1
Инструкция соорганизатора крупных мероприятий
совместно с «Битрикс24»
Оглавление
1. Правила использования материалов проекта .................................................................................. 3
2. Основные положения ......................................................................................................................... 4
4. Подготовка к мероприятию. Формат офлайн ................................................................................... 7
4.1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение .................................................................... 7
4.2 Кофе-брейк .......................................................................................................................................12
4.3 Подготовка печатных материалов ...................................................................................................13
4.3.1 Бейджи ...........................................................................................................................................13
4.3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде .....................................................13
4.3.3 Указатели, таблички «зарезервировано» .....................................................................................14
4.4 Скатерти для столов регистрации ....................................................................................................14
4.5 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя» ....................................................14
4.6 Розыгрыш призов для слушателей ...................................................................................................15
4.7 Работа на площадке в день мероприятия .......................................................................................15
4.7.1 Схема зала ......................................................................................................................................15
4.7.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано» .............................16
4.7.3 Оформление зала и холла .............................................................................................................17
4.7.4 Проверка оборудования, презентаций .........................................................................................18
4.7.5 Выполнение рекомендаций Роспотребнадзора (только в случае официального объявления
эпидемии) ...............................................................................................................................................19
4.7.6 Регистрация слушателей ................................................................................................................19
4.7.7 Контроль готовности докладчиков................................................................................................21
4.7.8 Контроль готовности питания........................................................................................................22
4.7.9 Раздача листовок и визиток слушателями мероприятия .............................................................22
4.7.10 Ваша рекламная стойка в холле ..................................................................................................23
4.7.11 Спонсоры и интерактивные партнеры ........................................................................................23
4.7.12 Создание фотоотчета ...................................................................................................................27
5. Поиск и выбор ведущего для мероприятия .....................................................................................29
6. Пресс-волл ..........................................................................................................................................31
7. Заставки и фоновая музыка ..............................................................................................................32
8. Программа мероприятия ..................................................................................................................33
8.1 Ваш доклад .......................................................................................................................................33
8.2 Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров .......................................35
8.3 Приглашение и заключение договоренностей локальными спикерам ..........................................36
8.4 Активности во время деловой части ................................................................................................37
8.5 Запасная презентация ......................................................................................................................40
8.6 Предоставление информации для размещения программы на лендинге мероприятия ..............40
8.7. Обзвон спикеров ..............................................................................................................................42
9. Сценарий мероприятия .....................................................................................................................43
9.1 Подготовка сценария ........................................................................................................................43
9.2 Распределение ответственности между сотрудниками ..................................................................44
10. Репетиция .........................................................................................................................................45
10.1 Тестовый прогон с удаленными спикерами ..................................................................................45
11. Анонсирование ................................................................................................................................47
11.1 План анонсирования ......................................................................................................................47
11.2 Требование к графике ....................................................................................................................48
12. Набор инфопартнеров .....................................................................................................................49
2
13. Работа с регистрациями ..................................................................................................................50
13.1 Частые вопросы по регистрации ....................................................................................................50
13.2 Обзвон зарегистрированных ..........................................................................................................51
13.3 Рассылки зарегистрированным ......................................................................................................52
14. Работа после мероприятия..............................................................................................................54
14.1 Дипломы участникам......................................................................................................................54
14.2 Выкладка презентаций ...................................................................................................................54
14.3 Пост-релизы и видеоотзывы ..........................................................................................................54
15. Подготовка к мероприятию для дополнительного формата онлайн. .........................................55
15.1 Выбор подрядчика для организации онлайн-трансляции ............................................................55
15.2 Подготовка и проведение онлайн-формата ..................................................................................56
16. Работа с лидами в CRM Битрикс24..................................................................................................57
17. Отчетность ........................................................................................................................................58
3
1. Правила использования материалов проекта
ВНИМАНИЕ! Все предоставленные инструкции, рекомендации, любые обучающие материалы, текстовые и
графические рекламные материалы, предназначенные для подготовки мероприятия, а также содержание
внутренней переписки с сотрудниками «Битрикс24», не подлежат передаче третьим лицам,
распространению, цитированию или обсуждению на любых сторонних ресурсах, а также использованию
для других мероприятий.
Все материалы* могут быть использованы только при подготовке и на мероприятиях этих проектов.
Запрещается использовать материалы на других ваших мероприятиях или в рамках других программ
компании «Битрикс24».
*Под материалами понимается:
- тексты всех анонсов, рассылок, публикаций в соцсетях,
- баннеры и иллюстрации,
- пресс-волл, макеты бейджей, диплома, баблов,
- элементы фирменного стиля и название, фотографии,
- все документы по проекту (Правила, Положение и Инструкция)
- любые другие материалы, которые предоставляются в рамках подготовки к мероприятиям.
4
2. Основные положения
1. Мероприятие проходит только в один поток.
2. Мероприятие бесплатно для участников. Принимать деньги от участников за какие-либо
опции запрещается.
3. Организаторы – компания «Битрикс24» и компания Партнер. Каждый выполняет свои
задачи по подготовке и проведению мероприятия.
4. Формат мероприятий - офлайн.
Офлайн может быть отменен только в случае официального эпидемиологического
ограничения администрации города на проведение деловых мероприятий.
Дополнение офлайна форматом онлайн по единоличному желанию партнера невозможно.
«Битрикс24» может по своему усмотрению предложить дополнительный формат онлайн
определенному партнеру. Если такого предложения не поступило, вы готовите только
офлайн-мероприятие.
5. Вы, как соорганизатор, берете на себя все организационные обязательства и действуете
согласно Правилам проекта и данной Инструкции.
6. Вы получаете:
● статус «организационного партнера» на лендинге мероприятия;
● 1 доклад продолжительностью не более 30 минут плюс 10 минут на вопросы
слушателей;
● публикацию логотипа на лендинге мероприятия;
● упоминание в текстовых и графических материалах для анонсирования;
● вступительное слово в начале мероприятия;
● возможность предоставить призы для конкурса;
● базу участников, зарегистрированных на мероприятие, только для вашего личного
использования;
● возможность размещения рекламного текстового блока в email пост-рассылке после
мероприятия;
● возможность предоставить свою раздатку в «пакет слушателя»;
● возможность поставить ролл-апы вашей компании в любом месте на площадке, а также
свою рекламную стойку для общения со слушателями в фойе.
7. База регистраций и слушателей никому НЕ передается – ни спикерам, ни
инфопартнерам, ни спонсорам и т. п. Правом на обработку персональных данных
обладаете только вы и «Битрикс24».
8. Онлайн–регистрация слушателей происходит только на официальном лендинге
мероприятия, который готовит «Битрикс24». Запрещается открывать регистрацию на своем
сайте и вести собственную базу регистраций. Только официальный лендинг должен
фигурировать в любых рекламных материалах по мероприятию. Запрещается создавать
группы и встречи в социальных сетях и приглашать слушателей через них или через личные
5
страницы.
9. Вы работаете с лидами только в CRM Битрикс24.
10. На всех этапах работы над задачами с вами будут взаимодействовать специалисты
отдела партнерского маркетинга (Далее – специалист ПМ/специалисты ПМ).
11. Совместная подготовка к ивенту проходит на специальном маркетинговом портале
Битрикс24. Все материалы для подготовки хранятся на Диске группы проекта.
12. Вам ставятся задачи по каждому этапу подготовки мероприятия. Согласование всех
организационных моментов проходит в задачах. Закрывает все задачи только ее
постановщик после того, как примет результат её выполнения. Общение со специалистами
ПМ происходит в специальном закрытом чате по подготовке к мероприятию и в
комментариях к задачам. Также возможны другие способы коммуникации в рамках
подготовки к мероприятию, например плановые видеоконференции со специалистами ПМ
на маркетинговом портале или в иных программах для ВКС.
13. Вы выполняете все прописанные в задаче действия в соответствующие сроки (дедлайны).
14. Вы должны оперативно реагировать на обращения специалиста ПМ в задачах или чате
портала Битрикс24. Если назначенное вами ответственное лицо не может по какой-либо
причине оперативно отвечать, вы передаете задачи другому ответственному лицу,
способному обеспечить оперативную связь, предварительно передав ему все
договоренности и документы по подготовке, включая и данную Инструкцию.
15. Вам необходимо своевременно читать все важные сообщения, которые появляются в
живой ленте группы проекта.
16. В программе мероприятия есть приглашенные спикеры. Это сотрудники компаний,
частные лица, которые выступают на мероприятии с докладами. Приглашаются «Битрикс24»
и вами. Каждый приглашенный спикер может предложить подарки для конкурсов, бонусы
от своей компании в пост-рассылке, раздаточную продукцию в пакет участника или на стойку
регистрации, ролл-ап в зале или в холле (НЕ пресс-волл).
17. Кофе-брейк для участников офлайн-мероприятия возможен только один и только в
середине мероприятия.
18. Запрещается отказывать в участии своим конкурентам, а также другим компаниям, не
подходящим по вашему мнению под целевую аудиторию мероприятия без согласования с
«Битрикс24».
19. Специальные мобильные приложения для участников мероприятия могут
использоваться только после согласования с «Битрикс24».
20. Запрещается распространять информацию о дате проведения мероприятия и
рассказывать о нем персоналиям, не относящимся к подготовке, до старта официального
анонсирования. Дату можно называть только спикерам, инфопартнерам, спонсорам и
вашим сотрудникам, которые участвуют в подготовке.
6
3. Функции соорганизатора
Для формата офлайн:
1. Поиск помещения для проведения мероприятия, переговоры с подрядчиками по аренде
помещения и необходимого оборудования, а также организации питания.
2. Подготовка своего доклада в соответствии с инструкцией и информацией от специалиста
ПМ по темам выступления, обозначенным в задаче по согласованию вашего доклада.
3. Поиск и работа со сторонними (приглашенными) спикерами.
4. Подготовка и проведение интерактивов с участниками.
5. Поиск и работа с профессиональным ведущим для проведения мероприятия.
6. Аренда/покупка конструкции пресс-волла размером минимум 3х2 м, печать полотна по
шаблону от «Битрикс24».
7. Запуск анонсирования мероприятия по согласованным информационным каналам в
установленные сроки, контроль подрядчиков и поиск дополнительных каналов
анонсирования.
8. Поиск и работа с информационными партнерами.
9. Альтернативный прием регистраций слушателей по телефону с последующей
собственноручной регистрацией на сайте мероприятия. При таком варианте обязательно
необходимо зачитать потенциальному участнику Согласие на обработку персональных
данных.
10. Ответы на вопросы желающих посетить мероприятие (по эл. почте, телефону или через
открытую линию ивента в вашем Битрикс24).
11. Обзвон докладчиков за 5-7 дней до мероприятия.
12. Обзвон зарегистрировавшихся участников за 2-3 дня до мероприятия.
13. Сбор всех презентаций с докладчиков перед мероприятием, проверка презентаций на
упоминание конкурирующих продуктов, тестирование работоспособности презентаций на
площадке (на том оборудовании, которое будет в день ивента). Загрузка проверенных
презентаций на Диск группы проекта.
14. Контроль своевременного прибытия/подключения докладчиков.
15. Четкий контроль соблюдения тайминга докладчиками на мероприятии.
16. Курирование хода мероприятия и всех организационных вопросов.
17. Подготовка и отправка электронных дипломов слушателям после мероприятия.
7
18. Предоставление файла со статистикой по посетителям, которые регистрировались на
мероприятии через вашу CRM
19. Предоставление видеозаписи мероприятия и видеозаписей отзывов слушателей (в
случае, если такая задача поставлена Специалистом ПМ).
20. Подготовка бейджей для докладчиков, организаторов, участников, спонсоров.
21. Проверка презентационного оборудования перед мероприятием.
22. Оформление и подготовка конференц-зала и прилегающих помещений к началу
мероприятия.
23. Организация процедуры регистрации участников на офлайн-мероприятии.
24. Покупка воды для спикеров, ведущего, фотографа и вашей команды (не более 20 шт.),
если они не предоставляются площадкой.
25. Сбор раздаточной продукции компаний-участников, формирование «пакета слушателя».
26. Организация или привлечение подрядчиков на проведение интерактивов, конкурсов и
т.п. во время перерыва, обеспечение возможностей нетворкинга.
27. Фотосъемка во время мероприятия (силами подрядчика).
28. Предоставление фотографий мероприятия в течение 2-х рабочих дней после
мероприятия.
При проведении онлайна дополнительно:
1. Организация онлайн-трансляции мероприятия включает в себя: курирование технической
стороны, поиск подрядчика для проведения трансляции, изучение и работу с вебинарной
платформой, оформление вебинарной комнаты; проведение технической репетиции с
ведущим и подрядчиком; проведение тестового прогона с удаленными спикерами.
2. Электронные опросы участников по оценкам докладов во время мероприятия, обработка
результатов опроса.
Вы, как соорганизатор, обязуетесь выполнять все требования и рекомендации,
изложенные в данном документе.
4. Подготовка к мероприятию. Формат офлайн
4.1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение
1. В качестве помещения для проведения мероприятия подойдет конференц-зал в
гостинице, бизнес-центре или в здании технопарка.
8
2. Рекомендованную вместимость зала Вам сообщит специалист ПМ в соответствующей
задаче на маркетинговом портале.
3. Время аренды помещения – с 9:00 до 17:00 (может варьироваться в зависимости от
программы). Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа
больше, чем занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для
того, чтобы подготовиться: настроить и протестировать оборудование, оформить площадку,
и час, чтобы сложить оборудование и привести площадку в первоначальный вид после
окончания ивента.
Требования к месту проведения:
– Здание, в котором располагается конференц-зал, должно находиться в черте города, в
пределах доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта. До
площадки должно быть легко добраться без автомобиля. Бесплатная стоянка для
автомобилей приветствуется. Предпочтение отдается вариантам максимально близким к
центру города.
В здании должна быть возможность организовать кофе-брейк для участников мероприятия
вне конференц-зала, где будет проходить деловая часть. Площадки с возможностью
организации питания только в зале НЕ подходят.
В фойе (перед конференц-залом) должно быть достаточно места для установки стола
регистрации слушателей. Регистрация проводится вне зала.
В холле должно быть достаточно места для установки рекламных стоек и проведения
интерактивов. При рассмотрении площадки сразу уточняйте, есть ли ограничения на
количество обычных рекламных стоек или ограничение на проведение интерактивов и
дегустаций.
– Конференц-зал должен быть рассчитан на планируемое количество слушателей (сообщает
специалист ПМ). Тип рассадки – «театр».
В случае проведения дополнительного онлайна на площадке должен быть обеспечен
стабильный выделенный скоростной канал с пропускной способностью не менее 12
Мбит/сек.
Не используйте беспроводное подключение к Интернету. Беспроводные соединения очень
непредсказуемы, и соединения могут быть отключены. Убедитесь, что основное
оборудование будет подключено к стационарному интернет-соединению для достижения
наилучшего качества связи.
ВАЖНО!
Интернет-канал обязательно должен быть выделен только под трансляцию мероприятия. Это позволит
обеспечить стабильную пропускную способность.
Обязательно продумайте резервный канал, чтобы в случае технических неполадок быстро переключиться
на него с основного.
9
Конференц-зал должен быть оснащен всем необходимым для обслуживания
мероприятия оборудованием:
▪ проектором;
▪ широкоформатным экраном, на котором корректно будут отображаться презентации в
разрешении 16:9. Размер экрана должен соответствовать размеру площадки, ее форме и
количеству слушателей, т.е. должен быть таким, чтобы слушатели, располагающиеся на
последних рядах, могли хорошо видеть презентации на экране. Предпочтительное
расположение экрана – выше уровня глаз, на сцене. Расположение экрана сбоку, чтобы
слушатель сидел, повернув голову, НЕ допускается. Президиум перед экраном НЕ
допускается, либо должна быть возможность убрать президиум;
▪ в «слепых зонах», если такие есть (например, в вытянутом зале) или при наличии экрана
недостаточного размера, должны быть установлены экраны-дублеры (в среднем ряду).
Необходимо заранее уточнить у площадки, возможно ли привезти и установить
арендуемое оборудование в случае необходимости;
▪ должно быть хорошее качество цветопередачи экрана (презентации должны быть
хорошо читаемы даже при включенном освещении);
▪ микрофонами – не менее 2 шт (беспроводные или петлички);
▪ кликером для переключения слайдов (при необходимости приобретается);
▪ звукоусилителем
Примеры залов со слепыми зонами и экранами дублерами: