Инструкция по организации бизнес-интенсива «Продал. Сделал. Повторил»

Правила использования материалов проекта

Обязанности организатора

• организация мероприятия согласно требованиям данной Инструкции;

• обеспечение организационных и технических работ в конференц-зале;

• анонсирование мероприятия и привлечение участников в своем городе, обеспечение соблюдения требований законодательства о рекламе, в том числе осуществление маркировки рекламы и представление соответствующей отчетности;

• выполнение задач на маркетинговом портале  в обозначенные сроки;

• своевременное прочтение сообщений в ленте  группы организаторов мероприятий.

Основные положения

1. Формат мероприятия — бизнес-интенсив, название — «Продал. Сделал. Повторил». Менять формат или название нельзя.

2. Все мероприятия проходят 29 или 30 октября 2025 г. Дату мероприятия вы выбираете самостоятельно, вы можете провести только 1 мероприятие в одну из указанных дат. Вне обозначенного срока выбрать дату нельзя.

3. Бизнес-интенсив «Продал. Сделал. Повторил» может проходить только в формате офлайн.

Формат офлайн — мероприятия проходят в один поток и включают в себя ваши доклады и доклады приглашенных спикеров.

4. В одном городе, может быть, несколько мероприятий от разных организаторов: в Москве и Санкт-Петербурге, Новосибирске и Екатеринбурге – до 2, остальные города – 1.

5. Вы привлекаете участников только из своего города и его ближайших пригородов.

6. Бизнес-интенсив «Продал. Сделал. Повторил» предназначена для ваших потенциальных клиентов и является бесплатной для участников. Мероприятие подходит для любых сфер бизнеса, не предназначено для какой-то одной отрасли. Бизнес-интенсив нельзя проводить в рамках выставок или встраивать в программу другого мероприятия.

7. Время начала и продолжительность бизнес-интенсива «Продал. Сделал. Повторил» не регламентируется, но требования к обязательным блокам программы должны быть выполнены.

8. За вами закрепляется специалист партнерского маркетинга «Битрикс24», который координирует вас по основным этапам подготовки (далее – Координатор). Все коммуникации и согласования с Координатором проходят через специальный маркетинговый портал в задачах по подготовке мероприятия.

9. Ответственность за количество участников мероприятия в своем городе несете вы.

10. «Битрикс24» проверяет мероприятия с помощью наблюдателей в целях контроля качества мероприятия и соответствия его правилам проекта и инструкции.

11. Организатором может быть только партнер «Битрикс24». Другие компании не могут позиционироваться как организаторы или соорганизаторы. Исключение – если соорганизатор тоже партнер «Битрикс24» и его соорганизация согласована с «Битрикс24».

12. При подготовке мероприятия используйте наши ВИДЕО-УРОКИ>>. В них собрана подробная информация обо всех этапах подготовки мероприятий.

Этапы подготовки и согласований

1. Для всех этапов подготовки установлены четкие сроки, дата выполнения указана в задаче на портале. Мероприятия координируются и анонсируются централизованно, поэтому предоставление материалов после указанных сроков недопустимо.

2. Если вы хотите согласовать материалы вовремя, присылайте их не менее чем за 3 рабочих дня до обозначенных в задачах дат. Материалы внимательно рассматриваются, тестируются, отдаются обратно на доработку. Чем раньше покажете материалы, тем больше вероятности уложиться в срок.

ВНИМАНИЕ. Не выполняйте задачи последовательно одну за другой, от

дедлайна к дедлайну. Вам может не хватить времени. В работе одновременно должно быть несколько задач с учетом времени на их выполнение.

Площадка для мероприятия

1. Требования к помещению, где будет проходить мероприятие:

1.1.  Площадка должна быть рассчитана на планируемое количество слушателей, иметь тип рассадки «Театр» или «Подкова». Рассадка типа «Класс» и «Круглый стол» исключаются.

1.2. Зал должен быть оснащен всем необходимым для проведения мероприятия оборудованием:

• проектором,

• экраном,

• двумя микрофонами,

• звукоусилителем,

• флип-чартом (если необходим вашим спикерам).

Рекомендации по выбору площадки:

• рекомендуется выбирать площадку, находящуюся в черте города, а не в пригороде; в пределах доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта;

• рекомендуется устанавливать стол для регистрации слушателей перед входом в конференц-зал, а не внутри него;

• рекомендуется организовывать кофе-брейк вне зала, где проходит деловая часть мероприятия. Проведение кофе-брейка в отдельном помещении поможет избежать посторонних запахов и шумов;

• рекомендуем сильно не рассчитывать на муниципальные площадки типа «Мой бизнес», ТПП и пр.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ проводить мероприятие в подвальном помещении, учебных классах и маленьких переговорных комнатах.

2. Кофе-брейк проводится по вашему желанию. Начислению бонусов подлежит именно кофе-брейк, а не фуршет или банкет.

3. Время аренды.

Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа больше, чем занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для того, чтобы подготовиться: настроить и протестировать оборудование, оформить площадку, и час, чтобы сложить оборудование и привести площадку в первоначальный вид.

Примеры конференц-зала на мероприятии

Примеры оформления зоны регистрации

Программа мероприятия

1. Требования к количеству докладов:

• в программе должно быть минимум 4 блока. Больше можно, меньше нельзя.

• в 4 блока обязательно входят ваш доклад по функционалу Битрикс24 по готовой презентации, 2 доклада ваших или сторонних спикеров по тематике мероприятия и 1 мастер-класс по работе с инструментами CRM и Задачи в Битрикс24.

• ваших выступлений может быть несколько. Минимум — два: доклад по функционалу «Битрикс24» по готовой презентации и мастер-класс.

2. Требования к формату программы, темам докладов и их формулировкам

2.1 Тематика мероприятия – синхронизация процессов в бизнесе, повышение эффективности работы команды, повышение лояльности.

Особое внимание – продажам и управлению задачами в Битрикс24, как фундаменту для устойчивого роста бизнеса. Когда продажи и операции синхронизированы, команда работает на результат, клиенты остаются довольны, а успех становится системным.

Обратите внимание! Доклады сторонних спикеров не должны быть посвящены «Битрикс24» (ни его функционалу, ни обзору продуктов в целом).

2.2 Ваш доклад о функционале Битрикс24 – CRM и Задачи – должен быть сделан по нашей готовой презентации.. Формулировки темы и тезисов Координатор предоставит вам в соответствующей задаче.

Для подготовки вам будет предоставлены сама презентация и видеокомментарий к ней. Готовую презентацию можно сокращать, дополнять, менять формулировки, не искажая ее суть.

Если в программе мероприятия от вашей компании помимо доклада по «Битрикс24» по готовой презентации будет еще один или несколько докладов, то они НЕ должны быть посвящены обзору продуктов «Битрикс24» (чем продукт полезен для бизнеса, какие инструменты включает, перечисление функций и т.д.). Допускаются кейсы и мастер-классы по продуктам.

Все ваши доклады, выступления приглашенных спикеров должны иметь 2-3 кратких тезиса. Тезисы не нужны для приветственного слова, ответов на вопросы, регистрации и кофе-брейка.

2. 3 Практический мастер-класс должен проводиться в рамках деловой части программы. Не в перерыве, не на кофе-брейке.

Готовый чек-лист по его организации мастер-класса Координатор предоставит вам в соответствующей задаче.

Цель мастер-класса: вдохновить участников мероприятия на использование Битрикс24 как единой платформы для роста.

Покажите, как Битрикс24 объединяет CRM и управление задачами в единую систему, которая помогает бизнесу продавать эффективнее, выполнять обещания и масштабироваться. Рекомендуемое время проведения до 1 часа.

2.4 Форматы проведения мастер-класса:

– Мастер-класс в формате «презентация+демонстрация». Вы покажете краткую презентацию о возможностях Битрикс24, а затем продемонстрируете настройку ключевых модулей (CRM, задачи, документы и т.д.).

– Мастер-класс с использованием сценариев. Настройте Битрикс24 под конкретный кейс или отрасль (например, для малого бизнеса, для агентства маркетинга, для IT-компании). Это поможет лучше понять, как адаптировать систему под нужды разных отраслей.

– Интерактивный квест. Организуйте соревнование между участниками, где победитель — тот, кто быстрее и точнее выполнит заданные настройки. Участники разделятся на команды из 2-3 участников и получат задание: быстрее всех настроить рабочие процессы в Битрикс24. Это самый динамичный формат, где в процессе игры рождаются практические навыки.

Согласуйте мастер-класс с Координатором в соответствующей задаче на портале для подготовки к мероприятию.

3. В вашей программе должен быть четко прописан тайминг: когда начинается доклад и во сколько заканчивается. Время в программе должно быть местным.

4. В программе обязательно должны быть указаны спикеры и компании, которые они представляют.

5. Если вы хотите внести изменения в программу (изменить формулировки или добавить/убрать доклад) после согласования, то эти изменения необходимо согласовать с координатором в соответствующей задаче.

ВНИМАНИЕ! В программе мероприятия и на самом мероприятии не допускаются упоминания (устно и на слайдах презентаций) и/или демонстрация конкурирующих с продуктами «Битрикс24» продуктов других вендоров, а именно:

· корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и проектами;

· CRM;

· систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов;

· облачных сервисов хранения и работы с документами;

· систем для создания сайтов или конструкторов сайтов /лендингов;

· других сервисов, схожих по функционалу с продуктами компании.

Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными продуктами, даже в том случае, если от слушателей поступает вопрос про сторонние компании/продукты. В любом случае их нельзя упоминать, давать прямое сравнение или иным образом говорить о конкурентах.

     Правило касается как докладчиков организатора, так и приглашенных спикеров. Запрещаются рекламные доклады, не касающиеся развития бизнеса, продаж, управления персоналом и пр.

Запрещается приглашать спонсоров и информационных партнеров, а также спикеров из конкурирующих с «Битрикс24» компаний (независимо от тематики их выступления).

6. Чтобы мероприятие получилось интересным, вы можете взаимодействовать со слушателями. Например, включать короткие усиливающие эмоции видеосюжеты по теме доклада, проводить опросы или интерактивные викторины, игры, разминки и пр. Такой подход увеличивает вовлеченность участников.

7. Примеры структуры программы

В обязательном порядке программа должна содержать Ваш доклад по готовой презентации «Битрикс24», 2 доклада ваших или сторонних спикеров по тематике мероприятия и 1 мастер-класс по работе с инструментами CRM и Задачи в Битрикс24. Количество блоков может быть больше, но не меньше обозначенного.

Внимание! Привлечение сторонних спикеров не является обязательным, вы можете сформировать программу только из своих докладов.

Для мероприятия возможно несколько рекомендованных вариантов структуры программы в зависимости от планируемого количества фактических участников.

Чем насыщеннее и разнообразнее будет ваша программа, тем выше вероятность собрать наибольшее количество заинтересованных участников, которые в дальнейшем могут стать клиентами вашей компании.

Мероприятия, на которых выступают спикеры из разных компаний (а не только от вашей компании) с большей вероятностью собирают полные залы, и имеют высокую конверсию анонсирования в регистрации. А это значит, что собрать аудиторию на мероприятие, где спикерами выступают несколько разных компаний, будет легче и дешевле в плане анонсирования.

Ниже приведены примеры структур программ, которые могут помочь собрать желаемое количество участников. Также обращаем ваше внимание на то, что успех мероприятия зависит не только от того, сколько сторонних спикеров будут выступать на мероприятии, но и от актуальности их докладов для аудитории, от вашего анонсирования. Ниже приведены 2 версии программы: стандартная и расширенная.

Программа стандартная (кол-во участников 40-59 чел)

Программа расширенная (кол-во участников от 60 и более чел)

8. Посмотрите пример программы ниже.

Пример программы не означает, что ваше мероприятие должно быть именно таким.  Вам нужно составить собственную уникальную программу, добавить обязательные блоки программы (см. выше требования).

ПРИМЕР ПРОГРАММЫ МЕРОПРИЯТИЯ

Поиск и приглашение сторонних спикеров на бесплатной основе

По условиям ивент-программы вам не обязательно искать сторонних спикеров. Но по нашему опыту, мероприятия, где выступают эксперты из разных компаний, разных сфер и известных брендов, легче собирают полные залы. Составить хорошую программу — это уже залог успешного мероприятия!

1. Определите темы выступлений, которые хотите добавить в свою программу.

Важно! Выбирайте спикеров, которые имеют опыт и экспертизу в соответствующих областях и могут представить интересные и актуальные темы для бизнес-аудитории. Лучше всего, если есть запись выступления и можно оценить, как спикер работает с аудиторией.

2. Соберите контакты потенциальных спикеров

– Обратитесь к партнерам и клиентам. Свяжитесь с партнерами и клиентами вашей компании и спросите, есть ли у них эксперты, которые могут быть заинтересованы в выступлении на вашем мероприятии. Предложите им возможность продвижения своего бренда и экспертности перед вашей бизнес-аудиторией.

– Ищите в социальных сетях. Проведите поиск в социальных сетях, таких как ВК, Тенчат, Телеграм, используя ключевые слова, связанные с вашей тематикой. Обратите внимание на профили людей, которые активно публикуются и делятся своими знаниями в выбранной области, блогеров, экспертов.

– Просмотрите сайты с анонсами бизнес-мероприятий, сайты тренинговых компаний, бизнес-сообществ. Вы можете найти экспертов или компании, которые активно делятся своим опытом. Обратите внимание на тех, кто отвечает на вопросы и предлагает полезные решения.

– Можно оставить запросы на специальных сайтах.

Pressfeed.ru  — этот сайт используют журналисты, чтобы искать экспертов для комментариев в СМИ. Но его так же часто используют и для поиска спикеров. Это бесплатно.

Пример запроса:

Сайт Лучшие спикеры и их телеграм-канал — Большая база спикеров. Есть платные есть готовые выступить бесплатно. Можно отправить свой запрос в телеграм-канал.

3. Отправьте потенциальным спикерам предложение по сотрудничеству

Пригласите выбранных спикеров на ваше мероприятие и предложите им возможность продвижения своего бренда и экспертности перед вашей бизнес-аудиторией.

Обозначьте выделенное количество времени для выступления и возможность поделиться своими контактами или материалами. Лучше будет сразу обозначить спикеру темы, которые вам интересны.

Не переживайте, что откликнутся больше спикеров, чем вам необходимо. Идеально, если вам будет из кого выбрать.

Чек-лист по подготовке программы мероприятия:

1. Составьте для себя «идеальную» программу, соответствующую тематике мероприятия.

2. Руководствуясь инструкцией, добавьте обязательные блоки в «идеальную» программу, распределите тайминг.

3. По «идеальной» программе начните поиск сторонних докладчиков на обозначенные вами тематики.

3.1 Приглашайте не того, с кем вы знакомы лично, а того, кто компетентен в обозначенных вами темах. Важно понимать, что вы ищете докладчиков под программу, а не собираете программу под своих знакомых.  

3.2 Смотрите прошедшие у вас в городе мероприятия, ищите докладчиков в их программах. Посмотрите преподавателей курсов, бизнес-тренеров. Не забудьте ваших клиентов. Контакты выбранных персоналий найдете через интернет, в соцсетях и т.п.

4. По составленному списку кандидатур по очереди приглашайте сторонних докладчиков. В приглашении обязательно указывайте тему выступления, которую ждете от них, показывайте выгоды от участия, предложите рекламные возможности на мероприятии.

5. Запросите тему и тезисы у сторонних докладчиков, согласившихся на участие. Сообщите им требования к формулировкам и количеству тезисов. Формулировки должны быть от «проблем и задач» и показывать слушателю практическую ценность выступления.

6. Оцените, кто из ваших сотрудников имеет опыт выступлений и может выгодно презентовать вашу компанию и наши продукты. Предложите им выступить в качестве спикера от вашей компании на определенную в «идеальной» программе тематику.

7. Определитесь с темами и тезисами ваших выступлений. Формулировки также должны быть от «проблем и задач».

8. Составьте черновик программы из сторонних и ваших докладов. Укажите тезисы выступлений, тайминг, персоналии докладчиков.

9. Адаптируйте программу под формат подачи на согласование, обозначенный в данной инструкции.

10. Проверьте наличие в программе всех обязательных блоков, обозначенных в инструкции.

11. Приложите программу на согласование координатору.

Посадочная страница (лендинг мероприятия)

1. Подготовьте посадочную страницу (лендинг) минимум за 3,5 недели до мероприятия. Согласование подразумевает получение обратной связи от Координатора. Иногда лендинги не соответствуют нашим требованиям и требуют доработки.

Чтобы получить инфоподдержку, рекомендуем согласовать лендинг еще раньше. Так как наши посты и рассылки выходят централизованно, раннее согласование увеличит вероятность того, что ссылка на ваш лендинг войдет в список предстоящих партнерских мероприятий для наших каналов.

Где и на какой платформе должна быть сделана посадочная страница, чтобы получить поощрение и инфоподдержку? 

Мы не ограничиваем ваш выбор и фантазию. Но, в зависимости от того, на каком ресурсе и на какой платформе сделан лендинг, отличается возможность поощрения и возможность получить инфоподдержку.

К любому виду посадочной страницы, поддерживаемому или поощряемому нами, есть определенные требования. Лендинги, им не соответствующие, не смогут пройти согласование.

Что сделать перед отправкой ссылки на согласование?

• внимательно ознакомьтесь с требованиями и проверьте соответствие им вашего лендинга;

• протестируйте работоспособность формы регистрации и автоматических «отбивок» о регистрации;

• вычитайте и исправьте ошибки и опечатки;

• переведите лендинг на его основной адрес, не отдавайте на согласование лендинги на тестовых адресах

1. Есть два варианта подготовки посадочной страницы (лендинга): на основе нашего шаблона и    самостоятельно.

• Шаблон лендинга находится на Диске группы организаторов на маркетинговом портале в виде архива. Шаблон необходимо будет наполнить контентом вашего мероприятия на основании требований, изложенных ниже. Для вашего удобства, на Диске группы также располагается инструкция по установке шаблона лендинга.

• Самостоятельно с элементами фирменного стиля мероприятия, но соблюдая требования к лендингам.

2. Лендинг мероприятия должен обязательно содержать:

• ваш логотип в шапке. Лендинги, на которых размещен только логотип «Битрикс24» или «1С-Битрикс», не принимаются. Наш логотип может быть размещен только в блоке «Партнеры мероприятия».

• анонс мероприятия (краткое описание мероприятия).

• название мероприятия, его формат и дату.

• описание целевой аудитории (для кого это мероприятие) отдельным блоком или в составе общего описания.

• программу в теле страницы (дополнительно лендинг может содержать и файл с программой для скачивания) с указанием всех докладов с тезисами; спикеров с указанием компании, которую представляют; тайминг.

• ваши контактные данные для вопросов потенциальных слушателей.

• форму регистрации (код для встройки специалист ПМ предоставит в соответствующей задаче. См. раздел «форма регистрации»).

• информацию только о мероприятии и только на русском языке (за исключением общепринятых аббревиатур).

Внимание! Названия нашего продукта пишется только на русском языке и только так: «Битрикс24». Без пробелов, тире и т.п.

Внимание! На лендинге разрешается упоминание «Битрикс24», в формулировках «при поддержке Битрикс24», но не вместе с названием мероприятия. Такие формулировки допускаются, но не являются обязательными.

3. Лендинг мероприятия НЕ должен:

• начинаться с программы мероприятия

• содержать CAPTCHA в регистрационной форме (не допускается использование)

• содержать рекламу ваших или сторонних услуг, других сервисов и продуктов в том числе и рекламу продуктов «Битрикс24»

• содержать информацию о других предстоящих мероприятиях

• содержать фотографии мероприятий других организаторов, в том числе и фотографии циклов мероприятий «Битрикс24» – «Формула сайта», «Формула бизнеса», «Территория продаж», «Траектория’ 25».

4. Форма регистрации

Форма регистрации находится на нашей стороне. Форма содержит Согласие на обработку персональных данных и Согласие на получение рекламно-информационных материалов. Операторами обработки этих данных будут являться ваша компания и «1С-Битрикс».

Для подготовки Согласий вам необходимо предоставить соответствующие данные, которые будут фигурировать в тексте документов.

Для этого вам нужно будет заполнить специальную форму. Ссылка на форму будет опубликована в соответствующей задаче на маркетинговом портале.

В форме для подготовки Соглашений на обработку персональных данных и получение рекламно-информационных материалов необходимо будет указать:

• наименование вашего юридического лица (пример, ООО «Ромашка» или ИП Миронов Николай Петрович)

• ОГРН/ОГРНИП (только номер, без аббревиатур "ОГРН/ОГРНИП") ИНН (только номер, без аббревиатуры "ИНН")

• юридический адрес (вкл. индекс, пример: 626152 Россия, Тюменская область, г. Тобольск, ул. Хорошая, д. 9, кв. 55)

• email для отзыва согласия на обработку персональных данных и получение рекламно-информационных материалов.

С нашей стороны потенциальному участнику автоматически также будет отправляться письмо-подтверждение регистрации. В нем будут содержаться ваши контактные данные.

Для подготовки писем-подтверждений вам нужно будет также заполнить специальную форму в соответствующей задаче. Вам нужно будет указать:

• ID партнера

• название вашей компании (НЕ_юридическое лицо)

• город проведения мероприятия

• адрес и название площадки

• email для вопросов участников по мероприятию. На него может написать будущий участник и получить от вас ответ по предстоящему мероприятию

• телефон для вопросов участников по мероприятию, по которому слушатели также смогут задать свои вопросы по предстоящему мероприятию

• ссылку на готовый лендинг мероприятия

Пример письма-подтверждения

Все дальнейшие вопросы от слушателей будут поступать к вам, на email и телефон, указанный в форме. Для оперативной обработки обращений вы также можете подключить онлайн-чат на вашем сайте.

Со своей стороны вы можете отправить дополнительное письмо-подтверждение регистрации.

Обязательно настройте цепочку напоминаний зарегистрированным на мероприятие для удержания явки (см. Раздел Работа с зарегистрированными, процент явки).

Координатор в соответствующей задаче предоставит код для встройки формы регистрации. Его нужно будет добавить на ваш лендинг. Форма с фиксированным набором полей, убрать или добавить поля будет нельзя (фамилия, имя, телефон, e-mail, название компании, должность).

Готовая форма позволит сэкономить ваше время на подготовку лендинга мероприятия. Вместе с формой на лендинге вы получаете готовые согласия на обработку персональных данных и согласия на рекламно-информационную рассылку.

Где вы сможете увидеть регистрации на ваше мероприятие?

После согласования лендинга мероприятия будет настроена автоматическая передача регистраций из нашей CRM в ваше Приложение партнера Битрикс24.

5. Порядок работы с регистрациями

Все регистрации будут передаваться вам автоматически день в день через Приложение партнера «Битрикс24».

Внимание! Доступ к заявкам из Приложения есть у всех партнеров, присоединившихся к партнерской программе, и успешно, прошедших бесплатные онлайн-курсы (доступ под партнерской авторизацией):

- «Базовый курс партнёра Битрикc24» 

- «Менеджер по продажам Битрикс24» 

- «Приложение с заявками от клиентов»

Обратите внимание! Сотрудник с сертификатами (который прошел онлайн-курсы) обязательно должен быть прикреплен к карточке партнера

Если вы не прошли онлайн-курсы, доступ к Приложению будет открыт на ограниченное время – до 31 октября.

Внимание! Предоставление доступа и настройка передачи регистраций возможны только в обозначенные даты 29 сентября и 6 октября и при условии согласования лендинга мероприятия.

Приложение партнера «Битрикс24» возможно установить на следующих лицензиях:

– на вашем партнерском NFR «Битрикс24»;

– на коммерческой коробочной версии «Битрикс24»;

– на коммерческой облачной версии «Битрикс24», начиная с тарифа «Профессиональный».

Помимо регистрационных данных участников вы получаете отметки о том, является ли зарегистрированный пользователем Битрикс24 или партнером  Битрикс24. Вместе с регистрациями в каждой сделке в отдельном поле будут передаваться utm-метки, по которым у вас будет возможность отслеживать эффективность рекламных каналов.

• чтобы увидеть контактные данные зарегистрировавшегося слушателя, необходимо обязательно взять «Сделку в работу» в Приложении. Брать сделки в работу можно группами при помощи массового выделения.

• после регистрации потенциальный участник получит автоматическую отбивку с нашего адреса, содержащую ваши контактные данные, которые вы предоставляете для создания формы. После того, как вы получите регистрацию в Приложении, рекомендуется самостоятельно настроить дополнительную автоматическую отбивку (на e-mail или номер телефона участника по SMS) с адресом мероприятия и временем проведения.

• запрещается отказывать в посещении мероприятия любым зарегистрировавшимся кроме конкурентов вашей компании и студентов/учащихся. В случае, если вы хотите отклонить регистрацию от конкурента, студентов/учащихся необходимо направить уведомление об отказе в участии. Причина отклонения заявки должна быть явно указана.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ

• запрашивать подтверждение регистрации. Например, потенциальному участнику для подтверждения регистрации нужно пройти по ссылке, которую вы ему высылаете после регистрации;

• создавать дублирующие посадочные страницы и собирать регистрации в нескольких местах.

6. Лендинг мероприятия НЕ должен:

• быть выполнен в вашем индивидуальном графическом стиле

• начинаться с программы мероприятия

• содержать рекламу ваших или сторонних услуг или рекламу продуктов «Битрикс24»

• содержать информацию о других предстоящих мероприятиях

• содержать фотографии мероприятий других организаторов, в том числе и фотографии циклов мероприятий «Битрикс24» - «Формула сайта», «Формула бизнеса», «Территория продаж», «Траектория’ 25»

7. НЕ принимаются лендинги:

• имеющие форму регистрации, сделанную с помощью сторонних сервисов (например, на timepad.ru, googleforms и т.д.);

• выполненные в другом стиле или с недостаточным количеством фирменных элементов. Для оформления лендинга используйте исходники фирменного стиля мероприятия на Диске группы;

• на которых размещен только логотип «Битрикс24» или «1С-Битрикс». В шапке лендинга может быть размещен только ваш логотип или логотип мероприятия, либо и то, и другое.

Чек-лист по подготовке лендинга мероприятия:

1. Проверьте текст и исправьте грамматические ошибки, опечатки, проставьте знаки препинания.

2. Проверьте автоматическую отправку подтверждения о регистрации на номер телефона или на e-mail участника.

3. Проверьте кликабельность кнопок-призывов на странице лендинга.

4. Проверьте соответствие лендинга требованиям инструкции.

Требования к анонсированию

1. Привлечение участников на мероприятие вы осуществляете самостоятельно и полностью несете ответственность за их количество. Пользуйтесь нашим Руководством по анонсированию, включайте платные каналы и выделяйте рекламный бюджет.

2. Для получения расширенной инфоподдержки от «Битрикс24» на сторонних ресурсах, необходимо будет подписать соглашение по специальному шаблону, который специалист ПМ предоставит в соответствующей задаче на портале для подготовки к мероприятию. Соглашение подписывается посредством ЭДО (электронного документооборота).

3. Анонсирование мероприятия (геотаргетинг) ведется только на город проведения мероприятия и ближайшие пригороды (по желанию). Вы можете расширить анонсирование на незанятые близлежащие города. Для этого вам необходимо обратиться к координатору в комментарии к этой задаче и уточнить об этой возможности, а также предоставить список интересующих вас городов.

4. Руководство по составлению плана анонсирования и каналам вы найдете на Диске группы организаторов. Воспользуйтесь нашим многолетним опытом организации мероприятий в регионах. Пользуясь нашими рекомендациями, вы избежите множества ошибок.

5. План анонсирования необходимо согласовать с Координатором в соответствующей задаче. План анонсирования предоставляется на согласование в виде текста в комментарии или прикрепленным файлом во вложении. Ссылки на сторонние ресурсы (google.docs и пр.) не принимаются.

Для составления рекламных текстов вы можете воспользоваться материалами, расположенными на Диске группы организаторов. В них вам нужно будет изменить данные под свою компанию и мероприятие.

Внимание! В рекламных текстах и графических материалах допускается использование формулировки «при поддержке Битрикс24», но не вместе с названием мероприятия. Такая формулировка разрешается, но не является обязательной.

Пример:

ЗАПРЕЩАЕТСЯ

• анонсировать на другие города при условии, если они уже заняты другим организатором, на всю Россию, на другие страны;

• позиционировать мероприятие в СМИ, в т.ч. в соц. сетях, как «конференция Битрикс24», «конференция от 1С-Битрикс» и пр.;

• использовать в графических материалах только логотип «1С-Битрикс» или «Битрикс24» без вашего логотипа (компании-организатора).

Пресс-волл

1. Для оформления помещения на мероприятии рекомендуется напечатать пресс-волл в фирменном стиле. На его фоне вы можете устраивать конкурсы фотографий для участников, делать фотосессию и т.п. Расположите пресс-волл в зоне регистрации.

Внимание! Изготовление и согласование макета пресс-волла не является обязательным.

2. Компенсации бонусами подлежит пресс-волл, строго соответствующий макету «Битрикс24», размером не менее 3х2м (можно больше, меньше нельзя). Макет вы найдете на Диске группы организаторов.

3. На пресс-волле, помимо логотипа «Битрикс24» и вашего логотипа, могут быть добавлены логотипы сторонних спикеров, спонсоров, инфопартнеров. Логотипы располагаются в шахматном порядке.

Смета

1. Предоставьте координатору и согласуйте предварительную смету расходов.

Требование к подаче сметы на согласование:

• смета предоставляется в свободной форме в соответствующей задаче на маркетинговом портале в виде текста в комментарии или прикреплённом файле во вложении. Ссылки на сторонние ресурсы (google.docs и пр.) не принимаются

• в смете должны быть указаны только те затраты, которые подлежат начислению бонусов. Что подлежит начислению бонусов, а что нет, указано в Правилах проекта (на Диске группы)

• затраты должны быть расписаны по каждой позиции и показан общий итог

• затраты по анонсированию должны быть расписаны по каждой опции

Пример подачи информации по затратам по анонсированию:

Не закладывайте большие суммы на аренду площадки и питание. Лучше вложите эти средства в анонсирование мероприятия.

Работа с зарегистрированными, процент явки

1. Ежедневно контролируйте число регистраций в Приложении «Партнеры Битрикс24», внимательно следите и оперативно реагируйте на изменения.

2. Количество регистраций не равно количеству участников. Участников всегда будет меньше, чем зарегистрировавшихся (смотрите пример на инфографике ниже). Средний процент явки (количество слушателей от количества зарегистрированных) составляет 43-45%.

Для расчета необходимого количества регистраций, используйте формулы:

70х2=140

где 70 – это планируемое количество участников, а 140 и 210 – это минимальное количество регистраций, которое необходимо набрать для получения 70 фактических участников.

3. Количество регистраций — это обратная связь анонсирования мероприятия. Если за 7 дней до мероприятия очевидно, что регистраций недостаточно (из расчета: планируемое число х 2), пересмотрите план анонсирования и увеличьте бюджет. Помогает повторное задействование хорошо сработавших каналов, подключение дополнительных, изменение текстов рекламных объявлений.

4. Требования к обязательным напоминаниям зарегистрированным

• еженедельно напоминайте зарегистрированным о мероприятии по электронной почте;

• обзвоните зарегистрированных пользователей до мероприятия. Если зарегистрированных более 100, начните обзвон за 2 дня до мероприятия. Завершите обзвон за 1 день до мероприятия.

• за 1 день до мероприятия сделайте email-рассылку и смс-рассылку с напоминанием.

Внимание! Смс-рассылки с напоминанием о мероприятии могут быть дополнительным инструментом для удержания регистраций, но не заменяющим e-mail-рассылку.

Все напоминания и уведомления отправляете только вы. Эти меры положительно отразятся на явке на мероприятие.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ отказывать в участии любым зарегистрировавшимся, кроме

конкурентов вашей компании, студентов/ учащихся

5. Если не напоминать зарегистрированным о мероприятии, это приведет к низкой явке и впустую потраченным деньгам! Таким образом, на мероприятии можно получить низкую явку в 10-15% от регистраций и разочарование.

Организация мероприятия

 Этап 1. Подготовительные работы

1. Составьте сценарный план проведения мероприятия с четким таймингом. Ознакомьте с ним сотрудников, задействованных в подготовке, а также приглашенных спикеров.

2. Распределите роли для сотрудников. Вам будут необходимы:

• ведущий мероприятия. В его обязанности будет входить: приветственное слово, контроль времени выступлений. Ведущий может заготовить шутки, забавные истории и использовать во время непредвиденных технических заминок, или перехода от одного доклада к другому. В первой ситуации юмор поможет сгладить негатив, во второй – взбодрить слушателя среди повествования.

• сотрудник, отвечающий за организационные моменты: следование сценарному плану, контроль готовности докладчиков, координация всех задействованных в подготовке сотрудников, связь с подрядчиком по организации трансляции и ведущим (в случае задержки спикера) и т.п.

• сотрудник, технический специалист, который организовывает выведение презентаций спикеров на экран, переключает слайды.

• сотрудник, отвечающий за оформление площадки, за процедуру регистрации слушателей и готовности кофе-брейка (в случае его проведения).

• сотрудник, регистрирующий посетителей мероприятия на протяжении всей программы.

3. Проведите техническую репетицию на площадке, где планируется мероприятие, протестируйте оборудование, которое будете использовать на мероприятии, проверьте скорость интернета. Обратите внимание на качество звука, «картинку» и освещение. Обговорите все возможные детали с представителями площадки касательно технической части.

4. Продумайте свой внешний вид. Он должен соответствовать статусу мероприятия и ожиданиям аудитории.

5. Подготовьте ваш доклад. Составьте план речи, чтобы не потерять нить повествования. Уделите особое внимание оформлению презентаций. На одном слайде не должно быть много информации. Отражать нужно только то, что поможет дополнить устный текст: заголовки, скриншоты, статистика, графики, картинки для привлечения внимания. Шрифт по размеру и цвету должен быть читаемым с дальних рядов.

6. Обговорите все детали с приглашенными спикерами: внешний вид, выступление, презентации (формат, сроки подготовки). Презентации от приглашенных спикеров должны быть у вас заранее (минимум за 3 дня до мероприятия), чтобы вы смогли их промодерировать, попросить внести спикера изменения при необходимости, проверить их работу на площадке.

7. Подготовьте графическую заглушку (слайд), которую будут видеть участники в момент сбора гостей и кофе-брейка (в случае его проведения). Можно выставить слайд с приветствием/с логотипами партнеров и пр.

8. К вашим докладам и докладам приглашенных спикеров подготовьте заранее по 2-3 вопроса. Если не будет вопросов от участников, вы сможете задать свои.

9. Продумайте внутреннюю коммуникацию между сотрудниками на площадке. Это может быть общий чат в мессенджере «Битрикс24» или любой другой удобный для вас способ.

10. По своему желанию напечатайте бейджи для организаторов, спикеров и участников мероприятия. Макеты бейджей вы найдете на диске группы.

Этап 2. Работа в день мероприятия

Все оформительские и подготовительные работы должны быть завершены до прихода первых слушателей. Все задействованные в подготовке и проведении сотрудники должны прибыть на место не позднее, чем за 1 час до начала регистрации слушателей.

– Оформите помещение до прихода слушателей

Разместите пресс-волл (в случае его использования). Пресс-волл лучше установить за день до мероприятия (можно вечером, накануне мероприятия, если есть такая возможность). Проверьте, чтобы на нем не было потертостей, чтобы он не был мятым, грязным или порванным.

Рекомендуем установить пресс-волл в холле рядом с зоной регистрации (если такая возможность имеется на площадке). На фоне пресс-волла слушатели будут делать фотографии и делиться ими в соц. сетях.

– Проверьте оборудование

Возьмите у арендодателя контакты технического специалиста, который отвечает за работоспособность и настройку оборудования в конференц-зале.

За 1-2 часа до начала мероприятия с его помощью или самостоятельно проверьте работоспособность проектора, микрофонов и звукоусилителей, проверьте батарейки в пультах, кликерах и т.п. Особое внимание уделите проверке работоспособности интернета.

– Расставьте таблички-указатели по пути к конференц-залу

Чтобы слушатели легко могли найти зал, поставьте несколько табличек-указателей на всём протяжении пути от входной двери до дверей зала. Сделать это необходимо до прихода первых слушателей. Альтернативой табличкам могут быть ваши сотрудники - они могут указывать слушателям дорогу.

– Регистрация слушателей

Установите стол для регистрации на видном месте перед входом в зал (если такая возможность имеется на площадке). На столе обязательна табличка с надписью «Регистрация».

За столом должны находиться менеджеры, регистрирующие слушателей (на каждые 50 участников – минимум один человек). Они отмечают в заранее подготовленном списке пришедших на мероприятие слушателей, а также выдают раздатку, если она есть.

Менеджеры должны находиться за столом регистрации до конца мероприятия и встречать тех, кто решил подойти на мероприятие попозже.

Внимание! Необходимо регистрировать всех участников в течение мероприятия. Вы имеете право отказать в посещении мероприятия слушателям, не желающим оставлять полные данные, необходимые для регистрации.

– Контроль готовности питания (в случае проведения кофе-брейка)

• предоставьте ответственному сотруднику контакты кейтеринговой службы (или менеджера ресторана), которая будет обслуживать мероприятие

• за 30 минут до кофе-брейка необходимо подойти в холл (или в другой зал, где планируется проведение кофе-брейка) и проконтролировать ход подготовки

• если кофе-брейк задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего, чтобы оперативно изменить программу мероприятия во избежание недовольства слушателей

• путь к месту проведения кофе-брейка желательно отметить табличками-указателями (или при помощи ваших сотрудников).

– Контроль соблюдения регламента мероприятия

Определите сотрудника, который будет исполнять роль ведущего мероприятия и следить за соблюдением регламента. Ведущему необходимо:

• сделать приветственное слово в начале мероприятия, представить участников

• контролировать время выступлений докладчиков. Если докладчик выбивается из регламента, необходимо мягко проинформировать его об этом. Сделайте таблички и показывайте их докладчику в определенное время: 10 мин (за 15 минут до завершения доклада), 5 мин (за 10 минут до завершения доклада), Стоп (за 5 минут до завершения доклада). Оставшиеся 5 минут времени используйте на вопросы из зала

• после каждого выступления попросить зал задавать вопросы докладчикам. Для вопросов из зала необходим второй микрофон и сотрудник, который этот микрофон будет подносить слушателю

– Контроль готовности докладчиков

Передайте ответственному за координацию сотруднику контакты всех докладчиков. В случае, если докладчик не явился в зал за 40 минут до начала своего выступления, необходимо позвонить ему и узнать причину задержки.

Если докладчик задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего мероприятия, чтобы оперативно внести изменения в программу.

– Фотографии мероприятия

Сделайте по несколько снимков каждого из этапов мероприятия. Сфотографируйте процесс регистрации, оформление зоны регистрации и зала, заполненный слушателями зал, слушателей во время кофе-брейка. Эти фотографии понадобятся для отчетности после мероприятия. 

Отчетность

После проведения мероприятия в течение одного рабочего дня отправьте координатору данные о фактическом количестве участников мероприятия.

В течение пяти рабочих дней заполните и отправьте отчет.

Отчет должен содержать:

1. Количественные данные по регистрациям и посещаемости мероприятия, исключая ваших сотрудников, спикеров и персонал;

2. Список участников мероприятия в формате Excel, содержащий данные:

• Имя;

• Фамилия;

• контактный телефон;

• контактный email-адрес

3. Фактическую смету мероприятия, которая отражает только компенсируемые бонусами затраты. Список компенсируемых затрат обозначен в Правилах проекта;

4. Скриншоты анонсирования мероприятия (публикаций, постов, рассылок и т.п), которое подлежит начислению бонусов, включая скриншоты из рекламных кабинетов соцсетей, которые подтверждают понесенные затраты на анонсирование;

5. Сканы бухгалтерских   документов, подтверждающие ваши затраты на организацию мероприятия. Смотрите Правила, где обозначены необходимые платежные документы для каждого вида затрат. Файлы бухгалтерских документов должны быть переименованы в соответствии и расходами, указанными в этих платежных документах.

Если в предоставленном документе не явно указано назначение платежа, то предоставляются дополнительные подтверждения затрат – договор, приложения и т.п.

6. Фотографии мероприятия: заполненного участниками зала в момент его максимального наполнения, процесса регистрации участников, фото участников во время кофе-брейка (в случае его проведения), оформления площадки, пресс-волла (в случае его изготовления).

В случае, если ваш отчет не будет содержать обзорных фотографий зала (чтобы на фото было видно максимальное количество участников), фото пресс-волла и кофе-брейка, мы не сможем начислить за них компенсацию. Вам необходимо заранее определить, кто из ваших сотрудников сделает фото во избежание недоразумений при сдаче отчетности.

Вы можете прикреплять несколько файлов в отчетную форму (не нужно объединять их в архивы или помещать в один файл):

 Прикрепление нескольких файлов в форму отчетности

Обратите внимание на компенсируемые затраты и необходимые документы, а также другие материалы (скриншоты, фото и пр.), которые предстоит приложить к отчетности.

Назначение платежа в платежном поручении должно быть указано явно

В случае, если назначение платежа не будет явным, вам нужно предоставить дополнительные подтверждающие документы, которые будут содержать расшифровку назначения платежа (счета, договоры, акты и пр.).

Для подтверждения расходов на анонсирование помимо бухгалтерских документов должны быть предоставлены скриншоты, фото, записи и т.п. самих рекламных объявлений. Файлы со скриншотами должны быть переименованы и подписаны названиями каналов, на которых была размещена рекламная публикация.

Если за какие-то конкретные расходы вы не можете предоставить необходимые документы, обозначенные в Правилах, мы вынуждены будем отказать вам в компенсации данных расходов.

Также обратите внимание на те компенсируемые расходы, где прописан максимальный порог компенсации, напр., 15 000, 5 000 и пр. Затраты сверх этих порогов не компенсируются и остаются на вас.

Работа после мероприятия

1. В течение 3-х дней после мероприятия разошлите всем зарегистрированным приглашение скачать презентации, напомните о себе. Предложите в письме скидки на свои услуги, и другие бонусы. Дайте повод обратиться к вам и слушателям и тем, кто не смог участвовать в мероприятии.

2. После мероприятия рекомендуется отметить итог по сделке в Приложении «Партнеры Битрикс24»: успех - продажа, провал - провал. Работа в Приложении будет влиять на ваш рейтинг, а совместно с вашими компетенциями и портфолио, даст возможность получить больше лидов от «Битрикс24».

3. Занесите лиды в свою CRM. Назначьте ответственных менеджеров за обработку контактов и назначение встреч с «горячими» потенциальными клиентами. Не ждите, пока о вас вспомнят и обратятся, проявите инициативу самостоятельно.

4. Оцените полезность проведенного мероприятия для своей компании. Проанализируйте положительные и отрицательные моменты своей организационной работы. По отзывам слушателей оцените удачные и неудачные доклады. Соотнесите затраты и полученный эффект.

5. Рекомендуем спустя 2-4 недели провести еще одно мероприятие для более узкой аудитории, которая больше всего заинтересовалась продуктом. Перед мероприятием будет не лишним набрать пул вопросов от лояльных слушателей. Эти вопросы станут основой мероприятия по «Битрикс24».

Запланируйте на будущее проведение мероприятий по продуктам «Битрикс24» в рамках наших ивент-программ. 

Успешного мероприятия :)