1 
 
 
Инструкция по организации мероприятия в 
рамках event-проекта «День автоматизации» 
 
 
 
Оглавление 
Правила использования материалов  ................................................................................ 2 
Обязанности организатора .................................................................................................. 3 
Основные положения .......................................................................................................... 3 
Этапы подготовки и согласований ..................................................................................... 5 
ФОРМАТ ОФЛАЙН. Площадка для мероприятия ............................................................. 6 
Программа мероприятия .................................................................................................... 8 
Посадочная страница (лендинг мероприятия) ............................................................... 12 
Пост с лид-формой в социальных сетях (вместо лендинга)  ........................................ 17 
Требования к анонсированию .......................................................................................... 19 
Смета  ................................................................................................................................... 20 
Работа с зарегистрированными, процент явки  ............................................................. 21 
Организация офлайн-мероприятия ................................................................................. 23 
ФОРМАТ ОНЛАЙН  .............................................................................................................. 27 
Выбор подрядчика и вебинарной платформы  .............................................................. 27 
Организация онлайн-мероприятия (дополнительно к офлайну) ................................ 29 
Отчетность. Офлайн ........................................................................................................... 31 
Отчетность. Онлайн (дополнительно к офлайну) .......................................................... 33 
Работа после мероприятия ............................................................................................... 36 
 
 
 
 
 
 
 
 
  

Правила использования материалов

ВНИМАНИЕ

Все предоставленные инструкции, рекомендации, любые обучающие, текстовые,

графические, рекламные материалы*, предоставляемые для подготовки

мероприятия, а также содержание внутренней переписки с сотрудниками

«Битрикс24», не подлежат передаче третьим лицам, распространению,

цитированию или обсуждению на любых сторонних ресурсах, а также

использованию для других проводимых вами мероприятий.

При подготовке и анонсировании мероприятий в рамках данного проекта

запрещается использовать любые материалы (в том числе и фотографии),

относящиеся к циклам мероприятий «Территория продаж», «Формула бизнеса»,

«Формула сайта», фирменный стиль и элементы проекта «Бизнес24».

*Под материалами понимается:

- тексты всех анонсов, рассылок, публикаций в соц. сетях;

- баннеры и иллюстрации;

- макеты пресс-волла, бейджей;

- элементы фирменного стиля и названия;

- все документы по проекту: Правила, Положение и Инструкция;

- любые другие материалы, которые предоставляются вам в рамках подготовки к

мероприятию.

Обязанности организатора

• организация мероприятия согласно данной Инструкции;

• обеспечение технической стороны мероприятия (для онлайн - формата);

• обеспечение организационных и технических работ в конференц-зале (офлайн-формат);

• анонсирование мероприятия и привлечение слушателей;

• выполнение задач на маркетинговом портале «Битрикс24» в обозначенные сроки;

• своевременное прочтение сообщений в «Живой ленте» группы организаторов мероприятия на

маркетинговом портале «Битрикс24» и оперативная реакция на них при необходимости.

Основные положения

1. Формат мероприятия - день автоматизации. Изменение формата мероприятия не допускается.

2. Название мероприятия вы определяете самостоятельно, но оно должно быть уникальным

(например - День автоматизации "Как увеличить продажи за 4 дня"). Название только в виде обозначения

формата (день автоматизации) – не допускается.

3. Все мероприятия проходят в один день – 25 мая. Выбирать индивидуальную дату проведения

нельзя.

4. Мероприятия «День автоматизации» могут проходить только в формате офлайн. По вашему

желанию дополнительно к офлайн-мероприятию вы можете провести онлайн (в виде онлайн-

трансляции). Вы можете организовать оба формата, поощрение будет начислено за каждый формат

отдельно при соблюдении требований к минимальному количеству участников офлайн-формата. Дополнить

офлайн-мероприятие онлайн-форматом вы можете на любом этапе подготовки. Внимание! Дополнение

мероприятия онлайн-форматом НЕ обязательно!

Формат офлайн — мероприятия в один поток, которые включают ваши доклады или доклады

приглашенных вами спикеров, ваш доклад по нашей готовой презентации. Также, по вашему желанию, вы

можете включить в программу онлайн-трансляцию выступления известной персоналии или представителя

известного бренда (сообщим отдельно, кто именно будет выступать). Прямое включение приглашенного с

нашей стороны спикера будет в определенное время, единое для всех организаторов.

Формат онлайн (только дополнительно к офлайну) — это трансляция вашего мероприятия с

привлечением технических специалистов и специального оборудования.

5. В каждом городе будет определенное количество организаторов в зависимости от численности

населения. Вы привлекаете участников только из своего города и его ближайших пригородов (при

желании). Для анонсирования дополнительного онлайн-формата вы можете расширить анонсирование

на незанятые близлежащие города. Для этого вам необходимо обратиться к координатору и уточнить об

этой возможности, а также предоставить список интересующих вас городов.

6. Мероприятия клиентские, бесплатны для участников. Предназначены для любых сфер бизнеса, в

том числе могут быть организованы для какой-то одной отрасли. Мероприятия нельзя проводить в рамках

выставок или встраивать в программу другого мероприятия.

7. Время начала и продолжительность мероприятия не регламентируется, но требования к

обязательным блокам программы должны быть выполнены.

8. За вами закрепляется координатор со стороны «Битрикс24», который ведет вас по основным этапам

подготовки. Все коммуникации и согласования с координатором проходят через специальный

маркетинговый портал в задачах по подготовке.

9. В мероприятиях не принимают участие спикеры «Битрикс24».

10. Ответственность за количество участников мероприятия несете вы.

11. «Битрикс24» проверяет мероприятия с помощью наблюдателей в целях контроля качества

мероприятия и соответствия его правилам проекта и инструкции.

12. Организатором может называться только партнер «Битрикс24». Больше никакие компании не могут

позиционироваться как организаторы или соорганизаторы. Исключение – если соорганизатор тоже партнер

«Битрикс24» и его соорганизация согласована с «Битрикс24».

Этапы подготовки и согласований

1. Для всех этапов подготовки установлены четкие сроки, срок выполнения указан в задаче на

маркетинговом портале. Мероприятия координируются и анонсируются централизованно, поэтому

предоставление материалов после указанных сроков недопустимо.

2. Если вы хотите согласовать материалы вовремя, присылайте их не менее чем за 3 рабочих дня до

обозначенных сроков. Материалы внимательно рассматриваются, тестируются, отдаются обратно на

доработку. Чем раньше покажете материалы, тем больше вероятности уложиться в срок.

Проведение мероприятия

25 мая

Согласование плана анонсирования

до 25 апреля

Согласование программы

до 20 апреля

Согласование посадочной страницы (лендинга)

до 28 апреля

Напоминание зарегистрировавшимся на e-mail

Рассылка каждую неделю с

момента получения первых

регистраций

Обзвон зарегистрированных слушателей:

• Онлайн-формат - за 1 день

• Офлайн-формат - за 2 дня

24 мая

23 мая

Рассылка-напоминание за 2 дня до мероприятия:

• e-mail, обязательно

• смс, по вашему желанию

23 мая

Онлайн-формат: рассылки по эл. почте и смс-

рассылки со ссылкой на подключение

за час до мероприятия 25 мая

за 15 минут до мероприятия 25 мая

ВНИМАНИЕ. Не выполняйте задачи последовательно одну за другой, от

«дедлайна к дедлайну». Вам может не хватить времени. В работе

одновременно должно быть несколько задач с учетом времени на их

выполнение. При подготовке используйте наши ВИДЕО-УРОКИ. В них собрана

подробная информация обо всех этапах с примерами.

ФОРМАТ ОФЛАЙН. Площадка для мероприятия

1. При выборе площадки для проведения мероприятия необходимо соблюдать следующие

требования к помещению:

 площадка должна быть рассчитана на планируемое количество слушателей, оснащена всем

необходимым для проведения мероприятия оборудованием:

• проектором,

• экраном,

• двумя микрофонами,

• звукоусилителем,

• флип-чартом (если необходим вашим спикерам).

Рекомендации по выбору площадки:

• рекомендуется выбирать площадку, находящуюся в черте города, а не в пригороде, в пределах

доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта;

• рекомендуется устанавливать стол для регистрации слушателей перед входом в конференц-зал, а не

внутри него;

• рекомендуется организовывать кофе-брейк вне зала, где проходит деловая часть мероприятия.

Проведение кофе-брейка в отдельном помещении поможет избежать посторонних запахов и шумов.

2. Кофе-брейк проводится по вашему желанию.

Начислению бонусов подлежит кофе-брейк только в начале (приветственный) или в середине

мероприятия. Кофе-брейк, проведенный в конце мероприятия, не подлежит начислению бонусов.

3. Время аренды. Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа больше, чем

занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для того, чтобы подготовиться:

настроить и протестировать оборудование, оформить площадку, и час, чтобы сложить оборудование и

привести площадку в первоначальный вид.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ проводить мероприятие в подвальном

помещении, учебных классах и маленьких переговорных комнатах.

Примеры конференц-зала на офлайн-мероприятии

Примеры оформления зоны регистрации

Программа мероприятия

1. Программа мероприятия должна содержать не менее 6 обязательных блоков, указанных ниже. Вы

можете добавить кофе-брейк (не обязательно) в начале или середине мероприятия. Программу можно

дополнять другими блоками помимо указанных ниже. Количество блоков может быть больше, но не меньше

обозначенного. Порядок блоков не регламентируется.

Программа мероприятия обязательно должна содержать один доклад по нашей готовой

презентации. Готовую презентацию можно сокращать, дополнять, менять формулировки, не искажая ее

суть.

Приглашать сторонних спикеров НЕ обязательно, вы можете сами вести все мероприятие. Ваше

выступление по собственной презентации может быть в формате мастер-класса, кейса, а не только в

формате стандартного доклада.

№

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ БЛОКИ

Тайминг

Регистрация слушателей

20-30 минут

Ваше приветственное слово

5-10 минут

Ваш доклад или доклад стороннего спикера по выбранной

тематике

20-40 минут

Ваш доклад по готовой презентации о важности

автоматизации для эффективного функционирования

компании

20-40 минут

Ваш доклад или доклад стороннего спикера по выбранной

тематике

20-40 минут

Ответы на вопросы

15-20 минут

2. Требования к темам докладов и их формулировкам

 Тематика мероприятия – автоматизация и контроль рутинных бизнес-процессов, коммуникации с

клиентами, повышение эффективности и производительности сотрудников. Увеличение прибыли, экономия

ресурсов, улучшение коммуникаций и рост бизнеса за счет автоматизации процессов и рутинных задач.

 Все ваши доклады, выступления приглашенных спикеров должны иметь 2 - 3 кратких тезиса.

Рекомендуем в тезисах показывать, какие задачи/проблемы сможет решить слушатель с помощью доклада

– это самый выигрышный вариант представления программы для привлечения потенциальных участников.

Тезисы не нужны для приветственного слова, ответов на вопросы, регистрации и кофе - брейка.

Если Вы захотите пригласить сторонних спикеров, то это могут бизнес - тренеры, консультанты,

представители известных компаний в вашем городе и ваши клиенты с практическими кейсами.

3. В вашей программе должен быть четко прописан тайминг: когда начинается доклад и во сколько

заканчивается. Время в программе должно быть местным.

Пример 1

Пример 2

10:00-10:30 Название доклада

10:00 Название доклада

10:30-11:00 Название доклада

10:30 Название доклада

4. В программе должны быть обязательно указаны спикеры и компании, от которых они выступают.

ВНИМАНИЕ В программе мероприятия и на самом мероприятии не допускаются

упоминания (устно и на слайдах презентаций) и/или демонстрация конкурирующих с

продуктами «Битрикс24» продуктов других вендоров, а именно:

• корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами и

проектами;

• CRM;

• систем сквозной аналитики, колл-трекинга и онлайн-чатов;

• облачных сервисов хранения и работы с документами;

• систем для создания сайтов или конструкторов сайтов/лендингов;

• и других сервисов, схожих по функционалу с продуктами компании.

Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными

продуктами, даже в том случае, если от слушателей поступает вопрос про сторонние

компании/продукты. В любом случае их нельзя упоминать, давать прямое

сравнение или иным образом говорить о конкурентах. Правило касается как

докладчиков организатора, так и приглашенных спикеров.

Запрещается приглашать спонсоров и информационных партнеров, а также спикеров

из конкурирующих с «Битрикс24» компаний (независимо от тематики их выступления).

5. Если вы хотите добавить или убрать доклад в программе после согласования, то эти изменения

необходимо согласовать с координатором в соответствующей задаче.

6. Чтобы мероприятие получилось интересным – взаимодействуйте со слушателями. Например, вы

можете включать короткие, усиливающие эмоции, видеосюжеты по теме доклада, проводить опросы или

интерактивные викторины, игры, разминки и пр. Такой подход увеличивает вовлеченность участников.

7. Посмотрите пример программы ниже.

Пример программы не означает, что ваше мероприятие

должно быть именно таким. Вам нужно составить

собственную уникальную программу, сохранив обязательные

блоки программы (см. выше требования).

ПРИМЕР ПРОГРАММЫ МЕРОПРИЯТИЯ В ОФЛАЙН-ФОРМАТЕ

Регистрация слушателей

09:45 – 10:15

Приветственное слово

Иван Иванов, директор «Ваше название»

10:15 – 10:20

Управление продажами: как продавать больше за то же время:

- как выстроить прозрачный процесс взаимодействия с клиентом;

- ускорить рутинные задачи = обслужить больше клиентов;

- как перестать тратить время на документооборот

Иван Иванов, директор компании «Ромашка»

10:20 – 11:00

Ваш доклад по готовой презентации (Название и тезисы предоставим

отдельно)

— …

Петр Петров, заместитель директора «Ваше название»

11:00 – 11:50

Эффективное управление командой - это просто:

- как ставить задачи так, чтобы они выполнялись;

- как грамотно построить бизнес-процессы и отслеживать результат;

- работа с отчетами и личными показателями сотрудников

Ирина Корявая, бизнес – коуч БЦ «Аврора»

11:50 – 12:30

Ответы на вопросы слушателей, розыгрыш подарков от спикеров

12:30 – 13:10

Контент – главная часть вашего мероприятия. Позаботьтесь о его качестве. Отталкивайтесь от того, что

волнует вашу аудиторию. Интересная и полезная программа станет стимулом к участию в мероприятии.

Чек-лист по подготовке программы мероприятия:

1. Составьте для себя «идеальную» программу мероприятия, обозначая темы выступлений, которые по

вашему мнению волнуют целевую аудиторию, но в рамках тематики «День автоматизации». Например,

зачем нужна автоматизация бизнес-процессов, как автоматизация позволяет масштабировать бизнес,

первые шаги по автоматизации рутинных задач и т.д.

2. Руководствуясь инструкцией, добавьте обязательные блоки в «идеальную» программу,

распределите тайминг.

3. Если захотите пригласить сторонних спикеров, начните поиск докладчиков по «идеальной»

программе на обозначенные вами тематики.

Приглашайте не того, с вы кем знакомы, а того, кто компетентен в обозначенных вами темах. Принцип

«пригласим сына маминой подруги» здесь не работает. Стоит искать докладчиков под программу, а не

программу собирать под ваших знакомых.

Это могут быть известные персоны города, местные бизнес-тренеры и консультанты, представители

популярных локальных бизнесов (сети ресторанов, ТЦ, розничные сети и т.п), ваши крупные клиенты,

которые могут поделиться полезными кейсами. Смотрите прошедшие у вас в городе мероприятия, ищите

докладчиков в их программах. Посмотрите преподавателей курсов, бизнес-школ.

Контакты выбранных персоналий найдете через интернет, в соцсетях – не ограничивайтесь только

одним каналом связи. Определите приоритетных и самых известных кандидатов, пригласите их первыми.

4. По составленному списку кандидатур по очереди приглашайте сторонних докладчиков на

бесплатной основе. В приглашении обязательно указывайте тему выступления, которую ждете от них,

показывайте выгоды от участия, предложите рекламные возможности на мероприятии - логотип на

лендинге, упоминание в качестве партнера на мероприятии в СМИ, раздаточный материал и т.п

5. Запросите тему и тезисы у сторонних докладчиков, согласившихся на участие. Сообщите им

требования к формулировкам и количеству тезисов. Попросите строить формулировки от «проблем и задач»

и показывать слушателю практическую ценность выступления.

6. Оцените, кто из ваших сотрудников имеет опыт выступлений и может выгодно презентовать вашу

компанию и наши продукты. Предложите ему выступить в качестве спикера от вашей компании по нашей

готовой презентации и сделать дополнительные доклады по возможности.

7. Составьте черновик программы из сторонних и ваших докладов. Укажите тезисы выступлений,

тайминг, персоналии докладчиков.

8. Адаптируйте программу под формат подачи на согласование, обозначенный в данной инструкции.

9. Проверьте наличие в программе всех обязательных блоков, обозначенных в инструкции.

10. Приложите программу в задачу на маркетинговом портале на согласование координатору.

Посадочная страница (лендинг мероприятия)

Подготовьте посадочную страницу (лендинг) минимум за 2 недели до мероприятия. «Согласовать» —

это не значит прислать адрес лендинга. Это значит получить от нас ответ «Ваш лендинг согласован». Бывает

так, что лендинги не соответствуют нашим требованиям и требуют доработки.

Чтобы получить инфоподдержку, рекомендуем согласовать лендинг еще раньше. Так как наши посты и

рассылки выходят централизованно, раннее согласование увеличит вероятность того, что ссылка на ваш

лендинг войдет в список предстоящих партнерских мероприятий для наших каналов.

Где и на какой платформе должна быть сделана посадочная страница, чтобы получить

поощрение и инфоподдержку?

Мы не ограничиваем ваш выбор и фантазию. Но, в зависимости от того, на каком ресурсе и на какой

платформе сделан лендинг, отличается возможность поощрения и возможность получить инфоподдержку.

Лендинг

Баллы и бонусы

Инфоподдержка

Не существует

Нет

На платформе «1С-Битрикс: Управление сайтом» или

«Битрикс24.Сайты»

Да

В составе вашего официального корпоративного сайта

независимо от платформы, на которой он сделан (в

разделах «Новости», «О компании», «Мероприятия» и т.п.)

Да

На любой другой платформе для создания сайтов и

лендингов

Да

Нет

В виде поста с лид-формой в любой группе социальных

сетей, в т.ч. и объявление таргетинговой рекламы

Да

Нет

В виде анонса с формой регистрации в базах мероприятий,

агрегаторах событий, афишах и т.п.

Да

Нет

В виде «Мероприятия» в социальных сетях, анонса

на сторонних сайтах без формы регистрации и т.п.

Нет

К любому виду посадочной страницы, поддерживаемому или поощряемому нами, есть определенные

требования. Лендинги, им не соответствующие, не смогут пройти согласование.

Что сделать перед отправкой ссылки на согласование?

- внимательно ознакомьтесь с требованиями и проверьте соответствие им вашего лендинга;

- протестируйте работоспособность формы регистрации и автоматических «отбивок» о регистрации;

- вычитайте и исправьте ошибки и опечатки;

- переведите лендинг на его основной адрес, не отдавайте на согласование лендинги на тестовых

адресах

1. Есть два варианта подготовки посадочной страницы (лендинга): на основе нашего шаблона и

самостоятельно.

 Шаблон лендинга находится на Диске группы проекта на маркетинговом портале в виде архива.

Данный шаблон необходимо будет наполнить контентом вашего мероприятия на основании требований,

изложенных ниже. Для вашего удобства, на Диске группы также располагается инструкция по установке

шаблона лендинга.

 Самостоятельно в любом дизайне, но соблюдая требования к лендингам.

2. Лендинг мероприятия должен обязательно содержать:

• Ваш логотип в шапке. Лендинги, на которых размещен только логотип «Битрикс24» или «1С-Битрикс»,

не принимаются. Наш логотип может быть размещен только в блоке «Партнеры мероприятия»

• Анонс мероприятия (краткое описание мероприятия)

• Название мероприятия, его формат и дату

• Описание целевой аудитории (для кого это мероприятие) отдельным блоком или в составе общего

описания

• Программу в теле страницы (дополнительно лендинг может содержать и файл с программой для

скачивания) с указанием всех докладов с тезисами; спикеров с указанием компании, которую

представляют; тайминг

• Ваши контактные данные для вопросов потенциальных слушателей

• Форму регистрации

• Информацию только о мероприятии и только на русском языке (за исключением общепринятых

аббревиатур)

Внимание! Названия нашего продукта пишется только на русском языке и только так: «Битрикс24». Без

пробелов, тире и т.п.

3. Лендинг мероприятия НЕ должен:

• начинаться с программы мероприятия

• содержать CAPTCHA в регистрационной форме (не допускается использование)

• содержать рекламу ваших или сторонних услуг, других сервисов и продуктов в том числе и рекламу

продуктов «Битрикс24»

• содержать информацию о других предстоящих мероприятиях

• содержать фотографии мероприятий других организаторов, в том числе и фотографии циклов

мероприятий «Битрикс24» - «Формула сайта», «Формула бизнеса», «Территория продаж»

4. Требования к форме регистрации

Форма регистрации должна содержать обязательные для заполнения поля:

 Имя

 Фамилия

 Телефон

 Электронная почта

 Согласие на обработку персональных данных

 Согласие на получение рекламно-информационных материалов

1. Согласно ФЗ «О персональных данных» под формой регистрации необходимо

добавить соглашение об обработке персональных данных или информацию о

политике конфиденциальности.

2. Согласно ФЗ «О рекламе» необходимо добавить соглашение на получение

информационно-рекламных материалов

• Согласие на обработку персональных данных должно включать в себя описание, цели обработки,

перечень данных, на которые распространяется согласие, перечень разрешенных действий с

персональными данными, передача персональных данных третьим лицам, сроки обработки персональных

данных, в том числе сроки их хранения.

• В Согласии на обработку персональных данных и в Согласии на получение рекламно-

информационных материалов обязательно нужно указать ООО «1С-Битрикс» как второго оператора. Без

этого пункта в Соглашениях лендинги приниматься не будут. Текст согласий должен строго

соответствовать шаблонам на Диске. Текст согласий может открываться во всплывающем окне или на

новой странице.

• Формулировка напротив чек-бокса может быть следующей: «Даю согласие на обработку моих

персональных данных»/ «Даю согласие на получение рекламно-информационных материалов».

Формулировка может быть изменена, но суть должна остаться.

• Чек-бокс напротив согласий не должен быть нажат по умолчанию, пользователь самостоятельно

проставляет в нем галочку:

Для этого выбираются следующие настройки соглашения в CRM-форме:

5. Требования к организации обратной связи с потенциальным слушателем

• после заполнения формы слушатель должен увидеть информацию о том, что его заявка принята,

либо отклонена. Причина отклонения заявки должна быть явно указана;

• после неудавшейся попытки регистрации у слушателя должна быть явная возможность

зарегистрироваться еще раз;

• запрещается отказывать в посещении мероприятия любым зарегистрировавшимся кроме

конкурентов вашей компании и студентов/учащихся;

• слушатель должен получить на электронный адрес, указанный при регистрации, подтверждение о

регистрации сразу же после нее. Шаблон письма о подтверждении регистрации на участие расположен на

Диске группы организаторов мероприятия.

• Если у вас «ручная» обработка регистраций, либо первичное подтверждение происходит по

телефону, электронное подтверждение регистрации по установленному образцу должно быть отправлено в

любом случае.

На Диске группы организаторов есть шаблон Согласия на обработку

персональных данных и шаблон Согласия на получение рекламно-

информационных материалов. Используйте их для своих лендингов.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ

- запрашивать подтверждение регистрации у слушателя. Например,

потенциальному слушателю для подтверждения регистрации нужно

пройти по ссылке, которую вы ему высылаете после регистрации;

- создавать дублирующие посадочные страницы и собирать

регистрации в нескольких местах.

Чек-лист по подготовке лендинга мероприятия:

1. Вычитайте и исправьте грамматические ошибки, опечатки, знаки препинания.

2. Протестируйте работу формы регистрации.

3. Проверьте автоматическую отправку подтверждения о регистрации на e-mail участника.

4. Проверьте, чтобы в форме регистрации было размещено соглашение об обработке персональных

данных с обозначением того, что «Битрикс24» тоже имеет право на обработку этих данных.

5. В форме регистрации по умолчанию НЕ стоит галочка согласия на обработку персональных данных.

6. Проверьте соответствие лендинга требованиям инструкции.

Пост с лид-формой в социальных сетях (вместо лендинга)

Если вы не хотите делать лендинг и считаете наиболее удобным сбор регистраций через лид-форму с

постом в соцсетях, вы можете это сделать. Внимание! Мероприятиям без лендинга не оказывается наша

информационная поддержка.

1. Метод имеет право быть, но, в отличие от лендинга, имеет ряд недостатков:

Качество лидов ниже, чем при касании с помощью лендинга.

Конверсия в реальных участников ниже на 20-25%, чем при использовании лендинга. Поэтому при

использовании этого метода вам нужно ориентироваться на явку не 50% для офлайн-мероприятия, а на явку

в 30%, т.е. набрать нужно будет в 3 раза больше регистраций, чем ожидаемое вами количество участников.

Для дополнительного онлайн-формата ориентируйтесь на явку 15%.

Скорость обработки регистраций и отправки подтверждения и последующих напоминаний имеет

огромное значение. Отсутствие этих процессов или их своевременность может свести на нет все ваши усилия

по сбору регистраций. Заранее продумайте, как вы будете подтверждать участие, отправлять и

напоминания, и вести учет.

2. Требования к анонсу мероприятия

Анонс с лид-формой должен содержать:

 дату мероприятия

 краткое описание мероприятия (анонс) – в чем полезность, основная тематика, проблематика

 описание целевой аудитории (отдельным блоком или в составе описания мероприятия). Целевая

аудитория может быть обозначена как в виде должностей, так и в виде задач и проблем, которые волнуют

вашу ЦА. Например, «мероприятие для тех, кто хочет научиться выжимать из подчиненных максимум».

 Программу, содержащую

- названия докладов

- фамилии и имена спикеров

- компании спикеров

- время начала докладов или продолжительность.

Допустимо не обозначать спикеров около каждого доклада, а вынести в отдельный абзац текста их

перечисление.

 обозначение, что ваша компания организатор мероприятия, или ваши контактные данные

(телефон, e-mail). Не надо указывать адрес вашего офиса!

 лид-форму или форму регистрации.

Обязательные поля лид-формы:

 Фамилия

 Имя

 Электронная почта

 Телефон

Пример структуры анонса

Для ТОП-менеджеров пройдет уникальное мероприятие «…». 25 мая в 10:00 по

московскому времени эксперты соберутся, чтобы обсудить мировые тренды

электронной коммерции и новые методы привлечения покупателей. Событие

интересно тем, что будут представлены только практические кейсы и работающие

инструменты.

Посмотрите программу онлайн-мероприятия и принимайте решение об участии:

10:00-11:00 «Работающие скрипты продаж для телемаркетинга»

Юрий Иванов, компания «Надежда»

11:00-11:50 «Что поможет держать все сделки на карандаше? «Битрикс24» для

взрывных продаж»

Наталья Розанова, интернет-агентство Help

11:50-13:00 «Все об удержании клиентов и мотивационных инструментах»

Роман Остряк, независимый консультант

14:00-14:30 Общение со спикерами

Для участия нужна только предварительная регистрация и ваше желание развиваться.

Онлайн стирает границы и доступен всем.

Организатор мероприятия интернет-агентство Help готов ответить на вопросы по

телефону 465-89-78 или электронной почте fs@mail.ru

Требования к анонсированию

1. Привлечение слушателей на мероприятие вы осуществляете самостоятельно и полностью несете

ответственность за их количество. Пользуйтесь нашим Руководством по анонсированию, включайте

платные каналы и выделяйте рекламный бюджет, не надейтесь только на регистрации со стороны

«Битрикс24».

2. Анонсирование мероприятия (геотаргетинг) ведется только на город проведения мероприятия и

ближайшие пригороды (по желанию). Если вы делаете онлайн в дополнение к офлайну, то анонсировать

онлайн-мероприятие можно тоже только на ваш город и незанятые близлежащие города. Для этого вам

необходимо обратиться к координатору и уточнить об этой возможности, а также предоставить список

интересующих вас городов для расширения географии анонсирования онлайн-формата.

3. Руководство по составлению плана анонсирования и каналам вы найдете на Диске группы

организаторов. Пользуясь нашими рекомендациями, вы избежите множества ошибок.

4. План анонсирования необходимо согласовать с координатором в соответствующей задаче.

План анонсирования предоставляется на согласование в виде текста в комментарии или прикрепленным

файлом во вложении. Ссылки на сторонние ресурсы не принимаются.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ

 анонсировать на другие города, если вы делаете только офлайн формат (если вы делаете онлайн в

дополнение к офлайну, то анонсировать онлайн-мероприятие можно тоже только на ваш город и незанятые

близлежащие города по согласованию с координатором)

 анонсировать на всю РФ и другие страны;

 позиционировать мероприятие в СМИ, в т.ч. в соц. Сетях, как «мероприятие «Битрикс24»,

«мероприятие от Битрикс24» и т.п. Можно указать, что мероприятие проходит при поддержке «Битрикс24»;

 использовать в графических материалах только логотип «1С-Битрикс» или «Битрикс24» без вашего

логотипа (компании-организатора);

ВНИМАНИЕ! Можно в любых рекламных материалах указывать

«При поддержке «Битрикс24»

Для составления рекламных текстов вы можете воспользоваться материалами, расположенными

на Диске группы проекта. В них вам необходимо будет изменить данные под свою компанию и

мероприятие.

Смета

Предоставьте координатору и согласуйте предварительную смету расходов.

Требования к подаче сметы на согласование:

 Смета предоставляется в свободной форме в соответствующей задаче на маркетинговом портале в

виде текста в комментарии или прикреплённом файле во вложении. Ссылки на сторонние ресурсы не

принимаются.

 В смете должны быть указаны только те затраты, которые подлежат начислению бонусов. Что

подлежит начислению бонусов, а что нет, указано в Правилах проекта (на Диске группы).

 Затраты должны быть расписаны по каждой позиции и показан общий итог.

 Затраты по анонсированию должны быть расписаны по каждой опции.

ПРИМЕР ПОДАЧИ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ СМЕТЫ ПО ЗАТРАТАМ НА АНОНСИРОВАНИЕ

ПРАВИЛЬНО

НЕПРАВИЛЬНО

Анонс на портале «Новости.ру» - 10 000 р.

Анонсирование – 35 000 р.

Приглашение колл-центром – 25 000 р.

Итого: 35 000 р.

35 000 р.

Не закладывайте большие суммы на площадку и питание. Лучше будет вложить средства в

анонсирование мероприятия.

Работа с зарегистрированными, процент явки

1. Ежедневно контролируйте число регистраций, внимательно следите и оперативно реагируйте на

изменения.

2. Количество регистраций НЕ равно количеству участников. Участников всегда будет меньше, чем

зарегистрировавшихся.

Средний процент явки (количество слушателей от количества зарегистрированных) составляет 45-50%

для офлайн-мероприятия и 30-35% для онлайн-мероприятия.

Для расчета необходимого количества регистраций, используйте формулы:

70х2=140 (для офлайна)

70х3=210 (для онлайна)

где 70 – это планируемое количество участников, а 140 и 210 – это минимальное количество

регистраций, которое необходимо набрать для каждого из форматов, чтобы получить 70 фактических

участников.

3. Количество регистраций — это обратная связь анонсирования мероприятия. Если за 7 дней до

мероприятия очевидно, что регистраций недостаточно (из расчета: планируемое число х 2 для офлайна и

планируемое число слушателей х 3 – для онлайна), пересмотрите план анонсирования и увеличьте бюджет.

Помогает повторное задействование хорошо сработавших каналов, подключение дополнительных,

изменение текстов рекламных объявлений.

4. Требования к обязательным напоминаниям зарегистрированным

 еженедельно напоминайте зарегистрированным о мероприятии по электронной почте;

 обзвоните зарегистрированных пользователей до мероприятия. Если зарегистрированных более

100, начните обзвон за 2 дня до мероприятия. Завершите обзвон за 1 день до мероприятия.

 За 2 или 1 день до мероприятия сделайте email-рассылку, за 1 день - смс-рассылку с напоминанием.

 в день ОНЛАЙН-мероприятия за час и за 15 минут до начала мероприятия отправьте напоминание

по email со ссылкой на подключение.

 по вашему желанию в день ОНЛАЙН-мероприятия за час и 10 минут отправьте напоминание по SMS

со ссылкой на подключение.

Все напоминания и уведомления отправляете только вы. Если в настройках технологической

платформы предусмотрена отправка уведомлений участникам о подтверждении регистрации или email-

напоминаний со ссылкой на подключение, их необходимо отключить. Участники могут запутаться, получив

ссылки на подключение к трансляции из разных источников. Кроме того, технологические платформы

нередко дают сбой при отправке уведомлений, что отразится на явке в случае неотправки письма со ссылкой

на подключение.

Эти меры положительно отразятся на явке на мероприятие.

ВНИМАНИЕ. Смс-рассылки с напоминанием о мероприятии могут быть

дополнительным инструментом для удержания регистраций, но НЕ заменяющим e-

mail рассылку.

5. Если не напоминать зарегистрированным о мероприятии, то это приведет к низкой явке и впустую

потраченным деньгам. ! Если вы во время анонсирования и удержания регистраций будете пренебрегать

напоминаниями, на мероприятие получите низкую явку в 10-15% от регистраций и разочарование .

ЗАПРЕЩАЕТСЯ отказывать в участии в мероприятии любым зарегистрировавшимся

кроме конкурентов вашей компании, студентов/ учащихся.

Организация офлайн-мероприятия

ЭТАП 1. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ

1. Составьте сценарный план проведения мероприятия с четким таймингом. Ознакомьте с ним

сотрудников, задействованных в подготовке, а также приглашенных спикеров.

2. Распределите роли для сотрудников. Вам будут необходимы:

• ведущий мероприятия. В его обязанности будет входить: приветственное слово, контроль времени

выступлений. Ведущий может заготовить шутки, забавные истории и использовать во время

непредвиденных технических заминок, или перехода от одного доклада к другому. В первой ситуации юмор

поможет сгладить негатив, во второй – взбодрить слушателя среди повествования.

• сотрудник, отвечающий за организационные моменты: следование сценарному плану, контроль

готовности докладчиков, координация всех задействованных в подготовке сотрудников, связь с

подрядчиком по организации трансляции и ведущим (в случае задержки спикера) и т.п.

• сотрудник, технический специалист, который организовывает выведение презентаций спикеров на

экран, переключает слайды, если необходимо, запускает онлайн-трансляцию.

• сотрудник, отвечающий за оформление площадки, за процедуру регистрации слушателей и

готовности кофе-брейка.

• сотрудник, регистрирующий посетителей мероприятия на протяжении всей программы.

3. По возможности проведите техническую репетицию в помещении, где планируется мероприятие,

протестируйте оборудование с подключением выбранного канала Интернет. Обратите внимание на качество

звука, картинку и освещение.

4. Продумайте свой внешний вид. Он должен соответствовать статусу мероприятия и ожиданиям

аудитории.

5. Подготовьте ваш доклад. Составьте план речи, чтобы не потерять нить повествования. Уделите

особое внимание оформлению презентаций. На одном слайде не должно быть много информации.

Отражать нужно только то, что поможет дополнить устный текст: заголовки, скриншоты, статистика, графики,

картинки для привлечения внимания. Шрифт по размеру и цвету должен быть читаемым с дальних рядов.

6. Обговорите все детали с приглашенными спикерами: внешний вид, выступление, презентации

(формат, сроки подготовки). Презентации от приглашенных спикеров должны быть у вас заранее (минимум

за 3 дня до мероприятия), чтобы вы смогли их промодерировать, попросить внести спикера изменения при

необходимости, проверить их работу на площадке.

7. До мероприятия, по возможности, проведите генеральную репетицию, установите и проверьте все

необходимое оборудование. Пригласите спикеров познакомиться с местом проведения мероприятия,

чтобы они смогли понять и увидеть все процессы.

8. Подготовьте графическую заглушку (слайд), которую будут видеть участники в момент сбора гостей

и кофе-брейка. Можно выставить слайд с приветствием.

9. К вашим докладам и докладам приглашенных спикеров подготовьте заранее по 2-3 вопроса. Если не

будет вопросов от участников, вы сможете задать свои.

10. Продумайте внутреннюю коммуникацию между сотрудниками на площадке. Это может быть,

например, общий чат в мессенджере «Битрикс24».

11. По своему желанию, напечатайте бейджи для организаторов, спикеров и участников мероприятия.

ЭТАП 2. РАБОТА В ДЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ

Все оформительские и подготовительные работы должны быть завершены до прихода

первых слушателей мероприятия. Все задействованные в подготовке и проведении

сотрудники должны прибыть на место не позднее, чем за 1 час до начала регистрации

слушателей.

1. Проверьте оборудование

Возьмите у арендодателя контакты технического специалиста, который отвечает за работоспособность

и настройку оборудования в конференц-зале. За 1-2 часа до начала мероприятия с его помощью или

самостоятельно проверьте работоспособность проектора, микрофонов и звукоусилителей, проверьте

батарейки в пультах, кликерах и т.п. Особое внимание уделите проверке работоспособности интернета.

2. Расставьте таблички-указатели по пути к конференц-залу

Чтобы слушатели легко могли найти зал, поставьте несколько табличек-указателей на всём

протяжении пути от входной двери до дверей зала. Сделать это необходимо до прихода первых слушателей.

Альтернативой табличкам могут быть ваши сотрудники. Они могут указывать слушателям дорогу.

3. Регистрация слушателей

Установите стол для регистрации на видном месте перед входом в зал. На столе обязательна табличка

с надписью «Регистрация».

За столом должны находиться менеджеры, регистрирующие слушателей (на каждые 50 участников –

минимум один человек). Они отмечают в заранее подготовленном списке (не на листочке) пришедших на

мероприятие слушателей, а также выдают раздатку, если она есть.

Менеджеры должны находиться за столом регистрации до конца мероприятия и встречать тех, кто

решил подойти на мероприятие попозже.

ВНИМАНИЕ! Необходимо регистрировать всех участников в течение мероприятия. Вы имеете право

отказать в посещении мероприятия слушателям, не желающим оставлять полные данные, необходимые для

регистрации.

4. Контроль готовности питания

Предоставьте ответственному сотруднику контакты кейтеринговой службы (или менеджера ресторана),

которая будет обслуживать мероприятие.

За 30 минут до кофе-брейка необходимо подойти в холл (или в другой зал, где планируется накрыть

кофе-брейк) и проконтролировать ход работы по подготовке питания.

Если кофе-брейк задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего, чтобы оперативно

изменить программу мероприятия во избежание недовольства слушателей.

5. Контроль соблюдения регламента мероприятия

Определите сотрудника, который будет исполнять роль ведущего мероприятия и следить за

соблюдением регламента. Ведущему необходимо:

• сделать приветственное слово в начале мероприятия, представить участников;

• контролировать время выступлений докладчиков. Если докладчик выбивается из регламента,

необходимо мягко проинформировать его об этом. Сделайте таблички и показывайте их докладчику в

определенное время: 10 мин (за 15 минут до завершения доклада), 5 мин (за 10 минут до завершения

доклада), Стоп (за 5 минут до завершения доклада). Оставшиеся 5 минут времени используйте на вопросы

из зала.

• после каждого выступления попросить зал задавать вопросы докладчикам. Для вопросов из зала

необходим второй микрофон и сотрудник, который этот микрофон будет подносить слушателю;

6. Контроль готовности докладчиков

Передайте какому-либо сотруднику контакты всех докладчиков. В случае если докладчик не явился в

зал за 40 минут до начала своего выступления, необходимо позвонить ему и узнать причину задержки.

Если докладчик задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего мероприятия, чтобы

оперативно внести изменения в программу.

7. Фотографии мероприятия

Сделайте по несколько снимков каждого из этапов мероприятия. Сфотографируйте процесс

регистрации, оформление зоны регистрации и зала, заполненный слушателями зал, кофе-брейк. Эти

фотографии понадобятся для отчетности после мероприятия.

Формат ОНЛАЙН (необязательно, только дополнительно к офлайну и компенсируется

в том случае, если выполнен минимум по набору офлайна)

Выбор подрядчика и вебинарной платформы

1. Дополнительная трансляция мероприятия в онлайн-формате проводятся с помощью технического

подрядчика, который может обеспечить качественную трансляцию мероприятия и взять на себя все

технические вопросы.

2. Найдите в своем городе подрядчиков, занимающихся организацией онлайн-трансляций

мероприятий. Информацию о них вы можете найти в сети. Со своей стороны мы не даем рекомендации по

выбору подрядчика и технологической платформы для проведения трансляции.

3. В качестве подрядчика может выступать как частное лицо (специалист с набором необходимого

оборудования), так и компания, которая предоставляет услуги «под ключ».

4. Обсудите с выбранным подрядчиком технические параметры трансляции, покажите

предварительную программу, площадку (если она выбрана), выберите оптимальное для вас решение по

цене и качеству.

Параметры технологической платформы:

• обязательно наличие статистики. После мероприятия должна быть возможность выгрузить с

платформы статистику по количеству уникальных участников. Не по количеству просмотров, а именно по

количеству уникальных участников.

Возможность получения такой статистики необходимо проверить заранее, уточнить способ ее

получения у поддержки платформы. Без статистики по уникальным участникам мы не сможем начислить

вам поощрение.

• функционал чата: модерация сообщений, блокировка участников, удаление ненужных сообщений,

комментирование выступлений;

• оперативная связь со стороны технической поддержки платформы.

Выбор платформы за вами. Со своей стороны в качестве рекомендации мы предоставляем

необходимый минимум и освещаем моменты, на которые вам нужно обратить внимание.

Если у вас в программе мероприятия будет прямое включение нашей известной персоналии или

представителя известного бренда, вам будет предоставлена ссылка на подключение к прямому эфиру. Вы

просто переходите по ссылке и расшариваете свой экран для онлайн-аудитории, выводите трансляцию на

полный экран.

Для воспроизведения трансляции на выбранной вами платформе оборудование на площадке должно

отвечать следующим требованиям:

• поддержка HTML5 видео (в современных браузерах). Для устаревших браузеров, не

поддерживающих HTML5, необходим компонент для веб-браузера — Adobe Flash Player последней версии;

 желательна последняя версия браузера: Internet Explorer ≥ 9, Chrome ≥ 35, Firefox ≥ 29, Opera ≥ 21,

Safari ≥7.

5. Технологическую платформу трансляции, список необходимого оборудования и персонала для

организации трансляции мероприятия вы утверждаете непосредственно с подрядчиком. Со своей

стороны в качестве рекомендации мы предоставляем необходимый минимум и освещаем моменты, на

которые вам нужно обратить внимание. Минимальный список оборудования для трансляции (может

меняться на усмотрение технического специалиста):

Минимальный список оборудования для трансляции (может меняться на усмотрение технического

специалиста):

• устойчивый канал-интернет, выделенный под вас, с пропускной способностью не менее 12

Мбит/сек. Не подключайтесь к интернет-соединению, которым пользуются все остальные, даже если оно

очень быстрое. Лучший вариант - использовать портативный маршрутизатор Wi-Fi, который не будет терять

пропускную способность в середине вашего потока или проводное подключение;

• ноутбук, тип процессора Intel i5, дискретная видеокарта не менее 3 Гб;

• веб - камера с хорошим разрешением;

• источники света с рассеивателями (в случае плохого освещения в помещении).

Технологические платформы

В качестве рекомендации мы предлагаем использовать следующие технологические платформы,

которые были протестированы нами на наших мероприятиях:

• pruffme.com

• mywebinar.com

• webinar.ru

• youtube.ru

Вы вместе с подрядчиком можете выбрать одну из представленных или сделать выбор в пользу другого

сервиса.

Важные моменты:

• Съемка проводится в горизонтальном формате (все плееры на сайтах и в соцсетях - горизонтально

ориентированы) с использованием штатива, не «с рук»

• Важно выбрать правильную точку съемки: транслируемый объект должен занимать весь кадр, но не

зарезаться, чтобы зритель мог увидеть и рассмотреть, что именно транслируется и происходит.

6. По возможности проведите техническую репетицию в помещении, где планируете проведение

мероприятия.

• Проверьте оборудование, скорость и стабильность интернет-канала, звуковое оборудование и свет.

• Проверьте работу платформы и возможность одновременной трансляции презентации и спикера.

Какие форматы презентаций можно использовать на платформе.

7. После обсуждения всех моментов с подрядчиком, составьте для него техническое задание и

сценарий с четкой раскадровкой по времени.

ВАЖНО! Координатор «Битрикс24» не консультирует по техническим вопросам, выборе и настройке

технологической платформы.

Организация онлайн-мероприятия (дополнительно к офлайну)

ЭТАП 1. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ

1. Составьте сценарный план проведения мероприятия с четким таймингом. Ознакомьте с ним

сотрудников, задействованных в подготовке.

2. Для проведения онлайн-трансляции помимо технических специалистов от подрядчика, вам

потребуется «модератор чата вебинарной платформ».

Это должен быть квалифицированный сотрудник, который разбирается в «Битрикс24», сможет отвечать

на вопросы по продукту, выбрать наиболее интересные вопросы для спикеров, оперативно реагировать на

запросы участников и возможные технические сбои, а также передавать информацию техническому

специалисту.

3. Обязательно обсудите с выбранным техническим подрядчиком сценарный план и проведите

техническую репетицию в помещении, где планируется мероприятие, протестируйте оборудование с

подключением выбранного канала Интернет. Обратите внимание на качество звука, картинку и освещение.

Задайте все возможные вопросы касательно технической части организации трансляции.

4. За день (или раньше) до мероприятия, по возможности проведите генеральную репетицию,

установите все необходимое оборудование, загрузите на платформу все презентации спикеров для

демонстрации.

5. Подготовьте графическую заглушку (слайд), которую будут видеть участники в момент подключения

и сбора гостей. Можно выставить слайд с приветствием.

6. Подготовьте никнеймы всем сотрудникам, которые будут подключаться к технологической

платформе с указанием имени и роли. Например, Мария, модератор.

ЭТАП 2. РАБОТА В ДЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ

1. Проверьте оборудование

В день мероприятия заранее подключитесь и убедитесь в технической готовности платформы к

трансляции мероприятия. Проверьте настройку микрофонов, камеры, работоспособность платформы в

целом. Установите приветственный слайд-заставку, чтобы при входе участника раньше прямого эфира его

встречала красивая картинка.

Когда участники начнут подключаться, убедитесь, что ваше видео и звук отключены. Вы включаете их

только в момент официального старта мероприятия – начиная с приветственного слова. При этом вы

можете быть на связи с участниками в чате до того момента, как начнется программа – поприветствуйте,

поинтересуйтесь, как их настроение и т.п.

2. Работа с чатом

Для онлайн-участников чат — основной способ высказать свое мнение, задать вопрос или

прокомментировать выступление ведущего. Несмотря на удобство и эффективность чата как инструмента

обратной связи, его использование — это всегда небольшой риск.

Участники могут написать в чат что-нибудь неприятное. Для этого и нужен модератор. При работе с

провокационными комментариями или упоминаниями конкурирующих продуктов, модератору необходимо

выносить предупреждение провинившемуся участнику личным сообщением. При повторении ситуации – вы

можете заблокировать провинившемуся участнику доступ к трансляции.

Также рассмотрите возможность выключить чат на время выступления спикера, чтобы все участники

смогли сосредоточиться на выступлении. Проинформируйте участников об этом заранее в чате. Сообщите,

что они могут написать свои вопросы лично модератору, наиболее интересные будут заданы спикеру после

выступления.

Еще один эффективный способ вовлечения аудитории — это задать участникам вопрос и попросить дать

ответы в чат. Обратите внимание: ваши вопросы должны подразумевать короткие, односложные ответы.

Например — попросите участников поставить плюсик в ответ.

Также будьте готовы к тому, что не все участники будут отвечать в чате на ваши вопросы или задавать

встречные. Это нормально. Именно для этого на этапе подготовки вам было рекомендовано самостоятельно

подготовить вопросы спикерам. Попросите одного из сотрудников во время мероприятия подключиться в

качестве участника и писать подготовленные вопросы в случае их отсутствия от реальных участников

мероприятия. Это может спровоцировать волну вопросов и комментариев со стороны аудитории.

Отчетность. Офлайн

После проведения мероприятия в течение одного рабочего дня отправьте координатору данные о

фактическом количестве участников мероприятия.

В течение трех рабочих дней заполните и отправьте отчет.

Отчёт должен содержать:

 количественные данные по регистрациям и посещаемости офлайн-формата, исключая ваших

сотрудников, спикеров и персонал;

 список регистраций на мероприятие в формате Excel, содержащий данные и отметку о фактическом

присутствии участника:

- имя,

- фамилия,

- контактный телефон,

- контактный email-адрес

- присутствие на мероприятии;

 фактическая смета мероприятия, которая отражает только компенсируемые бонусами затраты.

Список компенсируемых затрат вы можете найти в Правилах проекта (на Диске группы);

 скриншоты анонсирования мероприятия (публикаций, постов, рассылок и т.п), которое подлежит

начислению бонусов, включая скриншоты из рекламных кабинетов соцсетей, которые подтверждают

понесенные затраты на анонсирование;

 сканы бухгалтерских документов, подтверждающие ваши затраты на мероприятие. Смотрите

таблицу в Правилах, где указаны необходимые платежные документы по каждому виду затрат. Другие

виды документов, которые не указаны в таблице, приниматься не будут.

 фотографии мероприятия: заполненного участниками зала в момент его максимального

наполнения, процесса регистрации участников, кофе-брейка, оформления площадки. В случае, если ваш

отчет не будет содержать обзорных фотографий зала (чтобы на фото было видно максимальное

количество участников), фото кофе-брейка, мы не сможем начислить за них компенсацию. Вам

необходимо заранее определить, кто из ваших сотрудников сделает фото во избежание недоразумений

при сдаче отчетности.

Вы можете прикреплять несколько файлов в отчетную форму (не нужно объединять их в архивы или

помещать в один файл):

Прикрепление нескольких файлов в форму отчетности

Просим вас обратить внимание на компенсируемые затраты и необходимые документы, а также

другие материалы (скриншоты, фото и пр.), которые предстоит приложить к отчетности.

 Назначение платежа в платежном поручении должно быть указано явно.

Правильно

Неправильно

Аренда зала «Название» в гостинице

«Название» Дата

Услуги коворкинга

Услуги колл - центра для анонсирования

мероприятия/для обзвона

зарегистрированных участников с целью

напоминания о мероприятии «Название»,

Услуги колл - центра по тарифу

«Телефонистка» / Оплата за услуги связи

Размещение статьи/анонса или Реклама на

портале Название/адрес портала

Оплата по счету №486 от 20.10.2022г.

Услуги кейтеринга или Услуги организации

кофе-брейка для мероприятия «Название»,

дата

Оплата питания

Аренда презентационного оборудования

или Покупка/аренда «название

оборудования»

Оплата по счету №457 от 09.10.2022г.

Оплата за услуги Sms-рассылки

Оплата по тарифу «Стандарт»

Аренда выделенного канала Интернет

Оплата по счету №458 от 09.10.2022г.

Если назначение платежа не будет явным, будут необходимы дополнительные подтверждающие

затраты документы, где будет расшифровка назначения платежа (счета, договоры, акты).

 Для подтверждения затрат на анонсирование помимо бухгалтерских документов должны быть

предоставлены скриншоты, фото, записи и т.п. самих рекламных объявлений.

Если за какие-то затраты вы не можете предоставить необходимые документы, мы вынуждены

будем отказать вам в компенсации данных затрат.

Также обратите внимание на те компенсируемые затраты, где прописан максимальный порог

компенсации, напр., 15000, 5000 и пр. Затраты сверх этих порогов не компенсируются и остаются на вас.

ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧИТЕ, ЗА КАКИЕ ЗАТРАТЫ КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМЫ

в ПРАВИЛАХ.

Отчетность. Онлайн (дополнительно к офлайну)

После проведения мероприятия в течение одного рабочего дня отправьте координатору данные о

фактическом количестве участников онлайн-мероприятия.

Для заполнения формы отчетности вам понадобятся:

1. Скриншоты с технологической платформы, содержащие количественные данные по регистрациям и

уникальным участникам, исключая из числа уникальных зрителей ваших сотрудников, спикеров и

технический персонал;

Обратите внимание, как выглядят примеры скриншотов статистики из разных платформ

2. Список регистраций на мероприятие в формате Excel, содержащий данные:

 имя,

 фамилия,

 контактный телефон,

 контактный email-адрес.

3. Фактическая смета мероприятия, которая отражает только компенсируемые бонусами затраты.

Список компенсируемых затрат вы можете найти в Правилах проекта (на Диске группы);

4. Скриншоты анонсирования мероприятия (публикаций, постов, рассылок и т.п), которое подлежит

начислению бонусов, включая скриншоты из рекламных кабинетов соцсетей, которые подтверждают

понесенные затраты на анонсирование;

5. Сканы бухгалтерских документов, подтверждающие ваши затраты на мероприятие. Смотрите

Правила, где обозначены необходимые платежные документы для каждого вида затрат.

Вы можете прикреплять несколько файлов в отчетную форму (не нужно объединять их в архивы или

помещать в один файл):

Прикрепление нескольких файлов в форму отчетности

Просим вас обратить внимание на компенсируемые затраты и необходимые документы, а также

другие материалы (скриншоты, фото и пр.), которые предстоит приложить к отчетности.

 Назначение платежа в платежном поручении должно быть указано явно.

Правильно:

Неправильно:

Услуги колл-центра для анонсирования

мероприятия «Ваше название», дата

17-19.10.2022г.

Покупка тарифа «Телефонистка»

Реклама на портале Novosti.ru, статья в

блоке «Бизнес-новости»

Оплата по счету №486 от

20.10.2022г.

Если назначение платежа не будет явным, будут необходимы дополнительные подтверждающие

затраты документы, где будет расшифровка назначения платежа (счета, договоры, акты).

 Для подтверждения затрат на анонсирование помимо бухгалтерских документов должны быть

предоставлены скриншоты, фото, записи и т.п. самих рекламных объявлений.

Если за какие-то затраты вы не можете предоставить необходимые документы, обозначенные в

Правилах, мы вынуждены будем отказать вам в компенсации данных затрат.

Также обратите внимание на те компенсируемые затраты, где прописан максимальный порог

компенсации, напр., 15000, 5000 и пр. Затраты сверх этих порогов не компенсируются и остаются на вас.

ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧИТЕ, ЗА КАКИЕ ЗАТРАТЫ КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМЫ

в ПРАВИЛАХ.

Работа после мероприятия

В течение 3-х дней после мероприятия разошлите всем зарегистрированным приглашение скачать

презентации, напомните о себе. Предложите в письме скидки на свои услуги, и другие бонусы. Дайте повод

обратиться к вам и слушателям и тем, кто не смог участвовать в мероприятии.

Занесите лиды в свою CRM. Назначьте ответственных менеджеров за обработку контактов и назначение

встреч с «горячими» потенциальными клиентами. Не ждите, пока о вас вспомнят и обратятся, проявите

инициативу самостоятельно.

Оцените полезность проведенного мероприятия для своей компании. Проанализируйте

положительные и отрицательные моменты своей организационной работы. По отзывам слушателей

оцените удачные и неудачные доклады. Соотнесите затраты и полученный эффект.

Рекомендуем спустя 2-4 недели провести еще одно мероприятие для более узкой аудитории, которая

больше всего заинтересовалась продуктом. Перед мероприятием будет не лишним набрать пул вопросов от

лояльных слушателей. Эти вопросы станут основой мероприятия по «Битрикс24».

Запланируйте на будущее проведение мероприятий по продуктам «Битрикс24» в рамках наших ивент-

программ.

Успешного мероприятия :)