Цифровые сервисы для компании «Газпром Нефть»

О клиенте

«Газпром Нефть» – нефтяная компания, которая занимается разведкой и разработкой месторождений нефти и газа, нефтепереработкой, производством и сбытом нефтепродуктов. «Газпром Нефть» – лидер российской нефтяной индустрии по эффективности. 

«Газпром Нефть» – нефтяная компания, которая занимается разведкой и разработкой месторождений нефти и газа, нефтепереработкой, производством и сбытом нефтепродуктов. «Газпром Нефть» – лидер российской нефтяной индустрии по эффективности.

• 3 место в России по объему добычи углеводородов. 
• 1 место в России по объему прокачки через АЗС.

Задачи

В состав «Газпром Нефти» входит большое количество офисов, в каждом из которых был свой порядок оформления пропусков, заказа автотранспорта, бронирования переговорных комнат. Каждый раз при заказе услуги сотрудникам приходилось писать заявку по почте и проходить разные этапы ее согласования. На этапе обращения в Первый Бит, компания «Газпром Нефть» нуждалась в решении, которое позволило бы создать единую систему заказа услуг для всех офисов, оптимизировать число рабочих инструментов, а также повысить вовлеченность сотрудников в корпоративную жизнь. Также было решено совместно с командой заказчика разработать и запустить в эксплуатацию платформу цифровых сервисов, которая упростит рутинные повседневные задачи сотрудников.

Реализация

Сервисы для заказа услуг
На первом этапе разработки продукта были оцифрованы такие сервисы как:

• заказ канцелярии; 
• заказ автотранспорта; 
• заказ пропусков. 

У каждого подразделения компании был свой алгоритм согласования таких заявок. Например, чтобы заказать канцелярию, сотруднику необходимо было сделать запрос по почте, а также контролировать заявку на каждом этапе согласования с помощью писем или телефонных звонков.
Теперь сотрудники могут создать заявку всего за пару кликов в едином интерфейсе, после чего заявка пройдет все этапы согласования по бизнес-процессу каждого подразделения и не потеряется, а инициатор получит обратную связь.

Бронирование переговорных комнат
Сервис позволяет посмотреть список всех доступных помещений и забронировать переговорную комнату или конференц-зал, подходящие по оснащению, наличию проектора или флипчарта.
Сервис также позволяет организовать подбор переговорных комнат в разных локациях. Например, необходимо провести совещание для двух подразделений, расположенных в разных офисах. Система сама подберет свободное время, помещение и запустит видео-конференц связь.
За счет разработанного «кастомного» модуля синхронизации с MS Exchange на встречу можно пригласить сотрудника или внешнего пользователя, который не зарегистрирован на корпоративном портале.

Рейтинг сотрудников
Дашборд – рейтинг активности сотрудников компании, использующих сервисы. За счет этого функционала повышается их вовлеченность в использование автоматизированных сервисов, которые, в свою очередь, повышают продуктивность их работы.

Календарь для записи на спортивные мероприятия
Создан отдельный раздел портала с элементами социальной сети для записи сотрудников в спортивные секции. Для каждой из них создан отдельный подраздел с календарем, где сотрудник может забронировать время занятий.

Интерактивная карта офиса
Мы разработали интерактивную карту офиса компании «Газпром Нефть» с информацией обо всех помещениях и их оснащении, а также расположении рабочих мест сотрудников в рамках офиса. Карта помогает найти необходимого сотрудника, а также получить дополнительную информацию о нем.
Например, если раньше менеджеру нужно было искать другого сотрудника, чтобы подписать документ, то теперь он может открыть карту офиса и точно посмотреть, где и как его найти.
Кроме того, карта офиса реализована как отдельный информационный киоск в нескольких офисах. Киоск располагается в холле бизнес-центра и позволяет гостям быстро найти необходимое им помещение.

Результаты 

• Сотрудники заказывают канцелярию, пропуски и корпоративный транспорт в пару кликов, тратя на это минимум времени. 
• Создано единое информационное пространство, где сотрудники могут общаться друг с другом, а руководство – публиковать новости и информировать коллектив о важных событиях компании. 
• Упрощен процесс подбора и бронирования переговорных комнат, заказа дополнительных услуг для организации совещаний. 
• Создана интерактивная карта офиса, где показано расположение каждого сотрудника компании. 
• Сотрудники могут записываться на спортивные занятия и повышать свой рейтинг активности.