Инструкция соорганизатора крупных мероприятий совместно с «Битрикс24»

Оглавление

1. Правила использования материалов проекта

2. Основные положения

1. Мероприятие проходит только в один поток.

2. Мероприятие бесплатно для участников. Принимать деньги от участников за какие-либо опции запрещается.

3. Организаторы – компания «Битрикс24» и компания Партнер. Каждый выполняет свои задачи по подготовке и проведению мероприятия.

4. Формат мероприятий - офлайн.

Офлайн может быть отменен только в случае официального эпидемиологического ограничения администрации города на проведение деловых мероприятий.

Дополнение офлайна форматом онлайн по единоличному желанию партнера невозможно. «Битрикс24» может по своему усмотрению предложить дополнительный формат онлайн определенному партнеру. Если такого предложения не поступило, вы готовите только офлайн-мероприятие.

5. Вы, как соорганизатор, берете на себя все организационные обязательства и действуете согласно Правилам проекта и данной Инструкции.

6. Вы получаете:

• статус «организационного партнера» на лендинге мероприятия;

• 1 доклад продолжительностью не более 30 минут плюс 10 минут на вопросы слушателей;

• публикацию логотипа на лендинге мероприятия;

• упоминание в текстовых и графических материалах для анонсирования;

• вступительное слово в начале мероприятия;

• возможность предоставить призы для конкурса;

• базу участников, зарегистрированных на мероприятие, только для вашего личного использования;

• возможность размещения рекламного текстового блока в email пост-рассылке после мероприятия;

• возможность предоставить свою раздатку в «пакет слушателя»;

• возможность поставить ролл-апы Вашей компании в любом месте на площадке, а также свою рекламную стойку для общения со слушателями в фойе.
  
  

7. База регистраций и слушателей никому НЕ передается – ни спикерам, ни инфопартнерам, ни спонсорам и т. п. Правом на обработку персональных данных обладаете только вы и «Битрикс24».

8. Онлайн–регистрация слушателей происходит только на официальном лендинге мероприятия, который готовит «Битрикс24». Запрещается открывать регистрацию на своем сайте и вести собственную базу регистраций. Только официальный лендинг должен фигурировать в любых рекламных материалах по мероприятию. Запрещается создавать группы и встречи в социальных сетях и приглашать слушателей через них или через личные страницы.

9. Вы работаете с лидами только в CRM Битрикс24.

10. На всех этапах работы над задачами с вами будут взаимодействовать специалисты отдела партнерского маркетинга (Далее – специалист ПМ/специалисты ПМ).

11. Совместная подготовка к ивенту проходит на специальном маркетинговом портале Битрикс24. Все материалы для подготовки хранятся на Диске группы проекта.

12. Вам ставятся задачи по каждому этапу подготовки мероприятия. Согласование всех организационных моментов проходит в задачах. Закрывает все задачи только ее постановщик после того, как примет результат её выполнения. Общение со специалистами ПМ происходит в специальном закрытом чате по подготовке к мероприятию и в комментариях к задачам. Также возможны другие способы коммуникации в рамках подготовки к мероприятию, например плановые видеоконференции со специалистами ПМ на маркетинговом портале или в иных программах для ВКС.

13. Вы выполняете все прописанные в задаче действия в соответствующие сроки (дедлайны).

14. Вы должны оперативно реагировать на обращения специалиста ПМ в задачах или чате портала Битрикс24. Если назначенное вами ответственное лицо не может по какой-либо причине оперативно отвечать, вы передаете задачи другому ответственному лицу, способному обеспечить оперативную связь, предварительно передав ему все договоренности и документы по подготовке, включая и данную Инструкцию.

15. Вам необходимо своевременно читать все важные сообщения, которые появляются в живой ленте группы проекта.

16. В программе мероприятия есть приглашенные спикеры. Это сотрудники компаний, частные лица, которые выступают на мероприятии с докладами. Приглашаются «Битрикс24» и вами. Каждый приглашенный спикер может предложить подарки для конкурсов, бонусы от своей компании в пост-рассылке, раздаточную продукцию в пакет участника или на стойку регистрации, ролл-ап в зале или в холле (НЕ пресс-волл).

17. Кофе-брейк для участников офлайн-мероприятия возможен только один и только в середине мероприятия.

18. Запрещается отказывать в участии своим конкурентам, а также другим компаниям, не подходящим по вашему мнению под целевую аудиторию мероприятия без согласования с «Битрикс24».

19. Специальные мобильные приложения для участников мероприятия могут использоваться только после согласования с «Битрикс24».

20. Запрещается распространять информацию о дате проведения мероприятия и рассказывать о нем персоналиям, не относящимся к подготовке, до старта официального анонсирования. Дату можно называть только спикерам, инфопартнерам, спонсорам и вашим сотрудникам, которые участвуют в подготовке.

3. Функции соорганизатора

Для формата офлайн:

1. Поиск помещения для проведения мероприятия, переговоры с подрядчиками по аренде помещения и необходимого оборудования, а также организации питания.

2. Подготовка своего доклада в соответствии с инструкцией и информацией от специалиста ПМ по темам выступления, обозначенным в задаче по согласованию вашего доклада.

3. Поиск и работа со сторонними (приглашенными) спикерами.

4. Подготовка и проведение интерактивов с участниками.

5. Поиск и работа с профессиональным ведущим для проведения мероприятия.

6. Аренда/покупка конструкции пресс-волла размером минимум 3х2 м, печать полотна по шаблону от «Битрикс24».

7. Запуск анонсирования мероприятия по согласованным информационным каналам в установленные сроки, контроль подрядчиков и поиск дополнительных каналов анонсирования.

8. Поиск и работа с информационными партнерами.

9. Альтернативный прием регистраций слушателей по телефону с последующей собственноручной регистрацией на сайте мероприятия. При таком варианте обязательно необходимо зачитать потенциальному участнику Согласие на обработку персональных данных.

10. Ответы на вопросы желающих посетить мероприятие (по эл. почте, телефону или через открытую линию ивента в вашем Битрикс24).

11. Обзвон докладчиков за 5-7 дней до мероприятия.

12. Обзвон зарегистрировавшихся участников за 2-3 дня до мероприятия.

13. Сбор всех презентаций с докладчиков перед мероприятием, проверка презентаций на упоминание конкурирующих продуктов, тестирование работоспособности презентаций на площадке (на том оборудовании, которое будет в день ивента). Загрузка проверенных презентаций на Диск группы проекта.

14. Контроль своевременного прибытия/подключения докладчиков.

15. Четкий контроль соблюдения тайминга докладчиками на мероприятии.

16. Курирование хода мероприятия и всех организационных вопросов.

17. Подготовка и отправка электронных дипломов слушателям после мероприятия.

18. Предоставление файла со статистикой по посетителям, которые регистрировались на мероприятии через вашу CRM

19. Предоставление видеозаписи мероприятия и видеозаписей отзывов слушателей (в случае, если такая задача поставлена Специалистом ПМ).

20. Подготовка бейджей для докладчиков, организаторов, участников, спонсоров.

21. Проверка презентационного оборудования перед мероприятием.

22. Оформление и подготовка конференц-зала и прилегающих помещений к началу мероприятия.

23. Организация процедуры регистрации участников на офлайн-мероприятии.

24. Покупка воды для спикеров, ведущего, фотографа и вашей команды (не более 20 шт.), если они не предоставляются площадкой.

25. Сбор раздаточной продукции компаний-участников, формирование «пакета слушателя».

26. Организация или привлечение подрядчиков на проведение интерактивов, конкурсов и т.п. во время перерыва, обеспечение возможностей нетворкинга.

27. Фотосъемка во время мероприятия (силами подрядчика).

28. Предоставление фотографий мероприятия в течение 2-х рабочих дней после мероприятия.

При проведении онлайна дополнительно:

1. Организация онлайн-трансляции мероприятия включает в себя: курирование технической стороны, поиск подрядчика для проведения трансляции, изучение и работу с вебинарной платформой, оформление вебинарной комнаты; проведение технической репетиции с ведущим и подрядчиком; проведение тестового прогона с удаленными спикерами, включая инструктаж по работе с вебинарной платформой.

2. Электронные опросы участников по оценкам докладов во время мероприятия, обработка результатов опроса.

Вы, как соорганизатор, обязуетесь выполнять все требования и рекомендации, изложенные в данном документе.

4. Подготовка к мероприятию. Формат офлайн

4.1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение

1. В качестве помещения для проведения мероприятия подойдет конференц-зал в гостинице, бизнес-центре или в здании технопарка.

2. Рекомендованную вместимость зала Вам сообщит специалист ПМ в соответствующей задаче на маркетинговом портале.

3. Время аренды помещения – с 9:00 до 17:00 (может варьироваться в зависимости от программы). Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа больше, чем занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для того, чтобы подготовиться: настроить и протестировать оборудование, оформить площадку, и час, чтобы сложить оборудование и привести площадку в первоначальный вид после окончания ивента.

Требования к месту проведения:

– Здание, в котором располагается конференц-зал, должно находиться в черте города, в пределах доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта. До площадки должно быть легко добраться без автомобиля. Бесплатная стоянка для автомобилей приветствуется. Предпочтение отдается вариантам максимально близким к центру города.

В здании должна быть возможность организовать кофе-брейк для участников мероприятия вне конференц-зала, где будет проходить деловая часть. Площадки с возможностью организации питания только в зале НЕ подходят.

В фойе (перед конференц-залом) должно быть достаточно места для установки стола регистрации слушателей. Регистрация проводится вне зала.

В холле должно быть достаточно места для установки рекламных стоек и проведения интерактивов. При рассмотрении площадки сразу уточняйте, есть ли ограничения на количество обычных рекламных стоек или ограничение на проведение интерактивов и дегустаций.

– Конференц-зал должен быть рассчитан на планируемое количество слушателей (сообщает специалист ПМ). Тип рассадки – «театр».

В случае проведения дополнительного онлайна на площадке должен быть обеспечен стабильный выделенный скоростной канал с пропускной способностью не менее 12 Мбит/сек.

Не используйте беспроводное подключение к Интернету. Беспроводные соединения очень непредсказуемы, и соединения могут быть отключены. Убедитесь, что основное оборудование будет подключено к стационарному интернет-соединению для достижения наилучшего качества связи.

Конференц-зал должен быть оснащен всем необходимым для обслуживания мероприятия оборудованием:

• проектором;

• широкоформатным экраном, на котором корректно будут отображаться презентации в разрешении 16:9. Размер экрана должен соответствовать размеру площадки, ее форме и количеству слушателей, т.е. должен быть таким, чтобы слушатели, располагающиеся на последних рядах, могли хорошо видеть презентации на экране. Предпочтительное расположение экрана – выше уровня глаз, на сцене. Расположение экрана сбоку, чтобы слушатель сидел, повернув голову, НЕ допускается. Президиум перед экраном НЕ допускается, либо должна быть возможность убрать президиум;

• в «слепых зонах», если такие есть (например, в вытянутом зале) или при наличии экрана недостаточного размера, должны быть установлены экраны-дублеры (в среднем ряду). Необходимо заранее уточнить у площадки, возможно ли привезти и установить арендуемое оборудование в случае необходимости;

• должно быть хорошее качество цветопередачи экрана (презентации должны быть хорошо читаемы даже при включенном освещении);

• микрофонами – не менее 2 шт (беспроводные или петлички);

• кликером для переключения слайдов (при необходимости приобретается);

• звукоусилителем

Примеры залов со слепыми зонами и экранами дублерами:

В зале должна быть возможность оперативного подключения своего ноутбука к проектору. Про эту возможность уточните у площадки заранее.

Внимание! НЕ рассматриваются площадки в ВУЗах, школах, лицеях, производственных предприятиях и с пропускной системой.

Алгоритм утверждения места проведения со специалистом ПМ

1. Рассмотрите несколько вариантов мест проведения, соответствующих требованиям. Оцените их месторасположение, уровень обслуживания, окружающую обстановку и затраты.

2. Предоставьте специалисту ПМ в соответствующей задаче на маркетинговом портале информацию о возможных местах проведения мероприятия (2-3 варианта):

• адрес конференц-зала;

• расположение на карте города, сведения о транспортной доступности;

• наличие бесплатной парковки и её вместимость, а также наличие шлагбаума и условий проезда;

• ссылку на сайт площадки;

• свободна ли площадка в нужную дату. Если нет, предложите альтернативные варианты свободных дат на той же неделе, что и обозначенная дата;

• максимальную вместимость зала;

• перечень необходимого оборудования в зале;

• наличие отдельного места для питания, его расположение (в холле, в столовой, на другом этаже, в другом здании и т.п.);

• возможность размещения рекламных стоек (мобильных стендов) и проведения интерактивов;

• фотографии зала, прилегающих к залу помещений (холл, ресепшен, помещение для кофе-брейка и т.п.);

• размеры экранов на площадке (основной и дублирующие экраны);

• количество входов в здание/зал для корректной навигации участников по площадке;

• предварительную смету: стоимость аренды зала с 09:00 до 17:00, стоимость аренды оборудования, возможные варианты меню и стоимость кофе-брейка на одного человека.

Дождитесь согласования.

* Формулировка об отмене мероприятия для добавления в договор:

«В связи с возникшей ситуацией, связанной с коронавирусом (2019-nCoV), в целях недопущения возникновения и/или дальнейшего распространения случаев заболевания, Заказчик имеет право в одностороннем порядке отказаться от Услуг по Договору полностью или частично. В случае отказа от Услуг по Договору полностью, Заказчик обязан направить уведомление Исполнителю об отказе от исполнения настоящего договора в одностороннем внесудебном порядке минимум за 2 (два) рабочих дня до даты начала проведения мероприятия. В случае отказа от Услуг по Договору частично, Заказчик обязан направить Исполнителю уведомление с проектом дополнительного соглашения об изменении состава Услуг и общей стоимости Услуг по Договору минимум за 2 (два) рабочих дня до даты начала проведения мероприятия. Исполнитель обязан незамедлительно утвердить данные изменения, подписав проект дополнительного соглашения, а также в течение 10 (десяти) рабочих дней вернуть Заказчику излишне уплаченные по Договору денежные средства на расчетный счет, указанный в разделе __ Договора».

В случае официального запрета на проведение мероприятий в вашем городе из-за эпидемии или других внешних факторов совместно с вами принимаем решение, какую площадку будем использовать для онлайн-формата:

а) оставляем уже выбранную площадку, если ее стоимость приемлемая;

б) либо возвращаем предоплату/оплату и арендуем более маленький зал или студию (без присутствия зрителей только для проведения онлайн-трансляции).

4.2 Кофе-брейк

1. Кофе-брейк проводится в середине мероприятия. Продолжительность кофе-брейка – 30 или 40 минут (зависит от ожидаемого кол-ва участников).

2. Для организации питания необходимо наличие такой услуги у арендодателя, либо заказывается кейтеринг. Организация питания «своими руками» недопустима.

3. Обязательно закупите воду без газа в пластиковых бутылках (0,3-0,5л) для докладчиков, ведущего, фотографа, и вашей команды (не более 20 шт). При желании, можете купить воду для участников мероприятия за свой счет. Бутылки с водой размещаются на отдельном столе в зоне регистрации либо у входа в конференц-зал. Вода для спикеров ставится отдельно, предоставляется вместе со стаканами.

Внимание! Кофе-брейк проводится только по согласованию с площадкой и с соблюдением всех санитарных норм и требований Роспотребнадзора.

4. Рекомендации

На кофе-брейке в середине мероприятия подаются горячие напитки и блюда для легкого перекуса. Минимум расчет на одного человека: 1 горячий напиток, 1 холодная закуска и 1 десерт.

Примеры меню кофе-брейка в середине мероприятия:

Максимальная стоимость кофе-брейка - 350 р. на человека. Расценки могут быть пересмотрены с учетом ценового порога города, в котором проводится мероприятие.

Вам не нужно составлять меню самостоятельно, следуйте алгоритму, представленному ниже.

Алгоритм согласования кофе-брейка

1. Приложите специалисту ПМ пакетные предложения и/или полный перечень позиций для составления меню кофе-брейка в соответствующую задачу.

2. Дождитесь составления меню от специалиста ПМ.

4.3 Подготовка печатных материалов

4.3.1 Бейджи

1. Обязательно подготовьте бейджи для докладчиков, своих сотрудников, спонсоров и инфопартнеров. Для этого закупите пластиковые карманы с лентой либо бейджи с клипсой. Рекомендованные размеры бейджей представлены в макетах.

Распечатайте на цветном принтере или в типографии вкладыши для докладчиков, своих сотрудников, спонсоров и инфопартнеров строго по макету «Битрикс24». Все макеты расположены на Диске группы проекта. Заранее впишите или напечатайте имя, фамилию и название компании.

Менять дизайн бейджей и вносить дополнительные элементы запрещается. Логотипы компаний на бейджи не ставятся.

2. При желании подготовьте бейджи для слушателей. Крепление бейджей можно выбрать на ваше усмотрение.

Возможна печать бейджей без ФИ и названия компании слушателя с последующим ручным заполнением на мероприятии. Также возможна печать фамилии, имени и компании слушателя на наклейках, с последующей выдачей их вместе с пустыми бейджами на мероприятии.

Бейджи для участников могут быть как брендированными (по макету Битрикс24), так и не брендированными (просто на белой или цветной бумаге). Вкладыши печатаются только для тех слушателей, которые подтвердили свое участие и для тех, до которых не смогли дозвониться или сомневаются.

4.3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде

Программы могут быть напечатаны на ваше усмотрение без компенсации бонусами. Либо вы можете подготовить лендинг, на котором будет только программа мероприятия. Чтобы участник смог посмотреть программу на таком лендинге, можно сгенерировать QR-код со ссылкой на лендинг и разместить его на приветственном слайде мероприятия, а также распечатать табличку с кодом и разместить ее в зоне регистрации слушателей. Также вы можете предложить другие ваши варианты.

4.3.3 Указатели, таблички «зарезервировано»

1. При необходимости подготовьте указатели на всем протяжении пути от входной двери до дверей зала, чтобы слушатели легко могли найти вход. Альтернативой табличкам могут быть ваши сотрудники, которые будут подсказывать участникам дорогу к залу, в котором будет проходить мероприятие. Они могут указывать слушателям дорогу.
Внимание! Указатели печатаются заранее, если их не предоставляет площадка. На указателях обязательно должен быть размещен логотип мероприятия (есть на Диске группы проекта).

2. Подготовьте таблички «Зарезервировано» на листах А4. Достаточно печати на черно-белом или принтере на обычной офисной бумаге. Таблички необходимы, чтобы корректировать стихийную рассадку слушателей в зале. В случае, если на площадке установлены складные кресла, необходимо назначить ответственного сотрудника, который будет контролировать рассадку слушателей.

4.4 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя»

1. Офлайн-мероприятие обеспечивается со стороны «Битрикс24» раздаточными материалами (сумки, ручки, блокноты), напольным и настольным баннером, сувенирной продукцией для конкурсов, баблами.

Внимание! После того, как посылка получена, необходимо проверить наличие всех материалов, сразу пересчитать их и сообщить точное количество позиций в соответствующей задаче.

2. Вы и приглашенные спикеры по предварительному согласованию со специалистом ПМ можете добавить в пакет участника свои раздаточные материалы.

Внимание! Ваши раздаточные материалы/материалы спикеров/спонсоров и интерактивных партнеров, могут быть размещены только в пакете участника от Битрикс24. Никакие другие сумки/пакеты с раздаточной продукцией не допускаются.

3. За 5 дней до мероприятия убедитесь в том, что компании-участники доставили в ваш офис свои раздаточные материалы. Если материалов нет, свяжитесь с данными компаниями.

4. Минимум за 1 день до мероприятия соберите из имеющихся материалов по утвержденным спискам раздаточной продукции «пакеты слушателя».

Пакет слушателя включает в себя: программу мероприятия (по вашему желанию), фирменную ручку и блокнот «Битрикс24», листовки и рекламные материалы компаний-участников по утвержденному специалистом ПМ списку, вашу раздатку по желанию. Все материалы упаковываются в фирменные сумки «Битрикс24».

4.5 Розыгрыш призов для слушателей

1. Проводится во время перерыва или в начале/в конце мероприятия. О конкурсе ведущий сообщает в начале мероприятия, перед кофе-брейком или в конце мероприятия в зависимости от выбранной механики объявляет подарки и призывает к участию.

2. Механика вручения призов остается на ваше усмотрение. Это могут быть подарки за самый интересный вопрос после выступления спикера, подарки самым активным слушателям или конкурс визиток.

3. Механика конкурса визиток:

- Слушатели во время мероприятия складывают свои визитки в специально отведенную корзину или любой другой подходящий предмет.

- В конце мероприятия ведущий достает в случайном порядке визитки и вручает подарки победителям.

Вы можете предложить и другие варианты механики.

Обязательно протестируйте механизм определения победителя до мероприятия!

4. Для конкурса выбираются 2-3 подарка – какие именно, вы решаете сами, основываясь на списке подарков из соответствующей задачи или на информации от специалиста ПМ.

4.6 Работа на площадке в день мероприятия

Все оформительские и подготовительные работы в конференц-зале должны быть сделаны до прихода первых слушателей. Минимум за полчаса до начала регистрации. Заранее назначьте ответственных за каждый участок работы.

Все задействованные в подготовке и проведении мероприятия сотрудники должны прибыть на место не позднее, чем за час до начала регистрации слушателей. Покидать помещение организаторы должны последними, после того как уйдут все слушатели.

4.6.1 Схема зала

1. Заранее подготовьте схему зала и прилегающих к нему помещений. Схематически обозначьте места, где будет располагаться:

• стол регистрации. Место регистрации должно быть обозначено определенным образом, и хорошо просматриваться при входе. Стол регистрации не должен стоять в зале, где проводится мероприятие. Ставится в фойе рядом со входом в зал. На стол обязательно ставится табличка с единственной надписью «Регистрация». Стол накрывается фирменной скатертью «Битрикс24» (при наличии). Рядом со столом регистрации желательно поместить напольный баннер «Битрикс24» (при наличии).

• стол с раздаточной продукцией (если необходимо)

• стол для выдачи бейджей (если необходимо). На стол обязательно ставиться табличка с надписью «Выдача бейджей».

• пресс-волл мероприятия (ставится в холле, ВНЕ конференц-зала). Внимание! Никакие другие пресс-воллы на площадке не допустимы.

• напольные баннеры участников

• ваша рекламная стойка (если планируется)

• указатели пути к конференц-залу (если необходимо). На указателях обязательно должен быть размещен логотип мероприятия.

4.6.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано»

1. Поставьте несколько табличек указателей на всём протяжении пути от выходной двери до дверей зала. Сделать это необходимо до прихода первых слушателей.

2. Таблички «Зарезервировано» раскладываются на крайние 2 места по бокам зала и на первый ряд (только чтобы скорректировать стихийную рассадку слушателей, которые любят занимать крайние стулья, чем мешают продвижению других участников на центральные места). Таблички обязательно убираются сразу после того, как слушатели заняли центральные места.

3. Выделенные сотрудники должны контролировать рассадку слушателей. Необходимо просить убирать личные вещи слушателей с соседних мест, чтобы на них сели другие участники.

Запрещено оставлять первый ряд для докладчиков и ваших сотрудников, на первом ряду должны сидеть слушатели.

4.6.3 Оформление зала и холла

1. Поставьте стол регистрации, стол для выдачи бейджей (при необходимости) и раздаточных материалов (при необходимости) по распланированной схеме. Накройте столы скатертями «Битрикс24» (при наличии).

2. Пресс-волл поставьте на самом видном месте недалеко от стола регистрации. ВНЕ конференц-зала. Установить пресс-волл необходимо накануне вечером, если это позволяет площадка. Если нет возможности попасть на площадку накануне вечером, то пресс-волл нужно установить первым делом по прибытии на площадку. Монтаж пресс-волла должен производиться строго до прибытия участников.

Внимание! Полотно пресс-волла в день мероприятия должно быть ровным без складок и вмятин. Заранее разверните его, чтобы выпрямить.

3. В зале и холле должна присутствовать атрибутика компании «Битрикс24» в виде напольных/настольных баннеров.

4. По желанию информационных и интерактивных партнеров, в зале и холле может присутствовать и их фирменная атрибутика (ролл-апы, напольные баннеры), заранее согласованная со специалистом ПМ «Битрикс24».

Внимание! Запрещается брендирование зон под спикеров/спонсоров/интерактивных партнеров, использование брендированных пресс-воллов, табличек, баблов и прочее.

5. Расставить напольные баннеры по ранее распланированной схеме минимум за час до начала регистрации. Лучше всего это сделать вечером накануне мероприятия.

6. Организуйте включение фоновой музыки и запуск заставок перед мероприятием, в перерыве и по окончанию ивента.

4.6.4 Проверка оборудования, презентаций

1. Возьмите у арендодателя контакты технического специалиста, который отвечает за работоспособность и настройку оборудования в конференц-зале. За 1-2 часа до начала мероприятия необходимо самим или с помощью технического специалиста еще раз проверить работоспособность проектора, кликера (презентера), микрофонов и звукоусилителей.

2. Обязательно протестируйте презентации всех докладчиков на используемом в зале оборудовании. Не допускается использование передачи данных на экран через wi-fi (такая связка не выдерживает тяжелые презентации с видео). Особенно тщательно проверяйте работоспособность видео, которое содержится в презентациях.

3. На компьютере, который будет работать на площадке, должны быть установлены программы: Microsoft PowerPoint, QuickTime, Adobe Acrobat.

4.6.5 Выполнение рекомендаций Роспотребнадзора (только в случае официального объявления эпидемии)

1. Необходимо обеспечить соблюдение мер предосторожности на мероприятии:

- на регистрационной стойке или на отдельном столе у входа в зал обязательно размещаются дезинфицирующие средства для рук. В случае если площадка их не предоставляет, то они закупаются отдельно в количестве 3 шт объемом 1 литр каждый.

- на регистрационной стойке или на отдельном столе у входа размещаются защитные маски, которые участники могут использовать при желании. Если площадка не предоставляет маски, в таком случае вам необходимо закупить их заранее в количестве, соответствующем разрешенной максимальной заполняемости зала.

- в зависимости от требований конкретной площадки, где будет проходить конференция, возможно дистанцирование участников (1,5 метра) при расстановке стульев в зале.

4.6.6 Регистрация слушателей

Регистрация слушателей и выдача бейджей происходит за отдельными столами (если вы планируете выдавать бейджи слушателям).

1. За столом регистрации должны быть менеджеры, регистрирующие слушателей. Необходимо выделить по одному регистратору на каждые 50 участников.

2. Регистрация слушателей проходит двумя способами:

• по QR коду при помощи мобильного телефона. Всем зарегистрировавшимся на email мы отправим индивидуальный QR код.  
  Участник может предъявить его на входе вашему сотруднику. Сотрудник сканирует с помощью смартфона. У айфонов это встроенная функция, достаточно навести камеру на код и вам откроется ссылка. На андроиде, возможно, потребуется скачивание дополнительных приложений (любое, которое считывает QR код). Нужно будет позаботиться об этом заранее.

После сканирования сотрудник увидит данные участника и сможет подтвердить его участие. Для этого обязательно нужно нажать на соответствующую кнопку «подтвердить» на открывшейся странице.

Важно! После подтверждения мы моментально зафиксируем посетителя в статистике в своей CRM. Участников, которые прошли регистрацию с помощью QR-кода, вы НЕ ОТМЕЧАЕТЕ в своей CRM на мероприятии. Данные по этим посетителям мы передадим вам в файле в задаче «Обработка лидов». После мероприятия вы сможете проставить отметки, чтобы выстроить приоритет в обработке лидов.

• с ноутбуков. Отмечать пришедших слушателей можно либо в файле Excel, либо сразу ставить в вашей CRM отметку «Посетил мероприятие». База регистраций будет выгружена в вашу CRM за неделю до мероприятия.

Рекомендуется в качестве резервного варианта распечатать список участников на листках для каждого регистранта.

Важно! До внесения полученных от нас отметок вам необходимо будет в течение 1 рабочего дня после мероприятия предоставить нам встречный файл со статистикой по посетителям, которых вы регистрировали на мероприятии через свою CRM, чтобы мы отметили их у себя.

3. Менеджеры отмечают пришедших слушателей, после этого выдают «пакет слушателя» и сообщают, что персональный бейдж они могут получить по желанию за отдельным столом для выдачи бейджей.

Сумки с раздаткой выдаются только на регистрации лично в руки. Раскладка сумок в зале на стулья/столы НЕ допускается.

Внимание! Бейджи участникам выдаются за отдельным столом только после того, как слушатель прошел регистрацию: отметился в списке и получил «пакет слушателя». Выдаются бейджи на протяжении всего мероприятия. Например, слушатель может пройти регистрацию, но за бейджем подойти в перерыве.

4. На входе в зал должен находиться человек, который отправляет людей без «пакета слушателя» обратно на регистрацию. Необходимо сделать так, чтобы регистрацию прошли все слушатели.

5. За столом регистрации и за столом выдачи бейджей должны находиться менеджеры до конца мероприятия. Если большая часть слушателей уже прошла регистрацию, можно перенести выдачу бейджей за стол регистрации.

6. Всех, кто пришел без предварительной регистрации, можно пропускать только после того, как завершится основная регистрация и при наличии свободных мест. Таких людей нужно обязательно зарегистрировать через веб-форму (ссылку даст специалист ПМ). Без регистрации, если не хватает мест, никого не пропускаем.

4.6.7 Контроль готовности докладчиков

1. Передайте сотруднику, который отвечает за координацию офлайн-мероприятия, контакты докладчиков из вашего города. В случае, если спикер не явился на площадку за 40 минут до начала своего выступления необходимо позвонить ему и узнать причину задержки.

2. Если докладчик задерживается и не сможет выступить в обозначенное время, ответственным лицам необходимо предупредить об этом ведущего, чтобы оперативно внести изменения в программу.

3. Для контроля тайминга выступления офлайн-спикеров, подготовьте отдельные таблички: «10 минут», «5 минут», «1 минута», «СТОП». Таблички могут быть на плотной бумаге формата А4. Текст на табличках должен быть как можно крупнее. Печать - ч/б на офисном принтере.

Сотрудник, отвечающий за координацию всего мероприятия, следит за соблюдением тайминга локальных спикеров, которые выступают офлайн. Он должен показывать спикеру соответствующие таблички и останавливать по истечению времени.

Табличку с надписью «10 минут» нужно показывать за 20 минут, до обозначенного в программе времени завершения доклада (5 за 15 минут, и 1 минуту за 11 минут до окончания доклада соответственно). Далее 10 минут слушатели задают вопросы и объявляется следующий спикер. Таблички показываются справа по отношению к спикеру либо непосредственно перед ним. Слева показывать нельзя. Заранее обговорите со спикерами, где, относительно сцены, будет располагаться сотрудник, показывающий таблички с таймингом.

4.6.8 Контроль готовности питания

1. За 30 минут до начала кофе-брейка необходимо подойти в столовую (или в другой зал, где планируется накрыть кофе-брейк) и проконтролировать ход работы по подготовке питания.

2. Если кофе-брейк задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего мероприятия, чтобы можно было оперативно изменить программу во избежание недовольства слушателей.

3. Слушатели НЕ должны иметь доступ к закускам и напиткам раньше времени, указанного в программе. Чтобы этого не допустить, вы должны выбрать один из предложенных вариантов:

• проконтролировать, чтобы официанты начали накрывать не раньше, чем за 15 минут до начала кофе-брейка;

• накрыть скатертями все выставленные закуски и напитки и открыть только в назначенное время для кофе-брейка;

• поставить официантов у столов с закусками и напитками, которые будут деликатно сообщать слушателям, подходящим к столам раньше начала кофе-брейка, что он начнется в определенное время (указанное в программе).

• отложить отдельно или перенести на другой стол еду для спикеров для того, чтобы у них была возможность перекусить до/после выступления.

Внимание! Ведущий перед началом кофе-брейка обязательно должен сообщить офлайн- слушателям, что кроме организованного на площадке питания они могут пользоваться местными ресторанами на площадке или поблизости (обязательно перечислить возможные варианты).

4.6.9 Раздача листовок и визиток слушателями мероприятия

1. НЕ разрешается другим слушателям, которые не являются спонсорами, инфопартнерами или спикерами мероприятия раздавать на территории проведения ивента свои рекламные листовки. В случае если вы увидели несанкционированную раздачу рекламных листовок, вы вправе попросить слушателя прекратить это делать.

2. Если слушатель в открытую рекламирует другим участникам мероприятия услуги по разработке сайтов/лендингов либо внедрению корпоративных порталов, CRM и т.п., то есть, конкурирует с вами, вы вправе остановить его и даже попросить покинуть мероприятие.

Слушатели могут обмениваться визитками, это не запрещается.

4.6.10 Ваша рекламная стойка в холле

1. По возможности рекомендуем вам поставить свой мобильный стенд или стойку в холле для консультации по продуктам «Битрикс24».

2. Оформить мобильный стенд/стойку можно имеющимися у вас в наличии материалами: напольный баннер-паук и настольный баннер, ваши баннеры и т.п. Главное обозначить, что именно здесь могут рассказать подробнее о продуктах «Битрикс24». Для демонстрации продукта используйте ноутбук. Стол и стулья можно запросить у площадки.

3. За стендом/стойкой должно быть 1-2 ваших сотрудника, которые будут консультировать слушателей по продуктам «Битрикс24» и вашим услугам.

4.6.11 Спонсоры и интерактивные партнеры

Вы можете заниматься поиском спонсоров по желанию!

1. Спонсоры. Спонсорское предложение находится на Диске группы проекта. Все компании-спонсоры обязательно предварительно согласовываются со специалистом ПМ в соответствующей задаче.

Цель поиска спонсоров - снижение ваших издержек и возвращение части затрат деньгами. Спонсорские деньги будут вычитаться из итоговой суммы компенсации бонусами. Т.е. это не ваш доход, а только компенсация расходов на мероприятие за счет спонсоров.

Ваша задача – заключение договора со спонсором и принятие оплаты, контроль выполнения обязательств перед спонсором на площадке. Опции по каждому «пакету» прописаны в спонсорском предложении. Дополнительные опции, сверх тех, которые включены в выбранный «спонсорский пакет», необходимо согласовать со специалистом ПМ в соответствующей задаче.

В соответствующей задаче вы сначала прописываете компанию, которая хочет выступить спонсором. Только после согласования кандидатуры спонсора специалистом ПМ, вы направляете ему приглашение.

После того, как мы согласовали кандидатуру и опции, приложите драфт спонсорского договора (БЕЗ подписи и печати обеих сторон!) на согласование в соответствующую задачу. В договоре должны быть чётко прописаны предоставляемые каждой из сторон опции в рамках данного мероприятия. Договор со спонсором вам необходимо подготовить самостоятельно.

Никакие опции, сверх оговоренных, не предоставляются. БАЗА ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ на мероприятие слушателей НИКОМУ НЕ ПЕРЕДАЕТСЯ!

2. Интерактивные партнеры. Чтобы мероприятие было ещё более интересным и запоминающимся, вам необходимо найти минимум 2 интерактивных партнеров (возможно большее количество, в зависимости от размеров площадки и ее ограничений) для организации интерактивных зон/мастер-классов и прочих активностей во время регистрации участников и кофе-брейка (блок «Интерактивный партнер» в файле на диске группы).

Внимание! Поиск интерактивных партнеров является обязательной задачей.

Обязательного заключения договора здесь не требуется, на ваше усмотрение. Укажите, какие опции из нашего пакета запрашивает предлагаемый партнер в соответствующей задаче. Если полный пакет – то укажите это. В случае, если партнер запрашивает дополнительные опции, не прописанные в нашем пакете, укажите их. А также напишите, что партнер предлагает взамен.

Примеры активностей от интерактивных партнеров:

• Активные и интеллектуальные настольные игры. Участникам предлагается во время кофе-брейка сыграть в настольный хоккей или посоревноваться в интеллектуальной игре в написании лучшего бизнес-плана.

• Мастер-класс по фото и видеосъемке

• Творческий интерактив. Интерактивный партнер-застройщик предлагает участникам мероприятия раскрасить скворечники красками и подарить птицам возможность жить в красивых и уютных домиках.

• Выставочный стенд. Стенд от студии промышленного дизайна для тех, кто интересуется новейшими технологиями и передовыми достижениями науки.

• Ростовые куклы, VR – очки

• Скрайбинг. Фиксация тезисов из докладов спикеров и их шаржей на мольбертах.

Помимо стандартных интерактивных партнеров можно приглашать продуктовые компании участвовать с дегустационными стойками. Проводить дегустацию разрешается только перед мероприятием, во время регистрации и во время перерыва. Продуктовые компании могут проводить дегустации на бесплатной основе, вне спонсорских пакетов.

Вы обязательно предварительно согласовываете с «Битрикс24» выбранного интерактивного партнера, а также убеждаетесь заранее, что площадка разрешает проводить конкретный интерактив.

В рамках мероприятия также необходимо в обязательном порядке провести интерактивный конкурс с фотографиями для участников.

Механика конкурса:

- Слушателю необходимо сделать фото и выложить в соц. сеть ВКонтакте (можно у пресс-волла, можно на интерактиве). Главное - с нашего мероприятия.

- Ваш сотрудник отслеживает в соц. сети посты по хештегу и присваивает в комментариях номер. Номер вносит в таблицу Эксель. Хештег будет - Территория_продаж_Новосибирск.

- Перед последним докладом сотрудник сообщает ведущему, сколько участвует номеров.

- Ведущий в финале выводит на экран рандомайзер чисел и выбирает счастливчика (можно сделать 3 приза при возможности). Также необходимо будет попросить ведущего напоминать слушателям о конкурсе в течение мероприятия.

- Победителю вручается приз – подарок от Битрикс24 с фирменной символикой.

4.16.12 Создание фотоотчета

1. Фотограф должен сделать несколько снимков каждого из этапов офлайн-мероприятия.

2. Не менее 100 фотографий в обработанном, «ужатом» виде выкладываются на диск группы проекта в течение 2 рабочих дней после мероприятия. Специалист ПМ предоставит доступ для добавления файлов в определенную папку. Фотографии должны быть хорошего качества, максимально четкими, не размытыми и не затемненными. Предложения скачать исходники и «возьмите у нас на сайте» НЕ принимаются!

3. В папку на Диске группы проекта выкладываются фотографии:

- процесса регистрации,

- каждого докладчика в момент выступления,

- заполненного зала,

- процесса ответов на вопросы слушателей,

- кофе-брейка общим планом (не жующих людей вблизи),

- процесса участия слушателей в интерактивах (не самих интерактивных партнеров);

- слушателей на фоне пресс-волла,

- проведения конкурсов и вручение подарков,

- бэкстейджа (работу подрядчика по проведению онлайн-трансляции, как снимает камера, как сводит потоки и так далее) в случае, если проводятся оба формата одновременно.

НЕ прикладывайте, пожалуйста, фотографии:

- отдельно ролл-аппов и пресс-волла без людей,

- отдельно еды на столах без людей на кофе-брейке,

- отдельно раздатки, блокнотов и т.д.,

- несколько фотографий одного и того же слушателя около пресс-волла,

- пустой зал без людей.

5. Поиск и выбор ведущего для мероприятия

1. Вам необходимо найти стороннего профессионального ведущего для проведения мероприятия. Возможен ведущий из вашей компании, если он на 100% умеет вести деловые мероприятия. Ведущий должен быть коммуникабельным, иметь навыки управления аудиторией.

Обязанности ведущего:

• открывает и закрывает мероприятие. В приветственном и заключительном слове обязательно озвучивает обоих организаторов мероприятия: компания «Битрикс24» и ваша компания;

• представляет докладчиков, передает им слово;

• внимательно следит за регламентом выступлений, контролирует время выступлений докладчиков. Если выступающий выходит за рамки своего тайминга, ведущему нужно вежливо, но настойчиво проинформировать об этом;

• координирует процесс ответов на вопросы, работает в паре с сотрудником из зала или модератором вебинарной платформы (в случае онлайн-формата). Сотрудник в зале подносит микрофон участнику, решившему задать вопрос. Модератор вебинарной платформы передает ведущему вопросы от онлайн-аудитории. Если выступление не вызвало вопросов со стороны участников, то ведущий озвучивает заранее заготовленные вами вопросы либо может задать свои и таким образом инициировать обсуждение;

• работает в тесном контакте со специалистом, который отвечает за своевременный показ презентаций и звук;

• заполняет паузы в случае технических заминок, ведущий может заготовить шутки, забавные истории и использовать их во время непредвиденных технических заминок, или перехода от одного спикера к другому;

• создает позитивный настрой мероприятия и обязательно улыбается.
  
  

Алгоритм согласования ведущего со специалистом ПМ

Рассмотрите возможные варианты ведущих. В соответствующей задаче приложите на согласование специалисту ПМ:

• фамилию и имя ведущего;

• название компании ведущего/место работы;

• ссылку на сайт/соц. сеть ведущего;

• ссылку на пример видео, где можно посмотреть на ведущего и оценить его ораторские способности;

• краткое описание опыта работы ведущего, по возможности – опыт проведения бизнес-мероприятий;

• стоимость услуг ведущего с учетом участия в репетиции до мероприятия не должна превышать 40 000 рублей.
  
  

Дождитесь согласования.

3. После согласования ведущего проговорите с ним внешний вид. Он должен соответствовать статусу мероприятия. Нужно избегать одежды с рубчиками, в полоску и мелкими узорами.

4. Обязательно заранее, за неделю до мероприятия, передайте программу офлайн-мероприятия или сценарий онлайн-мероприятия ведущему на изучение.

5. В случае дополнительного онлайн-формата за 2-3 дня до мероприятия проведите с ведущим репетицию, пройдитесь от и до по сценарию.

6. Пресс-волл

1. Арендуйте или приобретите конструкцию для пресс-волла размером минимум 3х2 м. Вы можете использовать имеющуюся у вас в наличии конструкцию, если она соответствует указанному размеру.

2. Пресс-волл 1шт. в фирменном стиле мероприятия ставится в фойе, неподалеку от стола регистрации. НЕ в зале, где проходит деловая часть. На его фоне участники делают фото.

3. Полотно для пресс-волла печатается строго по макету «Битрикс24». На пресс-волле размещаются логотипы организаторов, федеральных и локальных спикеров, спонсоров и отдельных инфопартнеров (в соответствии с договоренностями и определенными спонсорскими пакетами), в шахматном порядке. Вы можете располагать логотипы спикеров, спонсоров или инфопартнеров вместо логотипов своей компании (в некоторых местах). Макет расположен на Диске группы проекта. Возможен заказ полотна большего размера, но не меньшего, чем 3х2м. Общая стоимость аренды/покупки конструкции и печати полотна не должна превышать 15 000 рублей.

4. Вы готовите макет и согласовываете его со специалистом ПМ в соответствующей задаче на маркетинговом портале. Без согласования макет в печать отдавать запрещается.

7. Заставки и фоновая музыка

1. Вам необходимо подготовить несколько заставок в фирменном стиле мероприятия.

2. К ним относятся приветственные слайды к докладам спикеров, основной слайд-заставка мероприятия, слайд с информацией об организаторах и информационных партнерах, слайд c QR-кодом со ссылкой на опрос, слайд с информацией о перерыве. Шаблоны слайдов находятся на Диске группы проекта.

3. Основной слайд-заставка выводится на экран в зале во время регистрации и кофе-брейка, в вебинарной платформе – за час до официальной части мероприятия.

4. На приветственный слайд к докладам спикеров вы добавляете имя спикера, название доклада и компанию, которую представляет спикер. Этот слайд ставите первым в презентацию, которую присылает вам спикер перед мероприятием и открывайте его перед представлением спикера ведущим.

5. Вам нужно будет подготовить слайд для опроса участников с целью оценки выступлений спикеров и оценки организации мероприятия. Данный слайд необходимо будет выводить на экран после каждого выступления спикера. Про оценку организации мероприятия нужно будет продемонстрировать на экране два раза на протяжении всего мероприятия (перед кофе-брейком и в конце мероприятия). Механику по сбору оценок вам сообщит координатор в соответствующей задаче.

6. Вы актуализируете шаблоны под свое мероприятие, согласовывать заставки со специалистом ПМ не нужно. Итоговое качество заставок, опечатки и размещенная информация – сугубо ваша ответственность.

7. Возможна подготовка дополнительных заставок, например со спецпредложениями и тп. Обсуждается со специалистом ПМ индивидуально в задаче по подготовке заставок.

8. Во время регистрации и кофе-брейка в офлайне необходимо организовать включение фоновой музыки, чтобы создать для участников приятную и комфортную атмосферу. Подбирается спокойная музыка, которая не мешала бы разговорам и не отвлекала (музыку вы подбираете самостоятельно).

Фоновую музыку для онлайн-аудитории вы запускаете за час до официальной части мероприятия, по возможности также во время перерыва.

Внимание! Не забудьте назначить ответственного, который будет отвечать за запуск фоновой музыки и заставки.

8. Программа мероприятия

1. Финальная программа с таймингом формируется и публикуется лендинге мероприятия с нашей стороны. При этом подготовкой программы мы занимаемся совместно с вами. Это наша общая ответственность.

2. Программа состоит из:

- доклада представителя компании Битрикс24 о возможностях продукта;
- вашего доклада о Битрикс24 в формате бизнес-кейса;
- докладов представителей федеральных компаний либо бизнес-тренеров (персоналии и компании определяются и приглашаются с нашей стороны. Подбор таких спикеров - за нами, по нашему усмотрению и за наш счет. Варианты спикеров «на выбор» не предоставляем. – от 1 до 3-х выступлений;
- кофе-брейка;
- выступлений локальных спикеров – от 2-х до 4-х. Поиском локальных спикеров занимаетесь непосредственно вы, включение спикера в программу возможно только после нашего согласования. Локальные спикеры должны обязательно вести бизнес в городе, где проводится мероприятие. В идеале выбирать известные бренды. Представители бизнесов из других городов не рассматриваются и не включаются в программу.

- активности в зале с участниками (например, викторины или фитнес-разминки>>). Выбор активности и ее организация лежит на вашей стороне, включение в программу возможно после нашего согласования.

3. Стандартное количество блоков в программе: 6-7. Общая продолжительность, включая активности в зале и кофе-брейк, не превышает 6 часов. Пример программы можно посмотреть по ссылке >>

Важно! Количество блоков в программе, количество спикеров и общая продолжительность в разных городах могут варьироваться в зависимости от специфики бизнес-аудитории и уровня вовлеченности в деловые мероприятия.

2. Вы готовите свой доклад; ведете работу с локальными спикерами включая поиск, приглашение и заключение с ними финальных договоренностей о выступлении; готовите активность в зале. Мы со своей стороны отвечаем за выступления нашего спикера и федеральных докладчиков.

8.1 Ваш доклад

1. Вы готовите свой доклад по нашим продуктам. При соорганизации бизнес-форума «Территория продаж» – доклад может быть о Битрикс24 или об «1С-Битрикс: Управление сайтом» (на ваш выбор). При соорганизации конференции «Формула бизнеса» - только о Битрикс24.

Формат вашего выступления - бизнес-кейс (не теория). Кейс может быть вашей компании или вашего клиента. Цель выступления - презентовать свои услуги как интегратора. Например, вы можете рассказать, как автоматизация помогла вашему клиенту увеличить продажи, какой вклад вы внесли со своей стороны.

2. Вы можете выбрать одну из предложенных нами тематик для своего выступления. Они будут опубликованы в задаче по подготовке программы.

Либо предложить альтернативную тему выступления относительно наших продуктов. Но это НЕ_ должен быть доклад по вашим готовым решениям, мастер-класс по настройке или демонстрация функционала. Также не рассматриваются доклады по продвижению и настройке рекламы.

3. Общая продолжительность вашего доклада 40 минут. 30-35 минут отводится на сам доклад, 5-10 минут - на вопросы участников.

4. В вашем докладе не должна повторяться информация из презентации спикера «Битрикс24», по которой он выступает на данном мероприятии.

5. Формулировки темы и тезисов должны быть от «проблем и задач». Слушатель должен понимать, какую проблему или задачу решит ваше выступление. Количество тезисов должно быть не менее 3-х, но и не более 4-х.

Пример подачи темы и тезисов на согласование:

Как построить идеальные отношения с клиентом?
- как узнать, что именно хочет ваш покупатель;
- как мотивировать клиента к покупке;
- 3 инструмента, помогающих
донести ваше персональное предложение клиенту

5. При составлении темы и тезисов, обратите внимание, что в них не должно быть прямого упоминания одного из наших продуктов. Формулировки должны быть продающими, обтекаемо CRM - допустимо. Если вы демонстрируете кейс, обязательно укажите это в теме или тезисах, чтобы подчеркнуть прикладной характер выступления.

5. В формулировках темы не рекомендуется использовать отсылки к определенной отрасли. Например, как компания по производству косметики увеличила продажи в 2 раза. Это может сузить потенциальную аудиторию выступления. Также в теме не должно быть названий компаний (вашей или вашего клиента). В тезисах это допустимо.

Алгоритм согласования со специалистом ПМ

1. В комментарии к задаче по подготовке программы зафиксируйте выбранную тему или предложите альтернативную с кратким описанием, о чем будет идти речь в вашем выступлении.

2. Получите комментарии или согласование от специалиста ПМ, скорректируйте выступление при необходимости.
   
   3. Прикрепите на согласование готовый вариант тем и тезисов вашего доклада. Формулировки должны соответствовать нашим требованиям.

4. Специалист ПМ согласовывает ваше выступление. Обратите внимание, что мы оставляем за собой право скорректировать ваши формулировки.

8.2 Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров

1. Работа по приглашению и включение в программу представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров ведется с нашей стороны. Количество выступлений, персоналии и компании в каждом городе определяются также нами.

2. Вы получаете информацию о выступлениях федеральных компаний или бизнес-тренеров от специалиста ПМ в задаче по подготовке программы (название компании, персоналия, тема и тезисы доклада). Далее работу по организационным моментам, получению презентаций ведете с ними самостоятельно >>.

2. Если вы считаете, что слушателям будут интересны только выступления локальных спикеров (нет необходимости привлечения федеральных компаний или бизнес-тренеров) - сообщите об этом специалисту ПМ в задаче по подготовке программы в течение 5 рабочих дней с момента ее постановки, приведите обоснование. На основании ваших аргументов - специалист ПМ примет решение об исключении федеральных компаний и бизнес-тренеров, сообщит необходимое количество локальных спикеров.

8.3 Приглашение и заключение договоренностей локальными спикерам

1. Поиск и работа локальными спикерами входит в ваши обязанности.

2. Ваша задача – довести до результата (постановка в программу) минимум 2 спикеров.

3. Локальные спикеры должны обязательно вести бизнес в городе, где проводится мероприятие. В идеале выбирать известные бренды. Например, это могут быть представители сети ресторанов, фитнес-клубов, крупных торговых центров, продовольственных сетей и т.п. Представители бизнесов из других городов не рассматриваются и не включаются в программу.

Внимание! Не рассматриваются в качестве спикеров представители государственных организаций, политические деятели, представители структур по поддержке бизнеса, представители ТПП и т.п.

4. Примерные тематики выступлений локальных спикеров специалист ПМ укажет в задаче по подготовке программы. Вы можете предлагать альтернативные тематики, главное, чтобы они соответствовали задачам мероприятия и интересам его целевой аудитории.

Внимание! Доклады локальных спикеров не должны касаться Битрикс24 или «1С-Битрикс: Управление сайтом» или других программ. Выступление должно быть безотносительно какого-либо продукта.

Выступление не должно быть посвящено компании, продуктам или услугам локального спикера, вопросам бухгалтерии или продвижения.

5. Общая продолжительность доклада локального спикера 30 минут: 20-25 минут на сам доклад, 5-10 минут на вопросы от участников. При необходимости продолжительность выступления может быть увеличена до 40 минут.

6. Для приглашения спикеров вы можете использовать Шаблон письма, есть на Диске группы проекта. В нем описаны рекламные возможности для спикеров. Обратите внимание: участие приглашенных спикеров с вашей стороны возможно только на бесплатной основе.

5. Получите от спикеров согласие на участие либо отказ. Статус по каждому приглашенному кандидату заносите в задачу по подготовке программы мероприятия.
   
   

8. Если спикер согласен, запросите тему доклада с тезисами (минимум 3 тезиса, максимум - 4). Если спикер рассказывает кейс, попросите его обязательно указать это в теме или тезисах, чтобы подчеркнуть прикладной характер выступления. Приложите формулировки на согласование специалисту ПМ в отдельном комментарии, если не сделали этого раньше. Формулировки темы и тезисов должна быть «от проблем и задач». То есть, слушатель должен понимать, какую проблему решит данное выступление, и для чего оно ему.

Пример представления в программе темы и тезисов:

Кейс по продажам. Как зарабатывать, а не тратить?

– почему верность лишь одному каналу лидогенерации может оказаться катастрофой

– где найти 100500 клиентов

– как исключить человеческий фактор, чтобы не терять лиды;

– что может спасти ваши продажи.

Важно! Специалист ПМ вправе скорректировать тему, тезисы приглашенного спикера. Дождитесь согласования или корректировок!

8.4 Активности во время деловой части

1. Ваша задача провести самостоятельно или найти компанию для проведения активности во время деловой части мероприятия, чтобы расшевелить, развлечь аудиторию после перерыва, чтобы они с новыми силами и энтузиазмом продолжили участие в мероприятии.

2. Длительность подобной активности не более 10 минут. Это может быть:

– викторина (не более 5-7 вопросов). Тематика - на ваше усмотрение. Хорошо воспринимаются слушателями викторины на отвлеченные темы, НЕ по теме мероприятия.

– производственная гимнастика (упражнения для снятия напряжения во время работы). Делать гимнастику могут как слушатели в зале, так и онлайн-аудитория перед экраном (в случае его проведения дополнительно к офлайн-формату);

– ребусы (интеллектуальные игры);

– нетворкинг-игры. В непринужденном формате участники вашего делового мероприятия смогут познакомиться друг с другом с помощью специальных заданий.

3. Провести активность может ваш представитель, ведущий мероприятия или сторонняя компания (например, фитнес-тренер).

4. Сторонним компаниям предлагается участие на безвозмездной основе. В обмен на проведение активности сторонняя компания может получить возможности интерактивного партнера мероприятия (описаны в партнерском пакете, документ есть на Диске группы проекта)

5. Вы заранее продумываете варианты активности. В задаче по подготовке программы прикладываете краткое описание активности и нюансы по ее проведению.

6. Если активности будет проводить сторонняя компания, обязательно предварительно согласуйте ее со специалистом ПМ. Приглашать стороннюю компанию к участию вы можете только после согласования.

Внимание! Не рассматривается сотрудничество с компаниями, предоставляющими продукты аналогичные продуктам/сервисам «Битрикс24».

8.5 Запасная презентация

Подготовьте запасную презентацию по тематике мероприятия для своего докладчика на случай, если вдруг какой-либо спикер не сможет выступить. В таком случае запускаете свою запасную презентацию и выступаете согласно таймингу этого спикера. Всё должно идти согласно программе, сдвигать тайминг не нужно.

8.6 Предоставление информации для размещения программы на лендинге мероприятия

1. Программа на лендинге мероприятия (готовится нами) и публикуется нами в течение 3 рабочих дней с момента получения от вас полной информации о локальных спикерах и вашем докладчике.

2. В задаче «Информация для лендинга мероприятия» приложите информацию о вашем докладчике и приглашенных сторонних спикерах. Информация по каждому спикеру - в отдельном комментарии:

– фамилия и имя спикера;

– занимаемая должность с указанием компании (не более 100 знаков);

– фото спикера (портретное в высоком качестве, разрешение минимум 700*700px);
– логотип компании, которую представляет локальный спикер (в формате png, в высоком качестве, разрешение минимум 700*700 px, фон прозрачный, логотип монохромный черный или белый, отцентрован);
– ссылку на сайт компании локального спикера;

3. В связи с дополнениями в 519-ФЗ об обработке персональных данных вам также нужно будет получить согласие на обработку персональных данных у приглашенных вами спикеров; вашего докладчика, ведущего мероприятия (если он фигурирует на лендинге).

Согласие заполняется через соответствующую форму, ссылка на нее будет указана в задаче «Информация для лендинга мероприятия» на маркетинговом портале.

4. Специалист ПМ проинформирует о публикации программы в закрытом чате по мероприятию. Вам необходимо будет сообщить приглашенным спикерам:

– время и продолжительность выступления

– время прибытия на площадку;
– ссылку на сайт мероприятия;
– требования к презентации: формат Power Point, размер слайдов в зависимости от экрана на площадке (4:3 или 16:9). Порекомендуйте не использовать мелкий шрифт и много текста на слайдах. Лучше добавить вовлекающие цепляющие элементы: заголовки, картинки и т.п.;
– дедлайн по предоставлению презентации. Крайний срок предоставления презентации – минимум за 3 дня до мероприятия, в идеале – за 1 неделю
– рекламные возможности на мероприятии (обозначены в Шаблоне приглашения для спикеров, документ есть на Диске группы проекта).

5. Запросите у спикеров, с которыми контактируете, информационную поддержку мероприятия в виде публикации поста в соц. сетях, рассылки и т.п.

8.7. Обзвон спикеров

1. За неделю до мероприятия обзвоните всех спикеров. Напомните им основные организационные моменты: адрес площадки, время выступления и время прибытия на площадку, дедлайн по предоставлению презентации.

2. Контакты федеральных спикеров/ бизнес-тренеров предоставит специалист ПМ в соответствующей задаче. Отправка смс вместо звонка не допускается!

9. Сценарий мероприятия

9.1 Подготовка сценария

1. Передайте ведущему программу мероприятия и по желанию составьте подробный сценарий для ведущего. Пропишите: вступительное и заключительное слово ведущего, ключевые моменты, важные сообщения, представление докладчиков, а также 2-3 вопроса к каждому докладу.

Согласовывать сценарии НЕ нужно. Специалист ПМ может только дать рекомендации.

Во время приветственного слова ведущему необходимо озвучить участникам следующую информацию:

– организаторов мероприятия. Упоминаются названия обоих организаторов: компания «Битрикс24» и ваша компания;

– записи мероприятия не будет, но всем участникам будут отправлены презентации докладчиков;

– проинформировать участников о возможности получить диплом за участие в мероприятии (отправляются дипломы в течение 3 рабочих дней после мероприятия),

– сообщить о призах для участников интерактивов,
– для офлайн-формата обязательно озвучить, что участники должны находиться в помещении в масках и дезинфицировать руки. Сообщить, где находятся санитайзеры и защитные маски (в случае неблагоприятной санитарно-эпидемиологическая обстановки).

Перед перерывом/кофе-брейком:

– озвучить продолжительность перерыва;
– для офлайн-формата: рассказать о конкурсе с фотографиями/любом другом согласованном интерактиве и озвучить альтернативные места для питания (бары и рестораны на этой же площадке, либо вблизи площадки);

- онлайн-аудитории ведущий должен предложить отвлечься и отдохнуть, заварить чашечку вкусного кофе или чая.

В конце мероприятия в заключительном слове ведущий сообщает:

– организаторов мероприятия. Упоминаются названия обоих организаторов: компания «Битрикс24» и ваша компания;

– записи мероприятия не будет, но в течение 2-х рабочих дней всем будет отправлено письмо, где будет ссылка на презентации и спец. предложения от компаний-спикеров;

– в течение 3 рабочих дней всем участникам, пришедшим на офлайн, будут направлены электронные дипломы. В случае дополнительного онлайна электронные дипломы будут направлены в течение недели со дня мероприятия всем участникам, заполнившим форму на вебинарной платформе;

– озвучить победителей интерактивов и конкурсов.

2. Назначьте встречу с ведущим, обсудите сценарий, попросите его разнообразить свою речь, вписать шутки или встречные вопросы спикерам (при необходимости).

3. При подготовке сценария для ведущего и модераторов вебинарной платформы (в случае проведения дополнительной онлайн-трансляции) вы можете воспользоваться готовым шаблоном. Он находится на Диске группы проекта.

Проверьте все подготовленные сообщения для модераторов чата на опечатки, правильность написания формата и названия мероприятия. Модератор не должен проверять подготовленные тексты, только скопировать и опубликовать сообщение в чате в обозначенное время.

9.2 Распределение ответственности между сотрудниками

1. Для проведения офлайн-мероприятия определите ответственных сотрудников, которые будут работать на площадке. Должны быть задействованы не менее 7-ми человек, исключая докладчиков.

• работа в зале – минимум 2 чел. Они отвечают за рассадку, работу техники, подносят микрофон слушателям для вопросов;

• регистрация и выдача бейджей – не менее 4 чел. Кол-во сотрудников определяется масштабом мероприятия. На каждые 50 слушателей – минимум 1 регистратор. При необходимости можно привлечь дополнительный персонал (не более 4 человек).

• координация работы сотрудников, организационные вопросы, работа со спикерами, контроль оформления площадки – минимум 1 чел.

Обязательно выделите отдельного сотрудника, который во время регистрации будет стоять у входа в зал и возвращать обратно на регистрацию тех, кто проходит без пакета слушателя. Необходимо сделать так, чтобы регистрацию прошли все участники.

2. Для сопровождения онлайн-трансляции потребуются:

• модераторы чата – 2 чел.

Первый модератор публикует технические и организационные сообщения, отвечает на вопросы участников по организационным моментам. Включает премодерацию чата на время выступления спикеров, запускает опросы, делает скриншоты результатов опросов.

Второй модератор следит за чатом, удаляет спам, упоминание конкурирующих продуктов/компаний, нецензурную речь, выносит предупреждения в л/с участникам, блокирует участников, неоднократно нарушающих правила поведения в чате.

• модератор вебинарной платформы – 1 чел. Отвечает за своевременное подключение удаленных спикеров, коммуницирует с подрядчиком в случае форс-мажорных ситуаций, контролирует тайминг публикаций сообщения в чате, отбирает вопросы для спикеров от онлайн аудитории и передает их ведущему.
  
  

• сотрудник вашей компании, отвечающий за техническую часть. В его обязанности входит коммуникация с тех. поддержкой вебинарной платформы, решение технических вопросов в случае возникновения неполадок во время мероприятия (интернет и т.п.).

• Координатор мероприятия: контролирует работу всех сотрудников, отвечает за организационные вопросы, работу со спикерами, контроль оформления площадки – 1 чел.

10. Репетиция

Офлайн-мероприятия

1. За 1-2 дня до офлайн-мероприятия проверьте оборудование на площадке. Потренируйтесь переключать проектор с одного ноутбука на другой. Проверьте наличие кликера (презентера) и его работоспособность.

2. Проверьте звук, работу микрофонов и петличек.

3. По возможности пригласите локальных спикеров познакомиться со студией/площадкой, протестируйте с ними переключение презентаций. Они должны понять и увидеть все процессы заранее, не в день мероприятия.

Онлайн-мероприятия

1. Проведите репетицию онлайн-мероприятия в помещении, где оно запланировано. Обязательно с оборудованием, которое будет использоваться для трансляции. Репетиция должна включать техническую часть (с подрядчиком) и отработку организационных моментов с ведущим и модераторами.

2. Обсудите и протестируйте с техническим подрядчиком способы вывода видео с площадки в вебинарную платформу, проверьте качество звука (нет ли задвоения). Поработайте над переключением планов, изменением раскладки блоков интерфейса в вебинарной комнате во время выступления спикеров, ответов на вопросы и т.п. Подготовьте чек-лист для работы оператора (когда включать крупный план, когда общий, когда менять раскладку блоков на платформе и т.п.).

3. Особое внимание уделите качеству транслируемого видео.

4. Проверьте скорость интернета, достаточно ли ее для трансляции в прямой эфир платформы без задержек во времени.

5. Протестируйте все инструменты платформы по запуску опросов, публикации сообщений. Убедитесь, что все модераторы действуют синхронно и знают свои задачи. Определите сотрудника, который будет наблюдать за мероприятием в качестве участника. Он отслеживает все заминки во время эфира и способствует их устранению.

10.1 Тестовый прогон с удаленными спикерами

1. Для начала самостоятельно протестируйте подключение к платформе в качестве спикера. На основе полученного опыта составьте памятку (чек-лист) для спикеров по подключению к эфиру и протестируйте с ними все моменты заранее.

2. Памятку (чек-лист) нужно направить спикерам заранее за 2-3 дня до тестирования, чтобы они успели ознакомиться.

3. Со спикерами, которые будут подключаться удаленно, необходимо будет провести предварительное тестирование подключения.

4. За 1 неделю до мероприятия договариваетесь с каждым удаленным спикером, когда им удобно протестировать подключение к вебинарной платформе.

3. Попросите спикера подключиться к тестовому прогону, используя интернет и оборудование, с которого он будет подключаться в день мероприятия. Таким образом вы проверите, есть ли задержка при подключении, качество картинки и звук. Рекомендуйте использовать гарнитуру (наушники) при подключении.

5. Тестовые прогоны должны быть проведены со всеми удаленными спикерами без исключения за 2-3 дня до мероприятия. Время тестирования определяете с каждым спикером индивидуально.

Что необходимо отметить в памятке:

• схему, как подключаться к платформе (лучше со скриншотами для наглядности),

• как работать с презентацией,

• проинструктировать, как будете напоминать им о тайминге,

• сообщите, кому звонить, писать, если возникнут тех. проблемы с подключением,

• можно добавить рекомендации, как выглядеть, что надеть (одежда пастельных тонов, светлый однотонный задний фон, опрятная внешность).
  
  

7. Во время тестирования спикеров оцените фон спикера для выступления, расположение камеры и качество звук. В случае необходимости порекомендуйте исправить недочеты.

8. Также во время тестирования обсудите со спикером подготовленные ему вопросы.

Предупредите, что чат мероприятия будет отключен во время доклада (при необходимости спикера получить обратную связь от аудитории, модератор будет включать чат); продемонстрируйте, как будет происходить напоминание о тайминге и смена блоков интерфейса (чтобы для спикера это не было сюрпризом во время выступления). Протестируйте работу презентации.

9. Предварительное тестирование проводится также с ведущими интерактивов.

11. Анонсирование

Анонсирование осуществляется обеими сторонами.

1. Внимание! С вашей стороны не допускаются публикации на порталах и в соц. сетях, в которых указано, что ваша компания проводит мероприятие самостоятельно.

2. В любых публикация должны быть указаны оба организатора: ваша компания и «Битрикс24». См. пример ниже.

11.1 План анонсирования

1. Специалист ПМ, отвечающий за анонсирование, предоставит предварительный план анонсирования в соответствующей задаче на маркетинговом портале. Вам необходимо предложить дополнительные каналы анонсирования со своей стороны. Среднее количество размещений 35-40 публикаций.

2. После того, как план анонсирования зафиксирован, вы приступаете к подготовке материалов для анонсирования по шаблонам «Битрикс24». Шаблоны анонсов, иллюстраций хранятся на Диске группы проекта.

Внимание! Запрещено начинать анонсирование до официальной даты старта, указанной в медиаплане, в том числе публиковать посты в группах в соц. сетях вашей компании или в личных аккаунтах сотрудников вашей компании.

3. При сотрудничестве с блогерами важно учитывать, что блогеры составляют все материалы самостоятельно по ТЗ из брифа.

11.2 Требование к графике

1. Перечисление компаний – спикеров лучше делать в виде логотипов. Допускаются баннеры в рассылках. Размещение фотографий в рассылке зависит от верстки.

2. Для отслеживания эффективности каждого канала во всех материалах должна быть ссылка на лендинг мероприятия с уникальными UTM-метками. В задаче по анонсированию предоставляется шаблон UTM-метки, по которой вы готовите отдельные ссылки для каждого канала.

Внимание! В рекламных текстах местоимения «вы», «ваш» (во всех падежах и родах) пишутся с маленькой буквы.

3. Необходимо предварительное согласование в задачах рекламных материалов перед передачей в редакцию либо перед размещением у себя на сайте/соц. сетях.

Убедитесь, что специалист ПМ, отвечающий за анонсирование, подтвердил размещение материалов. Он вправе попросить внести изменения или дополнения в рекламные материалы.

4. Запросите у редактора портала превью рекламных материалов перед публикацией. Убедитесь, что редакторские правки не исказили смысл анонса. Покажите материал специалисту ПМ: опубликуйте ссылки на вышедшие анонсы, прикрепите скриншоты публикаций.

Будьте готовы к тому, что специалист ПМ может поставить задачу найти дополнительные каналы. Этот шаг может потребоваться в случае низкого темпа регистраций в первую неделю анонсирования.

Внимание! Материалы, предоставленные вам для анонсирования, не могут использоваться при анонсировании других ваших мероприятий. Все права на использование этих материалов принадлежат «Битрикс24».

Если вас не устраивают готовые креативы и тексты:

Вы можете самостоятельно, не искажая смысл, подготовить тексты и креативы (важно, чтобы креативы были в фирменном стиле мероприятия). Материалы нужно показать предварительно координатору.

Внимание! Запрещено размещать любые материалы без предварительного согласования специалиста ПМ.

12. Набор инфопартнеров

1. Вам необходимо найти и довести до результата минимум 5 информационных партнеров мероприятия, чтобы уменьшить ваши затраты на анонсирование и увеличить охват рекламной кампании.

2. Инфопартнерство не требует каких-либо документов, в том числе заключения договоров. Условия инфопартнерства прописаны в предложении по информационной поддержке, документ находится на Диске группы проекта на маркетинговом портале.

3. Если информационный партнер настаивает на индивидуальных условиях сотрудничества, то эти условия, в обязательном порядке обсудите и согласуйте со специалистом ПМ «Битрикс24», отвечающим за анонсирование.

Рекомендации по поиску информационных партнеров:

• набор информационных партнеров начинайте за 1,5-2 месяца до мероприятия.

• соберите контакты потенциальных информационных партнеров, согласуйте список с со специалистом ПМ отвечающим за анонсирование. Приглашайте к сотрудничеству:

- Новостные интернет-порталы;

- Бизнес-сообщества / бизнес-клубы;

- Бизнес-инкубаторы и коворкинг;

- Учебные и тренинговые центры;

- HR-компании по подбору персонала;

- Коучи, адвокаты (охват аудитории от 5 000);

- Оптовые компании / поставщики для бизнеса (канцелярия, офисная мебель, вода, кофе и пр.);

- Интернет-провайдеры;

- Другие бизнес-мероприятия, готовые к взаимному сотрудничеству;

- Бизнес-блогеры (ВК, Телеграм-каналы), бизнес-эксперты / владельцы Телеграм-чатов предпринимателей.

• не приглашайте конкурентов;

• не рекомендуется привлекать различные фонды как инфопартнеров — это не каналы массового сбора регистраций.
  
  

4. Шаблон письма для приглашения информационных партнеров вы можете найти на Диске группы проекта.

Все договоренности фиксируйте письменно в почте, даже если обсудили по телефону. Это обезопасит вас в случае разногласий.

Внимание! Вы НЕ имеете право отказывать инфопартнеру, найденному компанией «Битрикс24».

13. Работа с регистрациями

1. Предварительная регистрация на мероприятие всех участников проходит на официальном лендинге проекта. Ссылку вам предоставит специалист ПМ в закрытом чате по вашему ивенту, как только будет готов сайт мероприятия.

2. Вы не имеете право делать регистрацию у себя на сайте или на сторонних сайтах. Запрещается создавать группы и встречи в социальных сетях и приглашать слушателей через них или через личные страницы.

3. Вы можете регистрировать на мероприятие слушателей, которые позвонили по телефону. Но обязательно нужно зачитать условия «Соглашения об обработке персональных данных», которое находится под формой, чтобы слушатель подтвердил условия Соглашения.

4. Если от стороннего спикера и инфопартнера планируются участники, то им также необходимо обязательно зарегистрироваться на сайте мероприятия.

5. Регистрация участников на онлайн-мероприятие будет продолжаться в течение всего мероприятия. Онлайн-участникам, которые будут регистрироваться после начала мероприятия, автоматически будет уходить ссылка на подключение. Регистрационная форма будет деактивирована после завершения мероприятия.

13.1 Частые вопросы по регистрации

1. Перед мероприятием по телефону или электронной почте спрашивают о возможности участия друга, мужа, бизнес-партнера и т.п.

Сообщаете, что участие ТОЛЬКО для целевой аудитории мероприятия, которая обозначена на лендинге проекта и ТОЛЬКО по предварительной регистрации на сайте мероприятия. Без регистрации участие в мероприятии невозможно. Если желающие подходят под целевую аудиторию, им необходимо зарегистрироваться на сайте мероприятия (либо вы сами его зарегистрируете) и только после этого они смогут участвовать.

2. Перед мероприятием по телефону или электронной почте просят уже зарегистрированного сотрудника заменить на другого от этой же компании. Если замещающий человек соответствует целевой аудитории мероприятия, то замена возможна. Заменяющий человек должен обязательно зарегистрироваться.

3. Незарегистрированные участники просят прислать ссылку для подключения к онлайн-трансляции.

Ссылка на подключение отправляется только зарегистрированным участникам. Если вам пишет незарегистрированный участник с просьбой прислать ссылку на подключение, сначала направляете его на регистрационную форму. После того как он зарегистрируется, ему автоматически отправится ссылка на подключение.

Если участник говорит, что зарегистрировался, а ссылка не пришла, проверьте его регистрацию самостоятельно. Если регистрация подтверждается, можете отправить ссылку на подключение.

4. На мероприятие в офлайне приходят незарегистрированные участники

Следите за количеством уже пришедших участников и оцените по интенсивности наполнения зала, хватит ли всем мест. Если уверены, что свободные места для незарегистрированных участников будут, регистрируете их самостоятельно через веб-форму регистрации (предоставит специалист ПМ в закрытом чате по вашему ивенту) и приглашайте в зал.

Если ожидается полный зал и свободные места под большим вопросом, извиняетесь, говорите, что участие возможно только по предварительной регистрации. Попросите подождать, пока зарегистрированные участники займут места. При наличии свободных мест к концу регистрации регистрируете и приглашаете в зал.

Регистрация на месте ведется через ноутбук и мобильные телефоны для считывания QR-кодов. Для регистрации незарегистрированных ранее участников используйте только веб-форму, ссылку на нее вам предоставит специалист ПМ.

5. На мероприятие приходит участник, говорит, что он зарегистрировался, но в списке регистраций его нет.

Просите показать письмо или смс с напоминанием/подтверждением участия. Если что-то из этого участник вам показывает, вносите его данные в веб-форму и приглашаете в зал. Если нет никаких подтверждений, действуйте согласно пункту 4.

13.2 Обзвон зарегистрированных

1. Обзвон зарегистрированных слушателей, при проведении офлайн-мероприятия роботами СТРОГО ЗАПРЕЩЕН. Только живое общение. В случае включения онлайн-формата допускается обзванивать зарегистрированных на онлайн с помощью роботов.

2. Начните обзвон зарегистрированных слушателей:

- для формата офлайн: обзвон начинаете за 3 дня, если количество регистраций больше 400, начинаете за 2 дня - если количество регистраций менее 400, и вы точно сможете обзвонить всех за один день. Обзвон роботами запрещен. Только живое общение.

Последние звонки зарегистрированным должны быть не менее чем за 2 дня до ивента.

За 1 день могут быть выполнены звонки ТОЛЬКО тем, кому не смогли дозвониться.

Например, количество регистраций 600. Вы:

- начинаете обзвон за 3 дня до ивента

- заканчиваете обзвон за 2 дня до ивента

- КАЖДЫЙ день! ДО 17:00 по МСК! вы пишете отчет об обзвоне в соответствующей задаче

- по результатам второго дня обзвона специалист ПМ сообщает вам необходимость обзвона в последний день перед ивентом тех, кому не дозвонились за эти два дня (основываясь на вместимости зала и количестве подтвердивших участие).

ЗАПРЕЩАЕТСЯ паниковать и останавливать обзвон самовольно без команды специалиста ПМ. Количество фактических участников, всегда будет меньше количества подтвердивших участие при обзвоне на 15-20%. Решение об остановке обзвона принимает только специалист ПМ.

- для формата онлайн: начинаете звонить за 2 дня до ивента, если количество регистраций больше 800, за 1 день – если количество регистраций менее 800. Допускается обзвон зарегистрированных на онлайн роботами.

3. Обзвон осуществляется по всей базе зарегистрированных участников. Вы работаете с лидами через партнерское приложение по получению заявок. База принятых регистраций будет выгружена в вашу CRM за неделю до даты мероприятия. Самостоятельно исключать кого-либо из списка обзвона запрещается. Отправка смс вместо звонка не допускается.

4. Вы можете обзвонить потенциальных участников силами своих сотрудников или привлечь сall-центр (юридическое лицо).

Пример текста для обзвона офлайн-участников: «Здравствуйте, напоминаем, что ждем Вас 23 апреля на мероприятии «Название» по адресу: ул. Ленина, 7, кинотеатр «Победа». Регистрация с 09:30, начало деловой части в 10:00. Подтверждаете участие? Спасибо за внимание, хорошего вам дня!»

Пример текста для обзвона онлайн-участников: «Здравствуйте, напоминаем, что ждем Вас 23 апреля на мероприятии «Название» в онлайне. Начало в 10:00 по московскому времени. Ссылка для подключения будет отправлена на ваш email за час до мероприятия. Спасибо за внимание, хорошего вам дня!»

Ежедневно до 17:00 по мск сообщайте специалисту ПМ количество слушателей, которых обзвонили за день, в соответствующей задаче на маркетинговом портале.

1) Пример отчета по зарегистрированным на офлайн:

11 декабря

Позвонили 254 зарегистрированным слушателям.

Подтвердили участие – 230 чел.

Отказались – 6 чел.

Абонент недоступен – 18 чел.

2) Пример отчета по зарегистрированным на онлайн:

11 декабря

Позвонили 254 зарегистрированным слушателям.

13.3 Рассылки зарегистрированным

1. Все email и смс-рассылки рассылки по базе регистраций с периодическими напоминаниями о мероприятии осуществляет «Битрикс24».

2. В день онлайн-мероприятия все email и смс-рассылки со ссылкой на подключение также осуществляет «Битрикс24». В случае форс-мажорной ситуации рассылки могут быть отправлены с вашей стороны. О такой необходимости специалист ПМ сообщит дополнительно в закрытом чате по мероприятию.

3. В случае форс-мажора вы готовите рассылки согласно шаблонам, которые предоставит «Битрикс24». Они находятся на диске группы проекта. Важно соблюсти предложенное в шаблонах оформление рассылок. Наименование отправителя должно быть обязательно указано в виде названия мероприятия.

Пример: Бизнес-форум |Территория продаж|.

Внимание! Внесение изменений и дополнений в тексты рассылок возможно только с согласия «Битрикс24».

4. Пост-рассылку по участникам делает «Битрикс24». Вы можете сделать свою рассылку не ранее чем через 2 недели после рассылки «Битрикс24».

«Битрикс24» отправляет пост-рассылку в течение 2-х рабочих дней после мероприятия по зарегистрированным участникам с приглашением посмотреть материалы мероприятия. В рассылке указывается ссылка на скачивание презентаций и фотографий, размещаются рекламные блоки спикеров и партнеров мероприятия.

Вы можете предложить блок текста о вас и ваших услугах для такой рассылки в соответствующей задаче (не более 400 знаков). В случае если текст не предоставлен в обозначенный в задаче дедлайн, пост-рассылка уходит без вашего блока.

Пример текста для пост-рассылки: «Компания «Суперконтора» дарит всем слушателям скидку 10% на аудит сайта. Срок действия акции – с 1 сентября 2022 по 30 ноября 2022. Подробности можно узнать по телефону: +7(4012)-212-85-06 или эл.почте: 34324@fdk.ru»

14. Работа после мероприятия

14.1 Дипломы участникам

1. В макете диплома вам предварительно необходимо внести свои данные. Нужно поставить в шапку ваш логотип, исправить дату, название компании и ФИО подписанта. При желании поставьте в макет факсимильную подпись на штампе. В подготовленный макет диплома добавляется ФИ участника и его компания.

2. Дипломы НЕ печатаются. Отправляются в электронном виде. Макет диплома находится на диске группы проекта.

Для формата офлайн дипломы необходимо отправить всем участникам на адреса электронной почты, указанные при регистрации, в течение 3 рабочих дней после мероприятия.

При проведении дополнительного онлайн-формата, дипломы нужно будет отправить только тем, кто заполнит форму на вебинарной платформе, в течение недели после мероприятия.

14.2 Выкладка презентаций

1. Проверьте, что на Диске группы проекта загружены все презентации спикеров в формате pdf. Название презентации – фамилия спикера латинскими буквами. Пример: Ivanov.pdf

2. Специалист ПМ предоставит вам доступ для добавления файлов в определенную папку на Диске группы. Выложить презентации можно сразу после получения файла от спикера, но не позднее чем за 1 день до мероприятия.

14.3 Пост-релизы и видеоотзывы

Если вы запланировали пост-отчет на своем сайте, либо в СМИ, или в социальных сетях, в тексте должно быть указано, что мероприятие организовано совместно с «Битрикс24».

Не допускаются публикации «мы провели мероприятие» без упоминания вендора.

То же самое касается видеоотзывов спикеров и участников мероприятия, в которых озвучиваются оба организатора «Битрикс24» и ваша компания. Слова благодарности адресуются также обеим компаниям, поскольку мероприятие организовано совместно с «Битрикс24».

15. Подготовка к мероприятию для дополнительного формата онлайн.

Назначьте ответственных сотрудников, которые будут отвечать за организационные вопросы. Предоставьте этим сотрудникам настоящую инструкцию и контактную информацию специалистов ПМ.

Сотрудники, которые отвечают за организацию мероприятия, должны в период всей подготовки оперативно отвечать на сообщения и вопросы на маркетинговом портале Битрикс24.

Если один из ответственных сотрудников заболевает, уезжает, не может исполнять свои обязанности, то вам, как соорганизатору, необходимо своевременно сообщить об этом специалисту ПМ и назначить новое ответственное лицо, предоставив ему все необходимые документы, включая данную Инструкцию, передав договоренности.

Подготовка к мероприятию разделена на этапы. Каждый этап оформлен в задачу на маркетинговом портале и имеет четкие сроки выполнения.

15.1 Выбор подрядчика для организации онлайн-трансляции

1. Вам необходимо выбрать технического подрядчика для обеспечения качественной трансляции.

2. Рассмотрите в своем городе подрядчиков, занимающихся организацией онлайн-трансляций мероприятий. В качестве подрядчика может выступать как частное лицо (технический специалист с набором необходимого оборудования), так и компания, которая предоставляет услуги под ключ.

3. Обсудите с выбранным подрядчиком технические параметры трансляции, возможность трансляции прямого эфира на платформу webinar.ru, необходимое оборудование, необходимое количество персонала, покажите предварительную программу, место проведение (если оно выбрано), выберите оптимальное решение по цене и качеству.

Алгоритм согласования подрядчика:

В задаче по согласованию подрядчика, сообщите специалисту ПМ:

• выбранную компанию

• ссылку на сайт компании (если есть)

• стоимость и перечень услуг и оборудования

Дождитесь согласования.

Внимание! Обязательно проведите техническую репетицию с подрядчиком в помещении, где планируете проведение мероприятия. Протестируйте видеопоток в вебинарную платформу, оборудование подрядчика, обязательно - скорость и стабильность интернет-канала, звуковое оборудование, свет.

15.2 Использование платформы Webinar.ru для организации онлайн-трансляции

1. Онлайн-трансляция мероприятия проводится на технологической платформе Webinar.ru. Личный кабинет и доступ к сервису находятся на нашей стороне.

2. За 2 недели до мероприятия специалист ПМ подключит вас к сервису платформы и предоставит в использование оплаченный тариф (на 1000+ участников).
   
   

3. Приглашение на подключение придет на email сотрудника, которого вы назначите ответственным за работу с сервисом. Специалист ПМ заранее запросит его данные в задаче «Подготовка вебинарной комнаты».
   
   

4. После подтверждения приглашения и получения доступа ответственному сотруднику необходимо отредактировать свой профиль в сервисе платформы: загрузить фото (можно использовать логотип вашей компании); отредактировать имя и фамилию. Остальные поля трогать не нужно.
   
   

5. Ваш алгоритм работы с Webinar.ru после подключения к платформе:
   
   – изучите весь необходимый функционал для проведения онлайн-трансляции, используйте базу знаний самой платформы >>;
   – обсудите с техническим подрядчиком и протестируйте, как видеопоток будет заводиться в сервис платформы (при необходимости предоставьте свой доступ). Чаще всего технические специалисты используют вещание через энкодер;
   – оформите лендинг, который используются для подключения участников к онлайн-трансляции

– настройте основные параметры мероприятия и права внутри вебинарной комнаты

– подготовьте и загрузите все необходимые материалы в сервис платформы

– подготовьте инструкцию для модераторов по работе с чатом (пример есть на Диске группы проекта)

ВАЖНО! Вебинарная комната для трансляции мероприятия уже будет создана в сервисе платформы (раздел «Вебинары»). Вам не нужно создавать другую, вы по умолчанию будете ее владельцем.

Эта вебинарная комната «боевая», будет использоваться в день мероприятия для подключения участников к трансляции. НЕ ЗАПУСКАЙТЕ в ней трансляцию раньше времени и НЕ ТЕСТИРУЙТЕ в ней функционал платформы.

6. Ссылку для подключения участников вам предоставит специалист ПМ в задаче «Подготовка вебинарной комнаты».

15.3 Подготовка вебинарной комнаты

1. Отредактируйте страницу для подключения к онлайн-трансляции:
- укажите дату и время начала,
- добавьте ведущего (в качестве ведущего выбирайте сотрудника, подключенного к сервису), - добавьте название мероприятия (Бизнес-форум «Территория продаж» или Конференция «Формула бизнеса»)

- установите продолжительность мероприятия.

Обратите внимание! Указываемое время и продолжительность носят информационный характер и не будут влиять на время старта и завершения события.

2. Загрузите фоновое изображение. Используйте заставки, расположенные на Диске группы проекта. Лучше выбрать заставку без лишнего текста и логотипов. Если потребуется дополнительные дизайнерские элементы, можете подготовить их самостоятельно.

3. Дополните страницу описанием:

Добро пожаловать!

Чтобы подключиться к трансляции, нажмите кнопку «Зарегистрироваться».

В форму впишите имя, фамилию и e-mail, указанный ранее при регистрации и нажмите «Подключиться».

ВАЖНО! Никакие другие корректировки вносить не нужно. На странице входа (подключения к трансляции) не должно быть ссылок на группы в соцсетях и чаты в мессенджерах, а также любых прикрепленных файлов.

4. Настройте основные параметры вебинарной комнаты:

– уровень доступа только по регистрации (имя, фамилия, email). Эти данные сохранит платформа, они необходимы для автоматической отметки факта присутствия участников в нашей CRM.
– напоминания участникам должны быть выключены. Необходимо в настройках вебинарной комнаты отключить все инструменты по отправке из данного сервиса email-напоминаний участникам, а также уведомлений о подтверждении регистрации. Все напоминания, уведомления, подтверждения отправляются только со стороны «Битрикс24
– автозапуск должен быть выключен. Мероприятие вы запускаете вручную за 1 час до официального старта деловой части. В течение этого часа участники будут подключаться к трансляции;
– активируйте запрет на выход в эфир для участников;
– отключите управление файлами для участников. Если управление включено, то участнику будет доступен раздел файлы со всеми его возможностями
– отключите возможность у участников демонстрировать экран
– отключите отображение вкладки со списком участников
– включите модерацию чата и вопросов. При включенной модерации — новые сообщения от участников будут видны только после проверки вашими модераторами, таким образом вы избежите флуда, некорректных вопросов и негативной обратной связи.

5. ВАЖНО! При редактировании вебинарной комнаты НЕ МЕНЯЙТЕ ссылку для подключения участников. На ней завязана интеграция по автоматической отметке присутствующих в нашей CRM. При запросе специалист ПМ может предоставить вам эти данные.
   
   5. В файловую папку платформы загрузите:
   
   – основную слайд-заставку («Организаторы и инфопартнеры», шаблон есть на Диске группы проекта)

– слайд-заставку для перерыва (готовите самостоятельно на основе шаблонов заставок, что есть на Диске группы)

– презентации спикеров или викторины (если необходимость обозначена техническим подрядчиком)

6. Подготовьте и оформите все опросы и голосования, чтобы в день мероприятия запускать готовые шаблоны. Вам нужно будет сделать приветсвенный опрос про настроение участников, опросы для оценки выступлений спикеров по 5-ти бальной шкале (на каждого спикера - отдельный опрос, запускается во время ответов спикера на вопросы участников), а также опрос для оценки мероприятия в целом.

7. Если планируете включать фоновую музыку, обязательно заранее загрузите соответствующий аудиофайл (если другое не обозначено техническим подрядчиком).

15.4 Работа с вебинарной платформой в день мероприятия

За 1-2 часа до начала мероприятия

• проверьте наличие опросов и необходимых презентаций

• проверьте как работают функции опроса и тестирования

• за 1,5 часа до мероприятия установите основную заставку, чтобы при входе участника в вебинарную комнату раньше начала эфира его встречала красивая картинка. Дополнительно можно включить спокойную фоновую музыку

• минимум за 1 час до начала эфира запустите вебинар вручную, нажав на кнопку «Начать вебинар».

• убедитесь, что у вас отключена камера и все микрофоны. За 55 минут до эфира выйдет первая рассылка по зарегистрированным со ссылкой на подключение, и слушатели уже могут заходить в вебинарную комнату;

• удостоверьтесь, что будет вестись запись мероприятия;

• отключите все телефоны и другие приборы, которые могут создавать звуковые помехи в эфире.
  
  

Во время мероприятия

• модераторы должны действовать четко по подготовленной вами Инструкции (вовремя публиковать заготовленные сообщения, запускать опросы, одобрять вопросы участников и отвечать на них). Обязательно нужно скачивать результаты опросов по оценкам выступления спикеров, после завершения трансляции сделать это будет невозможно
  
  

• Если будет удаленное подключение спикера, отдельный модератор должен курировать тайминг его выступления. Если удаленный спикер не подключился к платформе за 20 минут до своего доклада, необходимо позвонить ему и узнать причину задержки. Для контроля тайминга удаленных спикеров используются личные сообщения в чате платформы. Напоминание за «10 минут» нужно делать спикеру за 20 минут, до обозначенного в программе времени завершения доклада и «5 минут» за 15 минут. Далее 10 минут слушатели задают вопросы и объявляется следующий спикер. Пример сообщения спикеру: «Осталось 10 минут до блока ответы на вопросы».

• Во время мероприятия необходимо поддерживать оперативную связь со специалистом ПМ в закрытом чате на маркетинговом портале Битрикс24.

После мероприятия

• проверьте наличие записи мероприятия

• свяжитесь с победителями интерактивов, договоритесь о передаче подарков

16. Работа с лидами в CRM Битрикс24

1. Все лиды с мероприятия будут передаваться прямо в вашу CRM в Битрикс24. Вся работа с лидами ведется в специальном Приложении. Если у вас оно не установлено, необходимо установить. Подробная инструкцию по установке: https://partners24.1c-bitrix.ru/partnership/applications.php

2. За неделю до мероприятия вы увидите все регистрации в виде персональных сделок в вашем Приложении.

3. Вся информация о работе с лидами будет размещена в соответствующей задаче, по которой с вами будет коммуницировать отдельный сотрудник Битрикс24.

17. Отчетность

После проведения мероприятия в тот же день отправьте координатору данные о фактическом количестве участников мероприятия.

В течение пяти рабочих дней заполните и отправьте отчет.

Отчёт должен содержать:

• количественные данные по посещаемости офлайн-формата;

• отметку факта присутствия участников офлайн-формата в CRM;

• фотографии мероприятия, выложенные на Диск группы;

• фактическую смету мероприятия, которая отражает только компенсируемые бонусами затраты. Список компенсируемых затрат вы можете найти в Правилах проекта (на Диске группы). Шаблон сметы находится в соответствующей задаче;

• скриншоты анонсирования мероприятия (публикаций, постов, рассылок и т.п), которое подлежит начислению бонусов, включая скриншоты из рекламных кабинетов соцсетей, которые подтверждают понесенные затраты на анонсирование;

• сканы бухгалтерских документов, подтверждающие ваши затраты на мероприятие. Смотрите таблицу ниже, где указаны необходимые платежные документы по каждому виду затрат.

Вы можете прикреплять несколько файлов в отчетную форму (не нужно объединять их в архивы или помещать в один файл):

Прикрепление нескольких файлов в форму отчетности

Просим вас обратить внимание на компенсируемые затраты и необходимые документы, а также другие материалы (скриншоты, фото и пр.), которые предстоит приложить к отчетности.

• Назначение платежа в платежном поручении должно быть указано явно.

Если назначение платежа не будет явным, будут необходимы дополнительные подтверждающие затраты документы, где будет расшифровка назначения платежа (счета, договоры, акты).

• Для подтверждения затрат на анонсирование помимо бухгалтерских документов должны быть предоставлены скриншоты, фото, записи и т.п. самих рекламных объявлений.

Если за какие-то затраты вы не можете предоставить необходимые документы, мы вынуждены будем отказать вам в компенсации данных затрат.

Также обратите внимание на те компенсируемые затраты, где прописан максимальный порог компенсации, напр., 15000, 5000 и пр. Затраты сверх этих порогов не компенсируются и остаются на вас.

ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧИТЕ, ЗА КАКИЕ ЗАТРАТЫ КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМЫ. Подробная информация по компенсируемым затратам и необходимым для отчетности документам, обозначена в Правилах проекта.

УДАЧИ В ПОДГОТОВКЕ МЕРОПРИЯТИЯ!