Правила использования материалов
Внимание!
Все предоставленные инструкции, рекомендации, любые обучающие материалы, текстовые и графические рекламные материалы, предназначенные для
подготовки мероприятия, а также содержание внутренней переписки с сотрудниками«Битрикс24», не подлежат передаче третьим лицам, распространению, цитированию или обсуждению на любых сторонних ресурсах, а также использованию для других мероприятий.
Все материалы* могут быть использованы только при подготовке и на мероприятиях этих проектов.
Запрещается использовать материалы на других ваших мероприятиях или в рамках других ивент-программ компании «Битрикс24».
*Под материалами понимается:
- тексты всех анонсов, рассылок, публикаций в соцсетях,
- баннеры и иллюстрации,
- пресс-волл, макеты бейджей, диплома, табличек для фото,
- элементы фирменного стиля и название,
- все документы по проекту (Правила, Положение и Инструкция)
- любые другие материалы, которые предоставляются в рамках подготовки к мероприятиям
Основные положения
1. Мероприятие проходит только в один поток.
2. Название мероприятия – «___будет дополнено__».
3. Мероприятие проводится бесплатно для участников. Принимать деньги от участников за какие-либо опции запрещается.
4. Мероприятие проводится для любых сфер бизнеса, не предназначено для какой-то одной отрасли или определенного размера бизнеса.
5. Организаторы – компания «Битрикс24» и ваша компания (далее - Соорганизатор). Каждый выполняет свои задачи по подготовке и проведению мероприятия.
6. Формат мероприятия - офлайн.
Офлайн может быть отменен только в случае официальных действий государственных или муниципальных органов власти, препятствующих или делающих невозможным проведение деловых мероприятий.
Дополнение офлайн-мероприятия онлайн-трансляцией возможно только по предложению Битрикс24. Если такого предложения не поступило, вы готовите только офлайн-мероприятие.
7. Вы, как соорганизатор, берете на себя все организационные обязательства и действуете согласно Правилам проекта и данной Инструкции.
Вы получаете:
▪ статус «организационного партнера» на лендинге мероприятия
▪ 1 доклад, отвечающий требованиям программы, продолжительностью 30 минут и 10 минут на вопросы участников
▪ публикацию логотипа на лендинге мероприятия
▪ упоминание в текстовых и графических материалах для анонсирования;
▪ вступительное слово в начале мероприятия
▪ возможность предоставить призы для конкурса
▪ базу зарегистрированных участников в вашу CRM только для вашего личного использования
▪ возможность рассылки своего рекламного предложения по подписчикам чат-бота мероприятия
▪ возможность предоставить раздаточные материалы в «пакет слушателя»
▪ возможность поставить ролл-апы вашей компании в любом месте на площадке, а также свою рекламную стойку для общения с участниками в фойе
8. База регистраций и данные фактических участников никому не передаются. Право на обработку персональных данных и рассылку рекламно-информационных материалов после мероприятия есть только у вас и «Битрикс24».
9. Регистрация участников ведется на официальном лендинге мероприятия через специальную CRM-форму. Лендинг мероприятия и CRM-форма находится на стороне «Битрикс24».
Запрещается открывать регистрацию на сторонних ресурсах и вести собственную базу регистраций. Только официальный лендинг должен упоминаться в любых рекламных материалах по мероприятию. Запрещается создавать группы и встречи в социальных сетях, приглашать аудиторию через формы на своих сайтах или личных страницах в соцсетях.
10. Вы работаете с регистрациями на мероприятие в своей CRM «Битрикс24».
Регистрации на мероприятие будут переданы вам за 10-12 дней до ивента через Приложение партнера «Битрикс24».
11. Подготовка к ивенту проходит на маркетинговом портале «Битрикс24». Под проект будет создана отдельная группа. Координировать ваши действия будет команда партнерского маркетинга. Все материалы для подготовки вы найдете на Диске группы проекта.
12. По каждому этапу подготовки вам ставятся задачи. Согласование всех организационных моментов проходит в задачах.
Вы выполняете все прописанные в задаче действия в соответствующие сроки (дедлайны). Закрывает задачи и корректирует дедлайны при необходимости только постановщик. Постановщик – это член команды партнерского маркетинга, ответственный за определенный этап подготовки (далее - Координатор). Координатор закрывает задачу после того, как примет результат ее выполнения.
13. Общение с координатором ведется в общем чате по подготовке к мероприятию и в комментариях к задачам. Также возможны другие способы коммуникации, например созвон в Битрикс24 Синк.
14. Оперативно реагируйте на сообщения координатора в задачах или общем чате по подготовке к мероприятию.
Если ответственное лицо от вашей компании не может по какой-либо причине оперативно отвечать, делегируйте задачи другому ответственному, который сможет обеспечить оперативную коммуникацию. Предварительно передайте ему все договоренности и документы по подготовке, включая и данную Инструкцию.
15. Своевременно читайте все важные сообщения, которые появляются в Живой ленте группы проекта.
16. В программе мероприятия есть приглашенные спикеры. Это сотрудники компаний, частные лица, которые выступают на мероприятии с докладами. Приглашаютсявами.
17. Кофе-брейк для участников – один в середине мероприятия. Возможен кофе-брейк без съестного – участникам предлагаются только чай-кофе.
18. Запрещается отказывать в участии своим конкурентам, а также другим компаниям, не подходящим по вашему мнению под целевую аудиторию мероприятия без согласования с «Битрикс24».
19. Специальные мобильные приложения для участников мероприятия могут использоваться только после согласования с «Битрикс24».
Функции соорганизатора
1. Поиск помещения для проведения мероприятия, переговоры с подрядчиками по аренде помещения и необходимого оборудования, а также организация кофе-брейка.
2. Подготовка своего доклада в соответствии с информацией от Координатора. Возможные темы выступления Координатор обозначает в задаче по согласованию вашего доклада на маркетинговом портале.
3. Поиск сторонних спикеров, согласование их выступлений с Координатором.
4. Запуск анонсирования мероприятия по согласованным информационным каналам в установленные сроки, контроль подрядчиков и поиск дополнительных каналов анонсирования.
5. Обеспечение соблюдения требований закона о рекламе, в том числе осуществление маркировки рекламы и представление соответствующей отчетности в ОРД (оператор рекламных данных).
6. Поиск и работа с информационными партнерами.
7. Поиск и работа с интерактивными партнерами.
8. Поиск и работа с профессиональными ведущим и фотографом.
9. Аренда/покупка конструкции пресс-волла размером минимум 3х2 м, печать полотна по шаблону от «Битрикс24».
10. Альтернативный прием регистраций слушателей по телефону с последующей собственноручной регистрацией на лендинге мероприятия. При таком варианте обязательно необходимо зачитать потенциальному участнику Согласия на обработку персональных данных и получение рекламно-информационных материалов.
11. Ответы на вопросы желающих посетить мероприятие (через открытые линии, размещенные на лендинге мероприятия).
12. Подготовка бейджей для докладчиков, организаторов, спонсоров и участников (последние – по желанию).
13. Проверка презентационного оборудования перед мероприятием.
14. Покупка воды для спикеров, ведущего, фотографа и вашей команды (не более 30 шт.), если они не предоставляются площадкой.
15. Сбор раздаточной продукции компаний-участников, формирование «пакета участника».
16. Обзвон спикеров за 5-7 дней до мероприятия.
17. Обзвон зарегистрировавшихся участников за 2-3 дня до мероприятия.
18. Оформление и подготовка конференц-зала и прилегающих помещений к началу мероприятия.
19. Сбор презентаций со всех спикеров перед мероприятием, проверка презентаций на упоминание конкурирующих продуктов. Загрузка проверенных презентаций на Диск группы проекта.
20. Тестирование работоспособности всех презентаций на площадке (на том оборудовании, которое будет в день ивента).
21. Координация хода мероприятия и всех организационных вопросов.
22. Контроль своевременного прибытия спикеров.
23. Четкий контроль соблюдения тайминга спикерами на мероприятии.
24. Организация процедуры подтверждения регистрации участников на мероприятии, в том числе с помощью QR-кода.
25. Предоставление файла с информацией по участникам (имя, фамилия, email, телефон), которые ранее зарегистрировались на лендинге мероприятия, но были отмечены вами как посетители мероприятия без помощи QR-кода (в вашей CRM, в файле Excel).
26. Регистрация участников, которые ранее не регистрировались на лендинге мероприятия. Регистрация осуществляется по специальной форме с utm-меткой (предоставит Координатор в общем чате по мероприятию)
27. Подготовка и отправка электронных дипломов слушателям после мероприятия.
Вы, как соорганизатор, обязуетесь выполнять все требования и рекомендации, изложенные в данном документе.
Этапы подготовки к мероприятию
Выбор помещения для проведения мероприятия. Согласование
1. В качестве помещения для проведения мероприятия подойдут конференц-зал в гостинице, бизнес-центре или в здании технопарка.
2. Рекомендованную вместимость зала вам сообщит Координатор в задаче по согласованию площадки
3. Время аренды помещения – с 9:00 до 17:00 (может варьироваться в зависимости от программы).
Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа больше, чем занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для того, чтобы подготовиться: настроить и протестировать оборудование, оформить площадку, и час, чтобы сложить оборудование и привести площадку в первоначальный вид после завершения ивента.
Требования к месту проведения и площадке:
Здание, в котором располагается конференц-зал, должно находиться в черте города, в пределах доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта. До площадки должно быть легко добраться без автомобиля. Бесплатная стоянка для автомобилей приветствуется. Предпочтение отдается вариантам максимально близким к центру города.
В здании должна быть возможность организовать кофе-брейк для участников мероприятия вне конференц-зала, где будет проходить деловая часть. Не рассматриваются площадки с возможностью организации питания только в зале.
В фойе (перед конференц-залом) должно быть достаточно места для установки стола регистрации слушателей. Регистрация проводится вне зала.
В холле должно быть достаточно места для установки рекламных стоек и проведения интерактивов. При рассмотрении площадки уточняйте у менеджера, есть ли ограничения на количество обычных рекламных стоек или ограничение на проведение интерактивов и дегустаций
Конференц-зал должен быть рассчитан на планируемое количество слушателей (сообщает Координатор). Тип рассадки – «театр».
Конференц-зал должен быть оснащен всем необходимым для обслуживания мероприятия оборудованием:
▪ проектором
▪ широкоформатным экраном, на котором корректно будут отображаться презентации в разрешении 16:9
Размер экрана должен соответствовать размеру площадки, ее форме и количеству слушателей, т.е. должен быть таким, чтобы слушатели, располагающиеся на последних рядах, могли хорошо видеть презентации на экране. Предпочтительное расположение экрана – выше уровня глаз, на сцене.
Экран не должен располагаться сбоку, чтобы слушателю не приходилось поворачивать голову. Президиум перед экраном не приветствуется, при наличии – должна быть возможность его убрать. Если такой возможности нет, площадка не рассматривается.
Качество цветопередачи экрана должно быть хорошим. Презентации должны быть читаемы даже при включенном освещении.
▪ экранами-дублерами в «слепых зонах», если такие есть (например, в вытянутом зале), по бокам или в среднем ряду – при наличии экрана недостаточного размера.
Обязательно уточните у площадки, возможно ли привезти и установить арендуемое оборудование в случае необходимости. Примеры залов со слепыми зонами и экранами-дублерами вы можете запросить у Координатора по организационным вопросам в закрытом чате по мероприятию.
▪ микрофонами – не менее 2 шт (беспроводные или петлички)
▪ кликером для переключения слайдов (при необходимости приобретается)
▪ звукоусилителем
В зале должна быть предусмотрена возможность оперативного подключения стороннего ноутбука к проектору. Про эту возможность уточните у площадки заранее.
Внимание! Не рассматривайте площадки в ВУЗах, школах, лицеях, производственных предприятиях из-за пропускной системы.
Алгоритм согласования площадки с Координатором
1. Рассмотрите несколько вариантов площадок для проведения, соответствующих требованиям. Оцените их месторасположение, уровень обслуживания, окружающую обстановку и затраты.
2. Предоставьте Координатору в соответствующей задаче на маркетинговом портале информацию о возможных местах проведения мероприятия (2-3 варианта):
▪ адрес конференц-зала
▪ расположение на карте города, сведения о транспортной доступности
▪ наличие бесплатной парковки и ее вместимость, а также наличие шлагбаума и условий проезда
▪ ссылку на сайт площадки
▪ свободна ли площадка в нужную дату. Если нет, предложите альтернативные варианты свободных дат на той же неделе, что и обозначенная дата
▪ максимальную вместимость зала
▪ перечень необходимого оборудования в зале
▪ наличие отдельного места для питания, его расположение (в холле, в столовой, на другом этаже, в другом здании и т.п.)
▪ возможность размещения рекламных стоек (мобильных стендов) и проведения и интерактивов
▪ фотографии зала, прилегающих к залу помещений (холл, ресепшен, помещение для кофе-брейка и т.п.)
▪ размеры экранов на площадке (основной и дублирующие экраны)
▪ количество входов в здание/зал для корректной навигации участников по площадке
▪ предварительную смету: стоимость аренды зала с 09:00 до 17:00, стоимость аренды оборудования, возможные варианты меню и стоимость кофе-брейка на одного человека
Дождитесь согласования.
Внимание! Предусмотрите возможность вернуть предоплату, либо полную оплату площадки, при отмене мероприятия в связи с форс-мажором. Обязательно внесите этот пункт в договор. У вас должно быть юридическое обоснование вернуть платеж из-за действий государственных или муниципальных органов власти, препятствующих или делающих невозможным проведение мероприятия. |
Кофе-брейк
1. Кофе-брейк проводится в середине мероприятия. Продолжительность кофе-брейка – 40 минут.
2. Для организации питания вы можете воспользоваться услугой арендодателя площадки (при ее наличии), либо заказать сторонний кейтеринг. Организация питания «своими руками» не допускается.
3. В качестве альтернативного варианта вы можете организовать кофе-брейк, состоящий исключительно из напитков - чая и кофе, без съестного.
Если вы склоняетесь организовать кофе-брейк только с напитками, необходимо убедиться, что рядом с площадкой, где будет проходить мероприятие, есть места общественного питания, в которых участники смогут полноценно пообедать.
В случае выбора кофе-брейка, состоящего только из напитков, потребуется увеличить продолжительность перерыва в рамках программы мероприятия. Это даст участникам достаточно времени, чтобы полноценно пообедать и продолжить участие в деловой части мероприятия.
4. Обязательно закупите воду без газа в пластиковых бутылках (0,3-0,5л) для докладчиков, ведущего, фотографа и вашей команды (не более 30 шт).
При желании, можете купить воду для участников мероприятия за свой счет. Бутылки с водой размещаются на отдельном столе в зоне либо у входа в конференц-зал. Вода для спикеров ставится отдельно,
предоставляется вместе со стаканами.
5. Рекомендации
На кофе-брейке в середине мероприятия подаются горячие напитки и блюда для легкого перекуса. Минимальный расчет на одного человека: 1 горячий напиток, 1 холодная закуска, 1 десерт.
Примеры меню кофе-брейка в середине мероприятия:
Вариант №1 | Вариант №2 |
чай/кофе пирожное медовик | чай/кофе бутерброд с с/к колбасой круассан с шоколадом |
Максимальная стоимость кофе-брейка - 350 р. на человека. Расценки могут быть пересмотрены с учетом ценового порога города, в котором проводится мероприятие. Вам не нужно составлять меню самостоятельно, следуйте алгоритму, представленному ниже.
Алгоритм согласования кофе-брейка
1. Приложите Координатору пакетные предложения и/или полный перечень позиций для составления меню кофе-брейка в соответствующую задачу.
Кофе-брейк, состоящий только из напитков, также необходимо согласовать с Координатором.
2. Дождитесь составления меню и комментариев по заказу от Координатора.
Программа мероприятия
1. Финальная программа с таймингом формируется и публикуется на лендинге мероприятия с нашей стороны.
2. При этом подготовкой программы мы занимаемся совместно с вами. Это наша общая ответственность.
3. Программа состоит из:
▪ доклада представителя «Битрикс24» о возможностях продукта
▪ вашего доклада о «Битрикс24» в формате бизнес-кейса
▪ докладов представителей федеральных компаний либо бизнес-тренеров до 3-х выступлений. Персоналии и компании определяются и приглашаются с нашей стороны. Подбор спикеров – на наше усмотрение, варианты «на выбор» не предоставляются
▪ кофе-брейка
▪ выступлений локальных спикеров – от 2-х до 3-х. Точное количество локальных спикеров вам сообщит Координатор в задаче по согласованию сторонних выступлений.
Поиск и коммуникация с локальными спикерами по будущим выступлениям – ваша задача. Включение спикера в программу возможно только после согласования кандидата, темы и тезисов его выступления с Координатором
▪ нетворкинга или активности в зале с участниками. Выбор активности и ее организация на вашей стороне, включение в программу возможно после нашего согласования.
4. Стандартное количество блоков в программе: 6-7. Общая продолжительность, включая активности в зале и кофе-брейк, не превышает 6 часов, ориентировочное время проведения мероприятия с 10:00 до 16:00. Пример программы Координатор приложит к задаче по согласованию вашего доклада.
Внимание! Количество блоков в программе, количество локальных и федеральных спикеров, время начала и завершения мероприятия, общая продолжительность ивента в разных городах могут варьироваться в зависимости от специфики бизнес-аудитории и уровня вовлеченности в деловые мероприятия.
Вы готовите свой доклад, ведете работу с локальными спикерами включая поиск, приглашение и заключение с ними финальных договоренностей о выступлении, готовите активность в рамках деловой программы. Мы со своей стороны отвечаем за выступления нашего спикера и федеральных докладчиков.
Ваш доклад. Требования, согласование
1. Вы готовите свой доклад по нашим продуктам. Формат вашего выступления - бизнес-кейс, разбор на основе «Битрикс24» (не теория).
Кейс может быть вашей компании или вашего клиента. Цель выступления – презентовать свои услуги как интегратора нашего продукта. Например, вы можете рассказать, как автоматизация помогла вашему клиенту увеличить продажи, какой вклад вы внесли со своей стороны.
2. Также вы можете предложить альтернативную тему выступления
относительно наших продуктов. Но это не должен быть доклад по вашим готовым решениям, мастер-класс по настройке или демонстрация функционала. Также не рассматриваются доклады по продвижению и настройке рекламы.
3. Общая продолжительность вашего доклада 40 минут. 30-35 минут отводится на сам доклад, 5-10 минут - на вопросы участников.
4. В вашем докладе не должна повторяться информация из презентации
спикера «Битрикс24», по которой он выступает на данном мероприятии.
5. Формулировки темы и тезисов должны быть от «проблем и задач». Потенциальный участник должен понимать, какую проблему или задачу решит ваше выступление. Количество тезисов должно быть не менее 3-х, но и не более 4-х.
6. При составлении темы и тезисов, обратите внимание, что в них не должно быть прямого упоминания «Битрикс24».
Обтекаемо «CRM» – допустимо. Если вы демонстрируете кейс, обязательно укажите это в теме или тезисах, чтобы подчеркнуть прикладной характер выступления.
7. В формулировках темы не рекомендуется использовать отсылки к определенной отрасли.
Например, как компания по производству косметики увеличила продажи в 2 раза. Это может сузить потенциальную аудиторию выступления. Также в теме не должно быть названий компаний (вашей или вашего клиента). В тезисах это допустимо.
Алгоритм согласования с Координатором
1. В комментарии к задаче «Согласование вашего доклада» зафиксируйте тему вашего выступления с кратким описанием.
2. Получите комментарии или согласование от Координатора, скорректируйте выступление при необходимости.
3. Прикрепите на согласование готовый вариант тем и тезисов вашего доклада с указанием спикера. Формулировки должны соответствовать нашим требованиям.
Пример подачи темы и тезисов на согласование, включая информацию о вашем спикере
Как построить идеальные отношения с клиентом
- как узнать, что именно хочет ваш покупатель;
- как мотивировать клиента к покупке;
- 3 инструмента, помогающих донести ваше персональное предложение клиенту
Иван Иванов, директор компании «Иванов и КО»
Рассказываем о настройке цепочки прогрева в CRM Битрикс24
4. Координатор согласовывает ваше выступление. Обратите внимание, что мы оставляем за собой право скорректировать ваши формулировки.
5. В связи с дополнениями в 519-ФЗ об обработке персональных данных запросите у вашего спикера согласия на обработку персональных данных и использование фотоизображения. Согласие заполняется по ссылке >>
Внимание! Спикер при заполнении Согласий обязательно должен прикрепить свое фото. Это должно быть портретное фото в высоком качестве, разрешение минимум 700*700px. Оно будет использовано для размещения на лендинге мероприятия.
О статусе заполнения отпишитесь в задаче.
Внимание! Это упростит вам дальнейшую работу с инфопартнерами/ по анонсированию. Присылайте, пожалуйста, финальные тему и тезисы на согласование в течение 7-14 рабочих дней с момента постановки соответсвующей задачи. |
Внимание! ▪ корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и проектами; ▪ CRM, систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов; ▪ облачных сервисов хранения и работы с документами; ▪ систем для создания сайтов или конструкторов сайтов/лендингов; ▪ и других сервисов, схожих по функционалу с продуктами компании «Битрикс24». Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными продуктами. Даже если поступает вопрос от слушателей про сторонние компании/продукты, нельзя их упоминать. Правило касается как приглашенных спикеров, так и ваших докладчиков. |
Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров
1. Работа по приглашению и включение в программу представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров ведется с нашей стороны. Количество выступлений, персоналии и компании в каждом городе определяются нами.
2. Вы получаете информацию о выступлениях федеральных компаний или бизнес-тренеров от Координатора в задаче «Согласование сторонних выступлений» (название компании, персоналия, тема и тезисы доклада).
Далее работу по организационным моментам, получению презентаций вы ведете с федеральными спикерами самостоятельно. Требования к презентациям и выступлениям с нашей стороны будут предоставлены спикерам.
Внимание! Вы ведете коммуникацию строго по организационным моментам и получению презентации, без обсуждения контента спикеров. Исключение – упоминание конкурентов.
Приглашение и заключение договоренностей с локальными спикерами
1. Поиск и работа с локальными спикерами входит в ваши обязанности. Выступления локальных спикеров должны быть только офлайн (непосредственно в зале перед участниками) и на бесплатной основе.
2. Ваша задача – довести до результата (постановка в программу) минимум 2 локальных спикеров, если в задаче Координатор не указал другое количество.
3. Локальные спикеры должны вести бизнес в городе, где проводится мероприятие.
В идеале выбирать известные бренды. Например, это могут быть представители сети ресторанов, фитнес-клубов, крупных торговых центров, продовольственных сетей и т.п. Представители бизнесов из других городов не рассматриваются и не включаются в программу.
Внимание! Не рассматриваются в качестве спикеров представители государственных организаций, политические деятели, представители структур по поддержке бизнеса, представители ТПП и т.п.
4. Приоритетные тематики для локальных спикеров Координатор укажет в задаче «Согласование сторонних выступлений».
Внимание! Доклады локальных спикеров не должны касаться «Битрикс24» или «1С-Битрикс: Управление сайтом» или других программ. Выступление должно быть безотносительно какого-либо продукта. Выступление не должно быть посвящено компании, продуктам или услугам локального спикера, вопросам бухгалтерии или продвижения.
Общая продолжительность доклада локального спикера до 40 минут, где 5-10 минут отводится на вопросы от участников.
5. Для приглашения спикеров рекомендуется использовать Шаблон письма, он находится на Диске группы проекта. В нем описаны рекламные возможности для спикеров.
Внимание! Участие приглашенных спикеров с вашей стороны возможно только на бесплатной основе.
Алгоритм согласования с Координатором
1. Подготовьте и приложите список локальных спикеров в задаче «Согласование сторонних выступлений», формат предоставления информации обозначен в задаче. Дождитесь комментариев от Координатора.
2. Пригласите утвержденных Координатором спикеров. Самостоятельно мониторьте ответы потенциальных спикеров. Статус по каждому приглашенному кандидату заносите в задачу.
В зависимости от статусов Координатор будет корректировать ваши действия по приглашению дополнительных спикеров, поиску новых кандидатур.
Пример подачи информации по статусам потенциальных спикеров:
– Иван Иванов, компания «Прорыв» – обещал дать ответ в течение 2-х дней
– Петр Петров, компания «Стимул» - не выходит на связь
3. Если спикер согласен, запросите тему доклада с тезисами (минимум 3 тезиса, максимум - 4). Если спикер рассказывает кейс, попросите его обязательно указать это в теме или тезисах, чтобы подчеркнуть прикладной характер выступления.
4. Приложите формулировки на согласование Координатору в отдельном комментарии, если не сделали этого раньше. Формулировки тем и тезисов должны быть «от проблем и задач». То есть, потенциальный участник должен понимать, какую проблему и задачи решит данное выступление.
Пример представления в программе темы и тезисов, включая информацию по спикеру:
Кейс по продажам. Как зарабатывать, а не тратить
– почему верность лишь одному каналу лидогенерации может оказаться катастрофой
– где найти 100500 клиентов
– как исключить человеческий фактор, чтобы не терять лиды
– что может спасти ваши продажи
Анна Петрова, руководитель компании «Ромашка»
Внимание! Координатор вправе скорректировать тему, тезисы приглашенного спикера. Дождитесь согласования или корректировок.
Если вы работаете с холодными контактами: ▪ не связывайтесь с кандидатами в спикеры сразу ▪ предварительно согласуйте претендентов в спикеры и ориентировочные темы их выступления с Координатором ▪ получите комментарии, утвержденные кандидатуры приглашайте к участию. |
5. В связи с дополнениями в 519-ФЗ об обработке персональных данных запросите у каждого стороннего спикера согласия на обработку персональных данных и использование фотоизображения. Согласие заполняется по ссылке >>
Внимание! Спикер при заполнении Согласий обязательно должен прикрепить свое фото. Это должно быть портретное фото в высоком качестве, разрешение минимум 700*700px. Оно будет использовано для размещения на лендинге мероприятия. О статусе заполнения отпишитесь в задаче - по каждому спикеру отдельно.
Внимание! Согласие у локальных и вашего спикеров необходимо получить до старта анонсирования, не позднее, чем за 4 недели до мероприятия. Если кто-то откажется заполнить форму, мы будем вынуждены убрать его данные, фото, должность, название компании с лендинга мероприятия. Оставить только тему и тезисы выступления. Это может негативно сказаться на наборе регистраций и явке. Поэтому старайтесь убедить оппонентов, ссылаясь на закон. |
Активности во время деловой части
1. Ваша задача провести самостоятельно или найти компанию для проведения активности во время деловой части мероприятия, чтобы расшевелить и развлечь аудиторию.
Активность может быть после кофе-брейка, либо во второй части мероприятия (зависит от формата согласованной активности).
2. Длительность подобной активности не более 10 минут. Это может быть (по вашему запросу Координатор предоставит фото-примеры):
▪ бизнес-квиз (7-10 вопросов). Тематика - на ваше усмотрение. Со своей стороны мы предложим Шаблон для оформления квиза (будет расположен на Диске группы)
▪ фитнес-разминка с музыкальным сопровождением
▪ нетворкинг-игры. В непринужденной атмосфере участники делового мероприятия смогут познакомиться друг с другом с помощью специальных заданий
▪ розыгрыш сувенирной продукции от Битрикс24
3. Провести активность может ваш представитель, ведущий мероприятия или сторонняя компания (например, фитнес-тренер).
4. Сторонним компаниям предлагается участие на безвозмездной основе.
В обмен на проведение активности сторонняя компания может получить возможности интерактивного партнера мероприятия (описаны в партнерском пакете, документ есть на Диске группы
проекта).
5. Вы заранее продумываете варианты активности. В задаче «Согласование сторонних выступлений» прикладываете краткое описание активности и нюансы по ее проведению.
6. Если активности будет проводить сторонняя компания, обязательно предварительно согласуйте ее с Координатором. Приглашать стороннюю компанию к участию вы можете только после согласования.
Внимание! Не рассматривается сотрудничество с компаниями, предоставляющими продукты аналогичные продуктам/сервисам «Битрикс24».
Запасная презентация
1. Подготовьте запасную презентацию по тематике мероприятия для своего докладчика.
2. Если какой-либо спикер не сможет выступить, вы сможете заменить его, сдвигать тайминг не придется.
Информация для лендинга мероприятия
1. Подготовка лендинга мероприятия находятся на стороне «Битрикс24».
2. До начала анонсирования на лендинге мероприятия будут размещены адрес площадки, форма регистрации, ваши контактные данные и открытая линия, чтобы вы смогли оперативно отвечать на вопросы потенциальных участников о мероприятии.
Вам необходимо оперативно предоставлять соответствующую информацию для своевременного размещения на лендинге.
Алгоритм предоставления информации для лендинга
1. Данные вы предоставляете после согласования площадки в течение 3-х рабочих дней. Для этого заполните форму по ссылке >>
Важно! Заполняйте форму внимательно и следуйте подсказкам. Если у вас есть вопросы по заполнению, задайте их Координатору в задаче «Предоставить информацию для лендинга мероприятия». О статусе заполнения отпишитесь, пожалуйста, в отдельном комментарии.
Алгоритм предоставления информации для подготовки формы регистрации
1. Форма регистрации находится на нашей стороне. Форма содержит Согласие на обработку персональных данных и Согласие на получение рекламно-информационных материалов. Операторами обработки этих данных будут являться ваша компания и 1С-Битрикс.
Обратите внимание, что форма регистрации с фиксированным набором полей: фамилия, имя, телефон, e-mail, название компании, должность. Убрать или добавить поля будет нельзя.
2. Для подготовки Согласий вам необходимо предоставить соответствующие данные, которые будут фигурировать в тексте документов. Данные вы предоставляете через форму по ссылке >>
Какие данные нужно будет внести в форму?
▪ Наименование вашего юридического лица (пример, ООО «Ромашка» или ИП Миронов Николай Петрович)
▪ ОГРН/ОГРНИП (только номер, без аббревиатур "ОГРН/ОГРНИП")
▪ ИНН (только номер, без аббревиатуры "ИНН")
▪ Юридический адрес (вкл. индекс, пример: 626152 Россия, Тюменская область, г. Тобольск, ул. Хорошая, д. 9, кв. 55)
▪ Email для отзыва согласия на обработку персональных данных и получение рекламно-информационных материалов
О статусе заполнения сообщите, пожалуйста, в комментарии в задаче «Отправить данные для формы регистрации».
Публикация программы мероприятия на лендинге
1. Программа публикуется в течение 3-х рабочих дней с момента формирования финального драфта. Координатор готовит драфт и прикладывает в задачу «Согласование сторонних выступлений».
2. Координатор информирует о публикации программы в закрытом чате по мероприятию.
3. После публикации программы сообщите сторонним локальным спикерам:
▪ время и продолжительность выступления
▪ время прибытия на площадку
▪ ссылку на лендинг мероприятия
▪ требования к презентации: формат Power Point, размер слайдов в зависимости от экрана на площадке (4:3 или 16:9). Порекомендуйте не использовать мелкий шрифт и много текста на слайдах. Лучше добавить вовлекающие цепляющие элементы: заголовки, картинки и т.п.
▪ дедлайн по предоставлению презентации. Крайний срок предоставления презентации – минимум за 3 дня до мероприятия
▪ рекламные возможности на мероприятии (обозначены в Шаблоне приглашения для спикеров, документ есть на Диске группы проекта)
4. О необходимости внести изменения сообщите Координатору в закрытом чате мероприятия.
Внимание!
▪ корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и проектами ▪ CRM, систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов ▪ облачных сервисов хранения и работы с документами ▪ систем для создания сайтов или конструкторов сайтов/лендингов и других сервисов, схожих по функционалу с продуктами компании «Битрикс24» Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными продуктами. Правило касается как приглашенных спикеров, так и вашего докладчика. Вам необходимо промодерировать презентации всех приглашенных спикеров. |
Анонсирование
1. Анонсирование осуществляется обоими организаторами
Внимание! Перед началом анонсирования рекомендуется ознакомиться с требованиями и правилами маркировки рекламы согласно «Закону о рекламе» и получить необходимые знания для юридически грамотного анонсирования мероприятия. |
1. Вам необходимо предложить онлайн-каналы анонсирования со своей стороны в соответствующую задачу на маркетинговом портале. Координатор, отвечающий за анонсирование, предоставит предварительный план анонсирования.
2. Каналы необходимо предоставить в табличной форме, пример:
Канал | Ссылка | Число подписчиков и % вовлеченности подписчиков (если это тг-канал) или статистика по просмотрам (если это новостной портал) | Стоимость размещения, условия | |||
Новостной интернет-портал |
| 6 500 р. – новость на главной странице, размещение в разделе «Главное» - 24 часа. | ||||
Тг-канал | https://t.me/... | Число подписчиков – 156 234; % вовлеченности – 39% | 7 500 р. – пост с закреплением на сутки |
Основные требования к каналам:
▪ Если это ТГ-канал: число подписчиков – не менее 5 000, % вовлеченности подписчиков – не менее 25%, без «жёлтого» контента и политики.
▪ Если у канала или страницы более 10 тыс. подписчиков, обязательно проверьте регистрацию ресурса в РКН. Если канал не зарегистрирован, то его не рассматриваем для анонсирования.
▪ Если это новостной портал: необходимо запрашивать размещение в новостной ленте на главной странице, публикацию в прайм-тайм (можно запросить статистику). Обратите внимание и сделайте скрин счётчика со статистикой портала (внизу страницы).
▪ Платную рекламу в запрещённых соц. сетях не задействуем.
▪ После того, как план анонсирования зафиксирован с нашей стороны, вы приступаете к подготовке материалов для анонсирования по шаблонам «Битрикс24». Шаблоны анонсов, иллюстраций расположены на Диске группы проекта.
Внимание! В рекламных текстах местоимения «вы», «ваш» (во всех падежах и родах) пишутся с маленькой буквы.
Внимание! ▪ дата проведения мероприятия, город, время ▪ компании-спикеры на актуальные ▪ контактные данные: телефон, электронная почта Не допускается переименование формата мероприятия в федеральный семинар, практический семинар, бизнес-марафон, бизнес-лифт и т.п. ! В рекламных материалах ссылки должны быть только на лендинг мероприятия. |
3. При сотрудничестве с блогерами важно учитывать, что блогеры составляют все материалы самостоятельно по ТЗ и брифу.
1. Перечисление компаний в графических материалах возможно в виде логотипов.
2. Графические баннеры допускаются в рассылках, соц.сетях. В остальных случаях используются фотографии.
3. Для отслеживания эффективности каждого канала во всех материалах должна быть ссылка на лендинг мероприятия с уникальными UTM-метками. В задаче по анонсированию предоставляется шаблон UTM-метки, по которой вы готовите отдельные ссылки для каждого канала.
4. Необходимо предварительное согласование в задачах рекламных материалов перед передачей в редакцию либо перед размещением у себя на сайте/соц. сетях.
Убедитесь, что Координатор, отвечающий за анонсирование, подтвердил размещение материалов. Координатор вправе попросить внести изменения или дополнения в рекламные материалы.
5. Запросите у каналов превью рекламных материалов перед публикацией. Убедитесь, что редакторские правки не исказили смысл анонса. Покажите материал Координатору. После публикации приложите ссылки на вышедшие анонсы, прикрепите скриншоты публикаций.
Важно! Обязательно проверяйте корректность ссылок после публикации. Ссылка должна быть кликабельной и с корректной меткой для определённого канала.
Будьте готовы к тому, что Координатор может попросить найти дополнительные каналы анонсирования в дополнение к ранее предложенным вами.
Такая ситуация может возникнуть, если динамика набора регистраций слабая и ранее утвержденных каналов анонсирования недостаточно.
Внимание! Материалы, предоставленные вам для анонсирования, не могут использоваться при анонсировании других ваших мероприятий. Все права на использование этих материалов принадлежат «Битрикс24».
Если вас не устраивают готовые креативы и тексты, вы можете самостоятельно, не искажая смысл, подготовить тексты и креативы (важно, чтобы креативы были в фирменном стиле мероприятия).
Материалы нужно предварительно показать Координатору.
Внимание! Запрещено размещать любые материалы без предварительного согласования Координатора. Если вы не используете наши шаблоны, то только вы несете ответственность за конверсию подготовленных вами креативов и текстов не по нашим Шаблонам.
Набор инфопартнеров
1. Обязательно найдите и привлеките к сотрудничеству как минимум 5 информационных партнеров мероприятия, чтобы уменьшить ваши затраты на анонсирование и увеличить охват рекламной кампании.
2. Условия инфопартнерства прописаны в предложении по информационной поддержке. Документ находится на Диске группы проекта на маркетинговом портале.
Если информационный партнер настаивает на индивидуальных условиях сотрудничества, то эти условия обязательно обсудите и согласуйте с Координатором, отвечающим за анонсирование.
Рекомендации по поиску информационных партнеров:
▪ набор информационных партнеров начинайте за 1,5-2 месяца до мероприятия
▪ найдите потенциальных информационных партнеров, согласуйте список с Координатором, отвечающим за анонсирование. Приглашайте к сотрудничеству:
- Новостные интернет-порталы;
- Радио;
- Бизнес-сообщества / бизнес-клубы;
- Бизнес-инкубаторы и коворкинги;
- Учебные и тренинговые центры;
- HR-компании по подбору персонала;
- Коучей, адвокатов (охват аудитории от 5 000);
- Оптовые компании / поставщиков для бизнеса (канцелярия, офисная мебель, вода, кофе и пр.);
- Интернет-провайдеров;
- Другие бизнес-мероприятия, готовые к взаимному сотрудничеству;
- Бизнес-блогеров (ВК, Телеграм-каналы), бизнес-экспертов / владельцев Телеграм-чатов предпринимателей.
▪ не приглашайте ваших и наших конкурентов;
▪ не рекомендуется привлекать различные фонды как инфопартнеров — это не каналы массового сбора регистраций.
Список инфопартнеров можно предоставить в табличной форме, пример:
Название инфопартнера | Ссылка (сайт, соц. сети) | Чем может быть полезен: |
Новостной портал «Абирег» | Ссылка на сайт: www. Ссылка на соц.сети: вк и тг- канал (число подписчиков) | Крупный городской портал, освещают новости. ЦА – бизнес-аудитория. |
3. Шаблон письма для приглашения информационных партнеров вы можете найти на Диске группы проекта. Все договоренности фиксируйте письменно в почте, даже если обсудили по телефону. Это обезопасит вас в случае разногласий.
Внимание! Без согласования с Координатором вы не можете отказать инфопартнеру, найденному компанией «Битрикс24». Если у вас есть сомнения, обсудите их с Координатором.
4. Когда инфопартнер согласился на сотрудничество, запросите данные по охвату его рекламных каналов и приложите полную информацию на согласование Координатору. Какой партнер / что готов предоставить / какой охват / что из нашего предложения заинтересовало.
Если у инфопартнера есть возможность сделать рассылку, запросите кол-во адресов в его базах.
Пример предоставления информации:
Название инфопартнера | Ссылка (сайт, соц. сети) | С их стороны предоставляют | С нашей стороны хотят |
Новостной портал «Абирег» | Ссылка на сайт: www…. Ссылка на соц.сети: вк и тг-канал (число подписчиков) | Размещение новости на новостном портале. Дублирование новости в соц. сети | Размещение логотипа на лендинговой странице. Упоминание в приветственном слове. |
Спонсоры
Для уменьшения затрат на анонсирование и организационные моменты рекомендуем согласовать минимум одного спонсора.
Внимание! |
1. Спонсорское предложение находится на Диске группы проекта. Все компании- спонсоры обязательно предварительно согласовываются с Координатором в соответствующей задаче.
2. Ваша задача – заключение договора со спонсором и принятие оплаты, контроль выполнения обязательств перед спонсором на площадке. Опции по каждому «пакету» прописаны в спонсорском предложении. Дополнительные опции, сверх тех, которые включены в выбранный «спонсорский пакет», необходимо согласовать с Координатором в соответствующей задаче на маркетинговом портале.
3. Вы сначала прописываете компанию, которая хочет выступить спонсором. Только после согласования кандидатуры спонсора Координатором, вы направляете ему приглашение. После утверждения кандидатуры и опций приложите драфт спонсорского договора (без подписи и печати с обеих сторон) на согласование Координатору. В договоре должны быть четко прописаны предоставляемые каждой из сторон опции в рамках данного мероприятия. Вы можете использовать шаблон договора (есть на Диске группы).
Внимание! |
Внимание Пожалуйста, перед тем как предложить кандидатуру, проверьте, не является ли компания вам/нам конкурентом, не продает ли компания продукты/сервисы, конкурирующие с «Битрикс24». |
Интерактивные партнеры
1. Чтобы мероприятие стало более интересным и запоминающимся, вам необходимо найти минимум 2 интерактивных партнеров.
2. Количество интерактивных партнеров может быть больше. Зависит от размеров площадки и ее ограничений по организации интерактивных зон/мастер-классов и прочих активностей во время регистрации участников и кофе-брейка.
3. Возможности интерактивных партнеров есть в пакете «Интерактивный партнер» (расположен на Диске группы проекта).
Внимание! Поиск интерактивных партнеров является обязательной задачей.
4. Заключение договора с интерактивными партнерами не требуется. Вы можете заключить договор на свое усмотрение.
5. Сообщите Координатору в соответствующей задаче какие опции из пакета запрашивает потенциальный интерактивный партнер. Если полный пакет – укажите это. Если партнер запрашивает дополнительные опции, не прописанные в пакете, укажите их. А также напишите, что партнер предлагает взамен.
6. По вашему желанию вы можете привлечь интерактивных партнеров к участию в мероприятии на платной основе за счет ваших собственных средств. В этом случае также нужно будет согласовать интерактивных партнеров и выбранные активности с Координатором в соответствующей задаче. Компенсация бонусами в этом случае не предусмотрена.
Примеры активностей от интерактивных партнеров (по запросу Координатор по организационным моментам сможет предоставить фото-примеры):
▪ Активные и интеллектуальные настольные игры
▪ Мастер-класс
▪ Speed dating для нетворкинга
▪ Творческий интерактив
▪ VR, фотобудки с ИИ
Вы обязательно предварительно согласовываете с Координатором выбранного интерактивного партнера. Заранее убедитесь, что площадка разрешает проводить конкретный интерактив.
Выбор ведущего и фотографа для мероприятия
Вам необходимо найти стороннего профессионального ведущего для проведения мероприятия; фотографа – для создания фотоотчета.
1. Возможно привлечение ведущего из вашей компании, если он имеет успешный опыт ведения бизнес-мероприятий.
2. Ведущий должен быть коммуникабельным, иметь навыки управления аудиторией.
Обязанности ведущего:
§ открывает и закрывает мероприятие. В приветственном и заключительном слове обязательно озвучивает обоих организаторов мероприятия: «Битрикс24» и ваша компания;
§ представляет докладчиков, передает им слово;
§ внимательно следит за регламентом выступлений, контролирует тайминг спикеров. Если выступающий выходит за рамки своего тайминга, ведущий вежливо, но настойчиво информирует об этом;
§ координирует процесс ответов на вопросы, работает в паре с сотрудниками из зала. Сотрудник в зале подносит микрофон участнику, решившему задать вопрос. Если выступление не вызвало вопросов из зала, то ведущий озвучивает заранее заготовленные вопросы либо может задать свои и таким образом инициировать обсуждение;
§ работает в тесном контакте со специалистом, который отвечает за своевременный показ презентаций и звук;
§ заполняет паузы в случае технических заминок, ведущий может заготовить шутки, забавные истории и использовать их во время непредвиденных технических заминок, или перехода от одного спикера к другому;
§ создает позитивный настрой мероприятия.
Алгоритм согласования ведущего с Координатором
Рассмотрите возможные варианты ведущих. В задаче «Согласование ведущего и фотографа» приложите на согласование с:
§ фамилию и имя ведущего
§ ссылку на сайт/соц. сеть ведущего
§ ссылку на пример видео, где можно посмотреть на ведущего и оценить его компетенции
§ опыт проведения бизнес-мероприятий
§ стоимость услуг ведущего с учетом участия в репетиции до мероприятия не должна превышать 40 000 рублей.
Дождитесь согласования Координатора.
Внимание! Обязательно подробно проинструктируйте ведущего о его обязанностях, подготовьте и передайте сценарий мероприятия (шаблон есть на Диске группы). Сообщите о запрете любого упоминания конкурирующих с продуктами «Битрикс24» продуктов других вендоров, а именно: § корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и проектами; § CRM, систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов; § облачных сервисов хранения и работы с документами; § систем для создания сайтов или конструкторов сайтов/лендингов и других сервисов, схожих по функционалу с продуктами компании «Битрикс24». Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными продуктами. Даже если поступает вопрос от слушателей про сторонние компании/продукты, нельзя их озвучивать, упоминать, давать прямое сравнение или иным образом говорить о конкурентах. |
3. После согласования ведущего проговорите с ним внешний вид. Он должен соответствовать статусу мероприятия.
4. Обязательно заранее, за неделю до мероприятия, передайте программу мероприятия ведущему на изучение и объясните, как правильно произносить фамилии выступающих.
Согласование фотографа и создание фотоотчета
1. Фотограф должен сделать несколько снимков каждого из этапов мероприятия.
2. От 100 до 200 фотографий в обработанном виде выкладываются на Диск группы проекта в течение 2 рабочих дней после мероприятия.
Координатор предоставит доступ для добавления файлов в определенную папку. Фотографии должны быть хорошего качества, максимально четкими, не размытыми и не затемненными. Ссылки для скачивания на сторонние ресурсы не принимаются.
3. В папку на Диске группы проекта выкладываются фотографии:
§ процесса регистрации,
§ каждого докладчика в момент выступления,
§ заполненного зала на первых двух докладах ивента (обзорные, широкоформатные фото, чтобы вместился весь зал),
§ процесса ответов на вопросы слушателей,
§ кофе-брейка общим планом,
§ процесса участия слушателей в интерактивах (не самих интерактивных партнеров);
§ слушателей на фоне пресс-волла/фотозоны,
§ проведения конкурсов и вручение подарков.
Алгоритм согласования фотографа с Координатором
Рассмотрите возможные варианты фотографов, приветствуется опыт в репортажной съемке. В задаче «Согласование ведущего и фотографа» приложите на согласование:
§ фамилия и имя
§ название компании / место работы (если есть)
§ ссылка на сайт / соц. сети
§ ссылка на портфолио
§ краткое описание опыта работы фотографа, в частности опыт работы на деловых мероприятиях
§ стоимость услуг (максимальный порог для компенсации 40 000)
§ готовность предоставить от 100 до 300 фотографий в обработанном, виде в течение 2 рабочих дней после мероприятия (да / нет)
Дождитесь согласования Координатора.
Работа с регистрациями
1. Регистрация участников ведется на официальном лендинге мероприятия. Ссылку на лендинг вам предоставит Координатор в общем чате по подготовке к мероприятию по мере готовности лендинга.
2. Внимание! Форма регистрации находится на нашей стороне. Пул регистраций мы передадим вам за 10-12 дней в Приложение партнера «Битрикс24».
3. Передача регистраций на мероприятие осуществляется только через приложение партнера Битрикс24.
До начала работы с новыми заявками обязательно установите этот сервис к себе на портал Битрикс24 и выполните синхронизацию настроек CRM.
В процессе настроек укажите ту воронку, в которой будет вестись работа с регистрациями на мероприятие.
Логика этой воронки должна соответствовать правилам гайда «Настройка партнерской CRM». Если в процессе настроек у вас возникнут дополнительные вопросы, задайте их прямо через приложение (кнопка «Задать вопрос» в верхнем меню).
4. Если от стороннего спикера и инфопартнера планируются участники, вам необходимо обязательно зарегистрировать их на лендинге мероприятия. Вы можете сделать это самостоятельно или отправить предствителям ссылку на лендинг с просьбой зарегистрироваться.
1. Все email и смс-рассылки по базе регистраций с периодическими напоминаниями о мероприятии осуществляет «Битрикс24».
2. Каждый потенциальный участник, заполнивший форму регистрации на лендинге мероприятия, получает:
§ email-подтверждение регистрации
§ смс-подтверждение регистрации
§ email-напоминание о мероприятии за неделю до ивента
§ email-напоминание о мероприятии за 2 дня до ивента с QR-кодом для подтверждения регистрации на мероприятиии
§ смс-напоминание о мероприятии за 1 день со ссылкой на QR-код для подтверждения регистрации на мероприятии
Внимание! Если потенциальный участник является подписчиком чат-бота, аналогичные напоминания он получает дополнительно еще и в чат-бот.
Важно! Если участник зарегистрировался менее чем за 2 дня до мероприятия, QR-код придет к нему в подтверждении регистрации (по email и sms).
Внимание! При форс-мажорной ситуации рассылки могут быть отправлены с вашей стороны. О такой необходимости Координатор сообщит дополнительно в общем чате по подготовке к мероприятию. |
1. Обзвон регистраций роботами запрещен. Только живое общение.
2. Обзвон начинаете за 3 дня, если количество регистраций больше 400, начинаете за 2 дня – если количество регистраций менее 400, и вы точно сможете обзвонить всех за один день.
3. Последние звонки зарегистрированным должны быть не менее чем за
2 дня до ивента.
4. За 1 день выполняются звонки только тем, кому не смогли дозвониться
.
Пример, количество регистраций 600. Вы:
§ начинаете обзвон за 3 дня до ивента
§ заканчиваете обзвон за 2 дня до ивента
§ до 17:00 по мск каждый день пишете отчет об обзвоне в соответствующей задаче
§ по результатам 2 дня обзвона Координатор сообщает вам необходимость обзвона в последний день перед ивентом тех, кому не дозвонились за эти два дня (основываясь на вместимости зала и количестве подтвердивших участие)
Внимание! Если число подтвердивших больше чем вместимость зала, не останавливайте обзвон самостоятельно. Проинформируйте Координатора, синхронизируйте действия. Количество фактических участников, всегда будет меньше количества подтвердивших участие при обзвоне на 15-20%. Решение об остановке обзвона принимает только Координатор! |
5. Обзвон осуществляется по всей базе зарегистрированных участников.
6. Самостоятельно исключать кого-либо из списка обзвона нельзя. Отправка смс вместо звонка не допускается.
Вы можете обзвонить потенциальных участников силами своих сотрудников или привлечь сall-центр (юридическое лицо, ИП или самозанятого).
Пример сообщения при обзвоне: «Здравствуйте, напоминаем, что ждем Вас 23 апреля на мероприятии «Название» по адресу: ул. Ленина, 7, кинотеатр «Победа». Регистрация с 09:30, начало деловой части в 10:00. Подтверждаете участие? Спасибо за внимание, хорошего вам дня!»
7. Ежедневно до 17:00 по мск сообщайте Координатору количество слушателей, которых обзвонили за день, в соответствующей задаче на маркетинговом портале.
Пример отчета по зарегистрированным:
11 декабря
Позвонили 254
Подтвердили участие – 230 чел.
Отказались – 6 чел.
Абонент недоступен – 18 чел.
Ответы на вопросы зарегистрированных слушателей
1. На ваш email, телефон, открытые линии, указанные на лендинге мероприятия, будут поступать вопросы от потенциальных участников.
2. Такие запросы вам необходимо оперативно отрабатывать (в течение суток с момента поступления).
3. В таблице ниже представлены возможные вопросы и примеры ответов на них (подготовьте свои формулировки на основе представленной ниже информации).
Вопрос | Ответ |
Когда отправляются дипломы участникам мероприятия? | В течение 3х рабочих дней с даты мероприятия. |
Когда и где можно получить фото с мероприятия и презентации спикеров? | Материалы будут доступны всем зарегистрированным участникам в чат-боте мероприятия в течение 2-х рабочих дней после ивента. спикеров и партнеров мероприятия. |
Можно подойти на мероприятие не к началу регистрации? | Да, можно подойти в любое время до завершения мероприятия, регистрация будет вестись на протяжении всего дня, но нужно учитывать, что количество мест в зале ограничено. |
Можно ли не проходить регистрацию на лендинге? | Регистрация на лендинге обязательна. |
Можно ли взять с собой на мероприятие друзей/коллег? | Да, можно, но им также необходимо пройти регистрацию на лендинге, либо зарегистрироваться непосредственно на самом мероприятии. |
Можно ли прийти на доклад только одного спикера? | Да, можно, но регистрацию на лендинге нужно пройти в любом случае, либо зарегистрироваться непосредственно на самом мероприятии. |
Можно ли прийти на мероприятие, если регистрация на лендинге уже закрыта? | Да, можно зарегистрировать участника на самом мероприятии через специальную форму, но это будет возможно только после того, как все зарегистрировавшиеся ранее на лендинге слушатели займут свои места в зале. |
Подготовка материалов для оформления площадки, проведения мероприятия, навигации
1. Обязательно подготовьте бейджи для спикеров, своих сотрудников, спонсоров и инфопартнеров. Для этого закупите пластиковые карманы с лентой, либо бейджи с клипсой. Рекомендованные размеры бейджей представлены в макетах.
2. Распечатайте на цветном принтере или в типографии вкладыши для
докладчиков, своих сотрудников, спонсоров и инфопартнеров строго по макету «Битрикс24». Все макеты расположены на Диске группы проекта. Заранее впишите или напечатайте имя, фамилию и название компании.
3. Менять дизайн бейджей и вносить дополнительные элементы запрещается. Логотипы компаний на бейджи не ставятся. Допускается изменение размера бейджей.
4. При желании подготовьте бейджи для участников. Крепление бейджей можно выбрать на ваше усмотрение.
5. Возможна печать бейджей без ФИ и названия компании участника с последующим ручным заполнением на мероприятии. Также возможна печать фамилии, имени и компании слушателя на наклейках, с последующей выдачей их вместе с пустыми бейджами на
мероприятии.
6. Бейджи для участников могут быть как брендированными (по макету «Битрикс24»), так и не брендированными (просто на белой или цветной бумаге). Вкладыши печатаются только для тех, кто подтвердили свое участие во время обзвона и для тех, до которых не смогли дозвониться или сомневаются.
1. Подготовьте указатели для навигации и ориентации участников. Они помогут гостям легко находить нужные зоны, такие как регистрация, залы для выступлений, туалеты, зоны отдыха и другие при необходимости.
2. Указатели должны быть расставлены на всем протяжении пути от входной двери до дверей зала, чтобы слушатели легко могли найти вход.
3. Альтернативой табличкам могут быть ваши сотрудники, которые будут подсказывать участникам дорогу к залу, в котором будет проходить мероприятие. Они могут указывать слушателям дорогу.
Внимание! Указатели печатаются и готовятся заранее, если их не предоставляет площадка.
1. Подготовьте таблички «зарезервировано» на листах А4.
2. Достаточно печати на черно- белом или цветном принтере на обычной офисной бумаге.
3. Таблички необходимы, чтобы корректировать стихийную рассадку слушателей в зале.
Скатерти для столов регистрации
1. Приобретите и подготовьте тканевые скатерти, которыми будут накрыты столы для регистрации. Требования к скатертям:
§ цвет: белый или голубой, близкий к фирменному цвету «Битрикс24»;
§ минимальный размер: 2х1,5м, можно использовать скатерти большего размера;
§ ткань должна быть однотонной без рисунков и узоров.
2. Если на площадке уже имеются скатерти, подходящие под указанные выше требования, то дополнительно скатерти приобретать не нужно.
3. Если в зоне регистрации располагается стойка или стол презентабельного внешнего вида, то дополнительно скатерти приобретать не нужно.
4. Перед принятием решения об отказе от покупки скатертей, необходимо проинформировать Координатора. В задаче «Подготовить материалы для..» отправьте фотографии стола или стойки регистрации. Согласуйте отказ от покупки.
5. Обратите внимание, что компенсируются затраты на покупку не более 3-х скатертей и только для столов регистрации.
6. Перед мероприятием скатерти необходимо отгладить, недопустимо использовать мятые.
Таблички для контроля тайминга спикеров
1. Подготовьте отдельные таблички: «10 минут», «5 минут», «1 минута», «СТОП».
2. Таблички должны быть из плотной бумаге формата А4. Текст на табличках должен быть как можно крупнее. Печать - ч/б на офисном принтере. Подробнее об использовании >>
1. По возможности рекомендуем вам поставить свой мобильный стенд или стойку в холле для консультации по продуктам «Битрикс24» или своим услугам.
2. Оформить мобильный стенд/стойку можно имеющимися у вас в наличии материалами: напольный баннер-паук и настольный баннер, ваши баннеры и т.п.
Главное обозначить, что именно здесь могут рассказать подробнее о продуктах «Битрикс24». Для демонстрации продукта используйте ноутбук. Стол и стулья можно запросить у площадки.
3. За стендом/стойкой должны быть 1-2 ваших сотрудника, которые будут консультировать слушателей по продуктам «Битрикс24» и вашим услугам.
Внимание! Запрещается на стенде/стойке представлять конкурирующие программные продукты, в т.ч. запрещается использовать в ваших раздаточных материалах логотипы или перечисления конкурирующих с «Битрикс24» компаний. |
1. Вам необходимо подготовить несколько заставок в фирменном стиле мероприятия. К ним относятся:
§ основной слайд-заставка с логотипом и названием мероприятия
§ слайд с информацией об организаторах и информационных партнерах
§ слайд с информацией о перерыве
§ приветственные слайды к докладам спикеров
§ слайд c QR-кодом на чат-бот мероприятия
2. Шаблоны слайдов находятся на Диске группы проекта. Вы актуализируете шаблоны под свое мероприятие.
3. Основной слайд-заставка выводится на экран в зале во время регистрации и кофе-брейка.
4. Слайд с информацией об организаторах и информационных партнерах – во время приветственного и заключительного слова ведущего.
5. На приветственные слайды к докладам спикеров вы добавляете имя спикера, название доклада и компанию, которую представляет спикер. Этот слайд ставите первым в презентацию, которую присылает вам спикер.
6. Вам нужно будет подготовить слайд с QR-кодом на чат-бот мероприятия. Именно в чат- боте мероприятия участники смогут получить презентации спикеров и фотоотчет. Слайд необходимо будет вывести на экран минимум 3 раза: во время приветственного и заключительного слова ведущего, а также перед перерывом. С помощью чат-бота у вас будет возможность собрать оценки выступлений спикеров или организации мероприятия.
6. Возможна подготовка дополнительных заставок, например со спецпредложениями и тп. Обсуждается с Координатором индивидуально в задаче по дополнительной подготовке.
7. Во время регистрации и кофе-брейка необходимо организовать включение фоновой музыки, чтобы создать для участников приятную и комфортную атмосферу.
8. Выберите спокойную музыку, которая не будет отвлекатьи мешать нетворкингу.
Внимание! Не забудьте назначить ответственного, который будет отвечать за запуск фоновой музыки и заставки.
Программа мероприятия для раздатки или в электронном виде
1. Программы могут быть напечатаны на ваше усмотрение без компенсации бонусами.
2. Вы можете сделать ссылку на блок программы на лендинге мероприятия в виде QR-кода. Разместить его на основном слайде-заставке мероприятия или тейбл-тейнтах в зоне регистрации, нетворкинга или кофе-брейка.
Пресс-волл, фотозона
1. Арендуйте или приобретите конструкцию для пресс-волла размером минимум 3х2 м. Вы можете использовать имеющуюся у вас в наличии конструкцию, если она больше или соответствует указанному размеру.
2. Пресс-волл 1шт. в фирменном стиле мероприятия ставится в фойе, неподалеку от стола регистрации. Размещение в зале, где проходит деловая часть не допускается.
3. На фоне пресс-волла участники делают фото, есть возможность разнообразить пресс-волл дополнительными конструкциями, чтобы создать полноценную фотозону. Обсуждается индивидуально с Координатором в задаче по пресс-воллу.
4. Полотно для пресс-волла печатается строго по макету «Битрикс24». Макет расположен на Диске группы проекта. Перекомпановка, удаление или добавление элементов, изменение цветовой гаммы и не допускается.
5. На пресс-волле размещаются логотипы организаторов, всех спикеров, спонсоров и отдельных инфопартнеров (в случае индивидуальных договоренностей с Координатором).
Внимание! Возможен заказ полотна большего размера, но не меньшего, чем 3х2м. Общая стоимость аренды/покупки конструкции и печати полотна не должна превышать 15 000 рублей.
Вы готовите макет и согласовываете его с Координатором в соответствующей задаче на маркетинговом портале. Без согласования макет в печать отдавать запрещается.
Чат-бот мероприятия
1. У каждого мероприятия будет чат-бот. Создание чат-бота и его наполнение на нашей стороне.
2. Ссылку на чат- бот предоставит Координатор в соответствующей задаче.
Чат-бот может:
§ зарегистрировать на мероприятие
§ напомнить о мероприятии
§ сообщить информацию о месте проведения мероприятия
§ отправить программу мероприятия, рассказать о спикерах
§ «прогреть» участников до посещения мероприятия
§ отправить фотоотчет с ивента, презентации и спецпредложения спикеров (email-рассылка по зарегистрированным не предусмотрена)
§ оставить обратную связь по мероприятию
§ ответить на вопрос потенциального участника.
3. Если вы заинтересованы в обратной связи от участников (уровень организации мероприятия, полезность контента), сообщите об этом Координатору.
4. Координатор со своей стороны организует отправку опросов в чат-бот.
Рекламные материалы
1. Мероприятие обеспечивается со стороны «Битрикс24» раздаточными материалами (сумки, ручки, блокноты, браслеты ), напольным и настольным баннером, сувенирной продукцией для поощрения активности участников, табличками для фото.
2. Координатор в соответсвующей задаче запросит адрес для доставки вам материалов на ожидаемое количество участников.
3. Координатор в задаче сообщит количество отправленных материалов.
4. После получения посылки вам необходимо пересчитать количество материалов. Затем сообщить Координатору точное количество позиций в соответствующей задаче.
5. Вы и приглашенные спикеры, по предварительному согласованию с Координатором, можете добавить в пакет участника свои раздаточные материалы.
Внимание! Ваши раздаточные материалы/материалы спикеров/спонсоров и интерактивных партнеров могут быть размещены только в пакете участника от «Битрикс24». Никакие другие сумки/пакеты с раздаточной продукцией не допускаются.
Финальная подготовка к мероприятию
1. За неделю до мероприятия обязательно обзвоните всех спикеров. Обзвонить нужно как федеральных, так и локальных докладчиков. При обзвоне, учитывайте, пожалуйста, часовые пояса и комментарии ниже.
2. Контакты федеральных спикеров/ бизнес-тренеров предоставит зарнее предоставит Координатор в соответствующей задаче на маркетинговом портале.
Внимание! Вы ведете коммуникацию строго по организационным моментам и получению презентации, без обсуждения контента спикеров! Исключение – упоминание конкурентов.
3. Ваши задачи при обзвоне:
§ познакомиться со всеми спикерами, оставить свои контакты для оперативной связи;
§ запросить презентации для модерации, напомнить о требованиях к презентациям: формат файла power point или pdf, размер слайдов 16*9 или 4*3 (в зависимости от экрана на площадке);
§ сообщить дедлайн предоставления презентации;
§ напомнить о месте проведения мероприятия (адрес площадки) и времени выступления спикера;
§ уточнить правильное произношение фамилии (в том числе склонение) спикера, зафиксировать себе информацию и передать ведущему;
§ обсудить организационные моменты (время прибытия на площадку, наличие нужного оборудования, необходимость репетиции и т.д.).
Внимание! |
Распределение ответственности между сотрудниками
1. За 5 дней до мероприятия определите необходимое количество персонала, который будет работать на площадке.
2. Для сопровождения мероприятия с вашей стороны потребуются:
§ координатор организационных моментов (контролирует оформление площадки до прихода участников, своевременную подачу кофе-брейка и питание спикеров, работу подрядчиков и промо-персонала) – 1-2 человека.
§ менеджеры на регистрации – минимум 4-5 человека (из расчета 1 чел на 50 участников, 1 менеджер остается за стойкой регистрации на протяжении всего ивента)
§ сотрудники, которые контролируют рассадку в зале до начала мероприятия, подают микрофоны участникам в зале во время вопросов спикеру – 2 человека
§ сотрудник, который на входе в зал контролирует регистрацию участников (не пропускает тех, кто не подтвердил регистрацию) – 1-2 человека в зависимости от количества входов в зал
§ сотрудник, контролирующий тайминг выступлений спикеров – 1 человек (сигнализирует спикеру во время выступления)
§ технический специалист – 1 человек, отвечает за работоспособность оборудования, своевременный запуск презентаций, заставок, видеороликов, музыки.
3. Распределите сотрудников.
4. Заранее (минимум за 2 дня до мероприятия) проведите инструктаж команде, ответьте на вопросы.
За 5 дней до мероприятия убедитесь, что компании-участники (спикеры, спонсоры, инфопартнеры и т.д) доставили в ваш офис свои раздаточные материалы. Если материалов нет, свяжитесь с данными компаниями.
Минимум за 1 день до мероприятия соберите из имеющихся материалов по утвержденным спискам раздаточной продукции «пакеты участников».
Пакет участника включает в себя: материалы, отправленные нами, листовки и рекламные материалы компаний-участников по утвержденному Координатором списку, вашу раздатку и программу мероприятия по вашему желанию.
Все материалы упаковываются в фирменные сумки или пакеты «Битрикс24».
Репетиция и проверка оборудования
1. Возьмите у арендодателя контакты технического специалиста, который отвечает за работоспособность и настройку оборудования в конференц-зале. Договоритесь о проверке оборудования на площадке, заранее предупредите о репетиции, дате мероприятия.
2. За 1 день до мероприятия проверьте оборудование на площадке. Потренируйтесь переключать проектор с одного ноутбука на другой. Проверьте наличие и работоспособность кликера (презентера).
3. Проверьте звук, работу микрофонов и петличек.
4. На компьютере, который будет использоваться для воспроизведения презентаций, должны быть установлены программы: Microsoft PowerPoint, QuickTime, Adobe Acrobat.
Внимание! |
5. По возможности пригласите локальных спикеров, ведущего познакомиться с площадкой, протестируйте с ними переключение презентаций, тайминг.
6. Обязательно протестируйте презентации всех докладчиков на используемом в зале оборудовании. Не допускается использование передачи данных на экран через wi-fi (такая связка не выдерживает тяжелые презентации с видео). Особенно тщательно проверяйте работоспособность видео, которое содержится в презентациях.
7. Во время репетиции спрогнозируйте предполагаемую явку на мероприятие по результатам обзвона зарегистрированных участников (от количества подтвердивших участников отнимите 20%) и спланируйте рассадку.
– если участников ожидается больше, чем было изначально запланировано, необходимо заранее договориться с менеджером площадки о предоставлении и установке дополнительных стульев.
– если участников ожидается меньше, чем подготовлено посадочных мест, необходимо уберите лишние стулья или перекройте задние ряды (если на площадке стационарные кресла, которые нельзя убрать).
1. За 1-2 дня до мероприятия подготовьте схему зала и прилегающих к нему помещений. Схематически обозначьте места, где будет располагаться:
§ столы регистрации
Место регистрации должно быть обозначено определенным образом, и хорошо просматриваться при входе. Стол регистрации не должен стоять в зале, где проводится мероприятие. Ставится в фойе рядом со входом в зал.
На стол обязательно ставится табличка с надписью «Регистрация». Стол накрывается скатертью «Битрикс24» (при необходимости). Рядом со столом регистрации желательно поместить напольный баннер «Битрикс24» (при наличии).
§ стол с раздаточной продукцией (при необходимости)
§ стол для выдачи бейджей (принеобходимости). На стол обязательно ставится табличка с надписью «Выдача бейджей»
§ пресс-волл мероприятия (ставится в холле, вне конференц-зала). Другие пресс-воллы/фотозоны на площадке не допускаются
§ напольные баннеры (роллапы) спикеров, спонсоров, инфопартнеров и т.д (с согласования Координатора)
§ указатели для навигации и ориентации участников.
Работа на площадке в день мероприятия
Оформление зала и холла
1. Все оформительские и подготовительные работы в конференц-зале и прилегающих территориях должны быть сделаны до прихода первых слушателей. Минимум за час до начала регистрации.
2. Все задействованные в подготовке и проведении мероприятия сотрудники, должны прибыть на место не позднее, чем за час до начала регистрации слушателей.
3. Поставьте стол регистрации, стол для выдачи бейджей (при необходимости) и раздаточных материалов (при необходимости) по распланированной схеме. Накройте столы скатертями «Битрикс24» (при необходимости).
4. Пресс-волл /фотозону расположите на самом видном месте недалеко от стола регистрации вне конференц-зала. Монтаж пресс-волла должен производиться строго до прибытия участников.
Внимание! |
Полотно пресс-волла в день мероприятия должно быть ровным без складок и вмятин. Заранее разверните его, чтобы выпрямить.
5. Обязательно расставьте в зале и холле атрибутику компании «Битрикс24» в виде напольных/настольных баннеров.
6. Расставьте напольные баннеры информационных, интерактивных партнеров, спикеров, спонсоров по ранее распланированной схеме. В зале и холле может присутствовать их фирменная атрибутика (ролл-апы, напольные баннеры), заранее согласованные с Координатором.
Внимание! Не разрешается брендирование зон под спикеров, спонсоров, интерактивных партнеров и т.д, а также использование брендированных пресс-воллов, табличек и прочее.
7. Расставьте указатели на протяжении пути от выходной двери до дверей зала для навигации и ориентации участников.
8. Организуйте включение фоновой музыки и запуск заставок. Сделать это необходимо до прихода первых слушателей.
9. В зале разложите таблички «зарезервировано» на крайние 2 места по бокам зала и первый ряд для контроля стихийной рассадки (фото расположения по запросу может представить Координатор по организационным моментам)
Повторная проверка оборудования
1. Минимум за 1,5 часа до мероприятия свяжитесь с техническим специалистом площадки, который отвечает за работоспособность и настройку оборудования. Вместе с ним проверьте повторно работоспособность проектора, кликера (презентера), микрофонов и звукоусилителей.
2. Протестируйте презентации всех докладчиков на используемом в зале оборудовании. Особенно тщательно проверяйте работоспособность видео, которое содержится в презентациях. Если спикеры есть на площадке покажите ему, как работать с кликером.
Подтверждение регистрации участников
1. Регистрация слушателей и выдача бейджей происходит за отдельными столами (если вы планируете выдавать бейджи участникам).
2. Подтверждение регистрации и регистрация участников – важная составляющая успешного мероприятия.
Каким бы масштабным, зрелищным и полезным ни было событие, если участнику, чтобы на него попасть, приходится постоять в очереди — должного эффекта не получится.
Подтверждение регистрации и новая регистрация — ключевой момент. Именно на этом этапе у гостей складывается первое впечатление, к организации процесса нужно отнестись серьезно. Всех будущих участников на мероприятии можно разделить на 2 типа:
§ кто прошел предварительную регистрацию на лендинге
§ кто не прошел предварительную регистрацию на лендинге
Способы подтверждения для участников, которые прошли предварительную регистрацию на лендинге:
– 1 способ с помощью сканирования QR-кода мобильным телефоном (QR-код отправляется в email и смс-напоминаниях зарегистрированным).
Менеджеры, которые подтверждают регистрацию с помощью QR-кода, не должны сидеть за столами. Их задача - минимизировать очередь и не допускать скопления людей. Они находятся в зоне регистрации, приветствуют будущих участников, уточняют наличие QR-кода, подтверждают регистрацию и выдают пакет участника. Пакеты участников они могут носить с собой на руке (фото с примером вы можете запросить у Координатора по организационным моментам).
Внимание! Если регистрация подтверждена с помощью QR-кода, вам не нужно дополнительно ставить отметку о посещении у себя в CRM или отдельном файле. Мы передадим вам данные по этим участника после мероприятия.
Если у потенциального участника нет QR-кода или предварительной регистрации, менеджеры не оставляют его без информации, а направляют к столу регистрации и консультируют по дальнейшим действиям.
– 2 способ с помощью ноутбука в вашей CRM (или в файле Excel)
Менеджеры, которые подтверждают и регистрируют участников с помощью ноутбуков за столами, должны быть заранее проинструктированы, как работать в CRM или с файлом Excel.
Важно исключить ситуации, когда менеджеры дважды подтверждают регистрацию одному и тому же участнику. Если к столу подходит участник с QR-кодом, менеджер не должен отказывать ему в подтверждении регистрации таким способом. После подтверждения регистрации с помощью QR-кода - регистрант не ставит отметку о посещении в CRM или в файле.
– 3 способ с помощью отметок в распечатанном списке по базе регистраций
Допускается только в случае неполадок с интернетом на площадке или проблем с техникой.
Способы подтверждения для участников, которые не прошли предварительную регистрацию на лендинге:
– 1 способ c помощью ноутбука через CRM-форму со специальной меткой (предоставит координатор за 3 дня до мероприятия)
При использовании этого способа не требуется дополнительно проставлять отметки в CRM или в файле Excel.
По специальной метке мы идентифицируем участников и после мероприятия передадим информацию по ним вместе с теми, кто подтверждал регистрацию с помощью QR-кода.
– 2 способ с помощью анкеты (шаблон анкеты предоставит координатор за 3 дня до мероприятия)
Используется в случае неполадок с интернетом на площадке. Распечатайте анкеты по шаблону (предварительно обязательно внесите в них Согласие на получение персональных данных и рекламно-информационных материалов из формы регистрации на лендинге). Попросите будущих участников заполнить от руки, проверьте полноту внесенных данных. После мероприятия каждого, кто заполнил анкету, зарегистрируйте через CRM-форму со специальной меткой. Отметки в CRM не требуются.
ВАЖНО! В течение 1 рабочего дня после мероприятия вам нужно предоставить список участников, посещение которых вы отмечали не по QR-коду (в своей CRM или файле Excel) и регистрировали на мероприятие через форму со специальной меткой. Файл нужно будет направить в общий чат по мероприятию. Координатор сведет общую статистику по мероприятию и отправит ее вам в ответ.
3. На Диске группы вы таже найдете схему по регистрации участников, где по шагам расписан весь процесс.
4. «Пакет участника» менеджеры на регистрации выдают только после того, как отметят посещение. Сумки с раздаткой выдаются только на регистрации лично в руки. Раскладка сумок в зале на стулья/столы не допускается.
5. Бейджи участникам необязательны. Выдаются по вашему желанию за отдельным столом только после того, как участник подтвердил регистрацию и получил свой пакет.
6. Выдаются бейджи на протяжении всего мероприятия. Например, слушатель может пройти регистрацию, но за бейджем подойти в перерыве.
7. На входе в зал должен находиться человек, который направляет людей без «пакета участника» на стойку регистрации, либо самостоятельно подтверждает регистрацию участнику с помощью QR-кода. Необходимо сделать так, чтобы регистрацию подтвердили все пришедшие.
8. За столом регистрации и за столом выдачи бейджей должны находиться менеджеры до конца мероприятия. Если большая часть участников уже прошла регистрацию, можно перенести выдачу бейджей за стол регистрации.
Что делать, если на мероприятие приходят незарегистрированные участники
Следите за количеством уже пришедших участников и оцените по интенсивности наполнения зала, хватит ли всем мест. Если уверены, что свободные места для незарегистрированных участников будут, регистрируете их самостоятельно через форму регистрации со специальной меткой и приглашайте в зал.
Если ожидается полный зал и свободные места под большим вопросом, извиняетесь, говорите, что участие возможно только по предварительной регистрации. Попросите подождать, пока зарегистрированные участники займут места. При наличии свободных мест к концу регистрации регистрируете по форме со специальной метке и приглашаете в зал.
Что делать, если на мероприятие приходит участник, говорит, что он зарегистрировался, но в списке регистраций его нет
Предложите показать письмо или смс с напоминанием/подтверждением регистрации. Если что-то из этого есть у участника, вносите его данные в форму регистрации со специальной меткой и приглашаете в зал. Если нет никаких подтверждений, действуйте согласно пункту выше.
Контроль рассадки
1. Выделенные сотрудники (минимум 2 чел.) должны контролировать рассадку участников. Вежливо предлагать пройти в центр зала, поскольку там лучше обзор, просить участников убирать свои личные вещи с соседних мест, чтобы на них сели другие участники.
2. Таблички «зарезервировано», которые служат для корректировки стихийной рассадки (многие любят занимать крайние стулья, чем мешают продвижению других участников на центральные места), необходимо убирать при заполнении центральных мест.
Внимание! Первый ряд табличками «зарезервировано» бронируется для спикеров, спонсоров, интерактивных и информационных партнеров. За 5 минут до начала мероприятия, таблички убираются. Первый ряд не должен быть пустым к началу мероприятия.
Контроль готовности и выступлений спикеров
1. Передайте сотруднику, который отвечает за координацию мероприятия, контакты спикеров. Если спикер не появился на площадке за 40 минут до начала своего выступления, необходимо позвонить ему и узнать причину задержки.
2. Если спикер задерживается и не сможет выступить в обозначенное время, необходимо предупредить ведущего, внести оперативно изменения в программу и оповестить участников.Для контроля тайминга выступления спикеров используйте таблички: «10 минут», «5 минут», «1 минута», «СТОП».
3. Ответственный сотрудник следит за соблюдением тайминга спикеров. Он должен показывать спикеру соответствующие таблички и мягко останавливать выступление по истечению времени.
4. Табличку с надписью «10 минут» нужно показывать за 20 минут, до обозначенного в программе времени завершения доклада (5 за 15 минут, и 1 минуту за 11 минут до окончания доклада соответственно).
5. Далее 10 минут слушатели задают вопросы и объявляется следующий спикер. Заранее обговорите со спикерами, где, относительно сцены, будет располагаться сотрудник, показывающий таблички с таймингом и что они обозначают.
6. В качестве альтернативного варианта можно использовать суфлер при его наличии на площадке.
Контроль готовности питания
1. За 30 минут до начала кофе-брейка необходимо подойти к представителю кейтеринга и проконтролировать ход работы по подготовке
питания.
2. Если кофе-брейк задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего мероприятия, чтобы можно было оперативно изменить программу во избежание недовольства слушателей.
3. У участников не должно быть доступа к закускам и напиткам раньше времени, указанного в программе. Чтобы этого не произошло, выберите один из предложенных вариантов:
▪ проконтролировать, чтобы официанты начали накрывать столы не раньше, чем за 15 минут до начала кофе-брейка
▪ поставить официантов у столов с закусками и напитками, которые будут деликатно сообщать участникам, подходящим к столам раньше начала кофе-брейка, что он начнется в определенное время (указанное в программе)
4. Обязательно отдельно подготовьте еду для спикеров , чтобы у них была возможность перекусить до после выступления (не во время нетворкинга на кофе-брейке).
Внимание! Ведущий перед началом кофе-брейка обязательно должен сообщить участникам, что кроме организованного на площадке питания они могут пользоваться местными ресторанами на площадке или поблизости (обязательно перечислить возможные варианты).
Раздача рекламных материалов участниками мероприятия
1. НЕ разрешается другим участникам, которые не являются спонсорами, инфопартнерами или спикерами мероприятия раздавать на территории проведения ивента свои рекламные материалы.
Если вы увидели несанкционированную раздачу рекламных материалов, вы вправе попросить участника прекратить это делать.
2. Если слушатель в открытую рекламирует другим участникам мероприятия, услуги по разработке сайтов/лендингов либо внедрению корпоративных порталов, CRM и т.п., то есть, конкурирует с вами, вы вправе остановить его и даже попросить покинуть мероприятие.
Участники могут обмениваться визитками.
Работа после мероприятия
Дипломы участникам
1. Макет диплома находится на Диске группы проекта.
2. В макете диплома вам предварительно необходимо внести свои данные. Поставьте в шапку ваш логотип, замените дату на дату проведения мероприятие, укажите название компании и ФИО подписанта. При желании поставьте в макет факсимильную подпись на штампе.
2. Дипломы отправляются только участникам мероприятия согласно файлу с общей статистикой. Координатор отправит вам ее в течение 1 рабочего с момента предоставления вами информацией по участникам мероприятия, подтвердившим регистрацию без QR-кода или пришедшим без регистрации на лендинге мероприятия.
3. В подготовленный макет диплома добавляется фамилия, имя участника и название компании.
4. Дипломы не печатаются. Отправляются в электронном виде на адреса электронной почты, указанные при регистрации.
5. Дедлайн по отправке в течение 3 рабочих дней после мероприятия.
Материалы для рассылки по подписчикам чат-бота
1. Презентации, спецпредложения спикеров и фотоотчет отправляются со стороны «Битрикс24» в течение 2х рабочих дней после мероприятия по всем подписчикам чат-бота.
2. Презентации и фото с мероприятия вам нужно подготовить и выложить на Диск группы в папку с названием вашего города. Координатор предоставит вам доступ для загрузки файлов.
▪ Презентации конвертируйте в формат pdf и переименуйте по фамилии спикера. Пример: Ivanov.pdf
Выложить презентации можно сразу после получения файла от спикера, но не позднее чем за 1 день до мероприятия.
▪ Фотоотчет. После мероприятия в течение 2х рабочих дней загрузите на Диск группы фотографии. От 100 до 300 снимков в обработанном, виде.
▪ Спецпредложения спикеров. В течение мероприятия по заранее запланированному таймингу мы можем рассылать специальные предложения от вашей компании, спикеров, VIP-спонсора и других партнеров, если была такая договоренность. После мероприятия все спецпредложения подписчики чат-бота смогут посмотреть через соответствующий пункт меню.
Для этого вам необходимо будет собрать с заинтересованных лиц
спецпредложения (текст, изображения видео) и прикрепить в соответствующей задаче. Сделать это нужно не позднее, чем за 1 день до ивента, чтобы мы успели подготовить отправку сообщений. Пример спецпредложения есть в тексте задачи на маркетинговом портале.
Важно! Еmail-рассылки по зарегистрированным не будет. Вам нужно будет сообщать в ходе мероприятия участникам, что все бонусы от мероприятия они смогут получить тольков чат-боте мероприятия.
Обратите внимание, что спецпредложения нужно будет собирать и с федеральных докладчиков. Контакты спикеров будут опубликованы в задаче по их обзвону.
Ваши пост-релизы и видео отзывы
1. Вы можете сделать свою рассылку через 2 недели после мероприятия.
2. Если вы запланировали публикацию отчета о мероприятии на своем сайте, в СМИ, или в соц. сетях, в тексте должно быть указано, что мероприятие организовано совместно с «Битрикс24».
Не допускаются публикации «мы провели мероприятие» без упоминания вендора.
ПРАВИЛЬНО: | НЕПРАВИЛЬНО: |
6 сентября мы совместно с «Битрикс24» провели мероприятие «Название» | Мы провели мероприятие «Название», на котором выступали спикеры: «Битрикс24, «Яндекс» и т.д.» |
3. То же самое касается видео-отзывов спикеров и участников мероприятия, в которых озвучиваются оба организатора «Битрикс24» и ваша компания. Слова благодарности адресуются также обеим компаниям, поскольку мероприятие организовано совместно с «Битрикс24».
Учет рекламных материалов
1. После мероприятия, в течении 3-х рабочих дней, вам необходимо заполнить отчет по бланку, который предоставит координатор в задаче «Рекламные материалы, отчет об их использовании».
2. Вы корректируете файл согласно описанию задачи и рекомендации Координатора. Указываете количество фактически использованных материалов.
Внимание! Дата подписи документа должна быть такая же как и дата проведения мероприятия.
3. Перед подписанием и сканированием документа, пожалуйста, приложите заполненный файл без подписи в комментарии к задаче, Координатор проверит правильность заполнения, чтобы несколько раз не подписывать и не сканировать.
Обратите внимание, что до принятия отчета по рекламным материалам баллы и бонусы начислены не будут.
Отчетность
1. После проведения мероприятия отправьте в общий чат по мероприятию файл с участниками, которые подтвердили регистрацию без помощи QR-кода.
2. В течение 5ти рабочих дней заполните и отправьте отчет. Ссылка на него есть в соответствующей задаче.
Отчет должен содержать:
▪ количественные данные по участникам
▪ фактическую смету мероприятия, которая отражает только компенсируемые бонусами затраты. Список компенсируемых затрат вы можете найти в Правилах проекта (на Диске группы). Шаблон сметы находится в соответствующей задаче
▪ скриншоты, видео анонсирования мероприятия (публикаций, постов, рассылок и т.п), которое подлежит начислению бонусов
▪ сканы бухгалтерских документов, подтверждающие ваши затраты на мероприятие.
3. Вы можете прикреплять несколько файлов в отчетную форму (не нужно объединять их в архивы или помещать в один файл). Для этого нажмите на кнопку «Выбрать файл» и отметьте все файлы, которые нужно загрузить в форму отчета.
4. Обратите внимание на компенсируемые затраты и необходимые документы, а также другие материалы (скриншоты, фото и пр.), которые предстоит приложить к отчетности.
5. Необходимые документы и материалы по каждой компенсируемой опции обозначены в Правилах проекта.
6. Назначение платежа в платежном поручении должно быть указано явно.
ПРАВИЛЬНО: | НЕПРАВИЛЬНО: |
Аренда зала «Название» в гостинице «Название» Дата | Услуги коворкинга |
Услуги колл - центра для анонсирования мероприятия/для обзвона зарегистрированных участников с целью напоминания о мероприятии «Название», | Услуги колл - центра по тарифу «Телефонистка» / Оплата за услуги связи |
Размещение статьи/анонса или Реклама на портале Название/адрес портала | Оплата по счету №486 от 20.10.2022г. |
Услуги кейтеринга или Услуги организации кофе-брейка для мероприятия «Название», дата | Оплата питания |
Покупка/аренда презентационного оборудования или Покупка/аренда «название оборудования» | Оплата по счету №457 от 09.10.2022г. |
Печать бейджей / Название товара при покупке (бейджи, держатели) | Оплата канцелярских товаров |
Аренда/изготовление пресс-волла (или печать полотна для пресс-волла) и конструкции (услуги инсталляции/сборки дополнительно) | изготовление рекламных материалов |
Оплата услуг ведущего для мероприятия «Название», дата | Оплата по счету №486 от 20.10.2022г. |
Оплата услуг фотографа для мероприятия «Название», дата | Оплата по счету №457 от 09.10.2022г. |
Оплата услуг персонала для мероприятия «Название», дата | Оплата услуг за организацию мероприятия |
Оплата за услуги Sms-рассылки | Оплата по тарифу «Стандарт» |
Аренда выделенного канала Интернет | Оплата по счету №458 от 09.10.2022г. |
7. Если назначение платежа не будет явным, потребуется дополнительные подтверждающие затраты документы, в которых будет присутствовать расшифровка назначения платежа (счета, договоры, акты).
8. Для подтверждения затрат на анонсирование, помимо бухгалтерских документов, должны быть предоставлены скриншоты, фото, записи и т.п. самих рекламных объявлений.
9. Если за какие-то затраты вы не можете предоставить необходимые документы, мы вынуждены будем отказать вам в компенсации данных затрат бонусами.
10. Также обратите внимание на те компенсируемые затраты, где прописан максимальный порог компенсации, напр., 15000, 5000 и пр. Затраты сверх этих порогов не компенсируются и остаются на вас.
Внимание! Подробная информация по компенсируемым затратам и необходимым для отчетности документам, обозначена в Правилах проекта |