Утверждено
Директором по маркетингу
ООО «1С-Битрикс»
Вартаняном А.А.
20.06.2023
Правила маркетинговой активности
Конференция «Формула бизнеса»
(версия 4.0)
1.2.1. НАПРАВЛЕНИЯ ЦЕЛЕВОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ
1.2.2. СОСТАВ РЕКЛАМНЫХ МАТЕРИАЛОВ
5.1. СОСТАВ ОТЧЕТНОСТИ ДЛЯ ФОРМАТА ОФЛАЙН
5.2. СОСТАВ ОТЧЕТНОСТИ ДЛЯ ДОПОЛНЕНИЯ ФОРМАТЕ ОНЛАЙН
5.3. СОСТАВ ОТЧЕТНОСТИ ПО АНОНСИРОВАНИЮ ДЛЯ ОБОИХ ФОРМАТОВ
5.4. СКАНЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
5.5. Отчет о целевом использовании рекламных материалов
5.5.1. КОНТРОЛЬ ЗА ПОЛНОТОЙ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕКЛАМНЫХ МАТЕРИАЛОВ
5.6. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6. СОГЛАШЕНИЕ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
7. ПРАВИЛА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ
Настоящие Правила определяют особенности осуществления Партнерами Активностей, организуемых ими в пределах территории России и в рамках мероприятий формата Конференция «Формула бизнеса».
Мероприятия формата Конференция «Формула бизнеса» (далее - Мероприятия) подразумевают офлайн-мероприятия (а в указанных Компанией случаях - с обязательным дополнением в формате онлайн), целевой направленностью на продвижение продукта «Битрикс24», проводимые для бизнес-аудитории потенциальных клиентов Компании, которые включают в себя выступления Компании, Партнера и приглашенных сторонних докладчиков. Мероприятия бесплатны для участников. Более подробные требования к программе Мероприятия изложены в Инструкции.
На Мероприятиях не допускаются упоминания (устно и на слайдах презентаций) и/или демонстрация конкурирующих с продуктами «1С-Битрикс» продуктов других вендоров, а именно: корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и проектами, CRM, систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов, облачных сервисов хранения и работы с документами, систем для создания сайтов или конструкторов сайтов/лендингов и других сервисов, схожих по функционалу с продуктами компании.
Компания осуществляет следующие виды информационной и рекламной поддержки Активностей в рамках настоящего проекта.
Виды и конкретные каналы осуществляемой информационной поддержки (из перечисленных ниже) определяются Компанией самостоятельно в отношении каждого отдельного Мероприятия и города, о чем Компания сообщает Партнеру в индивидуальном порядке.
Виды информационной поддержки:
· таргетированная реклама Мероприятия в социальных сетях;
· выпуск email-рассылок по базам подписчиков Компании;
· размещение анонсов через Маркет-платформу ВКонтакте;
· другие виды анонсирования посредством систем контекстной рекламы, Telegram-каналов и Биржи каналов, видеохостингов, чатов, мессенджеров, интернет-порталов, платформ для создания и просмотра контента и т.п
Рекламная поддержка осуществляется Компанией в случае проведения Партнером офлайн-мероприятия посредством предоставления Партнеру брендированных рекламных материалов для их целевого использования и распространения. Компания осуществляет отправку Партнеру указанных материалов за свой счет посредством почтовых или курьерских отправлений (с сопроводительными упаковочными листами), либо нарочным, в том числе с работниками Компании, посещающими соответствующее мероприятие.
Партнер обязан проверять и пересчитывать указанные материалы при их приемке, а также в установленный срок после окончания мероприятия предоставить Компании отчет об их целевом использовании.
Рекламные материалы предоставляются Компанией для их использования в целях оформления площадки, обеспечения участников мероприятия и сопутствующего использования. Под сопутствующим использованием понимается распространение материалов среди третьих лиц, не учитываемых как участники мероприятия (спикеры и ведущие, подрядчики и их персонал, обслуживающие мероприятие, включая работу на регистрации, стендах, в холлах, выставочных зонах и т.п.), а также другое аналогичное использование в рекламных целях.
Материалы для оформления площадки:
· 1 настольный баннер-паук для зоны регистрации;
· 1 напольный баннер-паук для конференц-зала;
· 2 таблички для фотографий «WOW-босс» и «Рулю бизнесом с Битрикс».
Материалы для «Пакета участника» (по ожидаемому числу участников):
· холщовые сумки;
· ручки;
· блокноты;
· три сувенира для участников конкурсов (стоимостью не более 4 000 рублей за единицу).
В отдельных случаях Компания может изменять количество, заменять номенклатуру рекламных материалов или исключать их из планового состава. Конкретное количество и наименование рекламных материалов определяются в соответствии с сопроводительными документами.
После осуществления Активности и утверждения Компанией Отчетности Партнера он получает соответствующее количество Баллов по каждому из оснований, указанных в таблице 1 Правил.
После осуществления Активности и утверждения Компанией Отчетности Партнера он получает соответствующее количество Бонусов («компенсация») по каждому из оснований, указанных в таблице 2 Правил. Сумма Бонусов по каждому из оснований равняется рублевому эквиваленту понесенных Партнером затрат, если иное не указано в таблице. Количественные и качественные требования ко всем компенсируемым опциям изложены в инструкции.
На суммы понесенных Партнером затрат, взаиморасчеты по которым осуществляются с аффилированными подрядчиками и/или путем неденежного обмена (бартера), Бонусы не начисляются.
Общая сумма Бонусов, причитающихся Партнеру, уменьшается на рублевый эквивалент суммы дохода, причитающегося Партнеру от спонсоров соответствующего мероприятия (вычет). Работа Партнера со спонсорами осуществляется им самостоятельно, включая заключение договоров и получение денежных средств.
Компания может уменьшить количество начисляемых Бонусов в связи с применением к Партнеру штрафов в случаях, предусмотренных Правилами.
В случае наступления форс-мажора или отмены Мероприятия со стороны Компании, Партнеру начисляются бонусы на сумму понесенных им согласованных затрат по каждому из оснований, указанных в таблице 2, если подрядчик отказывается вернуть Партнеру оплату.
При несоблюдении Партнером требований Положения о маркетинговой активности партнеров, условий настоящих Правил и требований Инструкции Компания вправе применять указанные в таблице 3 Правил штрафы, выражающиеся в снижении (лишении) количества Баллов и/или Бонусов.
Партнер заполняет Форму Отчетности по специальному адресу Компании в сети интернет (https://b24-ye08rx.bitrix24.site/crm_form167/) и прикладывает к ней необходимые документы. Качественные требования ко всем отчетным опциям изложены в Инструкции.
· количественные данные по посещаемости офлайн-формата;
· выгрузка из CRM Партнера с данными по участникам, пришедшим без QR-кода или без предварительной регистрации;
· фотографии мероприятия, выложенные по указанному Компанией адресу;
· фактическая смета Мероприятия;
· сканы бухгалтерских документов;
· отчет о целевом использовании рекламных материалов
· фактическая смета (в составе основной сметы по мероприятию)
· сканы бухгалтерских документов
· фактическая смета по каждому каналу анонсирования (в составе основной сметы по мероприятию);
· скриншоты, фотографии или записи анонсирования, подлежащего начислению бонусов;
· сканы бухгалтерских документов, подтверждающие затраты на анонсирование.
Партнер должен предоставить сканы официальных бухгалтерских документов, подтверждающих затраты (платежные поручения с отметкой банка, а в некоторых случаях, предусмотренных в таблице 2 Правил – кассовые чеки с QR-кодом и скриншоты банковских переводов). При наличной оплате компенсируемые товары/услуги должны быть приобретены на отдельный кассовый чек ККТ, содержащий QR-код. Подробные требования к необходимым бухгалтерским документам по каждой компенсируемой опции указаны в таблице 2 Правил.
В документах должно быть явно указано назначение платежа и содержание услуг/работ. Если оно не указано, помимо платежного документа прилагается договор с подрядчиком и дополнительные документы к нему, содержащие подробную информацию о содержании работ/услуг и об обязательствах. Примеры явного назначения платежа обозначены в Инструкции.
Юридическое лицо Партнера, от которого осуществлялся платеж, должно быть верифицировано в карточке Партнера Компании.
Бухгалтерские документы по бартерным взаиморасчетам с подрядчиками в отчетность не включаются.
Отчет о целевом использовании полученных материалов заполняется по форме Компании (актуальный образец формы доводится до партнеров по каналам коммуникации) и в установленные сроки представляется через специальный портал Компании. Отчет оформляется и подписывается руководителем партнера на бумажном носителе, а его скан-образ передается в Компанию через специальный портал.
В отчет подлежат включению данные о фактическом количестве и наименованиях полученных и использованных ценностей. Сведения об использованных ценностях должны быть отражены исходя из направления их использования (оформление площадки, «Пакет участника», сопутствующее использование).
Материалы для оформления площадки считаются полностью использованными целевым образом и полностью включаются в отчет по факту проведения мероприятия.
Материалы для «Пакета участника» включаются в отчет по факту проведения мероприятия одним из двух способов в зависимости от фактического количества участников. Если зафиксированное по данным CRM Компании фактическое количество участников составляет
· не менее 90% от ожидаемого их числа – по статье «Пакет участника» в отчет включаются все материалы;
· менее 90% от ожидаемого их числа - по статье «Пакет участника» в отчет включается количество материалов, соответствующее фактическому числу участников. Остальные израсходованные материалы должны быть отражены по статье «Сопутствующее использование». Компания имеет право запросить у партнера дополнительные пояснения в случае значительного расхода материалов на цели сопутствующего использования.
Вид отчетности | Срок предоставления |
- выгрузка из CRM Партнера с данными по участникам, пришедшим без QR-кода или без предварительной регистрации - количественные данные по посещаемости | На следующий день после Мероприятия |
- фотографии Мероприятия | В течение 2 рабочих дней после Мероприятия |
- отчет о целевом использовании рекламных материалов - фактическая смета Мероприятия - скриншоты анонсирования, подлежащего начислению Бонусов - сканы бухгалтерских документов, подтверждающих затраты | В течение 5 рабочих дней после Мероприятия |
Сотрудничество в рамках настоящего проекта осуществляется только при условии надлежащего заключения соглашения о сотрудничестве (Соглашения) по форме, установленной Компанией. Соглашения в отношении одного Мероприятия могут заключаться с одним или двумя юридическими лицами (или ИП), несущими совместные расходы на это Мероприятие, и при условии, что указанные юридические лица (или ИП) верифицированы в карточке соответствующего Партнера.
Заключение Соглашения возможно путем составления одного электронного документа, подписанного с использованием усиленных квалифицированных подписей Сторон через согласованных операторов электронного документооборота.
Если каждая Сторона зафиксировала дату своего подписания, то Соглашение вступает в силу с более поздней из этих дат, а в иных случаях - с даты, указанной в преамбуле Соглашения (Дата соглашения). Действие Соглашения в случаях его подписания позднее Даты соглашения распространяется на отношения Сторон, возникшие с Даты соглашения.
Все материалы Мероприятий могут быть использованы Партнером только при подготовке и непосредственно при проведении Мероприятий. Не допускается дальнейшее использование перечисленных ниже материалов Мероприятия ни на каких других мероприятиях соорганизатора или в рамках других программ Компании:
· текстовые и графические материалы для анонсирования,
· пресс-волл,
· макеты бейджей, диплома, баблов,
· элементы фирменного стиля и название,
· настоящие Правила, Положение и Инструкция,
· любые другие материалы, которые предоставляются Компанией в рамках подготовки к Мероприятиям.
Настоящие Правила, Инструкция, Положение, любые макеты, текстовые и графические материалы для подготовки Мероприятий, а также содержание внутренней переписки с сотрудниками Компании, не допускаются передаче Партнером третьим лицам, распространению, цитированию или обсуждению Партнером на любых сторонних ресурсах.
Таблица 1
Правила маркетинговой активности
Конференция «Формула бизнеса»
Основание начисления баллов | Кол-во баллов |
Анонсирование и соорганизация Мероприятия | 250 |
Анонсирование и соорганизация Мероприятия | 300 |
Таблица 2
Правила маркетинговой активности
Конференция «Формула бизнеса»
ДЛЯ ФОРМАТА ОФЛАЙН | ||
Компенсируемые бонусами опции | Необходимые бухгалтерские документы | Необходимые дополнительные материалы |
Аренда конференц-зала, фойе, гардероба для проведения Мероприятия | Платежные поручения с отметкой банка об исполнении с явным обозначением оказанных услуг | |
Аренда необходимого презентационного оборудования в конференц-зале | ||
Аренда отдельного помещения для организации кофе-брейка | ||
Услуги кейтеринговой компании по организации кофе-брейка для участников в перерыве между первой и второй частью Мероприятия, включая работу официантов, дополнительную мебель и т.п. | Фотографии кофе-брейка | |
Sms-рассылка в указанных Компанией случаях по зарегистрированным участникам в установленные Компанией сроки | Скриншоты личного кабинета сервиса по отправке sms и самих рассылок | |
Покупка или аренда дополнительного презентационного оборудования в зал при необходимости, обозначенной включая доставку и монтаж (не более 20000) | Платежные поручения с отметкой банка об исполнении с явным обозначением оказанных услуг или чеки ККТ с QR-кодом при наличной оплате и безналичной онлайн-оплате (чек должен содержать только компенсируемые опции) | |
Аренда выделенного канала Интернет при необходимости, обозначенной Компанией (не более 15000) | ||
Покупка бейджей и держателей к ним, печать по макетам Компании для докладчиков, участников, персонала Партнера, ведущего, спонсоров и партнеров Мероприятия (не более 15000) | ||
Покупка питьевой воды (в индивидуальной расфасовке 0,3-0,5 л) для докладчиков, персонала Партнера, ведущего, фотографа (не более 30 шт.) | ||
Покупка однотонных скатертей (белого или голубого цвета, не более 3 шт) для столов регистраций (не более 1000 за каждую скатерть) | Фотография скатертей на столах регистрации | |
Покупка или аренда пресс-волла 1 шт., включая конструкцию, полотно и услуги подрядчика по установке (не более 15000) | Фотография пресс-волла | |
Оплата услуг профессионального ведущего деловой части Мероприятия - не более 40000 за полный день | Платежные поручения с отметкой банка об исполнении с явным обозначением оказанных услуг или в случае оплаты физическим лицам - скриншоты банковских переводов средств | |
Оплата персонала (не более 4 человек) на регистрацию участников или для координации участников - не более 2000 в день за человека | ||
Фотосъемка профессиональным фотографом – не более 40000 за весь день работы при условии наличия обработанных фотографий через 2 дня после Мероприятия | Фотографии мероприятия, соответствующие требованиям, обозначенным в Инструкции | |
Услуги стороннего колл-центра (юридического лица) или самозанятого для приглашения на Мероприятие и для обзвона зарегистрированных участников с целью напоминания о Мероприятии, включая подготовку скрипта (не более 15000 при количестве регистраций до 600 шт., не более 25000 при количестве регистраций 600 шт. и больше) | Платежные поручения при безналичной оплате юр.лицам, ИП, самозанятым с отметкой банка об исполнении с явным обозначением оказанных услуг | - Записи звонков |
Анонсирование Мероприятия на интернет-порталах | - Скриншоты размещенных материалов | |
Анонсирование Мероприятия посредством наружной рекламы (биллборды, ситиборды, афиши и т.п.), включая изготовление и монтаж рекламных материалов | Платежные поручения с отметкой банка об исполнении с явным обозначением оказанных услуг | Фотографии наружной рекламы |
Анонсирование Мероприятия на радио, включая изготовление аудио-ролика | Запись аудио-ролика | |
Анонсирование Мероприятия в сообществах социальных сетей, мессенджерах, чатах, аккаунтах блогеров и специализированных Бирж закупки публикаций (не более 30000 за публикацию) | Платежные поручения с отметкой банка об исполнении с явным обозначением оказанных услуг или в случае оплаты физическим лицам - скриншоты банковских переводов средств | Скриншоты размещенных рекламных объявлений и рассылок |
Анонсирование Мероприятия посредством покупки услуг sms и email-рассылок по базам официальных подписчиков подрядчиков (интернет-порталов, сообществ социальных сетей, операторов телематических услуг и т.п.) (не более 30000) | ||
Анонсирование Мероприятия посредством платформ для создания и просмотра контента и видеохостингов | ||
ДЛЯ ДОПОЛНЕНИЯ В ФОРМАТЕ ОНЛАЙН | ||
Компенсируемые бонусами опции | Необходимые бухгалтерские документы | Необходимые дополнительные материалы |
Аренда помещения для проведения онлайн-трансляции при необходимости, обозначенной Компанией | Платежные поручения с отметкой банка об исполнении с явным обозначением оказанных услуг | |
Аренда необходимого оборудования и услуги подрядчика для проведения онлайн-трансляции, включая проведение одной технической репетиции (опционально в зависимости от формата не более 100000) | ||
Оплату автоматического дозвона (голосовых роботов) для напоминания о Мероприятии зарегистрировавшимся участникам | Скриншоты личного кабинета оператора телефонии с детализацией звонков, записи звонков по запросу Компании | |
Аренда в указанных Компанией случаях технологической платформы для трансляции Мероприятия | Платежные поручения с отметкой банка об исполнении с явным обозначением оказанных услуг или в случае оплаты физическим лицам - скриншоты банковских переводов средств | |
Таблица 3
Правила маркетинговой активности
Конференция «Формула бизнеса»
Вид нарушения | Штраф |
Выход любой несогласованной публикации для анонсирования при одной или нескольких значительных погрешностях* | - Бонусы: Минус 50% от стоимости публикации -10 Баллов за каждую несогласованную или ошибочную публикацию |
Несоблюдение графика анонсирования по утвержденному Компанией медиаплану по причинам, зависящим от Партнера | - Бонусы: Минус 50% от стоимости несвоевременной публикации -10 Баллов за каждую несвоевременную или не вышедшую публикацию |
Выход публикации, где копания Партнера указана, как единственный организатор Мероприятия | - 10 Баллов за каждую публикацию |
Не напечатан и не размещен на площадке пресс-волл | - 30 Баллов |
Нарушение указанных в Инструкции сроков обзвона зарегистрированных участников, либо обзвон не всех зарегистрированных участников | - 50 баллов |
Обзвон с помощью голосовых роботов участников, которые зарегистрированы на офлайн-формат | - 40 баллов |
При обзвоне зарегистрированных участников Партнер проводил опрос, не связанный с организационными моментами. Рекламировал продукты Компании и/или свои услуги | - 30 Баллов |
Не проверено оборудование, или отсутствует необходимое или ранее обговоренное оборудование, что привело к техническим накладкам во время Мероприятия | - 50 Баллов |
Не соблюдение тайминга (разница с программой более 10 минут) | - 20 Баллов |
Отсутствие сотрудников на регистрации до конца Мероприятия | - 10 Баллов |
Несанкционированная деятельность на Мероприятии (организованные несанкционированные митинг-поинты, ролл-апы, пресс-воллы, фотозоны, раздача листовок, и т.д.) сторонними участниками без согласования со стороны Компании | - 20 Баллов за каждое из перечисленных действий |
Партнер выступил с докладом по готовым решениям платформы Marketplace | Бонусы и Баллы сокращаются на 20% |
Партнер задерживает предоставление презентаций или фотографий на 1 день и более | Бонусы и Баллы сокращаются на 10% |
Партнер в течение одного дня после Мероприятия не предоставил выгрузку из своей CRM с данными по участникам, пришедшим без QR-кода или без предварительной регистрации | Бонусы и Баллы сокращаются на 20% |
Не предоставлен в срок текст для пост-рассылки | Пост-рассылка уходит без блока Партнера |
Предоставление Отчетности и/или подтверждающих документов с просрочкой (от 5 до 10 дней) | -20 Баллов – Бонусы сокращаются на 10% |
Предоставление Отчетности и/или подтверждающих документов с просрочкой (более 10 дней) | Бонусы и Баллы не начисляются |
Партнер отказывается от проведения Мероприятия на любом этапе подготовки | Отказ в участии в маркетинговых проектах, Поощрении и Поддержке любой Активности сроком на 1 год |
В докладе Партнера или приглашенного Партнером спикера упоминаются конкурирующие с Компанией компании или продукты (во время выступления или на слайде презентации) | Бонусы и Баллы сокращаются на 50% |
Фальсификация одного или нескольких отчетных документов | - Баллы и Бонусы не начисляются - Отказ в участии в маркетинговых проектах, Поощрении и Поддержке любой Активности сроком на 1 год |
Партнер не подписал Соглашение о сотрудничестве | Прекращение сотрудничества в рамках данной маркетинговой активности |
Приобретение товаров или услуг для проведения Мероприятия у аффилированных лиц | За соответствующие товары или услуги Бонусы не начисляются |
Приобретение (в том числе по завышенным ценам) товаров или услуг у посредников или поставщиков, деятельность которых, по мнению Компании, очевидно не соответствует характеру приобретения | За соответствующие товары или услуги Бонусы не начисляются |
* Значительные погрешности: · Неверные UTM-метки в ссылках; · Текст или иллюстрации составлены не по шаблону Компании; · Ссылка в публикации на любой другой сайт, помимо официального сайта Мероприятия. | |