 

 
Инструкция соорганизатора крупных мероприятий 
совместно с «Битрикс24» 
 
Оглавление 
Правила использования материалов проекта ...................................................................................... 3 
Основные положения .............................................................................................................................. 4 
Функции соорганизатора ......................................................................................................................... 6 
Подготовка к мероприятию. Формат офлайн ...................................................................................... 8 
1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение ....................................................................... 8 
2 Кофе-брейк ............................................................................................................................................ 11 
3 Подготовка печатных материалов ....................................................................................................... 12 
3.1 Бейджи ................................................................................................................................................ 12 
3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде ...................................................... 13 
3.3 Указатели, таблички «зарезервировано» ........................................................................................ 13 
4 Скатерти для столов регистрации ........................................................................................................ 13 
5 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя» ...................................................... 13 
6 Розыгрыш призов для слушателей ...................................................................................................... 14 
7 Работа на площадке в день мероприятия .......................................................................................... 14 
7.1 Схема зала ........................................................................................................................................... 15 
7.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано» ............................. 15 
7.3 Оформление зала и холла ................................................................................................................. 16 
7.4 Проверка оборудования, презентаций ............................................................................................ 18 
7.5 Выполнение рекомендаций Роспотребнадзора (только в случае официального объявления 
эпидемии) .................................................................................................................................................... 18 
7.6 Регистрация слушателей ................................................................................................................... 18 
7.7 Контроль готовности докладчиков ................................................................................................... 21 
7.8 Контроль готовности питания ........................................................................................................... 21 
7.9 Раздача листовок и визиток слушателями мероприятия ............................................................... 22 
7.10 Ваша рекламная стойка в холле ..................................................................................................... 22 
7.11 Спонсоры и интерактивные партнеры ........................................................................................... 22 
7.12 Создание фотоотчета ....................................................................................................................... 27 
Поиск и выбор ведущего для мероприятия ....................................................................................... 28 
Пресс-волл ............................................................................................................................................... 30 
Заставки и фоновая музыка .................................................................................................................. 31 
Чат-бот мероприятия ............................................................................................................................. 32 
Программа мероприятия ...................................................................................................................... 33 
1 Ваш доклад ............................................................................................................................................ 33 
2 Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров ........................................ 35 
3 Приглашение и заключение договоренностей с локальными спикерам ........................................ 36 
4 Активности во время деловой части ................................................................................................... 37 
5 Запасная презентация ........................................................................................................................... 40 
6 Предоставление информации для размещения программы на лендинге мероприятия .............. 40 
7 Обзвон спикеров ................................................................................................................................... 42 
Сценарий мероприятия ....................................................................................................................... 43 
1 Подготовка сценария .......................................................................................................................... 43 
2 Распределение ответственности между сотрудниками .................................................................. 44 
Репетиция .............................................................................................................................................. 45 
Анонсирование ..................................................................................................................................... 47 
1 План анонсирования ........................................................................................................................... 47 
2 Требования к анонсированию ........................................................................................................... 48 

 

 
Набор инфопартнеров ......................................................................................................................... 50 
Работа с регистрациями ...................................................................................................................... 52 
1 Частые вопросы по регистрации ........................................................................................................ 52 
2 Обзвон зарегистрированных .............................................................................................................. 53 
3 Рассылки зарегистрированным ......................................................................................................... 55 
4 Ответы на вопросы зарегистрированных слушателей..................................................................... 55 
Работа после мероприятия ................................................................................................................. 57 
1 Дипломы участникам .......................................................................................................................... 57 
2 Подготовка материалов для пост-рассылки «Битрикс24» по участникам ..................................... 57 
3 Ваши пост-релизы и видео отзывы ................................................................................................... 58 
Подготовка к мероприятию для дополнительного формата онлайн. .......................................... 59 
1 Выбор подрядчика для организации онлайн-трансляции .............................................................. 59 
2 Подготовка и проведение онлайн-формата ..................................................................................... 59 
Работа с лидами в CRM Битрикс24 ..................................................................................................... 61 
Отчетность ............................................................................................................................................. 62

1. Правила использования материалов проекта

ВНИМАНИЕ! Все предоставленные инструкции, рекомендации, любые обучающие материалы, текстовые и

графические рекламные материалы, предназначенные для подготовки мероприятия, а также содержание

внутренней переписки с сотрудниками «Битрикс24», не подлежат передаче третьим лицам,

распространению, цитированию или обсуждению на любых сторонних ресурсах, а также использованию

для других мероприятий.

Все материалы* могут быть использованы только при подготовке и на мероприятиях этих проектов.

Запрещается использовать материалы на других ваших мероприятиях или в рамках других программ

компании «Битрикс24».

*Под материалами понимается:

- тексты всех анонсов, рассылок, публикаций в соцсетях,

- баннеры и иллюстрации,

- пресс-волл, макеты бейджей, диплома, баблов,

- элементы фирменного стиля и название, фотографии,

- все документы по проекту (Правила, Положение и Инструкция)

- любые другие материалы, которые предоставляются в рамках подготовки к мероприятиям.

2. Основные положения

1. Мероприятие проходит только в один поток.

2. Мероприятие проводится бесплатно для участников. Принимать деньги от участников за

какие-либо опции запрещается.

3. Мероприятие проводится для любых сфер бизнеса, не предназначено для какой-то одной

отрасли или определенного размера бизнеса.

4. Организаторы – компания «Битрикс24» и компания Партнер. Каждый выполняет свои

задачи по подготовке и проведению мероприятия.

5. Формат мероприятий - офлайн.

Офлайн может быть отменен только в случае официального эпидемиологического

ограничения администрации города на проведение деловых мероприятий.

Дополнение офлайна форматом онлайн по вашему единоличному желанию невозможно.

«Битрикс24» может по своему усмотрению предложить дополнительный формат онлайн

определенному партнеру. Если такого предложения не поступило, вы готовите только

офлайн-мероприятие.

6. Вы, как соорганизатор, берете на себя все организационные обязательства и действуете

согласно Правилам проекта и данной Инструкции.

7. Вы получаете:

● статус «организационного партнера» на лендинге мероприятия;

● 1 доклад продолжительностью не более 30 минут плюс 10 минут на вопросы

слушателей;

● публикацию логотипа на лендинге мероприятия;

● упоминание в текстовых и графических материалах для анонсирования;

● вступительное слово в начале мероприятия;

● возможность предоставить призы для конкурса;

● базу участников, зарегистрированных на мероприятие, только для вашего личного

использования;

● возможность размещения рекламного текстового блока в email пост-рассылке после

мероприятия;

● возможность предоставить свою раздатку в «пакет слушателя»;

● возможность поставить ролл-апы вашей компании в любом месте на площадке, а также

свою рекламную стойку для общения со слушателями в фойе.

8. База регистраций и слушателей никому НЕ передается – ни спикерам, ни

инфопартнерам, ни спонсорам и т. п. Правом на обработку персональных данных

обладаете только вы и «Битрикс24».

9. Онлайн–регистрация слушателей происходит только на официальном лендинге

мероприятия, который готовит «Битрикс24». Запрещается открывать регистрацию на своем

сайте и вести собственную базу регистраций. Только официальный лендинг должен

фигурировать в любых рекламных материалах по мероприятию. Запрещается создавать

группы и встречи в социальных сетях и приглашать слушателей через них или через личные

страницы.

10. Вы работаете с лидами только в CRM Битрикс24.

11. На всех этапах работы над задачами с вами будут взаимодействовать специалисты

отдела партнерского маркетинга (Далее – специалист ПМ/специалисты ПМ).

12. Совместная подготовка к ивенту проходит на специальном маркетинговом портале

Битрикс24. Все материалы для подготовки хранятся на Диске группы проекта.

13. Вам ставятся задачи по каждому этапу подготовки мероприятия. Согласование всех

организационных моментов проходит в задачах. Закрывает все задачи только ее

постановщик после того, как примет результат её выполнения. Общение со специалистами

ПМ происходит в специальном закрытом чате по подготовке к мероприятию и в

комментариях к задачам. Также возможны другие способы коммуникации в рамках

подготовки к мероприятию, например плановые видеоконференции со специалистами ПМ

на маркетинговом портале или в иных программах для ВКС.

14. Вы выполняете все прописанные в задаче действия в соответствующие сроки (дедлайны).

15. Вы должны оперативно реагировать на обращения специалиста ПМ в задачах или чате

портала Битрикс24. Если назначенное вами ответственное лицо не может по какой-либо

причине оперативно отвечать, вы передаете задачи другому ответственному лицу,

способному обеспечить оперативную связь, предварительно передав ему все

договоренности и документы по подготовке, включая и данную Инструкцию.

16. Вам необходимо своевременно читать все важные сообщения, которые появляются в

живой ленте группы проекта.

17. В программе мероприятия есть приглашенные спикеры. Это сотрудники компаний,

частные лица, которые выступают на мероприятии с докладами. Приглашаются «Битрикс24»

и вами.

18. Кофе-брейк для участников офлайн-мероприятия возможен только один и только в

середине мероприятия.

19. Запрещается отказывать в участии своим конкурентам, а также другим компаниям, не

подходящим по вашему мнению под целевую аудиторию мероприятия без согласования с

«Битрикс24».

20. Специальные мобильные приложения для участников мероприятия могут

использоваться только после согласования с «Битрикс24».

3. Функции соорганизатора

Для формата офлайн:

1. Поиск помещения для проведения мероприятия, переговоры с подрядчиками по аренде

помещения и необходимого оборудования, а также организации питания.

2. Подготовка своего доклада в соответствии с инструкцией и информацией от специалиста

ПМ по темам выступления, обозначенным в задаче по согласованию вашего доклада.

3. Поиск и работа со сторонними (приглашенными) спикерами.

4. Подготовка и проведение интерактивов с участниками.

5. Поиск и работа с профессиональным ведущим для проведения мероприятия.

6. Аренда/покупка конструкции пресс-волла размером минимум 3х2 м, печать полотна по

шаблону от «Битрикс24».

7. Запуск анонсирования мероприятия по согласованным информационным каналам в

установленные сроки, контроль подрядчиков и поиск дополнительных каналов

анонсирования. Обеспечение соблюдения требований закона о рекламе, в том числе

осуществление маркировки рекламы и представление соответствующей отчетности в ОРД

(оператор рекламных данных).

8. Поиск и работа с информационными партнерами.

9. Альтернативный прием регистраций слушателей по телефону с последующей

собственноручной регистрацией на сайте мероприятия. При таком варианте обязательно

необходимо зачитать потенциальному участнику Согласие на обработку персональных

данных.

10. Ответы на вопросы желающих посетить мероприятие (по эл. почте, телефону или через

открытую линию ивента в вашем Битрикс24).

11. Обзвон докладчиков за 5-7 дней до мероприятия.

12. Обзвон зарегистрировавшихся участников за 2-3 дня до мероприятия.

13. Сбор всех презентаций с докладчиков перед мероприятием, проверка презентаций на

упоминание конкурирующих продуктов, тестирование работоспособности презентаций на

площадке (на том оборудовании, которое будет в день ивента). Загрузка проверенных

презентаций на Диск группы проекта.

14. Контроль своевременного прибытия/подключения докладчиков.

15. Четкий контроль соблюдения тайминга докладчиками на мероприятии.

16. Курирование хода мероприятия и всех организационных вопросов.

17. Подготовка и отправка электронных дипломов слушателям после мероприятия.

18. Предоставление файла со статистикой по посетителям, которые регистрировались на

мероприятии через вашу CRM.

19. Предоставление видеозаписи мероприятия и видеозаписей отзывов слушателей (в

случае, если такая задача поставлена Специалистом ПМ).

20. Подготовка бейджей для докладчиков, организаторов, участников, спонсоров.

21. Проверка презентационного оборудования перед мероприятием.

22. Оформление и подготовка конференц-зала и прилегающих помещений к началу

мероприятия.

23. Организация процедуры регистрации участников на офлайн-мероприятии.

24. Покупка воды для спикеров, ведущего, фотографа и вашей команды (не более 30 шт.),

если они не предоставляются площадкой.

25. Сбор раздаточной продукции компаний-участников, формирование «пакета слушателя».

26. Организация или привлечение подрядчиков на проведение интерактивов, конкурсов и

т.п. во время перерыва, обеспечение возможностей нетворкинга.

27. Фотосъемка во время мероприятия (силами подрядчика).

28. Предоставление фотографий мероприятия в течение 2-х рабочих дней после

мероприятия.

При проведении онлайна дополнительно:

Организация онлайн-трансляции мероприятия включает в себя: курирование технической

стороны, поиск подрядчика для проведения трансляции, изучение и работу с вебинарной

платформой, оформление вебинарной комнаты; проведение технической репетиции с

ведущим и подрядчиком; проведение тестового прогона с удаленными спикерами.

Вы, как соорганизатор, обязуетесь выполнять все требования и рекомендации,

изложенные в данном документе.

4. Подготовка к мероприятию. Формат офлайн

4.1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение

1. В качестве помещения для проведения мероприятия подойдет конференц-зал в

гостинице, бизнес-центре или в здании технопарка.

2. Рекомендованную вместимость зала Вам сообщит специалист ПМ в соответствующей

задаче на маркетинговом портале.

3. Время аренды помещения – с 9:00 до 17:00 (может варьироваться в зависимости от

программы). Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа

больше, чем занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для

того, чтобы подготовиться: настроить и протестировать оборудование, оформить площадку,

и час, чтобы сложить оборудование и привести площадку в первоначальный вид после

окончания ивента.

Требования к месту проведения:

– Здание, в котором располагается конференц-зал, должно находиться в черте города, в

пределах доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта. До

площадки должно быть легко добраться без автомобиля. Бесплатная стоянка для

автомобилей приветствуется. Предпочтение отдается вариантам максимально близким к

центру города.

В здании должна быть возможность организовать кофе-брейк для участников мероприятия

вне конференц-зала, где будет проходить деловая часть. Площадки с возможностью

организации питания только в зале НЕ подходят.

В фойе (перед конференц-залом) должно быть достаточно места для установки стола

регистрации слушателей. Регистрация проводится вне зала.

В холле должно быть достаточно места для установки рекламных стоек и проведения

интерактивов. При рассмотрении площадки сразу уточняйте, есть ли ограничения на

количество обычных рекламных стоек или ограничение на проведение интерактивов и

дегустаций.

– Конференц-зал должен быть рассчитан на планируемое количество слушателей (сообщает

специалист ПМ). Тип рассадки – «театр».

В случае проведения дополнительного онлайна на площадке должен быть обеспечен

стабильный выделенный скоростной канал с пропускной способностью не менее 12

Мбит/сек.

Не используйте беспроводное подключение к Интернету. Беспроводные соединения очень

непредсказуемы, и соединения могут быть отключены. Убедитесь, что основное

оборудование будет подключено к стационарному интернет-соединению для достижения

наилучшего качества связи.

ВАЖНО!

Интернет-канал обязательно должен быть выделен только под трансляцию мероприятия. Это позволит

обеспечить стабильную пропускную способность.

Обязательно продумайте резервный канал, чтобы в случае технических неполадок быстро переключиться

на него с основного.

Конференц-зал должен быть оснащен всем необходимым для обслуживания

мероприятия оборудованием:

▪ проектором;

▪ широкоформатным экраном, на котором корректно будут отображаться презентации в

разрешении 16:9. Размер экрана должен соответствовать размеру площадки, ее форме и

количеству слушателей, т.е. должен быть таким, чтобы слушатели, располагающиеся на

последних рядах, могли хорошо видеть презентации на экране. Предпочтительное

расположение экрана – выше уровня глаз, на сцене. Расположение экрана сбоку, чтобы

слушатель сидел, повернув голову, НЕ допускается. Президиум перед экраном НЕ

допускается, либо должна быть возможность убрать президиум;

▪ в «слепых зонах», если такие есть (например, в вытянутом зале) или при наличии экрана

недостаточного размера, должны быть установлены экраны-дублеры (по бокам или в

среднем ряду). Необходимо заранее уточнить у площадки, возможно ли привезти и

установить арендуемое оборудование в случае необходимости;

▪ должно быть хорошее качество цветопередачи экрана (презентации должны быть

хорошо читаемы даже при включенном освещении);

▪ микрофонами – не менее 2 шт (беспроводные или петлички);

▪ кликером для переключения слайдов (при необходимости приобретается);

▪ звукоусилителем

Примеры залов со слепыми зонами и экранами дублерами:

В зале должна быть возможность оперативного подключения своего ноутбука к проектору.

Про эту возможность уточните у площадки заранее.

Внимание! НЕ рассматриваются площадки в ВУЗах, школах, лицеях, производственных

предприятиях и с пропускной системой.

Алгоритм утверждения места проведения со специалистом ПМ

1. Рассмотрите несколько вариантов мест проведения, соответствующих требованиям.

Оцените их месторасположение, уровень обслуживания, окружающую обстановку и затраты.

2. Предоставьте специалисту ПМ в соответствующей задаче на маркетинговом портале

информацию о возможных местах проведения мероприятия (2-3 варианта):

▪ адрес конференц-зала;

▪ расположение на карте города, сведения о транспортной доступности;

▪ наличие бесплатной парковки и её вместимость, а также наличие шлагбаума и условий

проезда;

▪ ссылку на сайт площадки;

▪ свободна ли площадка в нужную дату. Если нет, предложите альтернативные варианты

свободных дат на той же неделе, что и обозначенная дата;

▪ максимальную вместимость зала;

▪ перечень необходимого оборудования в зале;

▪ наличие отдельного места для питания, его расположение (в холле, в столовой, на

другом этаже, в другом здании и т.п.);

▪ возможность размещения рекламных стоек (мобильных стендов) и проведения

интерактивов;

▪ фотографии зала, прилегающих к залу помещений (холл, ресепшен, помещение для

кофе-брейка и т.п.);

▪ размеры экранов на площадке (основной и дублирующие экраны);

▪ количество входов в здание/зал для корректной навигации участников по площадке;

▪ предварительную смету: стоимость аренды зала с 09:00 до 17:00, стоимость аренды

оборудования, возможные варианты меню и стоимость кофе-брейка на одного

человека.

Дождитесь согласования.

ВНИМАНИЕ!

Вам необходимо заранее предусмотреть возможность вернуть предоплату либо полную оплату

площадки. Для этого в договоре Вы заранее прописываете возможность отмены мероприятия в связи с

форс-мажором.

Главное, чтобы у вас были юридические основания вернуть платеж за площадку в случае запрета на

проведение мероприятий в вашем городе.

В случае официального запрета на проведение мероприятий в вашем городе из-за

эпидемии или других внешних факторов совместно с вами принимаем решение, какую

площадку будем использовать для онлайн-формата:

а) оставляем уже выбранную площадку, если ее стоимость приемлемая;

б) либо возвращаем предоплату/оплату и арендуем более маленький зал или студию (без

присутствия зрителей только для проведения онлайн-трансляции).

4.2 Кофе-брейк

1. Кофе-брейк проводится в середине мероприятия. Продолжительность кофе-брейка – 30

или 40 минут (зависит от ожидаемого кол-ва участников).

2. Для организации питания необходимо наличие такой услуги у арендодателя, либо

заказывается кейтеринг. Организация питания «своими руками» недопустима.

3. Обязательно закупите воду без газа в пластиковых бутылках (0,3-0,5л) для докладчиков,

ведущего, фотографа, и вашей команды (не более 30 шт). При желании, можете купить воду

для участников мероприятия за свой счет. Бутылки с водой размещаются на отдельном столе

в зоне регистрации либо у входа в конференц-зал. Вода для спикеров ставится отдельно,

предоставляется вместе со стаканами.

Внимание! Кофе-брейк проводится только по согласованию с площадкой и с соблюдением

всех санитарных норм и требований Роспотребнадзора.

4. Рекомендации

На кофе-брейке в середине мероприятия подаются горячие напитки и блюда для легкого

перекуса. Минимум расчет на одного человека: 1 горячий напиток, 1 холодная закуска и 1

десерт.

Примеры меню кофе-брейка в середине мероприятия:

Вариант №1

Вариант №2

чай/кофе;

пирожок с капустой;

пирожное медовик.

чай/кофе;

бутерброд с с/к колбасой;

круассан с шоколадом.

Максимальная стоимость кофе-брейка - 350 р. на человека. Расценки могут быть

пересмотрены с учетом ценового порога города, в котором проводится мероприятие.

Вам не нужно составлять меню самостоятельно, следуйте алгоритму, представленному

ниже.

Алгоритм согласования кофе-брейка

1. Приложите специалисту ПМ пакетные предложения и/или полный перечень позиций

для составления меню кофе-брейка в соответствующую задачу.

2. Дождитесь составления меню от специалиста ПМ.

4.3 Подготовка печатных материалов

4.3.1 Бейджи

1. Обязательно подготовьте бейджи для докладчиков, своих сотрудников, спонсоров и

инфопартнеров. Для этого закупите пластиковые карманы с лентой либо бейджи с клипсой.

Рекомендованные размеры бейджей представлены в макетах.

Распечатайте на цветном принтере или в типографии вкладыши для докладчиков, своих

сотрудников, спонсоров и инфопартнеров строго по макету «Битрикс24». Все макеты

расположены на Диске группы проекта. Заранее впишите или напечатайте имя, фамилию и

название компании.

Менять дизайн бейджей и вносить дополнительные элементы запрещается. Логотипы

компаний на бейджи не ставятся.

2. При желании подготовьте бейджи для слушателей. Крепление бейджей можно выбрать

на ваше усмотрение.

Возможна печать бейджей без ФИ и названия компании слушателя с последующим ручным

заполнением на мероприятии. Также возможна печать фамилии, имени и компании

слушателя на наклейках, с последующей выдачей их вместе с пустыми бейджами на

мероприятии.

Бейджи для участников могут быть как брендированными (по макету Битрикс24), так и не

брендированными (просто на белой или цветной бумаге). Вкладыши печатаются только для

тех слушателей, которые подтвердили свое участие и для тех, до которых не смогли

дозвониться или сомневаются.

4.3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде

Программы могут быть напечатаны на ваше усмотрение без компенсации бонусами. Либо

вы можете подготовить лендинг, на котором будет только программа мероприятия. Чтобы

участник смог посмотреть программу на таком лендинге, можно сгенерировать QR-код со

ссылкой на лендинг и разместить его на приветственном слайде мероприятия, а также

распечатать табличку с кодом и разместить ее в зоне регистрации слушателей. Также вы

можете предложить другие ваши варианты.

4.3.3 Указатели, таблички «зарезервировано»

1. При необходимости подготовьте указатели на всем протяжении пути от входной двери до

дверей зала, чтобы слушатели легко могли найти вход. Альтернативой табличкам могут быть

ваши сотрудники, которые будут подсказывать участникам дорогу к залу, в котором будет

проходить мероприятие. Они могут указывать слушателям дорогу.

Внимание! Указатели печатаются заранее, если их не предоставляет площадка. На

указателях обязательно должен быть размещен логотип мероприятия (есть на Диске группы

проекта).

2. Подготовьте таблички «Зарезервировано» на листах А4. Достаточно печати на черно-

белом или принтере на обычной офисной бумаге. Таблички необходимы, чтобы

корректировать стихийную рассадку слушателей в зале. В случае, если на площадке

установлены складные кресла, необходимо назначить ответственного сотрудника, который

будет контролировать рассадку слушателей.

4.4 Скатерти для столов регистрации

1. Приобретите и подготовьте тканевые скатерти, которыми будут накрыты столы для

регистрации. Требования к скатертям:

• Цвет: белый или голубой, близкий к фирменному цвету «Битрикс24»;

• Минимальный размер: 2х1,5м, можно использовать скатерти большего размера;

• Ткань должна быть однотонной без рисунков и узоров.

2. Если на площадке уже имеются скатерти, подходящие под указанные выше требования, то

дополнительно скатерти приобретать не нужно.

3. Обратите внимание, что компенсируются затраты на покупку не более 3-х скатертей и

только для столов регистрации.

4. Перед мероприятием скатерти необходимо отгладить, недопустимо использовать мятые.

4.5 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя»

1. Офлайн-мероприятие обеспечивается со стороны «Битрикс24» раздаточными

материалами (сумки, ручки, блокноты), напольным и настольным баннером, сувенирной

продукцией для конкурсов, баблами.

Внимание! После того, как посылка получена, необходимо проверить наличие всех

материалов, сразу пересчитать их и сообщить точное количество позиций в соответствующей

задаче.

2. Вы и приглашенные спикеры по предварительному согласованию со специалистом ПМ

можете добавить в пакет участника свои раздаточные материалы.

Внимание! Ваши раздаточные материалы/материалы спикеров/спонсоров и интерактивных

партнеров могут быть размещены только в пакете участника от Битрикс24. Никакие другие

сумки/пакеты с раздаточной продукцией не допускаются.

3. За 5 дней до мероприятия убедитесь в том, что компании-участники доставили в ваш офис

свои раздаточные материалы. Если материалов нет, свяжитесь с данными компаниями.

4. Минимум за 1 день до мероприятия соберите из имеющихся материалов по

утвержденным спискам раздаточной продукции «пакеты слушателя».

Пакет слушателя включает в себя: программу мероприятия (по вашему желанию),

фирменную ручку и блокнот «Битрикс24», листовки и рекламные материалы компаний-

участников по утвержденному специалистом ПМ списку, вашу раздатку по желанию. Все

материалы упаковываются в фирменные сумки «Битрикс24».

4.6 Розыгрыш призов для слушателей

1. Проводится во время перерыва или в начале/в конце мероприятия. О конкурсе ведущий

сообщает в начале мероприятия, перед кофе-брейком или в конце мероприятия в

зависимости от выбранной механики объявляет подарки и призывает к участию.

2. Механика вручения призов остается на ваше усмотрение. Это могут быть подарки за

самый интересный вопрос после выступления спикера, подарки самым активным

слушателям или конкурс визиток.

3. Механика конкурса визиток:

- Слушатели во время мероприятия складывают свои визитки в специально отведенную

корзину или любой другой подходящий предмет.

- В конце мероприятия ведущий достает в случайном порядке визитки и вручает подарки

победителям.

Вы можете предложить и другие варианты механики.

Обязательно протестируйте механизм определения победителя до мероприятия!

4. Для конкурса выбираются 2-3 подарка – какие именно, вы решаете сами, основываясь на

списке подарков из соответствующей задачи или на информации от специалиста ПМ.

4.7 Работа на площадке в день мероприятия

Все оформительские и подготовительные работы в конференц-зале должны быть сделаны

до прихода первых слушателей. Минимум за полчаса до начала регистрации. Заранее

назначьте ответственных за каждый участок работы.

Все задействованные в подготовке и проведении мероприятия сотрудники должны прибыть

на место не позднее, чем за час до начала регистрации слушателей. Покидать помещение

организаторы должны последними, после того как уйдут все слушатели.

4.7.1 Схема зала

1. Заранее подготовьте схему зала и прилегающих к нему помещений. Схематически

обозначьте места, где будет располагаться:

▪ стол регистрации. Место регистрации должно быть обозначено определенным образом,

и хорошо просматриваться при входе. Стол регистрации не должен стоять в зале, где

проводится мероприятие. Ставится в фойе рядом со входом в зал. На стол обязательно

ставится табличка с единственной надписью «Регистрация». Стол накрывается

фирменной скатертью «Битрикс24» (при наличии). Рядом со столом регистрации

желательно поместить напольный баннер «Битрикс24» (при наличии).

▪ стол с раздаточной продукцией (если необходимо)

▪ стол для выдачи бейджей (если необходимо). На стол обязательно ставиться табличка с

надписью «Выдача бейджей».

▪ пресс-волл мероприятия (ставится в холле, ВНЕ конференц-зала). Внимание! Никакие

другие пресс-воллы на площадке не допустимы.

▪ напольные баннеры участников

▪ ваша рекламная стойка (если планируется)

▪ указатели пути к конференц-залу (если необходимо). На указателях обязательно

должен быть размещен логотип мероприятия.

4.7.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано»

1. Поставьте несколько табличек указателей на всём протяжении пути от выходной двери до

дверей зала. Сделать это необходимо до прихода первых слушателей.

2. Таблички «Зарезервировано» раскладываются на крайние 2 места по бокам зала и на

первый ряд (только чтобы скорректировать стихийную рассадку слушателей, которые любят

занимать крайние стулья, чем мешают продвижению других участников на центральные

места). Таблички обязательно убираются сразу после того, как слушатели заняли

центральные места.