM несколько сотен однородных компаний (например, только клиенты), то можно применить стандартные фильтры портала и быстро выявить нужный сегмент. 

Но что делать компании с тысячами партнеров, подрядчиков, поставщиков и клиентов? Если добавить в карточку CRM все характеристики для каждой из этих категорий, их будет слишком много и мы получим захламленность и неразбериху даже при бережном ведении CRM, а сегментация и формирование отчетности будут затруднены. 

Поэтому мы разработали зависимые поля, благодаря которым можно проводить многоуровневую сегментацию. При заполнении карточки, одно за другим, появляются поля с уточняющими характеристиками:

• Это клиент? Он действующий? Доволен сотрудничеством? Перспективный? Проект крупный? 

• Это партнер? Действующий или потенциальный? Из какого региона?

• Поставщик? Что именно он поставляет? В каком регионе?

Так у компаний появляются разные наборы зависимых свойств.

Поля можно сделать обязательными или необязательными (например, заполнить первые два этапа для базовой сегментации, а остальные — на усмотрение менеджера).

Фильтры при составлении отчетов работают с такими же зависимыми полями, как и в карточке компании. 

Дополнительные отчеты

Чтобы среди всех полей в многоуровневой сегментации было удобно выделять самых важных текущих и потенциальных заказчиков, мы создали дополнительный отчет с “горячими” и “холодными” перспективными клиентами. 

В отчете можно найти информацию практически в любом срезе, данные “подтягиваются” из сущностей Компания и Сделка. Видно, сколько сейчас перспективных клиентов, проводились ли с ними работы, запланированы ли активности, какая маржа от проекта и тд. 

Этот отчет полезен всем. Менеджер по продажам может найти в нем возможности для выполнения квартального плана, руководитель отдела продаж — контролировать ситуацию и планировать работу, а топ-менеджмент видит в нем точки роста для развития всей компании.

Отчет можно не только просматривать, но и выгружать в excel-формате или отправлять в другие системы, чтобы продолжить работу с информацией.  

Задачи в Битрикс24

Кстати, на платформе Битрикс24 можно работать с задачами и проектами с любого устройства и в разных форматах: канбан, Мой план, диаграмма Ганта. Поставить задачу “вручную” можно в несколько кликов: указав описание, дедлайн и ответственного. На платформе есть сортировка задач по активности, благодаря которой сотрудники могут удерживать фокус на самом главном. 

Общение в компании

Внедренный портал — коммуникационная экосистема компании. Сотрудники могут публиковать сообщения в новостной ленте, общаться в чатах, планировать встречи в календаре (личном, отдела или компании), хранить документы на Диске, проводить опросы и создавать группы. 

К платформе “привязана” телефония и корпоративная почта, поэтому общение с клиентами отображается в карточках CRM, их можно переслушать и изучить даже спустя годы сотрудничества. 

Результат

• Внедрена удобная система, которая сделала работу компании более прозрачной;

• С введением отчетов упростился контроль менеджеров, отслеживание финансовых показателей, планирование;

• Благодаря бизнес-процессам работа в отделе продаж ускорилась;

• Повысился уровень клиентского сервиса, нет шансов что-то забыть;

• Создано единое пространство для общение внутри компании.

Планы:

• Разработать отчеты для подсчета эффективности сотрудников отдела продаж;

• Внедрить кастомную CRM-форму на сайте (с зависимыми полями для более детального сбора первичной информации.