Инструкция по организации мероприятий при поддержке «Битрикс24»

Правила использования материалов

Внимание!

Все предоставленные инструкции, рекомендации, любые обучающие материалы, текстовые и графические рекламные материалы, предназначенные для подготовки мероприятия, а также содержание внутренней переписки с сотрудниками «Битрикс24», не подлежат передаче третьим лицам, распространению, цитированию или обсуждению на любых сторонних ресурсах, а также использованию для других мероприятий.

Все материалы* могут быть использованы только при подготовке и на мероприятиях этих проектов.

Запрещается использовать материалы на других ваших мероприятиях или в рамках других  ивент-программ компании «Битрикс24».

*Под материалами понимается:

- тексты всех анонсов, рассылок, публикаций в соцсетях,

- баннеры и иллюстрации,

- пресс-волл, макеты бейджей, диплома, табличек для фото,

- элементы фирменного стиля и название,

- все документы по проекту (Правила, Положение и Инструкция)

- любые другие материалы, которые предоставляются в рамках подготовки к мероприятиям

Основные положения

1. Мероприятие проходит только в один поток.

2. Название мероприятия – «Территория продаж».

3. Мероприятие проводится бесплатно для участников. Принимать деньги от участников за  какие-либо опции запрещается.

4. Мероприятие проводится для любых сфер бизнеса, не предназначено для какой-то одной  отрасли или определенного размера бизнеса.

5. Организаторы – компания «Битрикс24» и ваша компания (далее - Соорганизатор). Каждый выполняет свои задачи по подготовке и проведению мероприятия.

6. Формат мероприятия - офлайн.

Офлайн может быть отменен только в случае официальных действий государственных или муниципальных органов власти, препятствующих или делающих невозможным проведение деловых мероприятий.

Дополнение офлайн-мероприятия онлайн-трансляцией возможно только по предложению Битрикс24. Если такого предложения не поступило, вы готовите только офлайн-мероприятие.

7. Вы, как соорганизатор, берете на себя все организационные обязательства и действуете  согласно Правилам проекта и данной Инструкции.

Вы получаете:

▪ статус «организационного партнера» на лендинге мероприятия

▪ 1 доклад по презентации Битрикс24 минимум на 40 минут, другой – по вашей презентации на тему, соответствующую требованиям проекта, продолжительностью не более 30 минут

▪ публикацию логотипа на лендинге мероприятия

▪ упоминание в текстовых и графических материалах для анонсирования;

▪ вступительное слово в начале мероприятия

▪ возможность предоставить призы для конкурса

▪ базу зарегистрированных участников в вашу CRM только для вашего личного  использования

▪ возможность поставить ролл-апы вашей компании в любом месте на площадке, а также свою рекламную стойку для общения с участниками в фойе

8. База регистраций и данные фактических участников никому не передаются. Право на обработку персональных данных и рассылку рекламно-информационных материалов после мероприятия есть только у вас и «Битрикс24».

9. Регистрация участников ведется на официальном лендинге мероприятия через специальную CRM-форму. Лендинг для офлайн-мероприятия вам необходимо будет подготовить самостоятельно по специальному шаблону, предоставленному «Битрикс24». Лендинг для онлайн-мероприятия, форму регистрации для любого формта готовит «Битрикс24».

Запрещается открывать регистрацию на сторонних ресурсах и вести собственную базу регистраций. Только официальный лендинг должен упоминаться в любых  рекламных материалах по мероприятию. Запрещается создавать группы и встречи в социальных сетях, приглашать аудиторию через формы на своих сайтах или личных страницах в соцсетях.

10. Вы работаете с регистрациями на мероприятие в своей CRM «Битрикс24».

Регистрации на офлайн-мероприятие будут переданы в течение 5-ти рабочих дней после старта анонсирования в Приложение партнера «Битрикс24».

11. Подготовка к ивенту проходит на маркетинговом портале «Битрикс24». Под проект будет создана отдельная группа. Координировать ваши действия будет команда партнерского маркетинга. Все  материалы для подготовки вы найдете на Диске группы проекта.

12. По каждому этапу подготовки вам ставятся задачи. Согласование всех организационных моментов проходит в задачах.

Вы выполняете все прописанные в задаче действия в соответствующие сроки (дедлайны). Закрывает задачи и корректирует дедлайны при необходимости только постановщик. Постановщик – это член команды партнерского маркетинга, ответственный за определенный этап подготовки (далее - Координатор). Координатор закрывает задачу после того, как примет результат ее выполнения.

13. Общение с Координатором ведется в общем чате по подготовке к мероприятию и в        комментариях к задачам. Также возможны другие способы коммуникации, например созвон в Битрикс24 Синк.

14. Оперативно реагируйте на сообщения Координатора в задачах или общем   чате по подготовке к мероприятию.

Если ответственное лицо от вашей компании не может по какой-либо причине оперативно отвечать, делегируйте задачи другому ответственному, который сможет обеспечить оперативную коммуникацию. Предварительно передайте ему все договоренности и документы по подготовке, включая и данную Инструкцию.

15. Своевременно читайте все важные сообщения, которые появляются в  Живой ленте группы проекта.

16. В программе мероприятия должны быть приглашенные спикеры. Это сотрудники компаний, частные лица, которые выступают на мероприятии с докладами. Приглашаются вами.

17. Кофе-брейк для участников – один в середине мероприятия. Возможен кофе-брейк без съестного – участникам предлагаются только чай-кофе.

18. Запрещается отказывать в участии своим конкурентам, а также другим компаниям, не подходящим по вашему мнению под целевую аудиторию мероприятия без согласования с «Битрикс24».

19. Специальные мобильные приложения для участников мероприятия могут использоваться только после согласования с «Битрикс24».

Функции соорганизатора

1.  Поиск помещения для проведения мероприятия, переговоры с подрядчиками по аренде помещения и необходимого оборудования, а также организация кофе-брейка.

2. Подготовка 2 своих докладов в соответствии с информацией от Координатора. Возможные темы выступления Координатор обозначает в задаче по согласованию вашего доклада на маркетинговом портале.

3. Поиск сторонних (приглашенных) спикеров, согласование их выступлений с Координатором.

4. Запуск анонсирования офлайн-хмероприятия по согласованным информационным каналам в установленные сроки, контроль подрядчиков и поиск дополнительных каналов анонсирования.

5. Обеспечение соблюдения требований закона о рекламе, в том числе осуществление маркировки рекламы и представление соответствующей отчетности в ОРД (оператор рекламных данных).

6. Поиск и работа с информационными партнерами.

7. Поиск и работа с интерактивными партнерами (по вашему желанию).

8. Поиск и работа с профессиональными ведущим и фотографом (по вашему желанию).

9.  Аренда/покупка конструкции пресс-волла размером минимум 3х2 м, печать полотна по шаблону от «Битрикс24».

10. Альтернативный прием регистраций слушателей по телефону с последующей собственноручной регистрацией на лендинге мероприятия. При таком варианте обязательно необходимо зачитать потенциальному участнику Согласия на обработку персональных данных и получение рекламно-информационных материалов.

11.  Ответы на вопросы желающих посетить мероприятие (через открытые линии, размещенные на лендинге мероприятия).

12. Подготовка бейджей для докладчиков, организаторов, спонсоров и участников ( по вашему желанию).

13. Проверка презентационного оборудования перед мероприятием.

14. Покупка воды для спикеров, ведущего, фотографа и вашей команды (не более 30 шт.),       если они не предоставляются площадкой.

15. Обзвон спикеров за 5-7 дней до мероприятия.

16. Обзвон зарегистрировавшихся участников за 2-3 дня до мероприятия.

17. Оформление и подготовка конференц-зала и прилегающих помещений к началу мероприятия.

18. Сбор презентаций со всех спикеров перед мероприятием, проверка презентаций на упоминание конкурирующих продуктов. Загрузка проверенных презентаций на Диск группы проекта.

19.  Тестирование работоспособности всех презентаций на площадке (на том оборудовании, которое будет в день ивента).

20. Координация хода мероприятия и всех организационных вопросов.

21. Контроль своевременного прибытия спикеров.

22. Четкий контроль соблюдения тайминга спикерами на мероприятии.

23. Организация процедуры подтверждения регистрации участников на мероприятии.

Предоставление файла с информацией по участникам (имя, фамилия, email, телефон), которые были отмечены вами в вашей CRM как посетитель мероприятия. Или посетители, которые пришли на мероприятие без предварительной регистрации (их вы регистрируете самостоятельно).

24. Подготовка и отправка электронных дипломов слушателям после мероприятия (по вашему желанию).

Вы, как соорганизатор, обязуетесь выполнять все требования и рекомендации, изложенные в данном документе.

Этапы подготовки к мероприятию

Выбор помещения для проведения мероприятия. Согласование

1. В качестве помещения для проведения мероприятия подойдут конференц-зал в  гостинице, бизнес-центре или в здании технопарка.

Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа больше, чем занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для того, чтобы подготовиться: настроить и протестировать оборудование, оформить площадку, и час, чтобы сложить оборудование и привести площадку в первоначальный вид после завершения ивента.

Требования к месту проведения и площадке:

Здание, в котором располагается конференц-зал, должно находиться в черте города, в пределах доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта. До площадки должно быть легко добраться без автомобиля. Бесплатная стоянка для автомобилей приветствуется. Предпочтение отдается вариантам максимально близким к центру города.

В здании должна быть возможность организовать кофе-брейк для участников мероприятия  вне конференц-зала, где будет проходить деловая часть. Не рассматриваются площадки с возможностью организации питания только в зале.

В фойе (перед конференц-залом) должно быть достаточно места для установки стола регистрации слушателей. Регистрация проводится вне зала.

В холле должно быть достаточно места для установки рекламных стоек и проведения интерактивов. При рассмотрении площадки уточняйте у менеджера, есть ли ограничения на количество обычных рекламных стоек или ограничение на проведение интерактивов и дегустаций

Конференц-зал должен быть рассчитан на планируемое количество слушателей (сообщает Координатор). Тип рассадки – «театр».

Конференц-зал должен быть оснащен всем необходимым для обслуживания мероприятия оборудованием:

▪ проектором

▪ широкоформатным экраном, на котором корректно будут отображаться презентации в разрешении 16:9

Размер экрана должен соответствовать размеру площадки, ее форме и количеству слушателей, т.е. должен быть таким, чтобы слушатели, располагающиеся на последних рядах, могли хорошо видеть презентации на экране. Предпочтительное расположение экрана – выше уровня глаз, на сцене.

Экран не должен располагаться сбоку, чтобы слушателю не приходилось поворачивать голову. Президиум перед экраном не приветствуется, при наличии – должна быть возможность его убрать. Если такой возможности нет, площадка не рассматривается.

Качество цветопередачи экрана должно быть хорошим. Презентации должны быть  читаемы даже при включенном освещении.

▪ экранами-дублерами в «слепых зонах», если такие есть (например, в вытянутом зале), по бокам или в среднем ряду – при наличии экрана недостаточного размера.

Обязательно уточните у площадки, возможно ли привезти и установить арендуемое оборудование в случае необходимости. Примеры залов со слепыми зонами и экранами-дублерами вы можете запросить у Координатора по организационным вопросам в закрытом чате по мероприятию.

▪ микрофонами – не менее 2 шт (беспроводные или петлички)

▪ кликером для переключения слайдов (при необходимости приобретается)

▪ звукоусилителем

В зале должна быть предусмотрена возможность оперативного подключения стороннего ноутбука к проектору. Про эту возможность уточните у площадки заранее.

Внимание! Не рассматривайте площадки в ВУЗах, школах, лицеях, производственных предприятиях из-за пропускной системы.

Алгоритм согласования площадки с Координатором

1. Рассмотрите несколько вариантов площадок для проведения, соответствующих требованиям. Оцените их месторасположение, уровень обслуживания, окружающую обстановку и затраты.

2. Предоставьте Координатору в соответствующей задаче на маркетинговом портале информацию о возможных местах проведения мероприятия (2-3 варианта):

▪ адрес конференц-зала

▪ ссылку на сайт площадки

▪ свободна ли площадка в нужную дату. Если нет, предложите альтернативные варианты свободных дат на той же неделе, что и обозначенная дата

▪ максимальную вместимость зала

▪ фотографии зала, прилегающих к залу помещений (холл, ресепшен, помещение для кофе-брейка и т.п.)

Дождитесь согласования.

Кофе-брейк

1. Кофе-брейк проводится в середине мероприятия по вашему желанию. Продолжительность кофе-брейка – 40 минут.

2. Для организации питания вы можете воспользоваться услугой арендодателя площадки (при ее наличии), либо заказать сторонний кейтеринг. Организация питания «своими руками» не допускается.

3. В качестве альтернативного варианта вы можете организовать кофе-брейк, состоящий исключительно из напитков - чая и кофе, без съестного.

Если вы склоняетесь организовать кофе-брейк только с напитками, необходимо убедиться, что рядом с площадкой, где будет проходить мероприятие, есть места общественного питания, в которых участники смогут полноценно пообедать.

В случае выбора кофе-брейка, состоящего только из напитков, потребуется увеличить продолжительность перерыва в рамках программы мероприятия. Это даст участникам достаточно времени, чтобы полноценно пообедать и продолжить  участие в деловой части мероприятия.

4. Рекомендации

На кофе-брейке в середине мероприятия подаются горячие напитки и блюда для легкого перекуса. Минимальный расчет на одного человека: 1 горячий напиток, 1 холодная закуска, 1 десерт.

Примеры меню кофе-брейка в середине мероприятия:

Рекомендуемая стоимость кофе-брейка - 350 р. на человека. Расценки могут быть пересмотрены с учетом ценового порога города, в котором проводится мероприятие.

Программа мероприятия

1. Финальная программа с таймингом формируется и публикуется вами на лендинге мероприятия, подготовленном по предоставленному шаблону «Битрикс24».

2. Программа состоит из:

▪ регистрации участников

▪ вашего приветственного слова

▪ вашего доклада по предоставленной вам презентации – минимум 40 минут

▪ вашего доклада о «Битрикс24» в формате бизнес-кейса – минимум 30 минут

▪ минимум 4 докладов сторонних спикеров, приглашенных вами, продолжительностью не менее 30 минут каждый

▪ кофе-брейка (по вашему желанию)

▪ нетворкинга или активности в зале с участниками по вашему желанию. Выбор активности и ее организация на вашей стороне

3. Стандартное количество блоков в программе: 6-7. Общая продолжительность, включая активности в зале и кофе-брейк, не превышает 6 часов.

4. Время начала мероприятия не регламентируется.

5. Внимание! Доклад по нашей готовой презентации должен быть вторым-третьим по счету в деловой программе (если Координатор не обозначил иное).

6. Нашу презентацию можно сокращать, главное, чтобы её суть и фирменный стиль оставались прежними.

7. Каждый доклад в программе должен иметь 3-4 кратких тезиса, также обязательно должны быть указаны ФИ спикеров и названия компаний, которые они представляют. Тезисы не нужны для приветственного слова, ответов на вопросы, регистрации и кофе-брейка.

Внимание! Изменение темы и тезисов доклада по нашей готовой презентации не допускается.

Ваш доклад. Требования, согласование

1. Вы готовите свой доклад по нашим продуктам. Формат вашего выступления - бизнес-кейс, разбор  на основе «Битрикс24» (не теория).

Кейс может быть вашей компании или вашего клиента. Цель выступления – презентовать свои услуги как интегратора нашего продукта. Например, вы можете рассказать, как автоматизация помогла вашему клиенту увеличить продажи, какой вклад вы внесли со своей стороны.

2. Также вы можете предложить альтернативную тему выступления

относительно наших продуктов. Но это не должен быть доклад по вашим готовым решениям, мастер-класс по настройке или демонстрация функционала. Также не рассматриваются доклады по продвижению и настройке рекламы.

3. Общая продолжительность вашего доклада 40 минут. 30-35 минут отводится на сам  доклад, 5-10 минут - на вопросы участников.

4. В вашем докладе не должна повторяться информация из нашей презентации

5. Формулировки темы и тезисов должны быть от «проблем и задач». Потенциальный участник должен   понимать, какую проблему или задачу решит ваше выступление. Количество тезисов должно быть не менее 3-х, но и не более 4-х.

6. При составлении темы и тезисов, обратите внимание, что в них не должно быть прямого упоминания «Битрикс24».

Обтекаемо «CRM» – допустимо. Если вы демонстрируете кейс, обязательно укажите это в теме или тезисах, чтобы подчеркнуть прикладной характер выступления.

7. В формулировках темы не рекомендуется использовать отсылки к определенной отрасли.

Например, как компания по производству косметики увеличила продажи в 2 раза. Это может сузить потенциальную аудиторию выступления. Также в теме не должно быть названий компаний (вашей или вашего клиента). В тезисах это допустимо.

Приглашение и заключение договоренностей с локальными спикерами

1. Поиск и работа с локальными спикерами входит в ваши обязанности. Выступления  локальных спикеров должны быть только офлайн (непосредственно в зале перед участниками)

Внимание! Не рассматриваются в качестве спикеров представители государственных организаций, политические деятели, представители структур по поддержке бизнеса, представители ТПП и т.п.

2. Приоритетные тематики для локальных спикеров Координатор укажет в задаче «Согласование сторонних выступлений».

Внимание! Доклады локальных спикеров не должны касаться «Битрикс24» или «1С-Битрикс:  Управление сайтом» или других программ. Выступление должно быть безотносительно какого-либо продукта. Выступление не должно быть посвящено компании, продуктам или услугам локального спикера, вопросам бухгалтерии или продвижения.

Общая продолжительность доклада локального спикера до 40 минут, где 5-10  минут отводится на вопросы от участников.

3. Для приглашения спикеров рекомендуется использовать Шаблон письма, он находится на Диске группы проекта. В нем описаны рекламные возможности для спикеров, вы можете их корректировать. 

Активности во время деловой части

1. По желанию вы можете провести самостоятельно или найти компанию для проведения активности во время деловой части мероприятия, чтобы расшевелить и развлечь аудиторию.

Активность может быть после кофе-брейка, либо во второй части мероприятия (зависит от  формата согласованной активности).

2. Длительность подобной активности не более 10 минут. Это может быть (по вашему запросу Координатор предоставит фото-примеры):

▪ бизнес-квиз (7-10 вопросов). Тематика - на ваше усмотрение. Со своей стороны мы предложим Шаблон для оформления квиза (будет расположен на Диске группы)

▪ фитнес-разминка с музыкальным сопровождением

▪ нетворкинг-игры. В непринужденной атмосфере участники делового мероприятия смогут познакомиться друг с другом с помощью специальных заданий

▪ розыгрыш сувенирной продукции от Битрикс24

3. Провести активность может ваш представитель, ведущий мероприятия или сторонняя компания (например, фитнес-тренер).

4. Сторонним компаниям предлагается участие на безвозмездной основе. 

В обмен на проведение активности сторонняя компания может получить возможности интерактивного партнера мероприятия (описаны в партнерском пакете, документ есть на Диске группы

проекта).

Внимание! Не рассматривается сотрудничество с компаниями, предоставляющими продукты аналогичные продуктам/сервисам «Битрикс24».

Запасная презентация

1. Подготовьте запасную презентацию по тематике мероприятия для своего докладчика.

2. Если какой-либо спикер не сможет выступить, вы сможете заменить его, сдвигать тайминг не придется.

Посадочная страница (лендиинг мероприятия)

1. Подготовьте посадочную страницу (лендинг) минимум за 4 недели до мероприятия строго по нашему шаблону.

2. Шаблон лендинга находится на Диске группы проекта на маркетинговом портале в виде архива. Данный шаблон необходимо будет наполнить контентом вашего мероприятия на основании требований, изложенных ниже. Для вашего удобства, на Диске группы также располагается инструкция по установке шаблона лендинга.

3. На лендинге мероприятия необходимо отредактировать следующие данные:

▪ дату мероприятия, время начала и адрес места проведения в соответствующих блоках (во всех, где есть упоминание).

▪ программу в теле страницы (необходимо указать все доклады с темами и тезисами спикеров с указанием должности и компании, которую они представляют. Также необходимо указать тайминг по каждому блоку).

▪ блок, с бонусами для участников (для этого необходимо открыть скрытые на лендинге блоки).

▪ блок «спонсоры и партнеры» (для этого необходимо открыть скрытые на лендинге блоки).

▪ блок «организаторы мероприятия» (для этого необходимо открыть скрытые на лендинге блоки).

▪ ваши контактные данные для вопросов потенциальных слушателей.

▪ добавить форму регистрации (которую Координатор предоставит в соответствующей задаче).

Алгоритм предоставления информации для подготовки формы регистрации

1. Форма регистрации готовится на нашей стороне. Форма содержит Согласие на обработку персональных данных и Согласие на получение рекламно-информационных материалов. Операторами обработки этих данных будут являться ваша компания и 1С-Битрикс.

Обратите внимание, что форма регистрации с фиксированным набором полей:  фамилия, имя, телефон, e-mail, название компании, должность. Убрать или добавить поля будет нельзя.

2. Для подготовки Согласий вам необходимо предоставить соответствующие данные, которые будут фигурировать в тексте документов. Данные вы предоставляете через форму по ссылке >>

Какие данные нужно будет внести в форму?

▪ Наименование вашего юридического лица (пример, ООО «Ромашка» или ИП Миронов Николай Петрович)

▪ ОГРН/ОГРНИП (только номер, без аббревиатур "ОГРН/ОГРНИП")

▪ ИНН (только номер, без аббревиатуры "ИНН")

▪ Юридический адрес (вкл. индекс, пример: 626152 Россия, Тюменская область, г. Тобольск, ул. Хорошая, д. 9, кв. 55)

▪ Email для отзыва согласия на обработку персональных данных и получение рекламно-информационных материалов

О статусе заполнения сообщите, пожалуйста, в комментарии в задаче «Отправить данные для формы регистрации».

Согласование лендинга мероприятия

1. «Согласовать» — это не значит прислать адрес лендинга. Это значит получить от нас ответ «Ваш лендинг согласован». Бывает так, что лендинги не соответствуют нашим требованиям и требуют доработки.

2. Подготовить лендинг нужно минимум за 4 недели до мероприятия. Чтобы получить инфоподдержку, рекомендуем согласовать лендинг еще раньше.

3. Что сделать перед отправкой ссылки на согласование:

▪ внимательно ознакомьтесь с требованиями, обозначенными в п.2 и проверьте соответствие им вашего лендинга

▪ протестируйте работоспособность формы регистрации и автоматических «отбивок» о регистрации

▪ вычитайте и исправьте ошибки и опечатки

▪  переведите лендинг на его основной адрес, не отдавайте на согласование лендинги на тестовых адресах

▪ проверьте кликабельность кнопок-призывов на странице лендинга

▪  Внимание! Изменение адреса посадочной страницы после ее согласования специалистом ПМ не допускается.

4. Лендинг мероприятия НЕ должен:

▪ быть выполнен в вашем индивидуальном графическом стиле и не по шаблону «Битрикс24»;

▪ начинаться с программы мероприятия;

▪ содержать рекламу ваших или сторонних услуг или рекламу продуктов «Битрикс24»

▪ содержать информацию о других предстоящих мероприятиях;

▪ содержать фотографии мероприятий других организаторов, в том числе и фотографии циклов мероприятий «Битрикс24» - «Формула сайта», «Формула бизнеса» и «Территория продаж».

5. НЕ принимаются лендинги:

▪ имеющие форму регистрации, сделанную с помощью сторонних сервисов (например, на timepad.ru, googleforms и т.д.);

▪ выполненные не строго по шаблону «Битрикс24». Для оформления лендинга используйте готовый шаблон, располагающийся на Диске группы;

▪ на которых размещен только логотип «Битрикс24» или «1С-Битрикс». В шапке лендинга может быть размещен только ваш логотип.

Анонсирование

1. Анонсирование офлайн-мероприятия осуществляется преимущественно вами. Со стороны «Битрикс24» в дополнение к вашему анонсированию проводятся размещения информации на внутренних ресурсах компании.

2. Платное анонсирование онлайн-мероприятия преимущественно на стороне «Битрикс24», от вас мы ожидаем работу с инфопартнерами (на федеральном уровне), рассылки по своей базе.

План анонсирования офлайн-мероприятия

1.  Разработайте медиаплан для анонсирования офлайн-мероприятия. Рекомендуем подключать местные телеграм-каналы, новостные городские порталы, колл-центр и т.д. Обязательно подключайте к анонсированию инфопартнёров, которые могут принести бесплатные регистрации. Среднее количество размещений 35-40 публикаций.

Руководство по составлению плана анонсирования и каналам вы найдёте на Диске группы. Пользуясь нашими рекомендациями, вы избежите множества ошибок.

2. Готовый медиаплан вы можете показать Координатору в соответствующей задаче.

3. План анонсирования предоставляется в виде текста в комментарии в табличной форме или прикреплённым файлом во вложении. Пример предоставления медиаплана:

Внимание! Платную рекламу в запрещенных в РФ соцсетях не компенсируем.

Требования к анонсированию

1. Перечисление компаний в графических материалах возможно в виде логотипов.

2. Графические баннеры допускаются в рассылках, соцсетях. В остальных случаях      используются фотографии.

3. Для отслеживания эффективности каждого канала во всех материалах должна быть ссылка на лендинг мероприятия с уникальными UTM-метками. В задаче по анонсированию предоставляется шаблон UTM-метки, по которой вы готовите отдельные ссылки для каждого канала.

Важно! Обязательно проверяйте корректность ссылок после публикации. Ссылка должна быть кликабельной и с корректной меткой для определённого канала.

4. Будьте готовы к тому, что возможно нужно будет подключить дополнительные каналы в течение запланированного анонсирования. Такая ситуация может возникнуть, если динамика набора регистраций слабая и ранее утвержденных каналов анонсирования недостаточно. Вам надо самостоятельно отслеживать динамику и анализировать необходимость подключения дополнительных каналов. Какую динамику принимать за нормальную – смотрите в Руководстве.

Внимание! Материалы, предоставленные вам для анонсирования, не могут использоваться при анонсировании других ваших мероприятий. Все права на использование этих материалов принадлежат «Битрикс24».

Если вас не устраивают готовые креативы и тексты, вы можете самостоятельно, не искажая  смысл, подготовить тексты и креативы (важно, чтобы креативы были в фирменном стиле мероприятия). 

Спонсоры

Для уменьшения затрат на анонсирование и организационные моменты вы можете привлечь спонсора.

1. Спонсорское предложение находится на Диске группы проекта. Все компании- спонсоры обязательно предварительно согласовываются с Координатором в соответствующей задаче.

2. Ваша задача – заключение договора со спонсором и принятие оплаты, контроль выполнения обязательств перед спонсором на площадке. Опции по каждому «пакету» прописаны в спонсорском предложении. Дополнительные опции, сверх тех, которые включены в  выбранный «спонсорский пакет», не предоставляются

3. Вы сначала прописываете компанию, которая хочет выступить спонсором. Только после согласования кандидатуры спонсора Координатором, вы направляете ему приглашение. После утверждения кандидатуры и опций приложите драфт спонсорского договора (без подписи и печати с обеих сторон) на согласование Координатору. В договоре должны быть четко прописаны предоставляемые каждой из сторон опции в рамках данного мероприятия. Вы можете использовать шаблон договора (есть на Диске группы).

Интерактивные партнеры

1. Чтобы мероприятие стало более интересным и запоминающимся, вы можете найти интерактивных партнеров.

2. Количество интерактивных партнеров может быть 2 и больше. Зависит от размеров площадки и ее ограничений по организации интерактивных зон/мастер-классов и прочих активностей во время регистрации участников и кофе-брейка.

3. Возможности интерактивных партнеров есть в пакете «Интерактивный партнер» (расположен на Диске группы проекта).

Внимание! Поиск интерактивных партнеров не является обязательной задачей.

4. Заключение договора с интерактивными партнерами не требуется. Вы можете заключить договор на свое усмотрение.

5. По вашему желанию вы можете привлечь интерактивных партнеров к участию в мероприятии на платной основе за счет ваших собственных средств. В этом случае также нужно будет согласовать интерактивных партнеров и выбранные активности с Координатором в соответствующей задаче. Компенсация бонусами в этом случае не предусмотрена.

Примеры активностей от интерактивных партнеров (по запросу Координатор по организационным моментам сможет предоставить фото-примеры):

▪ Активные и интеллектуальные настольные игры

▪ Мастер-класс

▪ Speed dating для нетворкинга

▪ Творческий интерактив

▪ VR, фотобудки с ИИ

Выбор ведущего и фотографа для мероприятия

По вашему желанию вы можете найти стороннего профессионального ведущего для проведения мероприятия; фотографа – для создания фотоотчета.

Возможно привлечение ведущего из вашей компании, если он имеет успешный опыт ведения бизнес-мероприятий.

Ведущий должен быть коммуникабельным, иметь навыки управления аудиторией.

Обязанности ведущего:

▪ открывает и закрывает мероприятие. В приветственном и заключительном слове обязательно озвучивает обоих организаторов мероприятия: «Битрикс24» и ваша компания;

▪ представляет докладчиков, передает им слово;

▪ внимательно следит за регламентом выступлений, контролирует тайминг спикеров. Если выступающий выходит за рамки своего тайминга, ведущий вежливо, но настойчиво информирует об этом;

▪ координирует процесс ответов на вопросы, работает в паре с сотрудниками из зала. Сотрудник в зале подносит микрофон участнику, решившему задать вопрос. Если выступление не вызвало вопросов из зала, то ведущий озвучивает заранее заготовленные вопросы либо может задать свои и таким образом инициировать обсуждение;

▪ работает в тесном контакте со специалистом, который отвечает за своевременный показ презентаций и звук;

▪ заполняет паузы в случае технических заминок, ведущий может заготовить шутки, забавные истории и использовать их во время непредвиденных технических заминок, или перехода от одного спикера к другому;

▪ создает позитивный настрой мероприятия.

Согласование фотографа и создание фотоотчета

1. Привлечение профессионального фотографа не является обязательным. Вы можете сделать необходимые для отчета фотографии самостоятельно.

2. Фотографии необходимо выложить в течение 5 рабочих дней после мероприятия на Диск группы проекта (не более 100 шт).. Координатор предоставит доступ для добавления файлов в определенную папку. Фотографии должны быть хорошего качества, максимально четкими, не размытыми и не затемненными.

3. В папку на Диске группы проекта обязательно выкладываются фотографии:

▪ 3 шт процесса регистрации,

▪ 2 шт выступления вашего докладчика в момент выступления,

▪ 2 шт выступления вашего докладчика по докладу в формате бизнес-кейса

▪ По 1 шт выступления каждого докладчика по программе

▪ 5 шт заполненного зала на первых двух докладах ивента (обзорные, широкоформатные фото, чтобы вместился весь зал),

▪ 3 шт слушателей на фоне пресс-волла (не пустой пресс-волл, а фотографирующихся на его фоне участников)

▪ 3 шт холла и выставочной/интерактивной зоны (если будут)

▪ 3 шт кофе-брейка общим планом

Работа с регистрациями

1. Регистрация участников ведется на официальном лендинге мероприятия.

2. Запрещено делать регистрацию на каких-либо сторонних сайтах. Не допускается создание групп и встреч в социальных сетях и приглашать слушателей через них или через личные страницы.

3. Вы можете регистрировать на мероприятие участников, которые позвонили по телефону. Им обязательно нужно зачитать Соглашение на обработку персональных данных и получение рекламно-информационных материалов и получить подтверждение, что участник согласен с условиями Соглашений. Тексты Соглашений находятся под формой регистрации на лендинге мероприятия.

4. Если от стороннего спикера и инфопартнера планируются участники, вам  необходимо обязательно зарегистрировать их на лендинге мероприятия. Вы можете сделать это самостоятельно или отправить предствителям ссылку на лендинг с просьбой зарегистрироваться.

Рассылки зарегистрированным

1. Все email и смс-рассылки по базе регистраций с периодическими напоминаниями об офлайн-мероприятии осуществляете вы, подтверждение регистрации – Битрикс24. .

2. Каждый потенциальный участник, заполнивший форму регистрации на лендинге мероприятия, получает:

▪ email-подтверждение регистрации (отправляет Битрикс24)

▪ смс-подтверждение регистрации (отправляете на свое усмотрение)

▪ email-напоминание о мероприятии за неделю до ивента (вы отправляете обязательно)

▪ email-напоминание о мероприятии за 2 дня до ивента  (вы отправляете обязательно)

▪ 

▪ смс-напоминание о мероприятии за 1 день  (отправляете на свое усмотрение)

 Внимание! Шаблоны рассылок-напоминаний будут находиться на Диске группы. Вы сможете их корректировать на свое усмотрение.

Обзвон зарегистрированных

1. Не рекомендуется прозванивать зарегистрировавшихся участников роботами. Лучше использовать живое общение, чтобы повысить явку на мероприятие.

2. Обзвон начинаете за 3 дня, если количество регистраций больше 400, начинаете за 2 дня – если количество регистраций менее 400, и вы точно сможете обзвонить всех за один день.

3. Последние звонки зарегистрированным должны быть не менее чем за
2 дня до ивента. 

4.  За 1 день выполняются звонки только тем, кому не смогли дозвониться

.
Пример, количество регистраций 600. Вы:

▪ начинаете обзвон за 3 дня до ивента

▪ заканчиваете обзвон за 2 дня до ивента

▪ до 17:00 по мск каждый день пишете отчет об обзвоне в соответствующей задаче

▪ по результатам 2 дня обзвона Координатор сообщает вам необходимость обзвона в последний день перед ивентом тех, кому не дозвонились за эти два дня (основываясь на вместимости зала и количестве подтвердивших участие)

5. Обзвон осуществляется по всей базе зарегистрированных участников.

6. Самостоятельно исключать кого-либо из списка обзвона нельзя. Отправка смс вместо звонка не допускается.

Вы можете обзвонить потенциальных участников силами своих сотрудников или привлечь сall-центр (юридическое лицо, ИП или самозанятого).

Пример сообщения при обзвоне: «Здравствуйте, напоминаем, что ждем Вас 23 апреля на мероприятии «Название» по адресу: ул. Ленина, 7, кинотеатр «Победа». Регистрация с 09:30, начало деловой части в 10:00. Подтверждаете участие? Спасибо за внимание, хорошего вам дня!»

7. Ежедневно до 17:00 по мск сообщайте Координатору количество слушателей, которых обзвонили за день, в соответствующей задаче на маркетинговом портале.

Пример отчета по зарегистрированным:

11 декабря

Позвонили 254
Подтвердили участие – 230 чел.

Отказались – 6 чел.

Абонент недоступен – 18 чел.

Ответы на вопросы зарегистрированных слушателей

1. На ваш email, телефон, открытые линии, указанные на лендинге мероприятия, будут поступать вопросы от потенциальных участников.

2. Такие запросы вам необходимо оперативно отрабатывать (в течение суток с момента поступления).

3. Возможные вопросы и примеры ответов наних Координатор отправит в общий чат по мероприятию.

Подготовка материалов для оформления площадки, проведения мероприятия, навигации

Бейджи

1. По вашему желанию подготовьте бейджи для спикеров, своих сотрудников, спонсоров и инфопартнеров. Для этого закупите пластиковые карманы с лентой, либо бейджи с клипсой. Рекомендованные размеры бейджей представлены в макетах.

2. Распечатайте на цветном принтере или в типографии вкладыши для
докладчиков, своих сотрудников, спонсоров и инфопартнеров строго по макету «Битрикс24». Все макеты расположены на Диске группы проекта. Заранее впишите или напечатайте имя, фамилию и название компании.

3. Менять дизайн бейджей и вносить дополнительные элементы запрещается. Логотипы компаний на бейджи не ставятся. Допускается изменение размера бейджей.

4. При желании подготовьте бейджи для участников. Крепление бейджей можно выбрать на ваше усмотрение.

5. Возможна печать бейджей без ФИ и названия компании участника с последующим ручным заполнением на мероприятии. Также возможна печать фамилии, имени и компании слушателя на наклейках, с последующей выдачей их вместе с пустыми бейджами на

мероприятии.

6. Бейджи для участников могут быть как брендированными (по макету «Битрикс24»), так и не брендированными (просто на белой или цветной бумаге). Вкладыши печатаются только для тех, кто подтвердили свое участие во время обзвона и для тех, до которых не смогли дозвониться или сомневаются.

Указатели 

1. При необходимости подготовьте указатели для навигации и ориентации участников. Они помогут гостям легко находить нужные зоны, такие как регистрация, залы для выступлений, туалеты, зоны отдыха и другие при необходимости.

2. Указатели должны быть расставлены на всем протяжении пути от входной двери до дверей зала, чтобы слушатели легко могли найти вход.

3. Альтернативой табличкам могут быть ваши сотрудники, которые будут подсказывать участникам дорогу к залу, в котором будет проходить мероприятие. Они могут указывать слушателям дорогу.

Внимание! Указатели печатаются и готовятся заранее, если их не предоставляет площадка. 

Таблички «зарезервировано»

1. Подготовьте таблички «зарезервировано» на листах А4.

2. Достаточно печати на черно- белом или цветном принтере на обычной офисной бумаге.

3. Таблички необходимы, чтобы корректировать стихийную рассадку слушателей в зале.

Таблички для контроля тайминга спикеров

1. Подготовьте отдельные таблички: «10 минут», «5 минут», «1 минута», «СТОП».

2. Таблички должны быть из плотной бумаге формата А4. Текст на табличках должен быть как можно крупнее. Печать - ч/б на офисном принтере. Подробнее об использовании >>

Ваша рекламная стойка в холле

1. По возможности рекомендуем вам поставить свой мобильный стенд или стойку в холле для консультации по продуктам «Битрикс24» или своим услугам.

2. Оформить мобильный стенд/стойку можно имеющимися у вас в наличии материалами: напольный баннер-паук и настольный баннер, ваши баннеры и т.п. 

Главное обозначить, что именно здесь могут рассказать подробнее о продуктах «Битрикс24». Для демонстрации продукта используйте ноутбук. Стол и стулья можно запросить у площадки.

3. За стендом/стойкой должны быть 1-2 ваших сотрудника, которые будут консультировать слушателей по продуктам «Битрикс24» и вашим услугам.

Заставки и фоновая музыка

1. Вы можете подготовить несколько заставок в фирменном стиле мероприятия. К ним относятся: