Внедрение Битрикс24 с нуля для отдела продаж ГК Ангарейон

О компании и её целях в Битрикс

Группа компаний «Ангарейон» на рынке систем безопасности с 2014 года. Специализируются на поставке и монтаже систем охранной и пожарной сигнализации, оборудования видеонаблюдения и контроля. Дополнительно выполняют разработку программного обеспечения для заказчика.

Офис компании расположен в Москве. Продажи ведут с использованием интернет-магазина. Постоянные участники выставок в сфере безопасности по всей России.

Количество офисов: 1 офис и 1 склад в г. Москве.
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 23 человека
Тип лицензии Битрикс24: облачная версия — тариф «Команда».

Представитель компании обратился к нам за помощью в подборе тарифа и настройке портала для отдела продаж. Требовалось решить следующие задачи:

• перестать терять заявки клиентов
• свести коммуникации в одну систему – получить единое рабочее пространство.

В качестве решения мы предложили начать с минимального тарифа, подходящего по количеству пользователей, и сделать базовое внедрение для быстрого старта работ:

1. Регистрация нового портала, приглашение сотрудников и настройка структуры компании
2. Настройка CRM
3. Настройка почты
4. Интеграция телефонии Mango
5. Интеграция сайта
6. Обучение сотрудников

Наше предложение устроило заказчика, так как среди ряда других, получилось выгодным по цене и составу работ. Мы перешли к реализации обозначенных задач.

Структура компании

После регистрации нового портала и активации тарифа мы пригласили сотрудников в систему и настроили структуру компании.

Распределение по отделам закрепляет определенные права для пользователей Битрик24. Сразу делали ту структуру, которая соответствует реальной иерархии в компании. 

Настройка CRM для отдела продаж

CRM - сердце продаж и ключевой блок настройки, поэтому основная часть работ приходилась на эту часть портала.

Начинали с оптимизации полей карточек Лида, контакта, сделки согласно требованиям куратора проекта Ангарейон. По умолчанию в системе уже был свой набор элементов, который отображался для заполнения, но он, как правило, не учитывает всей глубины и специфики работы с клиентом в каждой конкретной компании. Индивидуальная проработка полей фокусирует внимание менеджера на ключевых данных по заказу.

Следующий этап – настройка воронок. На Лидах мы рекомендуем не делать много этапов и максимально быстро классифицировать первичное обращение:

Для сделок проработали статусы сразу трех воронок по направлениям работ:

1. Основная воронка продаж
2. Технический отдел
3. Отдел закупок

В дальнейшем можно связать переход из одной воронки в другую для повторной проработки клиента с помощью туннелей продаж.

Выполненных настроек достаточно для ведения поступающих Лидов и дальнейшей обработки заказов разными отделами. В перспективе можно добавить автоматизацию для облегчения работы менеджеров, контроля исполнения и повышения лояльности клиентов.

Интеграция почты

Интеграция с почтовым сервисом добавляет историю переписок менеджеров с клиентом в карточку CRM. В данном проекте было несколько особенностей:

1. Помимо личных почтовых ящиков менеджеров требовалось настроить подключение общего корпоративного адреса.
2. Письма, приходящие с определенного почтового ящика, всегда фиксировать в CRM в качестве нового Лида.

Подключение общего корпоративного ящика выполнили с использованием настройки по созданию новых Лидов из входящих писем с неизвестных e-mail адресов.

Для создания нового лида каждый раз при получении входящего письма от одного адресата - также использовали настройки ящика. Дело в том, что этот e-mail присылает информацию о заказах с сайта, а каждый заказ является уникальным и менеджерам необходимо обработать все заказы для дальнейшей конвертации Лида в Сделку.

Мы внесли адрес отправителя в настройках почтового ящика получателя, чтобы сделать исключение по нужному нам правилу.

После интеграции почты с CRM и распределения ответственных на новые Лиды  - ни одно обращение не останется забытым, система вносит данные в базу автоматически.

Интеграция телефонии

Нам требовалось подключить к порталу используемую менеджерами Ангарейон телефонию от Mango Office. Мы выполнили интеграцию через приложение.

После установки наши специалисты прописали внутренние номера сотрудников из личного кабинета MANGO OFFICE в настройки приложения (блок «Сотрудники»).

Интеграция с существующей в компании телефонией дала возможность:

• сохранить все ранее используемые номера (менеджеров и общий 8-800)
• обеспечить запись звонков в CRM

Интеграция с сайтом

Для фиксации обращений и возможности быстро ответить посетителям сайта angareyon.ru мы подключили 2 штатных инструмента Битрикс24:

1. Виджет с онлайн-чатом
2. Форму обратной связи

Онлайн-чат активировали через настройку открытой линии и добавления специального кода на сайте:

К виджету помимо онлайн-чата подключили CRM-форму для обратной связи:

Данная форма была доработана и добавлена на отдельные страницы сайта, чтобы посетители могли оставить обращение, которое далее фиксируется в CRM.

Наличие форм обратной связи и удобного виджета на каждой странице сайта обеспечивают быструю коммуникацию клиентов с компанией. Менеджеры получают обращения в Битрикс24 без необходимости ручного ввода данных о клиенте в систему.

Обучение сотрудников

В финале проведенных работ мы организовали скайп-обучение для 16 сотрудников компании с записью урока:

1. Провели демонстрацию возможностей системы.
2. Отработали сценарии движения лидов и сделок.
3. Ответили на вопросы участников.

Итоги проекта

Битрикс24 в компании «Ангарейон» объединил в себе инструменты коммуникации, создав единое рабочее пространство для пользователей:

• Ни один заказ не теряется. Подключенные к порталу каналы: почта, телефония, сайт фиксируют обращения клиентов в CRM.
• Все действия последовательны и нацелены на результат. Сотрудники работают по специально созданным воронкам, передавая заказы между отделами.
• Менеджеры легко ориентируются в новой системе. Проведенное обучение позволило быстро ввести в работу сразу 16 пользователей. 

Проект реализован за 10 рабочих дней. Выполненных настроек достаточно для полноценной работы отдела продаж. Портал готов для перехода на следующий этап – автоматизация бизнес-процессов.

Описанный проект – это быстрый сценарий внедрения Битрикс24, содержащий минимальный набор настроек для создания единой площадки учета и работы с клиентами. Это базовый набор опций, после реализации которого можно приступать к частным сценариям ведения продаж.