 

 
Инструкция соорганизатора крупных мероприятий 
совместно с «Битрикс24» 
 
Оглавление 
Правила использования материалов проекта ...................................................................................... 3 
Основные положения .............................................................................................................................. 4 
Функции соорганизатора ......................................................................................................................... 6 
Подготовка к мероприятию. Формат офлайн ...................................................................................... 8 
1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение ....................................................................... 8 
2 Кофе-брейк ............................................................................................................................................ 11 
3 Подготовка печатных материалов ....................................................................................................... 12 
3.1 Бейджи ................................................................................................................................................ 12 
3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде ...................................................... 13 
3.3 Указатели, таблички «зарезервировано» ........................................................................................ 13 
4 Скатерти для столов регистрации ........................................................................................................ 13 
5 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя» ...................................................... 13 
6 Розыгрыш призов для слушателей ...................................................................................................... 14 
7 Работа на площадке в день мероприятия .......................................................................................... 14 
7.1 Схема зала ........................................................................................................................................... 15 
7.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано» ............................. 15 
7.3 Оформление зала и холла ................................................................................................................. 16 
7.4 Проверка оборудования, презентаций ............................................................................................ 18 
7.5 Выполнение рекомендаций Роспотребнадзора (только в случае официального объявления 
эпидемии) .................................................................................................................................................... 18 
7.6 Регистрация слушателей ................................................................................................................... 18 
7.7 Контроль готовности докладчиков ................................................................................................... 21 
7.8 Контроль готовности питания ........................................................................................................... 21 
7.9 Раздача листовок и визиток слушателями мероприятия ............................................................... 22 
7.10 Ваша рекламная стойка в холле ..................................................................................................... 22 
7.11 Спонсоры и интерактивные партнеры ........................................................................................... 22 
7.12 Создание фотоотчета ....................................................................................................................... 27 
Поиск и выбор ведущего для мероприятия ....................................................................................... 28 
Пресс-волл ............................................................................................................................................... 30 
Заставки и фоновая музыка .................................................................................................................. 31 
Чат-бот мероприятия ............................................................................................................................. 32 
Программа мероприятия ...................................................................................................................... 33 
1 Ваш доклад ............................................................................................................................................ 33 
2 Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров ........................................ 35 
3 Приглашение и заключение договоренностей с локальными спикерам ........................................ 36 
4 Активности во время деловой части ................................................................................................... 37 
5 Запасная презентация ........................................................................................................................... 40 
6 Предоставление информации для размещения программы на лендинге мероприятия .............. 40 
7 Обзвон спикеров ................................................................................................................................... 42 
Сценарий мероприятия ....................................................................................................................... 43 
1 Подготовка сценария .......................................................................................................................... 43 
2 Распределение ответственности между сотрудниками .................................................................. 44 
Репетиция .............................................................................................................................................. 45 
Анонсирование ..................................................................................................................................... 47 
1 План анонсирования ........................................................................................................................... 47 
2 Требования к анонсированию ........................................................................................................... 48 

 

 
Набор инфопартнеров ......................................................................................................................... 50 
Работа с регистрациями ...................................................................................................................... 52 
1 Частые вопросы по регистрации ........................................................................................................ 52 
2 Обзвон зарегистрированных .............................................................................................................. 53 
3 Рассылки зарегистрированным ......................................................................................................... 55 
4 Ответы на вопросы зарегистрированных слушателей..................................................................... 55 
Работа после мероприятия ................................................................................................................. 57 
1 Дипломы участникам .......................................................................................................................... 57 
2 Подготовка материалов для пост-рассылки «Битрикс24» по участникам ..................................... 57 
3 Ваши пост-релизы и видео отзывы ................................................................................................... 58 
Подготовка к мероприятию для дополнительного формата онлайн. .......................................... 59 
1 Выбор подрядчика для организации онлайн-трансляции .............................................................. 59 
2 Подготовка и проведение онлайн-формата ..................................................................................... 59 
Работа с лидами в CRM Битрикс24 ..................................................................................................... 61 
Отчетность ............................................................................................................................................. 62

1. Правила использования материалов проекта

ВНИМАНИЕ! Все предоставленные инструкции, рекомендации, любые обучающие материалы, текстовые и

графические рекламные материалы, предназначенные для подготовки мероприятия, а также содержание

внутренней переписки с сотрудниками «Битрикс24», не подлежат передаче третьим лицам,

распространению, цитированию или обсуждению на любых сторонних ресурсах, а также использованию

для других мероприятий.

Все материалы* могут быть использованы только при подготовке и на мероприятиях этих проектов.

Запрещается использовать материалы на других ваших мероприятиях или в рамках других программ

компании «Битрикс24».

*Под материалами понимается:

- тексты всех анонсов, рассылок, публикаций в соцсетях,

- баннеры и иллюстрации,

- пресс-волл, макеты бейджей, диплома, баблов,

- элементы фирменного стиля и название, фотографии,

- все документы по проекту (Правила, Положение и Инструкция)

- любые другие материалы, которые предоставляются в рамках подготовки к мероприятиям.

2. Основные положения

1. Мероприятие проходит только в один поток.

2. Мероприятие проводится бесплатно для участников. Принимать деньги от участников за

какие-либо опции запрещается.

3. Мероприятие проводится для любых сфер бизнеса, не предназначено для какой-то одной

отрасли или определенного размера бизнеса.

4. Организаторы – компания «Битрикс24» и компания Партнер. Каждый выполняет свои

задачи по подготовке и проведению мероприятия.

5. Формат мероприятий - офлайн.

Офлайн может быть отменен только в случае официального эпидемиологического

ограничения администрации города на проведение деловых мероприятий.

Дополнение офлайна форматом онлайн по вашему единоличному желанию невозможно.

«Битрикс24» может по своему усмотрению предложить дополнительный формат онлайн

определенному партнеру. Если такого предложения не поступило, вы готовите только

офлайн-мероприятие.

6. Вы, как соорганизатор, берете на себя все организационные обязательства и действуете

согласно Правилам проекта и данной Инструкции.

7. Вы получаете:

● статус «организационного партнера» на лендинге мероприятия;

● 1 доклад продолжительностью не более 30 минут плюс 10 минут на вопросы

слушателей;

● публикацию логотипа на лендинге мероприятия;

● упоминание в текстовых и графических материалах для анонсирования;

● вступительное слово в начале мероприятия;

● возможность предоставить призы для конкурса;

● базу участников, зарегистрированных на мероприятие, только для вашего личного

использования;

● возможность размещения рекламного текстового блока в email пост-рассылке после

мероприятия;

● возможность предоставить свою раздатку в «пакет слушателя»;

● возможность поставить ролл-апы вашей компании в любом месте на площадке, а также

свою рекламную стойку для общения со слушателями в фойе.

8. База регистраций и слушателей никому НЕ передается – ни спикерам, ни

инфопартнерам, ни спонсорам и т. п. Правом на обработку персональных данных

обладаете только вы и «Битрикс24».

9. Онлайн–регистрация слушателей происходит только на официальном лендинге

мероприятия, который готовит «Битрикс24». Запрещается открывать регистрацию на своем

сайте и вести собственную базу регистраций. Только официальный лендинг должен

фигурировать в любых рекламных материалах по мероприятию. Запрещается создавать

группы и встречи в социальных сетях и приглашать слушателей через них или через личные

страницы.

10. Вы работаете с лидами только в CRM Битрикс24.

11. На всех этапах работы над задачами с вами будут взаимодействовать специалисты

отдела партнерского маркетинга (Далее – специалист ПМ/специалисты ПМ).

12. Совместная подготовка к ивенту проходит на специальном маркетинговом портале

Битрикс24. Все материалы для подготовки хранятся на Диске группы проекта.

13. Вам ставятся задачи по каждому этапу подготовки мероприятия. Согласование всех

организационных моментов проходит в задачах. Закрывает все задачи только ее

постановщик после того, как примет результат её выполнения. Общение со специалистами

ПМ происходит в специальном закрытом чате по подготовке к мероприятию и в

комментариях к задачам. Также возможны другие способы коммуникации в рамках

подготовки к мероприятию, например плановые видеоконференции со специалистами ПМ

на маркетинговом портале или в иных программах для ВКС.

14. Вы выполняете все прописанные в задаче действия в соответствующие сроки (дедлайны).

15. Вы должны оперативно реагировать на обращения специалиста ПМ в задачах или чате

портала Битрикс24. Если назначенное вами ответственное лицо не может по какой-либо

причине оперативно отвечать, вы передаете задачи другому ответственному лицу,

способному обеспечить оперативную связь, предварительно передав ему все

договоренности и документы по подготовке, включая и данную Инструкцию.

16. Вам необходимо своевременно читать все важные сообщения, которые появляются в

живой ленте группы проекта.

17. В программе мероприятия есть приглашенные спикеры. Это сотрудники компаний,

частные лица, которые выступают на мероприятии с докладами. Приглашаются «Битрикс24»

и вами.

18. Кофе-брейк для участников офлайн-мероприятия возможен только один и только в

середине мероприятия.

19. Запрещается отказывать в участии своим конкурентам, а также другим компаниям, не

подходящим по вашему мнению под целевую аудиторию мероприятия без согласования с

«Битрикс24».

20. Специальные мобильные приложения для участников мероприятия могут

использоваться только после согласования с «Битрикс24».

3. Функции соорганизатора

Для формата офлайн:

1. Поиск помещения для проведения мероприятия, переговоры с подрядчиками по аренде

помещения и необходимого оборудования, а также организации питания.

2. Подготовка своего доклада в соответствии с инструкцией и информацией от специалиста

ПМ по темам выступления, обозначенным в задаче по согласованию вашего доклада.

3. Поиск и работа со сторонними (приглашенными) спикерами.

4. Подготовка и проведение интерактивов с участниками.

5. Поиск и работа с профессиональным ведущим для проведения мероприятия.

6. Аренда/покупка конструкции пресс-волла размером минимум 3х2 м, печать полотна по

шаблону от «Битрикс24».

7. Запуск анонсирования мероприятия по согласованным информационным каналам в

установленные сроки, контроль подрядчиков и поиск дополнительных каналов

анонсирования. Обеспечение соблюдения требований закона о рекламе, в том числе

осуществление маркировки рекламы и представление соответствующей отчетности в ОРД

(оператор рекламных данных).

8. Поиск и работа с информационными партнерами.

9. Альтернативный прием регистраций слушателей по телефону с последующей

собственноручной регистрацией на сайте мероприятия. При таком варианте обязательно

необходимо зачитать потенциальному участнику Согласие на обработку персональных

данных.

10. Ответы на вопросы желающих посетить мероприятие (по эл. почте, телефону или через

открытую линию ивента в вашем Битрикс24).

11. Обзвон докладчиков за 5-7 дней до мероприятия.

12. Обзвон зарегистрировавшихся участников за 2-3 дня до мероприятия.

13. Сбор всех презентаций с докладчиков перед мероприятием, проверка презентаций на

упоминание конкурирующих продуктов, тестирование работоспособности презентаций на

площадке (на том оборудовании, которое будет в день ивента). Загрузка проверенных

презентаций на Диск группы проекта.

14. Контроль своевременного прибытия/подключения докладчиков.

15. Четкий контроль соблюдения тайминга докладчиками на мероприятии.

16. Курирование хода мероприятия и всех организационных вопросов.

17. Подготовка и отправка электронных дипломов слушателям после мероприятия.

18. Предоставление файла со статистикой по посетителям, которые регистрировались на

мероприятии через вашу CRM.

19. Предоставление видеозаписи мероприятия и видеозаписей отзывов слушателей (в

случае, если такая задача поставлена Специалистом ПМ).

20. Подготовка бейджей для докладчиков, организаторов, участников, спонсоров.

21. Проверка презентационного оборудования перед мероприятием.

22. Оформление и подготовка конференц-зала и прилегающих помещений к началу

мероприятия.

23. Организация процедуры регистрации участников на офлайн-мероприятии.

24. Покупка воды для спикеров, ведущего, фотографа и вашей команды (не более 30 шт.),

если они не предоставляются площадкой.

25. Сбор раздаточной продукции компаний-участников, формирование «пакета слушателя».

26. Организация или привлечение подрядчиков на проведение интерактивов, конкурсов и

т.п. во время перерыва, обеспечение возможностей нетворкинга.

27. Фотосъемка во время мероприятия (силами подрядчика).

28. Предоставление фотографий мероприятия в течение 2-х рабочих дней после

мероприятия.

При проведении онлайна дополнительно:

Организация онлайн-трансляции мероприятия включает в себя: курирование технической

стороны, поиск подрядчика для проведения трансляции, изучение и работу с вебинарной

платформой, оформление вебинарной комнаты; проведение технической репетиции с

ведущим и подрядчиком; проведение тестового прогона с удаленными спикерами.

Вы, как соорганизатор, обязуетесь выполнять все требования и рекомендации,

изложенные в данном документе.

4. Подготовка к мероприятию. Формат офлайн

4.1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение

1. В качестве помещения для проведения мероприятия подойдет конференц-зал в

гостинице, бизнес-центре или в здании технопарка.

2. Рекомендованную вместимость зала Вам сообщит специалист ПМ в соответствующей

задаче на маркетинговом портале.

3. Время аренды помещения – с 9:00 до 17:00 (может варьироваться в зависимости от

программы). Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа

больше, чем занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для

того, чтобы подготовиться: настроить и протестировать оборудование, оформить площадку,

и час, чтобы сложить оборудование и привести площадку в первоначальный вид после

окончания ивента.

Требования к месту проведения:

– Здание, в котором располагается конференц-зал, должно находиться в черте города, в

пределах доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта. До

площадки должно быть легко добраться без автомобиля. Бесплатная стоянка для

автомобилей приветствуется. Предпочтение отдается вариантам максимально близким к

центру города.

В здании должна быть возможность организовать кофе-брейк для участников мероприятия

вне конференц-зала, где будет проходить деловая часть. Площадки с возможностью

организации питания только в зале НЕ подходят.

В фойе (перед конференц-залом) должно быть достаточно места для установки стола

регистрации слушателей. Регистрация проводится вне зала.

В холле должно быть достаточно места для установки рекламных стоек и проведения

интерактивов. При рассмотрении площадки сразу уточняйте, есть ли ограничения на

количество обычных рекламных стоек или ограничение на проведение интерактивов и

дегустаций.

– Конференц-зал должен быть рассчитан на планируемое количество слушателей (сообщает

специалист ПМ). Тип рассадки – «театр».

В случае проведения дополнительного онлайна на площадке должен быть обеспечен

стабильный выделенный скоростной канал с пропускной способностью не менее 12

Мбит/сек.

Не используйте беспроводное подключение к Интернету. Беспроводные соединения очень

непредсказуемы, и соединения могут быть отключены. Убедитесь, что основное

оборудование будет подключено к стационарному интернет-соединению для достижения

наилучшего качества связи.

ВАЖНО!

Интернет-канал обязательно должен быть выделен только под трансляцию мероприятия. Это позволит

обеспечить стабильную пропускную способность.

Обязательно продумайте резервный канал, чтобы в случае технических неполадок быстро переключиться

на него с основного.

Конференц-зал должен быть оснащен всем необходимым для обслуживания

мероприятия оборудованием:

▪ проектором;

▪ широкоформатным экраном, на котором корректно будут отображаться презентации в

разрешении 16:9. Размер экрана должен соответствовать размеру площадки, ее форме и

количеству слушателей, т.е. должен быть таким, чтобы слушатели, располагающиеся на

последних рядах, могли хорошо видеть презентации на экране. Предпочтительное

расположение экрана – выше уровня глаз, на сцене. Расположение экрана сбоку, чтобы

слушатель сидел, повернув голову, НЕ допускается. Президиум перед экраном НЕ

допускается, либо должна быть возможность убрать президиум;

▪ в «слепых зонах», если такие есть (например, в вытянутом зале) или при наличии экрана

недостаточного размера, должны быть установлены экраны-дублеры (по бокам или в

среднем ряду). Необходимо заранее уточнить у площадки, возможно ли привезти и

установить арендуемое оборудование в случае необходимости;

▪ должно быть хорошее качество цветопередачи экрана (презентации должны быть

хорошо читаемы даже при включенном освещении);

▪ микрофонами – не менее 2 шт (беспроводные или петлички);

▪ кликером для переключения слайдов (при необходимости приобретается);

▪ звукоусилителем

Примеры залов со слепыми зонами и экранами дублерами:

В зале должна быть возможность оперативного подключения своего ноутбука к проектору.

Про эту возможность уточните у площадки заранее.

Внимание! НЕ рассматриваются площадки в ВУЗах, школах, лицеях, производственных

предприятиях и с пропускной системой.

Алгоритм утверждения места проведения со специалистом ПМ

1. Рассмотрите несколько вариантов мест проведения, соответствующих требованиям.

Оцените их месторасположение, уровень обслуживания, окружающую обстановку и затраты.

2. Предоставьте специалисту ПМ в соответствующей задаче на маркетинговом портале

информацию о возможных местах проведения мероприятия (2-3 варианта):

▪ адрес конференц-зала;

▪ расположение на карте города, сведения о транспортной доступности;

▪ наличие бесплатной парковки и её вместимость, а также наличие шлагбаума и условий

проезда;

▪ ссылку на сайт площадки;

▪ свободна ли площадка в нужную дату. Если нет, предложите альтернативные варианты

свободных дат на той же неделе, что и обозначенная дата;

▪ максимальную вместимость зала;

▪ перечень необходимого оборудования в зале;

▪ наличие отдельного места для питания, его расположение (в холле, в столовой, на

другом этаже, в другом здании и т.п.);

▪ возможность размещения рекламных стоек (мобильных стендов) и проведения

интерактивов;

▪ фотографии зала, прилегающих к залу помещений (холл, ресепшен, помещение для

кофе-брейка и т.п.);

▪ размеры экранов на площадке (основной и дублирующие экраны);

▪ количество входов в здание/зал для корректной навигации участников по площадке;

▪ предварительную смету: стоимость аренды зала с 09:00 до 17:00, стоимость аренды

оборудования, возможные варианты меню и стоимость кофе-брейка на одного

человека.

Дождитесь согласования.

ВНИМАНИЕ!

Вам необходимо заранее предусмотреть возможность вернуть предоплату либо полную оплату

площадки. Для этого в договоре Вы заранее прописываете возможность отмены мероприятия в связи с

форс-мажором.

Главное, чтобы у вас были юридические основания вернуть платеж за площадку в случае запрета на

проведение мероприятий в вашем городе.

В случае официального запрета на проведение мероприятий в вашем городе из-за

эпидемии или других внешних факторов совместно с вами принимаем решение, какую

площадку будем использовать для онлайн-формата:

а) оставляем уже выбранную площадку, если ее стоимость приемлемая;

б) либо возвращаем предоплату/оплату и арендуем более маленький зал или студию (без

присутствия зрителей только для проведения онлайн-трансляции).

4.2 Кофе-брейк

1. Кофе-брейк проводится в середине мероприятия. Продолжительность кофе-брейка – 30

или 40 минут (зависит от ожидаемого кол-ва участников).

2. Для организации питания необходимо наличие такой услуги у арендодателя, либо

заказывается кейтеринг. Организация питания «своими руками» недопустима.

3. Обязательно закупите воду без газа в пластиковых бутылках (0,3-0,5л) для докладчиков,

ведущего, фотографа, и вашей команды (не более 30 шт). При желании, можете купить воду

для участников мероприятия за свой счет. Бутылки с водой размещаются на отдельном столе

в зоне регистрации либо у входа в конференц-зал. Вода для спикеров ставится отдельно,

предоставляется вместе со стаканами.

Внимание! Кофе-брейк проводится только по согласованию с площадкой и с соблюдением

всех санитарных норм и требований Роспотребнадзора.

4. Рекомендации

На кофе-брейке в середине мероприятия подаются горячие напитки и блюда для легкого

перекуса. Минимум расчет на одного человека: 1 горячий напиток, 1 холодная закуска и 1

десерт.

Примеры меню кофе-брейка в середине мероприятия:

Вариант №1

Вариант №2

чай/кофе;

пирожок с капустой;

пирожное медовик.

чай/кофе;

бутерброд с с/к колбасой;

круассан с шоколадом.

Максимальная стоимость кофе-брейка - 350 р. на человека. Расценки могут быть

пересмотрены с учетом ценового порога города, в котором проводится мероприятие.

Вам не нужно составлять меню самостоятельно, следуйте алгоритму, представленному

ниже.

Алгоритм согласования кофе-брейка

1. Приложите специалисту ПМ пакетные предложения и/или полный перечень позиций

для составления меню кофе-брейка в соответствующую задачу.

2. Дождитесь составления меню от специалиста ПМ.

4.3 Подготовка печатных материалов

4.3.1 Бейджи

1. Обязательно подготовьте бейджи для докладчиков, своих сотрудников, спонсоров и

инфопартнеров. Для этого закупите пластиковые карманы с лентой либо бейджи с клипсой.

Рекомендованные размеры бейджей представлены в макетах.

Распечатайте на цветном принтере или в типографии вкладыши для докладчиков, своих

сотрудников, спонсоров и инфопартнеров строго по макету «Битрикс24». Все макеты

расположены на Диске группы проекта. Заранее впишите или напечатайте имя, фамилию и

название компании.

Менять дизайн бейджей и вносить дополнительные элементы запрещается. Логотипы

компаний на бейджи не ставятся.

2. При желании подготовьте бейджи для слушателей. Крепление бейджей можно выбрать

на ваше усмотрение.

Возможна печать бейджей без ФИ и названия компании слушателя с последующим ручным

заполнением на мероприятии. Также возможна печать фамилии, имени и компании

слушателя на наклейках, с последующей выдачей их вместе с пустыми бейджами на

мероприятии.

Бейджи для участников могут быть как брендированными (по макету Битрикс24), так и не

брендированными (просто на белой или цветной бумаге). Вкладыши печатаются только для

тех слушателей, которые подтвердили свое участие и для тех, до которых не смогли

дозвониться или сомневаются.

4.3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде

Программы могут быть напечатаны на ваше усмотрение без компенсации бонусами. Либо

вы можете подготовить лендинг, на котором будет только программа мероприятия. Чтобы

участник смог посмотреть программу на таком лендинге, можно сгенерировать QR-код со

ссылкой на лендинг и разместить его на приветственном слайде мероприятия, а также

распечатать табличку с кодом и разместить ее в зоне регистрации слушателей. Также вы

можете предложить другие ваши варианты.

4.3.3 Указатели, таблички «зарезервировано»

1. При необходимости подготовьте указатели на всем протяжении пути от входной двери до

дверей зала, чтобы слушатели легко могли найти вход. Альтернативой табличкам могут быть

ваши сотрудники, которые будут подсказывать участникам дорогу к залу, в котором будет

проходить мероприятие. Они могут указывать слушателям дорогу.

Внимание! Указатели печатаются заранее, если их не предоставляет площадка. На

указателях обязательно должен быть размещен логотип мероприятия (есть на Диске группы

проекта).

2. Подготовьте таблички «Зарезервировано» на листах А4. Достаточно печати на черно-

белом или принтере на обычной офисной бумаге. Таблички необходимы, чтобы

корректировать стихийную рассадку слушателей в зале. В случае, если на площадке

установлены складные кресла, необходимо назначить ответственного сотрудника, который

будет контролировать рассадку слушателей.

4.4 Скатерти для столов регистрации

1. Приобретите и подготовьте тканевые скатерти, которыми будут накрыты столы для

регистрации. Требования к скатертям:

• Цвет: белый или голубой, близкий к фирменному цвету «Битрикс24»;

• Минимальный размер: 2х1,5м, можно использовать скатерти большего размера;

• Ткань должна быть однотонной без рисунков и узоров.

2. Если на площадке уже имеются скатерти, подходящие под указанные выше требования, то

дополнительно скатерти приобретать не нужно.

3. Обратите внимание, что компенсируются затраты на покупку не более 3-х скатертей и

только для столов регистрации.

4. Перед мероприятием скатерти необходимо отгладить, недопустимо использовать мятые.

4.5 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя»

1. Офлайн-мероприятие обеспечивается со стороны «Битрикс24» раздаточными

материалами (сумки, ручки, блокноты), напольным и настольным баннером, сувенирной

продукцией для конкурсов, баблами.

Внимание! После того, как посылка получена, необходимо проверить наличие всех

материалов, сразу пересчитать их и сообщить точное количество позиций в соответствующей

задаче.

2. Вы и приглашенные спикеры по предварительному согласованию со специалистом ПМ

можете добавить в пакет участника свои раздаточные материалы.

Внимание! Ваши раздаточные материалы/материалы спикеров/спонсоров и интерактивных

партнеров могут быть размещены только в пакете участника от Битрикс24. Никакие другие

сумки/пакеты с раздаточной продукцией не допускаются.

3. За 5 дней до мероприятия убедитесь в том, что компании-участники доставили в ваш офис

свои раздаточные материалы. Если материалов нет, свяжитесь с данными компаниями.

4. Минимум за 1 день до мероприятия соберите из имеющихся материалов по

утвержденным спискам раздаточной продукции «пакеты слушателя».

Пакет слушателя включает в себя: программу мероприятия (по вашему желанию),

фирменную ручку и блокнот «Битрикс24», листовки и рекламные материалы компаний-

участников по утвержденному специалистом ПМ списку, вашу раздатку по желанию. Все

материалы упаковываются в фирменные сумки «Битрикс24».

4.6 Розыгрыш призов для слушателей

1. Проводится во время перерыва или в начале/в конце мероприятия. О конкурсе ведущий

сообщает в начале мероприятия, перед кофе-брейком или в конце мероприятия в

зависимости от выбранной механики объявляет подарки и призывает к участию.

2. Механика вручения призов остается на ваше усмотрение. Это могут быть подарки за

самый интересный вопрос после выступления спикера, подарки самым активным

слушателям или конкурс визиток.

3. Механика конкурса визиток:

- Слушатели во время мероприятия складывают свои визитки в специально отведенную

корзину или любой другой подходящий предмет.

- В конце мероприятия ведущий достает в случайном порядке визитки и вручает подарки

победителям.

Вы можете предложить и другие варианты механики.

Обязательно протестируйте механизм определения победителя до мероприятия!

4. Для конкурса выбираются 2-3 подарка – какие именно, вы решаете сами, основываясь на

списке подарков из соответствующей задачи или на информации от специалиста ПМ.

4.7 Работа на площадке в день мероприятия

Все оформительские и подготовительные работы в конференц-зале должны быть сделаны

до прихода первых слушателей. Минимум за полчаса до начала регистрации. Заранее

назначьте ответственных за каждый участок работы.

Все задействованные в подготовке и проведении мероприятия сотрудники должны прибыть

на место не позднее, чем за час до начала регистрации слушателей. Покидать помещение

организаторы должны последними, после того как уйдут все слушатели.

4.7.1 Схема зала

1. Заранее подготовьте схему зала и прилегающих к нему помещений. Схематически

обозначьте места, где будет располагаться:

▪ стол регистрации. Место регистрации должно быть обозначено определенным образом,

и хорошо просматриваться при входе. Стол регистрации не должен стоять в зале, где

проводится мероприятие. Ставится в фойе рядом со входом в зал. На стол обязательно

ставится табличка с единственной надписью «Регистрация». Стол накрывается

фирменной скатертью «Битрикс24» (при наличии). Рядом со столом регистрации

желательно поместить напольный баннер «Битрикс24» (при наличии).

▪ стол с раздаточной продукцией (если необходимо)

▪ стол для выдачи бейджей (если необходимо). На стол обязательно ставиться табличка с

надписью «Выдача бейджей».

▪ пресс-волл мероприятия (ставится в холле, ВНЕ конференц-зала). Внимание! Никакие

другие пресс-воллы на площадке не допустимы.

▪ напольные баннеры участников

▪ ваша рекламная стойка (если планируется)

▪ указатели пути к конференц-залу (если необходимо). На указателях обязательно

должен быть размещен логотип мероприятия.

4.7.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано»

1. Поставьте несколько табличек указателей на всём протяжении пути от выходной двери до

дверей зала. Сделать это необходимо до прихода первых слушателей.

2. Таблички «Зарезервировано» раскладываются на крайние 2 места по бокам зала и на

первый ряд (только чтобы скорректировать стихийную рассадку слушателей, которые любят

занимать крайние стулья, чем мешают продвижению других участников на центральные

места). Таблички обязательно убираются сразу после того, как слушатели заняли

центральные места.

3. Выделенные сотрудники должны контролировать рассадку слушателей. Необходимо

просить убирать личные вещи слушателей с соседних мест, чтобы на них сели другие

участники.

Запрещено оставлять первый ряд для докладчиков и ваших сотрудников, на первом ряду

должны сидеть слушатели.

4.7.3 Оформление зала и холла

1. Поставьте стол регистрации, стол для выдачи бейджей (при необходимости) и

раздаточных материалов (при необходимости) по распланированной схеме. Накройте столы

скатертями «Битрикс24» (при наличии).

2. Пресс-волл поставьте на самом видном месте недалеко от стола регистрации. ВНЕ

конференц-зала. Установить пресс-волл необходимо накануне вечером, если это позволяет

площадка. Если нет возможности попасть на площадку накануне вечером, то пресс-волл

нужно установить первым делом по прибытии на площадку. Монтаж пресс-волла должен

производиться строго до прибытия участников.

Внимание! Полотно пресс-волла в день мероприятия должно быть ровным без складок и

вмятин. Заранее разверните его, чтобы выпрямить.

3. В зале и холле должна присутствовать атрибутика компании «Битрикс24» в виде

напольных/настольных баннеров.

4. По желанию информационных и интерактивных партнеров, в зале и холле может

присутствовать и их фирменная атрибутика (ролл-апы, напольные баннеры), заранее

согласованная со специалистом ПМ «Битрикс24».

Внимание! Запрещается брендирование зон под спикеров/спонсоров/интерактивных

партнеров, использование брендированных пресс-воллов, табличек, баблов и прочее.

5. Расставить напольные баннеры по ранее распланированной схеме минимум за час до

начала регистрации. Лучше всего это сделать вечером накануне мероприятия.

6. Организуйте включение фоновой музыки и запуск заставок перед мероприятием, в

перерыве и по окончанию ивента.

4.7.4 Проверка оборудования, презентаций

1. Возьмите у арендодателя контакты технического специалиста, который отвечает за

работоспособность и настройку оборудования в конференц-зале. За 1-2 часа до начала

мероприятия необходимо самим или с помощью технического специалиста еще раз

проверить работоспособность проектора, кликера (презентера), микрофонов и

звукоусилителей.

2. Обязательно протестируйте презентации всех докладчиков на используемом в зале

оборудовании. Не допускается использование передачи данных на экран через wi-fi (такая

связка не выдерживает тяжелые презентации с видео). Особенно тщательно проверяйте

работоспособность видео, которое содержится в презентациях.

3. На компьютере, который будет работать на площадке, должны быть установлены

программы: Microsoft PowerPoint, QuickTime, Adobe Acrobat.

4.7.5 Выполнение рекомендаций Роспотребнадзора (только в случае официального

объявления эпидемии)

1. Необходимо обеспечить соблюдение мер предосторожности на мероприятии:

- на регистрационной стойке или на отдельном столе у входа в зал обязательно

размещаются дезинфицирующие средства для рук. В случае если площадка их не

предоставляет, то они закупаются отдельно в количестве 3 шт объемом 1 литр каждый.

- на регистрационной стойке или на отдельном столе у входа размещаются защитные маски,

которые участники могут использовать при желании. Если площадка не предоставляет

маски, в таком случае вам необходимо закупить их заранее в количестве, соответствующем

разрешенной максимальной заполняемости зала.

- в зависимости от требований конкретной площадки, где будет проходить конференция,

возможно дистанцирование участников (1,5 метра) при расстановке стульев в зале.

4.7.6 Регистрация слушателей

Регистрация слушателей и выдача бейджей происходит за отдельными столами (если вы

планируете выдавать бейджи слушателям).

1. За столом регистрации должны быть менеджеры, регистрирующие слушателей.

Необходимо выделить по одному регистратору на каждые 50 участников.

2. Регистрация слушателей проходит двумя способами:

▪ по QR коду при помощи мобильного телефона. Всем зарегистрировавшимся на email мы

отправим индивидуальный QR код.

Участник может предъявить его на входе вашему сотруднику. Сотрудник сканирует с

помощью смартфона. У айфонов это встроенная функция, достаточно навести камеру на код

и вам откроется ссылка. На андроиде, возможно, потребуется скачивание дополнительных

приложений (любое, которое считывает QR код). Нужно будет позаботиться об этом заранее.

После сканирования сотрудник увидит данные участника и сможет подтвердить его участие.

Для этого обязательно нужно нажать на соответствующую кнопку «подтвердить» на

открывшейся странице.

Важно! После подтверждения мы моментально зафиксируем посетителя в статистике в

своей CRM. Участников, которые прошли регистрацию с помощью QR-кода, вы НЕ

ОТМЕЧАЕТЕ в своей CRM на мероприятии. Данные по этим посетителям мы передадим вам в

файле в задаче «Обработка лидов». После мероприятия вы сможете проставить отметки,

чтобы выстроить приоритет в обработке лидов.

Внимание! Слушатель может прийти на мероприятие и без QR кода. В этом случае вы не просите предъявить

код и регистрируете его по старой схеме – переводом стадии сделки вручную в своей CRM.

▪ с ноутбуков. Отмечать пришедших слушателей можно либо в файле Excel, либо сразу

ставить в вашей CRM отметку «Посетил мероприятие». База регистраций будет

выгружена в вашу CRM за неделю до мероприятия.

Рекомендуется в качестве резервного варианта распечатать список участников на листках

для каждого регистранта.

Важно! До внесения полученных от нас отметок вам необходимо будет в течение 1

рабочего дня после мероприятия предоставить нам встречный файл со статистикой по

посетителям, которых вы регистрировали на мероприятии через свою CRM, чтобы мы

отметили их у себя.

3. Менеджеры отмечают пришедших слушателей, после этого выдают «пакет слушателя» и

сообщают, что персональный бейдж они могут получить по желанию за отдельным столом

для выдачи бейджей.

Сумки с раздаткой выдаются только на регистрации лично в руки. Раскладка сумок в зале

на стулья/столы НЕ допускается.

Внимание! Бейджи участникам выдаются за отдельным столом только после того, как

слушатель прошел регистрацию: отметился в списке и получил «пакет слушателя». Выдаются

бейджи на протяжении всего мероприятия. Например, слушатель может пройти

регистрацию, но за бейджем подойти в перерыве.

4. На входе в зал должен находиться человек, который отправляет людей без «пакета

слушателя» обратно на регистрацию. Необходимо сделать так, чтобы регистрацию прошли

все слушатели.

5. За столом регистрации и за столом выдачи бейджей должны находиться менеджеры до

конца мероприятия. Если большая часть слушателей уже прошла регистрацию, можно

перенести выдачу бейджей за стол регистрации.

6. Всех, кто пришел без предварительной регистрации, можно пропускать только после того,

как завершится основная регистрация и при наличии свободных мест. Таких людей нужно

обязательно зарегистрировать через веб-форму (ссылку даст специалист ПМ). Без

регистрации, если не хватает мест, никого не пропускаем.

4.7.7 Контроль готовности докладчиков

1. Передайте сотруднику, который отвечает за координацию офлайн-мероприятия,

контакты докладчиков. В случае, если спикер не явился на площадку за 40 минут до начала

своего выступления необходимо позвонить ему и узнать причину задержки.

2. Если докладчик задерживается и не сможет выступить в обозначенное время,

ответственным лицам необходимо предупредить об этом ведущего, чтобы оперативно

внести изменения в программу.

3. Для контроля тайминга выступления офлайн-спикеров, подготовьте отдельные таблички:

«10 минут», «5 минут», «1 минута», «СТОП». Таблички могут быть на плотной бумаге

формата А4. Текст на табличках должен быть как можно крупнее. Печать - ч/б на офисном

принтере.

Сотрудник, отвечающий за координацию всего мероприятия, следит за соблюдением

тайминга локальных спикеров, которые выступают офлайн. Он должен показывать спикеру

соответствующие таблички и останавливать по истечению времени.

Табличку с надписью «10 минут» нужно показывать за 20 минут, до обозначенного в

программе времени завершения доклада (5 за 15 минут, и 1 минуту за 11 минут до

окончания доклада соответственно). Далее 10 минут слушатели задают вопросы и

объявляется следующий спикер. Заранее обговорите со спикерами, где, относительно

сцены, будет располагаться сотрудник, показывающий таблички с таймингом.

4.7.8 Контроль готовности питания

1. За 30 минут до начала кофе-брейка необходимо подойти в столовую (или в другой зал, где

планируется накрыть кофе-брейк) и проконтролировать ход работы по подготовке питания.

2. Если кофе-брейк задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего

мероприятия, чтобы можно было оперативно изменить программу во избежание

недовольства слушателей.

3. Слушатели НЕ должны иметь доступ к закускам и напиткам раньше времени, указанного в

программе. Чтобы этого не допустить, вы должны выбрать один из предложенных

вариантов:

▪ проконтролировать, чтобы официанты начали накрывать не раньше, чем за 15 минут до

начала кофе-брейка;

▪ накрыть скатертями все выставленные закуски и напитки и открыть только в

назначенное время для кофе-брейка;

▪ поставить официантов у столов с закусками и напитками, которые будут деликатно

сообщать слушателям, подходящим к столам раньше начала кофе-брейка, что он

начнется в определенное время (указанное в программе).

▪ отложить отдельно или перенести на другой стол еду для спикеров для того, чтобы у них

была возможность перекусить до/после выступления.

Внимание! Ведущий перед началом кофе-брейка обязательно должен сообщить офлайн-

слушателям, что кроме организованного на площадке питания они могут пользоваться

местными ресторанами на площадке или поблизости (обязательно перечислить возможные

варианты).

4.7.9 Раздача листовок и визиток слушателями мероприятия

1. НЕ разрешается другим слушателям, которые не являются спонсорами, инфопартнерами

или спикерами мероприятия раздавать на территории проведения ивента свои рекламные

листовки. В случае если вы увидели несанкционированную раздачу рекламных листовок, вы

вправе попросить слушателя прекратить это делать.

2. Если слушатель в открытую рекламирует другим участникам мероприятия услуги по

разработке сайтов/лендингов либо внедрению корпоративных порталов, CRM и т.п., то есть,

конкурирует с вами, вы вправе остановить его и даже попросить покинуть мероприятие.

Слушатели могут обмениваться визитками, это не запрещается.

4.7.10 Ваша рекламная стойка в холле

1. По возможности рекомендуем вам поставить свой мобильный стенд или стойку в холле

для консультации по продуктам «Битрикс24».

2. Оформить мобильный стенд/стойку можно имеющимися у вас в наличии материалами:

напольный баннер-паук и настольный баннер, ваши баннеры и т.п. Главное обозначить, что

именно здесь могут рассказать подробнее о продуктах «Битрикс24». Для демонстрации

продукта используйте ноутбук. Стол и стулья можно запросить у площадки.

3. За стендом/стойкой должно быть 1-2 ваших сотрудника, которые будут консультировать

слушателей по продуктам «Битрикс24» и вашим услугам.

ВАЖНО! Не разрешается выставляться под брендом «1С-Битрикс» или позиционировать себя как

представительство «1С-Битрикс» в вашем городе (например, «1С-Битрикс. Сахалин» или «Битрикс24.

Сахалин»). Вы ставите стенд/стойку от имени своей компании.

Запрещается на стенде/стойке, наряду с продуктами «Битрикс24» представлять конкурирующие

программные продукты, в т.ч. запрещается использовать в ваших раздаточных материалах логотипы или

перечисления конкурирующих с «Битрикс24» компаний.

4.7.11 Спонсоры и интерактивные партнеры

Вы можете заниматься поиском спонсоров по желанию!

1. Спонсоры. Спонсорское предложение находится на Диске группы проекта. Все компании-

спонсоры обязательно предварительно согласовываются со специалистом ПМ в

соответствующей задаче.

Цель поиска спонсоров - снижение ваших издержек и возвращение части затрат деньгами.

Спонсорские деньги будут вычитаться из итоговой суммы компенсации бонусами. Т.е. это

не ваш доход, а только компенсация расходов на мероприятие за счет спонсоров.

Ваша задача – заключение договора со спонсором и принятие оплаты, контроль выполнения

обязательств перед спонсором на площадке. Опции по каждому «пакету» прописаны в

спонсорском предложении. Дополнительные опции, сверх тех, которые включены в

выбранный «спонсорский пакет», необходимо согласовать со специалистом ПМ в

соответствующей задаче.

В соответствующей задаче вы сначала прописываете компанию, которая хочет выступить

спонсором. Только после согласования кандидатуры спонсора специалистом ПМ, вы

направляете ему приглашение.

После того, как мы согласовали кандидатуру и опции, приложите драфт спонсорского

договора (БЕЗ подписи и печати обеих сторон!) на согласование в соответствующую задачу.

В договоре должны быть чётко прописаны предоставляемые каждой из сторон опции в

рамках данного мероприятия. Договор со спонсором вам необходимо подготовить

самостоятельно.

Никакие опции, сверх оговоренных, не предоставляются. БАЗА ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ на

мероприятие слушателей НИКОМУ НЕ ПЕРЕДАЕТСЯ!

Обратите внимание! Не рассматривается сотрудничество с компаниями, предоставляющими продукты

аналогичные продуктам «Битрикс24».

Пожалуйста, перед тем как предложить кандидатуру, проверьте, не является ли компания вам/нам

конкурентом, не продает ли компания продукты/сервисы, конкурирующие с продуктами/сервисами

«Битрикс24».

2. Интерактивные партнеры. Чтобы мероприятие стало более интересным и

запоминающимся, вам необходимо найти минимум 2 интерактивных партнеров

(возможно большее количество, в зависимости от размеров площадки и ее ограничений)

для организации интерактивных зон/мастер-классов и прочих активностей во время

регистрации участников и кофе-брейка (блок «Интерактивный партнер» в файле на диске

группы).

Внимание! Поиск интерактивных партнеров является обязательной задачей.

Обязательного заключения договора здесь не требуется, на ваше усмотрение. Укажите,

какие опции из нашего пакета запрашивает предлагаемый партнер в соответствующей

задаче. Если полный пакет – то укажите это. В случае, если партнер запрашивает

дополнительные опции, не прописанные в нашем пакете, укажите их. А также напишите, что

партнер предлагает взамен.

Примеры активностей от интерактивных партнеров:

• Активные и интеллектуальные настольные игры. Участникам предлагается во время

кофе-брейка сыграть в настольный хоккей или посоревноваться в интеллектуальной игре в

написании лучшего бизнес-плана.

• Мастер-класс по фото и видеосъемке

• Творческий интерактив. Интерактивный партнер-застройщик предлагает участникам

мероприятия раскрасить скворечники красками и подарить птицам возможность жить в

красивых и уютных домиках.

• Выставочный стенд. Стенд от студии промышленного дизайна для тех, кто интересуется

новейшими технологиями и передовыми достижениями науки.

• Ростовые куклы, VR – очки

• Скрайбинг. Фиксация тезисов из докладов спикеров и их шаржей на мольбертах.

Помимо стандартных интерактивных партнеров можно приглашать продуктовые компании

участвовать с дегустационными стойками. Проводить дегустацию разрешается только перед

мероприятием, во время регистрации и во время перерыва. Продуктовые компании могут

проводить дегустации на бесплатной основе, вне спонсорских пакетов.

Вы обязательно предварительно согласовываете с «Битрикс24» выбранного

интерактивного партнера, а также убеждаетесь заранее, что площадка разрешает

проводить конкретный интерактив.

В рамках мероприятия также необходимо в обязательном порядке провести

интерактивный конкурс с фотографиями для участников.

Механика конкурса:

- Слушателю необходимо сделать фото и выложить в соц. сеть ВКонтакте (можно у пресс-

волла, можно на интерактиве). Главное - с нашего мероприятия.

- Ваш сотрудник отслеживает в соц. сети посты по хештегу и присваивает в комментариях

номер. Номер вносит в таблицу Эксель. Хештег будет - Территория_продаж_Новосибирск.

- Перед последним докладом сотрудник сообщает ведущему, сколько участвует номеров.

- Ведущий в финале выводит на экран рандомайзер чисел и выбирает счастливчика (можно

сделать 3 приза при возможности). Также необходимо будет попросить ведущего

напоминать слушателям о конкурсе в течение мероприятия.

- Победителю вручается приз – подарок от Битрикс24 с фирменной символикой.

4.7.12 Создание фотоотчета

1. Фотограф должен сделать несколько снимков каждого из этапов офлайн-мероприятия.

2. От 100 до 300 фотографий в обработанном, «ужатом» виде выкладываются на диск группы

проекта в течение 2 рабочих дней после мероприятия. Специалист ПМ предоставит доступ

для добавления файлов в определенную папку. Фотографии должны быть хорошего

качества, максимально четкими, не размытыми и не затемненными. Предложения скачать

исходники и «возьмите у нас на сайте» НЕ принимаются!

3. В папку на Диске группы проекта выкладываются фотографии:

- процесса регистрации,

- каждого докладчика в момент выступления,

- заполненного зала,

- процесса ответов на вопросы слушателей,

- кофе-брейка общим планом (не жующих людей вблизи),

- процесса участия слушателей в интерактивах (не самих интерактивных партнеров);

- слушателей на фоне пресс-волла,

- проведения конкурсов и вручение подарков.

НЕ прикладывайте, пожалуйста, фотографии:

- отдельно ролл-аппов и пресс-волла без людей,

- отдельно еды на столах без людей на кофе-брейке,

- отдельно раздатки, блокнотов и т.д.,

- несколько фотографий одного и того же слушателя около пресс-волла,

- пустой зал без людей.

5. Поиск и выбор ведущего для мероприятия

1. Вам необходимо найти стороннего профессионального ведущего для проведения

мероприятия. Возможен ведущий из вашей компании, если он на 100% умеет вести деловые

мероприятия. Ведущий должен быть коммуникабельным, иметь навыки управления

аудиторией.

Обязанности ведущего:

▪ открывает и закрывает мероприятие. В приветственном и заключительном слове

обязательно озвучивает обоих организаторов мероприятия: компания «Битрикс24» и

ваша компания;

▪ представляет докладчиков, передает им слово;

▪ внимательно следит за регламентом выступлений, контролирует время выступлений

докладчиков. Если выступающий выходит за рамки своего тайминга, ведущему нужно

вежливо, но настойчиво проинформировать об этом;

▪ координирует процесс ответов на вопросы, работает в паре с сотрудником из зала или

модератором вебинарной платформы (в случае онлайн-формата). Сотрудник в зале

подносит микрофон участнику, решившему задать вопрос. Модератор вебинарной

платформы передает ведущему вопросы от онлайн-аудитории. Если выступление не

вызвало вопросов со стороны участников, то ведущий озвучивает заранее

заготовленные вами вопросы либо может задать свои и таким образом инициировать

обсуждение;

▪ работает в тесном контакте со специалистом, который отвечает за своевременный показ

презентаций и звук;

▪ заполняет паузы в случае технических заминок, ведущий может заготовить шутки,

забавные истории и использовать их во время непредвиденных технических заминок,

или перехода от одного спикера к другому;

▪ создает позитивный настрой мероприятия и обязательно улыбается.

Алгоритм согласования ведущего со специалистом ПМ

Рассмотрите возможные варианты ведущих. В соответствующей задаче приложите на

согласование специалисту ПМ:

▪ фамилию и имя ведущего;

▪ название компании ведущего/место работы;

▪ ссылку на сайт/соц. сеть ведущего;

▪ ссылку на пример видео, где можно посмотреть на ведущего и оценить его ораторские

способности;

▪ краткое описание опыта работы ведущего, по возможности – опыт проведения бизнес-

мероприятий;

▪ стоимость услуг ведущего с учетом участия в репетиции до мероприятия не должна

превышать 40 000 рублей.

Дождитесь согласования.

ВАЖНО! Обязательно подробно проинструктируйте ведущего об его обязанностях (нужно подготовить чек-

лист), а также сообщите о запрете любого упоминания конкурирующих с продуктами «Битрикс24»

продуктов других вендоров, а именно:

● корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и проектами;

● CRM, систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов;

● облачных сервисов хранения и работы с документами;

● систем для создания сайтов или конструкторов сайтов/лендингов;

● и других сервисов, схожих по функционалу с продуктами компании «Битрикс24».

Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными продуктами. Даже если

поступает вопрос от слушателей про сторонние компании/продукты, нельзя их озвучивать, упоминать,

давать прямое сравнение или иным образом говорить о конкурентах.

3. После согласования ведущего проговорите с ним внешний вид. Он должен

соответствовать статусу мероприятия. Нужно избегать одежды с рубчиками, в полоску и

мелкими узорами.

4. Обязательно заранее, за неделю до мероприятия, передайте программу офлайн-

мероприятия или сценарий онлайн-мероприятия ведущему на изучение.

5. В случае дополнительного онлайн-формата за 2-3 дня до мероприятия проведите с

ведущим репетицию, пройдитесь от и до по сценарию.

6. Пресс-волл

1. Арендуйте или приобретите конструкцию для пресс-волла размером минимум 3х2 м. Вы

можете использовать имеющуюся у вас в наличии конструкцию, если она соответствует

указанному размеру.

2. Пресс-волл 1шт. в фирменном стиле мероприятия ставится в фойе, неподалеку от стола

регистрации. НЕ в зале, где проходит деловая часть. На его фоне участники делают фото.

3. Полотно для пресс-волла печатается строго по макету «Битрикс24». На пресс-волле

размещаются логотипы организаторов, федеральных и локальных спикеров, спонсоров и

отдельных инфопартнеров (в соответствии с договоренностями и определенными

спонсорскими пакетами), в шахматном порядке. Вы можете располагать логотипы спикеров,

спонсоров или инфопартнеров вместо логотипов своей компании (в некоторых местах).

Макет расположен на Диске группы проекта. Возможен заказ полотна большего размера,

но не меньшего, чем 3х2м. Общая стоимость аренды/покупки конструкции и печати

полотна не должна превышать 15 000 рублей.

4. Вы готовите макет и согласовываете его со специалистом ПМ в соответствующей задаче на

маркетинговом портале. Без согласования макет в печать отдавать запрещается.

7. Заставки и фоновая музыка

1. Вам необходимо подготовить несколько заставок в фирменном стиле мероприятия.

2. К ним относятся приветственные слайды к докладам спикеров, основной слайд-заставка

мероприятия, слайд с информацией об организаторах и информационных партнерах, слайд

c QR-кодом со ссылкой на опрос, слайд с информацией о перерыве. Шаблоны слайдов

находятся на Диске группы проекта.

3. Основной слайд-заставка выводится на экран в зале во время регистрации и кофе-брейка,

в вебинарной платформе – за час до официальной части мероприятия.

4. На приветственный слайд к докладам спикеров вы добавляете имя спикера, название

доклада и компанию, которую представляет спикер. Этот слайд ставите первым в

презентацию, которую присылает вам спикер перед мероприятием и открывайте его перед

представлением спикера ведущим.

5. Вам нужно будет подготовить слайд для опроса участников с целью оценки выступлений

спикеров и оценки организации мероприятия. Данный слайд необходимо будет выводить на

экран после каждого выступления спикера. Про оценку организации мероприятия нужно

будет продемонстрировать на экране два раза на протяжении всего мероприятия (перед

кофе-брейком и в конце мероприятия). Сбор оценок проходит в чат-боте мероприятия

(Подробнее в п. 8 Чат-бот мероприятия).

6. Вы актуализируете шаблоны под свое мероприятие, согласовывать заставки со

специалистом ПМ не нужно. Итоговое качество заставок, опечатки и размещенная

информация – сугубо ваша ответственность.

7. Возможна подготовка дополнительных заставок, например со спецпредложениями и тп.

Обсуждается со специалистом ПМ индивидуально в задаче по дополнительной подготовке.

8. Во время регистрации и кофе-брейка в офлайне необходимо организовать включение

фоновой музыки, чтобы создать для участников приятную и комфортную атмосферу.

Подбирается спокойная музыка, которая не мешала бы разговорам и не отвлекала (музыку

вы подбираете самостоятельно).

Фоновую музыку для онлайн-аудитории вы запускаете за час до начала деловой части

мероприятия, по возможности также во время перерыва.

Внимание! Не забудьте назначить ответственного, который будет отвечать за запуск фоновой

музыки и заставки.

8. Чат-бот мероприятия

Необходимо собрать оценки за доклады спикеров, а также за организацию мероприятия в

целом. Сбор оценок происходит в специальном телеграм-боте (ссылку на бот предоставляет

специалист ПМ в задаче по подготовке QR-кода и слайда для сбора оценок спикерам и

мероприятию).

Оценки за доклады собираются после каждого выступления спикера, а оценка за

организацию по завершению мероприятия. Также, каждый участник будет иметь

возможность проголосовать за спикеров и в конце мероприятия.

Чат-бот напомнит участникам о мероприятии. Участники смогут посмотреть программу

мероприятия, спикеров, время и место проведения, а также, зарегистрировать друга в

одном окне.

Участники смогут вступать в бот и на ивенте.

Механика для формата офлайн:

1. Получите ссылку на телеграм-бота от специалиста в задаче по подготовке QR-кода и

слайда для сбора оценок спикерам и мероприятию. Сгенерируйте уникальный QR-код по

предоставленной ссылке.

2. Добавьте в конец презентации каждого докладчика слайд с QR-кодом, который содержит

ссылку на бот в Телеграме, чтобы он был выведен по завершении доклада. Попросите

аудиторию отсканировать QR-код и оценить выступление спикера.

3. Для оценки организации и полезности ивента выведите слайд с QR-кодом на Телеграм в

конце мероприятия. Попросите аудиторию оценить мероприятие.

После каждого выступления спикера и в завершение мероприятия в телеграм-боте

автоматически уходит опрос для слушателей. Возможность оценки появляется по времени

окончания каждого доклада, обозначенного в программе ивента.

Для оценки докладов сообщение с опросом содержит ФИ спикера и оценки по шкале от 1 до

Для общей оценки ивента опрос содержит текст с предложением оценить мероприятие и

оценки по шкале от 1 до 5.

Если участник подключился к боту в середине мероприятия, то в конце мероприятия он

сможет проголосовать за спикера, выступление, которого он не оценил до того, как

подключился к боту.

9. Программа мероприятия

1. Финальная программа с таймингом формируется и публикуется лендинге мероприятия с

нашей стороны. При этом подготовкой программы мы занимаемся совместно с вами. Это

наша общая ответственность.

2. Программа состоит из:

- доклада представителя Битрикс24 о возможностях продукта;

- вашего доклада о «Битрикс24» или «1С-Битрикс: Управление сайтом» в формате бизнес-

кейса;

- докладов представителей федеральных компаний либо бизнес-тренеров от 1 до 3-х

выступлений. Важно! Персоналии и компании определяются и приглашаются с нашей

стороны. Подбор таких спикеров - за нами, по нашему усмотрению и за наш счет. Варианты

спикеров «на выбор» не предоставляем;

- кофе-брейка;

- выступлений локальных спикеров – от 2-х до 4-х. Точное количество локальных спикеров

вам сообщит специалист ПМ в задаче по подготовке программы. Поиском локальных

спикеров занимаетесь непосредственно вы, включение спикера в программу возможно

только после нашего согласования. Локальные спикеры должны обязательно вести бизнес в

городе, где проводится мероприятие. В идеале выбирать известные бренды. Представители

бизнесов из других городов не рассматриваются и не включаются в программу.

- активности в зале с участниками (например, викторины или фитнес-разминки>>). Выбор

активности и ее организация лежит на вашей стороне, включение в программу возможно

после нашего согласования.

3. Стандартное количество блоков в программе: 6-7. Общая продолжительность, включая

активности в зале и кофе-брейк, не превышает 6 часов, ориентировочное время проведения

мероприятия с 10:30 до 16:30. Пример программы можно посмотреть по ссылке >>

Важно! Количество блоков в программе, количество локальных и федеральных спикеров,

время начала мероприятия и завершения, общая продолжительность ивента в разных

городах могут варьироваться в зависимости от специфики бизнес-аудитории и уровня

вовлеченности в деловые мероприятия.

Вы готовите свой доклад, ведете работу с локальными спикерами включая поиск,

приглашение и заключение с ними финальных договоренностей о выступлении, готовите

активность в зале. Мы со своей стороны отвечаем за выступления нашего спикера и

федеральных докладчиков.

9.1 Ваш доклад

1. Вы готовите свой доклад по нашим продуктам. Формат вашего выступления - бизнес-кейс

на основе Битрикс24 или «1С-Битрикс: Управление сайтом) (не теория).

Кейс может быть вашей компании или вашего клиента. Цель выступления - презентовать

свои услуги как интегратора нашего продукта. Например, вы можете рассказать, как

автоматизация помогла вашему клиенту увеличить продажи, какой вклад вы внесли со своей

стороны.

2. Также вы можете предложить альтернативную тему выступления относительно наших

продуктов. Но это НЕ_ должен быть доклад по вашим готовым решениям, мастер-класс по

настройке или демонстрация функционала. Также не рассматриваются доклады по

продвижению и настройке рекламы.

3. Общая продолжительность вашего доклада 40 минут. 30-35 минут отводится на сам

доклад, 5-10 минут - на вопросы участников.

4. В вашем докладе не должна повторяться информация из презентации спикера

«Битрикс24», по которой он выступает на данном мероприятии.

5. Формулировки темы и тезисов должны быть от «проблем и задач». Слушатель должен

понимать, какую проблему или задачу решит ваше выступление. Количество тезисов

должно быть не менее 3-х, но и не более 4-х.

5. При составлении темы и тезисов, обратите внимание, что в них не должно быть прямого

упоминания одного из наших продуктов. Формулировки должны быть продающими,

обтекаемо CRM - допустимо. Если вы демонстрируете кейс, обязательно укажите это в теме

или тезисах, чтобы подчеркнуть прикладной характер выступления.

6. В формулировках темы не рекомендуется использовать отсылки к определенной

отрасли. Например, как компания по производству косметики увеличила продажи в 2 раза.

Это может сузить потенциальную аудиторию выступления. Также в теме не должно быть

названий компаний (вашей или вашего клиента). В тезисах это допустимо.

Алгоритм согласования со специалистом ПМ

1. В комментарии к задаче по подготовке программы зафиксируйте тему вашего

выступления с кратким описанием.

2. Получите комментарии или согласование от специалиста ПМ, скорректируйте

выступление при необходимости.

3. Прикрепите на согласование готовый вариант тем и тезисов вашего доклада с указанием

спикера. Формулировки должны соответствовать нашим требованиям.

Пример подачи темы и тезисов на согласование, включая информацию о вашем спикере:

Как построить идеальные отношения с клиентом?

- как узнать, что именно хочет ваш покупатель;

- как мотивировать клиента к покупке;

- 3 инструмента, помогающих донести ваше персональное предложение клиенту

Иван Иванов, директор компании «Иванов и КО»

ВАЖНО! Согласование темы и тезисов— это НЕ первичный показ вашего варианта. Это

окончательное согласование/редактирование полученных от вас формулировок.

Обратите внимание, чем раньше будут согласованы темы и тезисы вашего выступления,

тем оперативнее будет подготовлена и размещена программа на лендинге мероприятия,

что упростит вам дальнейшую работу с инфопартнерами/ по анонсированию.

Присылайте, пожалуйста, доклад на согласование в течение 7-14 рабочих дней с момента

постановки вам задачи на подготовку программы.

4. Специалист ПМ согласовывает ваше выступление. Обратите внимание, что мы оставляем

за собой право скорректировать ваши формулировки.

ВНИМАНИЕ! Запрещено любое упоминание (устно и на слайдах презентации) и/или

демонстрация конкурирующих с продуктами «Битрикс24» продуктов других вендоров, а

именно:

● корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и

проектами;

● CRM, систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов;

● облачных сервисов хранения и работы с документами;

● систем для создания сайтов или конструкторов сайтов/лендингов;

● и других сервисов, схожих по функционалу с продуктами компании «Битрикс24».

Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными

продуктами. Даже если поступает вопрос от слушателей про сторонние

компании/продукты, нельзя их упоминать, давать прямое сравнение или иным образом

говорить о конкурентах. Правило касается как приглашенных спикеров, так и ваших

докладчиков.

9.2 Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров

1. Работа по приглашению и включение в программу представителей федеральных

компаний или бизнес-тренеров ведется с нашей стороны. Количество выступлений,

персоналии и компании в каждом городе определяются также нами.

2. Вы получаете информацию о выступлениях федеральных компаний или бизнес-тренеров

от специалиста ПМ в задаче по подготовке программы (название компании, персоналия,

тема и тезисы доклада). Далее работу по организационным моментам, получению

презентаций ведете с ними самостоятельно >>.

3. Если вы считаете, что слушателям будут интересны только выступления локальных

спикеров (нет необходимости привлечения федеральных компаний или бизнес-тренеров) -

сообщите об этом специалисту ПМ в задаче по подготовке программы в течение 5 рабочих

дней с момента ее постановки, приведите обоснование. На основании ваших аргументов -

специалист ПМ примет решение об исключении федеральных компаний и бизнес-тренеров,

сообщит необходимое количество локальных спикеров.

9.3 Приглашение и заключение договоренностей с локальными спикерам

1. Поиск и работа с локальными спикерами входит в ваши обязанности. Выступления

локальных спикеров должны быть только офлайн (непосредственно в зале перед

участниками) и на бесплатной основе.

2. Ваша задача – довести до результата (постановка в программу) минимум 2 таких

спикеров.

3. Локальные спикеры должны обязательно вести бизнес в городе, где проводится

мероприятие. В идеале выбирать известные бренды. Например, это могут быть

представители сети ресторанов, фитнес-клубов, крупных торговых центров,

продовольственных сетей и т.п. Представители бизнесов из других городов не

рассматриваются и не включаются в программу.

Внимание! Не рассматриваются в качестве спикеров представители государственных

организаций, политические деятели, представители структур по поддержке бизнеса,

представители ТПП и т.п.

4. Приоритетные тематики для локальных спикеров специалист ПМ укажет в задаче по

подготовке программы.

Внимание! Доклады локальных спикеров не должны касаться Битрикс24 или «1С-Битрикс:

Управление сайтом» или других программ. Выступление должно быть безотносительно

какого-либо продукта.

Выступление не должно быть посвящено компании, продуктам или услугам локального спикера,

вопросам бухгалтерии или продвижения.

5. Общая продолжительность доклада локального спикера от 30 минут до 40 минут, где 5-10

минут отводится на вопросы от участников.

ВНИМАНИЕ!

Если вы работаете с холодными контактами:

- не связывайтесь с кандидатами в спикеры сразу

- предварительно согласуйте претендентов в спикеры и ориентировочные темы их

выступления со специалистом ПМ в задаче по подготовке программы.

- получите комментарии, утвержденные кандидатуры приглашайте к участию.

6. Для приглашения спикеров вы можете использовать Шаблон письма, есть на Диске группы

проекта. В нем описаны рекламные возможности для спикеров. Обратите внимание:

участие приглашенных спикеров с вашей стороны возможно только на бесплатной основе.

7. Получите от спикеров согласие на участие либо отказ. Статус по каждому приглашенному

кандидату заносите в задачу по подготовке программы мероприятия.

8. Если спикер согласен, запросите тему доклада с тезисами (минимум 3 тезиса, максимум -

4). Если спикер рассказывает кейс, попросите его обязательно указать это в теме или тезисах,

чтобы подчеркнуть прикладной характер выступления. Приложите формулировки на

согласование специалисту ПМ в отдельном комментарии, если не сделали этого раньше.

Формулировки темы и тезисов должна быть «от проблем и задач». То есть, слушатель

должен понимать, какую проблему решит данное выступление, и для чего оно ему.

Пример представления в программе темы и тезисов, включая информацию по спикеру:

Кейс по продажам. Как зарабатывать, а не тратить?

– почему верность лишь одному каналу лидогенерации может оказаться катастрофой

– где найти 100500 клиентов

– как исключить человеческий фактор, чтобы не терять лиды;

– что может спасти ваши продажи.

Анна Петрова, руководитель компании «Ромашка»

Важно! Специалист ПМ вправе скорректировать тему, тезисы приглашенного спикера.

Дождитесь согласования или корректировок!

9.4 Активности во время деловой части

1. Ваша задача провести самостоятельно или найти компанию для проведения активности во

время деловой части мероприятия, чтобы расшевелить, развлечь аудиторию после

перерыва, чтобы они с новыми силами и энтузиазмом продолжили участие в мероприятии.

2. Длительность подобной активности не более 10 минут. Это может быть:

– викторина (не более 5-7 вопросов). Тематика - на ваше усмотрение. Хорошо

воспринимаются слушателями викторины на отвлеченные темы, НЕ по теме мероприятия.

– производственная гимнастика (упражнения для снятия напряжения во время работы).

Делать гимнастику могут как слушатели в зале, так и онлайн-аудитория перед экраном (в

случае его проведения дополнительно к офлайн-формату);

– ребусы (интеллектуальные игры);

– нетворкинг-игры. В непринужденном формате участники вашего делового мероприятия

смогут познакомиться друг с другом с помощью специальных заданий.

3. Провести активность может ваш представитель, ведущий мероприятия или сторонняя

компания (например, фитнес-тренер).

4. Сторонним компаниям предлагается участие на безвозмездной основе. В обмен на

проведение активности сторонняя компания может получить возможности интерактивного

партнера мероприятия (описаны в партнерском пакете, документ есть на Диске группы

проекта)

5. Вы заранее продумываете варианты активности. В задаче по подготовке программы

прикладываете краткое описание активности и нюансы по ее проведению.

6. Если активности будет проводить сторонняя компания, обязательно предварительно

согласуйте ее со специалистом ПМ. Приглашать стороннюю компанию к участию вы можете

только после согласования.

Внимание! Не рассматривается сотрудничество с компаниями, предоставляющими продукты

аналогичные продуктам/сервисам «Битрикс24».

9.5 Запасная презентация

Подготовьте запасную презентацию по тематике мероприятия для своего докладчика на

случай, если вдруг какой-либо спикер не сможет выступить. В таком случае запускаете свою

запасную презентацию и выступаете согласно таймингу этого спикера. Всё должно идти

согласно программе, сдвигать тайминг не нужно.

9.6 Предоставление информации для размещения программы на лендинге

мероприятия

1. Программа на лендинге мероприятия (готовится нами) и публикуется нами в течение 3

рабочих дней с момента получения от вас полной информации о локальных спикерах и

вашем докладчике.

2. В задаче «Информация для лендинга мероприятия» приложите информацию о вашем

докладчике и приглашенных сторонних спикерах. Информация по каждому спикеру - в

отдельном комментарии:

– фамилия и имя спикера;

– занимаемая должность с указанием компании (не более 100 знаков);

– фото спикера (портретное в высоком качестве, разрешение минимум 700*700px);

– логотип компании, которую представляет локальный спикер в формате png, фон

прозрачный, высокого качества, размер минимум 450*300 px (размер лого может быть

больше, но соотношение сторон должно быть сохранено), логотип монохромный черный,

отцентрован;

– ссылку на сайт компании локального спикера;

3. В связи с дополнениями в 519-ФЗ об обработке персональных данных вам также нужно

будет получить согласие на обработку персональных данных у приглашенных вами

спикеров; вашего докладчика, ведущего мероприятия (если он фигурирует на лендинге).

Согласие заполняется через соответствующую форму по ссылке >>

ВНИМАНИЕ!

Согласие от указанных лиц необходимо получить до старта анонсирования, не позднее

чем за 4 недели до мероприятия.

Если кто-то откажется заполнить форму, мы будем вынуждены убрать его ФИ, фото,

должность, название компании с лендинга мероприятия. Оставить только тему и тезисы

выступления.

Это может крайне негативно сказаться на наборе регистраций и явке. Поэтому старайтесь

убедить оппонентов, ссылаясь на закон. Ничего страшного и сложного в заполнении

формы нет. Заполнение занимает буквально пару минут.

4. Специалист ПМ проинформирует о публикации программы в закрытом чате по

мероприятию. Вам необходимо будет сообщить приглашенным спикерам:

– время и продолжительность выступления

– время прибытия на площадку;

– ссылку на сайт мероприятия;

– требования к презентации: формат Power Point, размер слайдов в зависимости от экрана

на площадке (4:3 или 16:9). Порекомендуйте не использовать мелкий шрифт и много текста

на слайдах. Лучше добавить вовлекающие цепляющие элементы: заголовки, картинки и т.п.;

– дедлайн по предоставлению презентации. Крайний срок предоставления презентации –

минимум за 3 дня до мероприятия;

– рекламные возможности на мероприятии (обозначены в Шаблоне приглашения для

спикеров, документ есть на Диске группы проекта).

5. Запросите у спикеров, с которыми контактируете, информационную поддержку

мероприятия в виде публикации поста в соц. сетях, рассылки и т.п.

ВНИМАНИЕ!

Проинструктируйте спикеров, что во время выступления запрещено любое упоминание

(устно и на слайдах презентации) и/или демонстрация конкурирующих с продуктами

«Битрикс24» продуктов других вендоров, а именно:

корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и проектами;

CRM, систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов;

облачных сервисов хранения и работы с документами;

систем для создания сайтов или конструкторов сайтов/лендингов и других сервисов,

схожих по функционалу с продуктами компании «Битрикс24».

Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными

продуктами. Даже если поступает вопрос от слушателей про сторонние

компании/продукты, нельзя их упоминать, давать прямое сравнение или иным образом

говорить о конкурентах. Правило касается как приглашенных спикеров, так и вашего

докладчика. Вам необходимо промодерировать презентации всех приглашенных

спикеров.

9.7 Обзвон спикеров

1. За неделю до мероприятия обзвоните всех спикеров. Напомните им основные

организационные моменты: адрес площадки, время выступления и время прибытия на

площадку, дедлайн по предоставлению презентации.

2. Если у вас есть сомнения в правильном произношении фамилий докладчиков, уточните

правильное произношение сразу же в звонке.

2. Контакты федеральных спикеров/ бизнес-тренеров предоставит специалист ПМ в

соответствующей задаче. Отправка смс вместо звонка не допускается!

10. Сценарий мероприятия

10.1 Подготовка сценария

1. Передайте ведущему программу мероприятия и по желанию составьте подробный

сценарий для ведущего. Пропишите: вступительное и заключительное слово ведущего,

ключевые моменты, важные сообщения, представление докладчиков, а также 2-3 вопроса к

каждому докладу.

Согласовывать сценарии НЕ нужно. Специалист ПМ может только дать рекомендации.

Во время приветственного слова ведущему необходимо озвучить участникам следующую

информацию:

– организаторов мероприятия. Упоминаются названия обоих организаторов: компания

«Битрикс24» и ваша компания;

– записи мероприятия не будет, но всем участникам будут отправлены презентации

докладчиков;

– проинформировать участников о возможности получить диплом за участие в мероприятии

(отправляются дипломы в течение 3 рабочих дней после мероприятия),

– сообщить о призах для участников интерактивов

Перед перерывом/кофе-брейком:

– озвучить продолжительность перерыва;

– для офлайн-формата: рассказать о конкурсе с фотографиями/любом другом согласованном

интерактиве и озвучить альтернативные места для питания (бары и рестораны на этой же

площадке, либо вблизи площадки);

- онлайн-аудитории ведущий должен предложить отвлечься и отдохнуть, заварить чашечку

вкусного кофе или чая.

В конце мероприятия в заключительном слове ведущий сообщает:

– организаторов мероприятия. Упоминаются названия обоих организаторов: компания

«Битрикс24» и ваша компания;

– записи мероприятия не будет, но в течение 2-х рабочих дней всем будет отправлено

письмо, где будет ссылка на презентации и спец. предложения от компаний-спикеров;

– в течение 3 рабочих дней всем участникам, пришедшим на офлайн, будут направлены

электронные дипломы. В случае дополнительного онлайна электронные дипломы будут

направлены в течение недели со дня мероприятия всем участникам, заполнившим форму на

вебинарной платформе;

– озвучить победителей интерактивов и конкурсов.

2. Назначьте встречу с ведущим, обсудите сценарий, попросите его разнообразить свою

речь, вписать шутки или встречные вопросы спикерам (при необходимости).

3. При подготовке сценария для ведущего и модераторов чата (в случае проведения

дополнительной онлайн-трансляции) вы можете воспользоваться готовым шаблоном и

инструкцией по работе модераторов в чате. Документы предоставит специалист ПМ в задаче

по подготовке онлайн-трансляции.

Внимание! Важно донести до ведущего мероприятия наличие онлайн-трансляции и

необходимость взаимодействия не только с офлайн-, но и онлайн-аудиторией.

10.2 Распределение ответственности между сотрудниками

1. Для проведения офлайн-мероприятия определите ответственных сотрудников, которые

будут работать на площадке. Должны быть задействованы не менее 7-ми человек, исключая

докладчиков.

▪ работа в зале – минимум 2 чел. Они отвечают за рассадку, работу техники, подносят

микрофон слушателям для вопросов;

▪ регистрация и выдача бейджей – не менее 4 чел. Кол-во сотрудников определяется

масштабом мероприятия. На каждые 50 слушателей – минимум 1 регистратор. При

необходимости можно привлечь дополнительный персонал (не более 4 человек).

▪ координация работы сотрудников, организационные вопросы, работа со спикерами,

контроль оформления площадки – минимум 1 чел.

Обязательно выделите отдельного сотрудника, который во время регистрации будет стоять

у входа в зал и возвращать обратно на регистрацию тех, кто проходит без пакета слушателя.

Необходимо сделать так, чтобы регистрацию прошли все участники.

2. Для сопровождения онлайн-трансляции с вашей стороны потребуются:

– координатор онлайн-трансляции (отдельно от координатора офлайн-мероприятия).

Курирует организационные моменты, действия всех членов команды, задействованных в

проведении онлайн-трансляции. Это должен быть именно ваш сотрудник

– модератор №1 – публикует запланированные сообщения в чате по графику, отвечает на

организационные вопросы (во сколько перерыв, будет ли запись и так далее)

– модератор №2 – отвечает на вопросы участников по продукту, на запросы внедрения и

консультации, аккумулирует и передает ведущему вопросы от онлайн-участника

– представитель технического подрядчика – отвечает за качество трансляции (видео, звук);

координирует работу оператора, звукорежиссера. Взаимодействует с координатором

онлайн-трансляции

11. Репетиция

Офлайн-мероприятия

1. За 1-2 дня до офлайн-мероприятия проверьте оборудование на площадке.

Потренируйтесь переключать проектор с одного ноутбука на другой. Проверьте наличие и

работоспособность кликера (презентера).

2. Проверьте звук, работу микрофонов и петличек.

3. По возможности пригласите локальных спикеров познакомиться со студией/площадкой,

протестируйте с ними переключение презентаций. Они должны понять и увидеть все

процессы заранее, не в день мероприятия.

Онлайн-мероприятия

1. Проведите репетицию онлайн-мероприятия в помещении, где оно запланировано.

Алгоритм проведения репетиции, необходимая техническая информация будут описаны в

соответствующей задаче на маркетинговом портале.

Проведение репетиции должно быть обязательно с оборудованием, которое будет

использоваться для трансляции. Репетиция должна включать техническую часть с

подрядчиком (настройку видео, звука) и отработку организационных моментов с ведущим и

модераторами.

2. Обсудите и протестируйте с техническим подрядчиком способы вывода видео с

площадки, поработайте над переключением планов во время выступления спикеров,

ответов на вопросы из зала и т.п. Протестируйте запуск всех заставок, видео (при их

наличии). Обязательно проведите тестирование запланированных интерактивов для онлайн-

аудитории, например викторины.

ВАЖНО! Обязательно заранее выстройте картинку выступления спикера: спикер обязательно

должен транслироваться вместе с презентацией. См. Пример

3. Особое внимание уделите качеству транслируемого видео, и звуку (обязательно нужно

исключить задвоение).

4. Проверьте скорость интернета, достаточно ли ее для трансляции в прямой эфир.

5. Протестируйте все инструменты платформы по публикации сообщений. Убедитесь, что все

модераторы действуют синхронно и знают свои задачи.

ВАЖНО! Обязательно продумайте внештатные ситуации: отключение интернета,

отключение электричества и т.п. На случай отключение интернета, подготовьте запасной

источник интернета (модем и др.).

При внештатной ситуации или раннее запланированном онлайн-выступлении федерального

спикера необходимо протестировать его удаленное подключение и возможности по

трансляции доклада в зал и прямой эфир вместе с подрядчиком.

Решение о включении в программу удаленного спикера принимает специалист ПМ и

информирует об этом партнера заранее, также прикладывает дополнительную Инструкцию

с алгоритмом действий по тестовому подключению.

Важно! Удаленное подключение возможно только с федеральными спикерами, локальные

выступают только офлайн.

ВАЖНО! Специалист ПМ участвует в технической репетиции и тестовом прогоне

удаленных спикеров (при его необходимости). Обязательно согласуйте с ним время

проведения репетиции и прогона в соответствующей задаче, чтобы получить

необходимую вам для проведения трансляции информацию.

12. Анонсирование

Анонсирование осуществляется обеими сторонами.

Внимание! Перед началом анонсирования вы обязаны изучить требования и правила

маркировки рекламы по «Закону о рекламе» и получить необходимые знания для

юридически грамотного анонсирования мероприятия.

12.1 План анонсирования

1. Специалист ПМ, отвечающий за анонсирование, предоставит предварительный план

анонсирования в соответствующей задаче на маркетинговом портале. Вам тоже

необходимо предложить онлайн-каналы анонсирования со своей стороны. Среднее

количество размещений 35-40 публикаций.

Каналы необходимо предоставить в табличной форме, например:

Канал

Ссылка

Число подписчиков

и % вовлеченности

подписчиков (если

это тг-канал) или

статистика по

просмотрам (если

это новостной

портал)

Стоимость

размещения,

условия

Новостной

интернет-портал

www.

6 500 р. – новость на

главной странице,

размещение в

разделе «Главное» -

24 часа.

Тг-канал

https://t.me/...

Число подписчиков

– 156 234;

% вовлеченности –

39%

7 500 р. – пост с

закреплением на

сутки

Основные требования к каналам:

1. Если это тг-канал: число подписчиков – не менее 5 000, % вовлеченности подписчиков

- не менее 25%, без «жёлтого» контента и политики.

2. Если это новостной портал: запрашивать размещение в новостной ленте на главной

странице, публикация в прайм-тайм (можно запросить статистику), обратить

внимание и сделать скрин счётчика со статистикой портала (внизу страницы).

3. Платную рекламу в запрещённых соц. сетях не задействуем.

2. После того, как план анонсирования зафиксирован с нашей стороны, вы приступаете к

подготовке материалов для анонсирования по шаблонам «Битрикс24». Шаблоны анонсов,

иллюстраций хранятся на Диске группы проекта.

ВАЖНО! В текстовых шаблонах меняется ТОЛЬКО основания информация (она выделена цветом):

- дата проведения мероприятия, город, время;

- компании-спикеры на актуальные;

- контактные данные: телефон, электронная почта.

! Не допускается переименование формата мероприятия в федеральный семинар, практический

семинар, бизнес-марафон, бизнес-лифт и т.п.

! В рекламных материалах ссылки должны быть только на лендинг мероприятия.

Внимание! В рекламных текстах местоимения «вы», «ваш» (во всех падежах и родах)

пишутся с маленькой буквы.

3. При сотрудничестве с блогерами важно учитывать, что блогеры составляют все материалы

самостоятельно по ТЗ из брифа.

12.2 Требования к анонсированию

1. Перечисление компаний в графических материалах делаются в виде логотипов.

2. Графические баннеры допускаются в рассылках, соц.сетях. В остальных случаях

используются фотографии.

3. Для отслеживания эффективности каждого канала во всех материалах должна быть ссылка

на лендинг мероприятия с уникальными UTM-метками. В задаче по анонсированию

предоставляется шаблон UTM-метки, по которой вы готовите отдельные ссылки для каждого

канала.

4. Необходимо предварительное согласование в задачах рекламных материалов перед

передачей в редакцию либо перед размещением у себя на сайте/соц. сетях.

Убедитесь, что специалист ПМ, отвечающий за анонсирование, подтвердил размещение

материалов. Он вправе попросить внести изменения или дополнения в рекламные

материалы.

5. Запросите у редактора портала превью рекламных материалов перед публикацией.

Убедитесь, что редакторские правки не исказили смысл анонса. Покажите материал

специалисту ПМ. После публикации вышлите ссылки на вышедшие анонсы, прикрепите

скриншоты публикаций.

ВАЖНО! Обязательно проверяйте корректность ссылок после публикации. Ссылка должна

быть кликабельной и с корректной меткой для определённого канала.

Будьте готовы к тому, что специалист ПМ может попросить найти дополнительные каналы

анонсирования в дополнение к ранее предложенным вами. Это может быть, если

динамика набора регистраций слабая, и ранее утвержденных каналов анонсирования

недостаточно.

Внимание! Материалы, предоставленные вам для анонсирования, не могут использоваться

при анонсировании других ваших мероприятий. Все права на использование этих

материалов принадлежат «Битрикс24».

Если вас не устраивают готовые креативы и тексты:

Вы можете самостоятельно, не искажая смысл, подготовить тексты и креативы (важно, чтобы

креативы были в фирменном стиле мероприятия). Материалы нужно показать

предварительно специалисту ПМ.

Внимание! Запрещено размещать любые материалы без предварительного согласования

специалиста ПМ. Если вы не используете наши шаблоны, то только вы несете

ответственность за конверсию подготовленных вами креативов и текстов не по нашим

шаблонам.

13. Набор инфопартнеров

1. Вам необходимо найти и довести до результата минимум 5 информационных партнеров

мероприятия, чтобы уменьшить ваши затраты на анонсирование и увеличить охват

рекламной кампании.

2. Условия инфопартнерства прописаны в предложении по информационной поддержке,

документ находится на Диске группы проекта на маркетинговом портале.

3. Если информационный партнер настаивает на индивидуальных условиях сотрудничества,

то эти условия, в обязательном порядке обсудите и согласуйте со специалистом ПМ,

отвечающим за анонсирование.

Рекомендации по поиску информационных партнеров:

• набор информационных партнеров начинайте за 1,5-2 месяца до мероприятия.

• найдите потенциальных информационных партнеров, согласуйте список с со

специалистом ПМ, отвечающим за анонсирование. Приглашайте к сотрудничеству:

- Новостные интернет-порталы;

- Бизнес-сообщества / бизнес-клубы;

- Бизнес-инкубаторы и коворкинг;

- Учебные и тренинговые центры;

- HR-компании по подбору персонала;

- Коучи, адвокаты (охват аудитории от 5 000);

- Оптовые компании / поставщики для бизнеса (канцелярия, офисная мебель, вода, кофе

и пр.);

- Интернет-провайдеры;

- Другие бизнес-мероприятия, готовые к взаимному сотрудничеству;

- Бизнес-блогеры (ВК, Телеграм-каналы), бизнес-эксперты / владельцы Телеграм-чатов

предпринимателей.

• не приглашайте ваших и наших конкурентов;

• не рекомендуется привлекать различные фонды как инфопартнеров — это не каналы

массового сбора регистраций.

Список инфопартнеров можно предоставить в табличной форме, например:

Название инфопартнера

Ссылка (сайт, соц. сети)

Чем может быть полезен:

Новостной портал «Абирег»

Ссылка на сайт: www.

Ссылка на соц.сети: вк и тг-

канал (число подписчиков)

Крупный городской портал,

освещают новости. ЦА –

бизнес-аудитория.

4. Шаблон письма для приглашения информационных партнеров вы можете найти на Диске

группы проекта.

Все договоренности фиксируйте письменно в почте, даже если обсудили по телефону. Это

обезопасит вас в случае разногласий.

Внимание! Вы НЕ имеете право отказывать инфопартнеру, найденному компанией

«Битрикс24».

5. Когда инфопартнер согласился на сотрудничество, запросите данные по охвату его

рекламных каналов и приложите полную информацию на согласование координатору.

Какой партнер / что готов предоставить / какой охват / что из нашего предложения

заинтересовало. Если у инфопартнера есть возможность сделать рассылку, запросите кол-во

адресов в его базах.

Пример предоставления информации:

Название

инфопартнера

Ссылка (сайт, соц.

сети)

С их стороны

предоставляют

С нашей стороны

хотят

Новостной портал

«Абирег»

Ссылка на сайт:

www….

Ссылка на соц.сети:

вк и тг-канал (число

подписчиков)

Размещение

новости на

новостном портале.

Дублирование

новости в соц. сети

Размещение

логотипа на

лендинговой

странице.

Упоминание в

приветственном

слове.

14. Работа с регистрациями

1. Предварительная регистрация на мероприятие всех участников проходит на официальном

лендинге проекта. Ссылку вам предоставит специалист ПМ в закрытом чате по вашему

ивенту, как только будет готов сайт мероприятия.

2. Вы не имеете право делать регистрацию у себя на сайте или на сторонних сайтах.

Запрещается создавать группы и встречи в социальных сетях и приглашать слушателей через

них или через личные страницы.

3. Вы можете регистрировать на мероприятие слушателей, которые позвонили по телефону.

Но обязательно нужно зачитать условия «Соглашения об обработке персональных данных»,

которое находится под формой, чтобы слушатель подтвердил условия Соглашения.

4. Если от стороннего спикера и инфопартнера планируются участники, то им также

необходимо обязательно зарегистрироваться на сайте мероприятия.

5. Регистрация участников на онлайн-мероприятие будет продолжаться в течение всего

мероприятия. Онлайн-участникам, которые будут регистрироваться после начала

мероприятия, автоматически будет уходить ссылка на подключение. Регистрационная форма

будет деактивирована после завершения мероприятия.

14.1 Частые вопросы по регистрации

1. Перед мероприятием по телефону или электронной почте спрашивают о возможности

участия друга, мужа, бизнес-партнера и т.п.

Сообщаете, что участие ТОЛЬКО для целевой аудитории мероприятия, которая обозначена

на лендинге проекта и ТОЛЬКО по предварительной регистрации на сайте мероприятия. Без

регистрации участие в мероприятии невозможно. Если желающие подходят под целевую

аудиторию, им необходимо зарегистрироваться на сайте мероприятия (либо вы сами его

зарегистрируете) и только после этого они смогут участвовать.

2. Перед мероприятием по телефону или электронной почте просят уже

зарегистрированного сотрудника заменить на другого от этой же компании. Если

замещающий человек соответствует целевой аудитории мероприятия, то замена возможна.

Заменяющий человек должен обязательно зарегистрироваться.

3. Незарегистрированные участники просят прислать ссылку для подключения к онлайн-

трансляции.

Ссылка на подключение отправляется только зарегистрированным участникам. Если вам

пишет незарегистрированный участник с просьбой прислать ссылку на подключение,

сначала направляете его на регистрационную форму. После того как он зарегистрируется,

ему автоматически отправится ссылка на подключение.

Если участник говорит, что зарегистрировался, а ссылка не пришла, проверьте его

регистрацию самостоятельно. Если регистрация подтверждается, можете отправить ссылку

на подключение.

4. На мероприятие в офлайне приходят незарегистрированные участники

Следите за количеством уже пришедших участников и оцените по интенсивности

наполнения зала, хватит ли всем мест. Если уверены, что свободные места для

незарегистрированных участников будут, регистрируете их самостоятельно через веб-форму

регистрации (предоставит специалист ПМ в закрытом чате по вашему ивенту) и приглашайте

в зал.

Если ожидается полный зал и свободные места под большим вопросом, извиняетесь,

говорите, что участие возможно только по предварительной регистрации. Попросите

подождать, пока зарегистрированные участники займут места. При наличии свободных мест

к концу регистрации регистрируете и приглашаете в зал.

Регистрация на месте ведется через ноутбук и мобильные телефоны для считывания QR-

кодов. Для регистрации незарегистрированных ранее участников используйте только веб-

форму, ссылку на нее вам предоставит специалист ПМ.

5. На мероприятие приходит участник, говорит, что он зарегистрировался, но в списке

регистраций его нет.

Просите показать письмо или смс с напоминанием/подтверждением участия. Если что-то из

этого участник вам показывает, вносите его данные в веб-форму и приглашаете в зал. Если

нет никаких подтверждений, действуйте согласно пункту 4.

14.2 Обзвон зарегистрированных

1. Обзвон зарегистрированных слушателей, при проведении офлайн-мероприятия

роботами СТРОГО ЗАПРЕЩЕН. Только живое общение. В случае включения онлайн-формата

допускается обзванивать зарегистрированных на онлайн с помощью роботов.

2.Начните обзвон зарегистрированных слушателей:

- для формата офлайн: обзвон начинаете за 3 дня, если количество регистраций больше 400,

начинаете за 2 дня - если количество регистраций менее 400, и вы точно сможете обзвонить

всех за один день. Обзвон роботами запрещен. Только живое общение.

Последние звонки зарегистрированным должны быть не менее чем за 2 дня до ивента.

За 1 день могут быть выполнены звонки ТОЛЬКО тем, кому не смогли дозвониться.

Например, количество регистраций 600. Вы:

- начинаете обзвон за 3 дня до ивента

- заканчиваете обзвон за 2 дня до ивента

- КАЖДЫЙ день! ДО 17:00 по МСК! вы пишете отчет об обзвоне в соответствующей задаче

- по результатам второго дня обзвона специалист ПМ сообщает вам необходимость обзвона

в последний день перед ивентом тех, кому не дозвонились за эти два дня (основываясь на

вместимости зала и количестве подтвердивших участие).

ЗАПРЕЩАЕТСЯ паниковать и останавливать обзвон самовольно без команды специалиста

ПМ. Количество фактических участников, всегда будет меньше количества подтвердивших

участие при обзвоне на 15-20%. Решение об остановке обзвона принимает только

специалист ПМ.

- для формата онлайн: начинаете звонить за 2 дня до ивента, если количество регистраций

больше 800, за 1 день – если количество регистраций менее 800. Допускается обзвон

зарегистрированных на онлайн роботами.

3. Обзвон осуществляется по всей базе зарегистрированных участников. Вы работаете с

лидами через партнерское приложение по получению заявок. База принятых регистраций

будет выгружена в вашу CRM за неделю до даты мероприятия. Самостоятельно исключать

кого-либо из списка обзвона запрещается. Отправка смс вместо звонка не допускается.

4. Вы можете обзвонить потенциальных участников силами своих сотрудников или

привлечь сall-центр (юридическое лицо).

Пример текста для обзвона офлайн-участников: «Здравствуйте, напоминаем, что

ждем Вас 23 апреля на мероприятии «Название» по адресу: ул. Ленина, 7, кинотеатр

«Победа». Регистрация с 09:30, начало деловой части в 10:00. Подтверждаете участие?

Спасибо за внимание, хорошего вам дня!»

Пример текста для обзвона онлайн-участников: «Здравствуйте, напоминаем, что ждем

Вас 23 апреля на мероприятии «Название» в онлайне. Начало в 10:00 по московскому

времени. Ссылка для подключения будет отправлена на ваш email за час до мероприятия.

Спасибо за внимание, хорошего вам дня!»

Ежедневно до 17:00 по мск сообщайте специалисту ПМ количество слушателей, которых

обзвонили за день, в соответствующей задаче на маркетинговом портале.

1) Пример отчета по зарегистрированным на офлайн:

11 декабря

Позвонили 254 зарегистрированным слушателям.

Подтвердили участие – 230 чел.

Отказались – 6 чел.

Абонент недоступен – 18 чел.

2) Пример отчета по зарегистрированным на онлайн:

11 декабря

Позвонили 254 зарегистрированным слушателям.

ВАЖНО! Запрещается во время обзвона зарегистрированных слушателей проводить любые опросы, не

связанные мероприятием, сообщать слушателям про обязательное наличие QR-кода для участия в ивенте,

либо рекламировать продукты «Битрикс24» и/или другие свои услуги.

14.3 Рассылки зарегистрированным

1. Все email и смс-рассылки рассылки по базе регистраций с периодическими

напоминаниями о мероприятии осуществляет «Битрикс24».

2. В день онлайн-мероприятия все email и смс-рассылки со ссылкой на подключение также

осуществляет «Битрикс24». В случае форс-мажорной ситуации рассылки могут быть

отправлены с вашей стороны. О такой необходимости специалист ПМ сообщит

дополнительно в закрытом чате по мероприятию.

3. В случае форс-мажора вы готовите рассылки согласно тексту, который предоставит

специалист ПМ. Важно соблюсти предложенное в тексте оформление рассылок.

Наименование отправителя должно быть обязательно указано в виде названия

мероприятия.

Пример: Бизнес-форум |Территория продаж|.

14.4 Ответы на вопросы зарегистрированных слушателей

После публикации лендинга на Вашу почту, указанную в задаче по наполнению лендинга,

будут поступать письма с вопросами от зарегистрировавшихся слушателей. Запросы от

слушателей необходимо оперативно отрабатывать (в течение суток с момента поступления

запроса).

В таблице ниже представлены возможные вопросы от слушателей и примеры ответов на

них (формулировки составляйте свои, в файле содержится просто справочная

информация).

Вопрос

Ответ

Когда отправляются дипломы

участникам офлайн-мероприятия?

В течение 3х рабочих дней с даты мероприятия.

Когда отправляются дипломы

участникам онлайн-мероприятия?

В течение 7ми рабочих дней с даты мероприятия.

Когда отправляются фото с

мероприятия и презентации

спикеров?

Пост-рассылка отправляется в течение 2-х рабочих

дней после мероприятия по

зарегистрированным участникам с приглашением

посмотреть материалы мероприятия. В

рассылке указывается ссылка на скачивание

презентаций и фотографий, размещаются

рекламные блоки спикеров и партнеров

мероприятия.

Слушателю нужно ответить, что рассылку мы

отправляем в течение 2х рабочих дней (если она

еще не отправлена), либо если рассылка уже была,

но слушатель не получил письмо - просто дать

ссылку на запрашиваемый материал (на папку с

фото или с презентациями (или и то и другое)).

Спрашивать о регистрации и искать участника в

регистрациях, искать и отправлять ему пост-

рассылку - НЕ надо.

Как участнику получить диплом за

участие в онлайн-мероприятии?

Участнику необходимо заполнить специальную

форму на вебинарной платформе.

Можно ли прийти на мероприятие

не к началу регистрации (не к

10:00)?

Да, на мероприятие можно подойти в любое время

(с 10:00 до 17:00), регистрация будет вестись на

протяжении всего дня, но нужно учитывать, что

количество мест в зале ограничено.

Можно ли не проходить

регистрацию на лендинге?

Регистрация на лендинге обязательна.

Можно ли взять с собой на

мероприятие друзей/коллег?

Да, можно, но им также необходимо пройти

регистрацию на лендинге.

Можно ли прийти на доклад

только одного спикера?

Да, можно, но регистрацию на лендинге нужно

пройти в любом случае.

Можно ли прийти на

мероприятие, если регистрация на

лендинге уже закрыта?

Ваши сотрудники могут зарегистрировать слушателя

на самом мероприятии через специальную форму,

но это будет возможно только после того, как все

зарегистрировавшиеся на лендинге слушатели

займут свои места в зале.

15. Работа после мероприятия

15.1 Дипломы участникам

1. В макете диплома вам предварительно необходимо внести свои данные. Нужно поставить

в шапку ваш логотип, исправить дату, название компании и ФИО подписанта. При желании

поставьте в макет факсимильную подпись на штампе. В подготовленный макет диплома

добавляется ФИ участника и его компания.

2. Дипломы НЕ печатаются. Отправляются в электронном виде. Макет диплома находится на

диске группы проекта.

Для формата офлайн дипломы необходимо отправить всем участникам на адреса

электронной почты, указанные при регистрации, в течение 3 рабочих дней после

мероприятия.

При проведении дополнительного онлайн-формата, дипломы нужно будет отправить только

тем, кто заполнит форму на вебинарной платформе, в течение недели после мероприятия.

15.2 Подготовка материалов для пост-рассылки «Битрикс24» по участникам

Пост-рассылка отправляется со стороны «Битрикс24» в течение 2-х рабочих дней после

мероприятия по всем участникам с материалами:

1. Презентации спикеров

2. Фотоотчет с мероприятия

3. Подарки и скидки от спикеров, организаторов, партнеров.

Вам нужно подготовить материалы и выложить на Диск проекта, в папки с названием вашего

города. Специалист ПМ предоставит вам доступ для добавления файлов в определенную

папку на Диске группы.

Презентации конвертируйте в формат pdf и переименуйте файлы по фамилии спикера.

Пример: Ivanov.pdf

Выложить презентации можно сразу после получения файла от спикера, но не позднее чем

за 1 день до мероприятия.

Фотоотчет. После мероприятия в течение 2х дней загрузите на Диск группы фотографии. От

100 до 300 снимков в обработанном, «ужатом» виде. Подробнее смотрите в п. 4.7.12

Создание фотоотчета.

Подарки и скидки. В рассылку мы можем добавить специальные предложения от вашей

компании, спикеров, VIP-спонсора и других партнеров, если была такая договоренность. Для

того, чтобы мы добавили инфо блок в рассылку от вас нужен текст и логотип от каждого

партнера. Прикрепите их к соответствующей задаче на портале. Тексты должны быть

написаны от 3-го лица, не более 400 знаков с пробелами. Логотип цветной в формате png.

Пример текста:

Компания «Суперконтора» дарит скидку 10% на аудит сайта. Срок действия акции – с 1

сентября 2022 по 30 ноября 2022. Подробности можно узнать по телефону: +7(4012)-212-

85-06

15.3 Ваши пост-релизы и видео отзывы

Пост-рассылку по участникам делает «Битрикс24». Вы можете сделать свою рассылку не

ранее чем через 2 недели после рассылки «Битрикс24».

Если вы запланировали пост-отчет на своем сайте, либо в СМИ, или в социальных сетях, в

тексте должно быть указано, что мероприятие организовано совместно с «Битрикс24».

Не допускаются публикации «мы провели мероприятие» без упоминания вендора.

ПРАВИЛЬНО:

НЕПРАВИЛЬНО:

6 сентября мы совместно с «Битрикс24» провели

мероприятие «Название»

Мы провели мероприятие «Название», на

котором выступали спикеры: «Битрикс24,

«Яндекс» и т.д.»

То же самое касается видео отзывов спикеров и участников мероприятия, в которых

озвучиваются оба организатора «Битрикс24» и ваша компания. Слова благодарности

адресуются также обеим компаниям, поскольку мероприятие организовано совместно с

«Битрикс24».

16. Подготовка к мероприятию для дополнительного формата онлайн.

16.1 Выбор подрядчика для организации онлайн-трансляции

1. Вам необходимо выбрать технического подрядчика для обеспечения качественной

трансляции.

2. Рассмотрите в своем городе подрядчиков, занимающихся организацией онлайн-

трансляций мероприятий. В качестве подрядчика может выступать как частное лицо

(технический специалист с набором необходимого оборудования), так и компания, которая

предоставляет услуги под ключ.

3. Обсудите с выбранным подрядчиком технические параметры трансляции, необходимое

оборудование, необходимое количество персонала, покажите предварительную программу,

место проведения (если оно выбрано), выберите оптимальное решение по цене и качеству.

ВНИМАНИЕ!

Специалисты отдела партнерского маркетинга не консультируют по техническим вопросам и настройке

трансляции. Все технические моменты и список оборудования вы утверждаете непосредственно с

подрядчиком. Со своей стороны мы предоставляем только рекомендации.

Алгоритм согласования подрядчика:

В задаче по согласованию подрядчика, сообщите специалисту ПМ:

▪ выбранную компанию

▪ ссылку на сайт компании (если есть)

▪ стоимость, перечень услуг, оборудования и персонала, задействованного в организации

трансляции

Дождитесь согласования.

Внимание! Обязательно проведите техническую репетицию с подрядчиком в помещении,

где планируете проведение мероприятия. Протестируйте видеопоток в платформу,

оборудование подрядчика, обязательно - скорость и стабильность интернет-канала,

звуковое оборудование, свет.

16.2 Подготовка и проведение онлайн-формата

Координатор сообщит вам в соответствующей задаче, на каком сервисе будет вестись

трансляция, и опишет ваши необходимые действия.

Во время мероприятия

▪ модераторы должны действовать четко по подготовленной вами Инструкции (вовремя

публиковать заготовленные сообщения, отвечать на вопросы участников).

▪ если будет удаленное подключение спикера, отдельный модератор должен курировать

тайминг его выступления. Если удаленный спикер не подключился к платформе за 20

минут до своего доклада, необходимо позвонить ему и узнать причину задержки.

▪ во время мероприятия необходимо поддерживать оперативную связь со специалистом

ПМ в закрытом чате на маркетинговом портале Битрикс24.

17. Работа с лидами в CRM Битрикс24

1. Все лиды с мероприятия будут передаваться прямо в вашу CRM в Битрикс24. Вся работа с

лидами ведется в специальном Приложении. Если у вас оно не установлено, необходимо

установить. Подробная инструкцию по установке: https://partners24.1c-

bitrix.ru/partnership/applications.php

2. За неделю до мероприятия вы увидите все регистрации в виде персональных сделок в

вашем Приложении.

3. Вся информация о работе с лидами будет размещена в соответствующей задаче, по

которой с вами будет коммуницировать отдельный сотрудник Битрикс24.

18. Отчетность

После проведения мероприятия в тот же день отправьте координатору данные о

фактическом количестве участников мероприятия.

В течение пяти рабочих дней заполните и отправьте отчет.

Отчёт должен содержать:

• количественные данные по посещаемости офлайн-формата;

• отметку факта присутствия участников офлайн-формата в CRM;

• фотографии мероприятия, выложенные на Диск группы;

• фактическую смету мероприятия, которая отражает только компенсируемые бонусами

затраты. Список компенсируемых затрат вы можете найти в Правилах проекта (на Диске

группы). Шаблон сметы находится в соответствующей задаче;

• скриншоты анонсирования мероприятия (публикаций, постов, рассылок и т.п), которое

подлежит начислению бонусов, включая скриншоты из рекламных кабинетов соцсетей,

которые подтверждают понесенные затраты на анонсирование;

• сканы бухгалтерских документов, подтверждающие ваши затраты на мероприятие.

Смотрите таблицу ниже, где указаны необходимые платежные документы по каждому

виду затрат.

Вы можете прикреплять несколько файлов в отчетную форму (не нужно объединять их

в архивы или помещать в один файл):

Прикрепление нескольких файлов в форму отчетности

Просим вас обратить внимание на компенсируемые затраты и необходимые

документы, а также другие материалы (скриншоты, фото и пр.), которые предстоит

приложить к отчетности. Необходимые документы и материалы по каждой

компенсируемой опции обозначены в Правилах проекта.

• Назначение платежа в платежном поручении должно быть указано явно.

Правильно

Неправильно

Аренда зала «Название» в гостинице

«Название» Дата

Услуги коворкинга

Услуги колл - центра для анонсирования

мероприятия/для обзвона

зарегистрированных участников с целью

напоминания о мероприятии «Название»,

Услуги колл - центра по тарифу

«Телефонистка» / Оплата за

услуги связи

Размещение статьи/анонса или Реклама

на портале Название/адрес портала

Оплата по счету №486 от

20.10.2022г.

Услуги кейтеринга или Услуги организации

кофе-брейка для мероприятия

«Название», дата

Оплата питания

Покупка/аренда презентационного

оборудования или Покупка/аренда

«название оборудования»

Оплата по счету №457 от

09.10.2022г.

Печать бейджей / Название товара при

покупке (бейджи, держатели)

Оплата канцелярских товаров

Аренда/изготовление пресс-волла (или

печать полотна для пресс-волла) и

конструкции (услуги инсталляции/сборки

дополнительно)

изготовление рекламных

материалов

Оплата услуг ведущего для мероприятия

«Название», дата

Оплата по счету №486 от

20.10.2022г.

Оплата услуг фотографа для мероприятия

«Название», дата

Оплата по счету №457 от

09.10.2022г.

Оплата услуг персонала для мероприятия

«Название», дата

Оплата услуг за организацию

мероприятия

Оплата за услугиSms-рассылки

Оплата по тарифу «Стандарт»

Аренда выделенного канала Интернет

Оплата по счету №458 от

09.10.2022г.

Если назначение платежа не будет явным, будут необходимы дополнительные

подтверждающие затраты документы, где будет расшифровка назначения платежа

(счета, договоры, акты).

• Для подтверждения затрат на анонсирование помимо бухгалтерских документов

должны быть предоставлены скриншоты, фото, записи и т.п. самих рекламных

объявлений.

Если за какие-то затраты вы не можете предоставить необходимые документы, мы

вынуждены будем отказать вам в компенсации данных затрат.

Также обратите внимание на те компенсируемые затраты, где прописан

максимальный порог компенсации, напр., 15000, 5000 и пр. Затраты сверх этих

порогов не компенсируются и остаются на вас.

ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧИТЕ, ЗА КАКИЕ ЗАТРАТЫ КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМЫ.

Подробная информация по компенсируемым затратам и необходимым для

отчетности документам, обозначена в Правилах проекта.

УДАЧИ В ПОДГОТОВКЕ МЕРОПРИЯТИЯ!