1 
 
Инструкция по организации конференции «Бизнес24» 
 
Оглавление 
Правила использования материалов конференции «Бизнес24» .............................................. 2 
Обязанности организатора .............................................................................................................. 3 
Основные положения ...................................................................................................................... 3 
Этапы подготовки и согласований ................................................................................................. 4 
ФОРМАТ ОФЛАЙН. Площадка для конференции ........................................................................ 5 
Программа конференции ................................................................................................................ 7 
Посадочная страница (лендинг конференции) .......................................................................... 12 
Пост с лид-формой в социальных сетях (вместо лендинга) ..................................................... 16 
Требования к анонсированию ...................................................................................................... 18 
Пресс-волл ....................................................................................................................................... 19 
Смета ................................................................................................................................................ 20 
Работа с зарегистрированными, процент явки .......................................................................... 21 
Организация офлайн-конференции ............................................................................................ 23 
Формат ОНЛАЙН (необязательно, только как дополнение к офлайну) ................................. 27 
Выбор подрядчика и вебинарной платформы .......................................................................... 27 
Организация онлайн-конференции (дополнительно к офлайну) ........................................... 30 
Отчетность. Офлайн и онлайн ....................................................................................................... 32 
Работа после конференции ........................................................................................................... 35

Правила использования материалов конференции «Бизнес24»

ВНИМАНИЕ

Все предоставленные инструкции, рекомендации, любые обучающие, текстовые,

графические, рекламные материалы*, предоставляемые для подготовки конференции, а

также содержание внутренней переписки с сотрудниками «Битрикс24», не подлежат

передаче третьим лицам, распространению, цитированию или обсуждению на любых

сторонних ресурсах, а также использованию для других проводимых вами

мероприятий.

При подготовке и анонсировании мероприятий в рамках данного проекта запрещается

использовать любые материалы (в том числе и фотографии), относящиеся к циклам

мероприятий «Территория продаж», «Формула бизнеса», «Формула сайта».

*Под материалами понимается:

- тексты всех анонсов, рассылок, публикаций в соц. сетях;

- баннеры и иллюстрации;

- макеты пресс-волла, бейджей, напольного и настольного баннеров;

- элементы фирменного стиля и названия;

- все документы по проекту: Правила, Положение и Инструкция;

- любые другие материалы, которые предоставляются вам в рамках подготовки к

мероприятию.

Обязанности организатора

• организация мероприятия согласно требованиям данной Инструкции;

• обеспечение организационных и технических работ в конференц-зале;

• анонсирование мероприятия и привлечение слушателей в своем городе;

• выполнение задач на маркетинговом портале в обозначенные сроки;

• своевременное прочтение сообщений в «Живой ленте» группы организаторов конференций.

Основные положения

1. Формат мероприятия — конференция, название — «Бизнес24». Менять формат или название

нельзя.

2. Все конференции проходят в один день – 20 апреля. Выбирать индивидуальную дату проведения

нельзя.

3. Конференции «Бизнес24» могут проходить только в формате офлайн. По вашему желанию

дополнительно к офлайн-конференции вы можете провести онлайн (в виде онлайн-трансляции). Вы

можете организовать оба формата, поощрение будет начислено за каждый формат отдельно при

соблюдении требований к минимальному количеству участников каждого формата. Дополнить офлайн-

конференцию онлайном вы можете на любом этапе подготовки. Внимание! Дополнение

конференции онлайн-форматом НЕ обязательно!

Формат офлайн — конференции проходят в один поток и включают в себя ваши доклады и доклады

приглашенных спикеров, а также онлайн-доклад спикера «Битрикс24» (прямое включение или запись

выступления).

Формат онлайн (только в виде дополнения к офлайну) — это трансляциявашего мероприятияс

привлечением технических специалистов и специального оборудования.

4. На каждый город предусмотрен только 1 организатор.

5. Вы привлекаете участников только из своего города и его ближайших пригородов.

Онлайн-формат вы так же анонсируете только на свой город. Но вы можете расширить

анонсирование онлайн-формата на незанятые другими организаторами близлежащие города. Для

этого вам необходимо предоставить список интересующих вас городов и уточнить у координатора

возможно ли расширить анонсирование на эти города.

6. Конференции «Бизнес24» предназначены для ваших потенциальных клиентов и бесплатны

дляучастников.Подходят для любых сфер бизнеса, не предназначены для какой-то одной отрасли.

Конференции нельзя проводить в рамках выставок или встраивать в программу другого мероприятия.

7. Время начала и продолжительность конференции «Бизнес24» не регламентируется, но требования

к обязательным блокам программыдолжны быть выполнены.

8. В программе мероприятия есть прямое онлайн-включение спикера «Битрикс24», которое вы

транслируете для своей аудитории. Начало включения едино для всех организаторов. Если время

трансляции вас не устраивает, вы можете заменить её записью доклада спикера «Битрикс24» и не

привязывать тайминг конференции к прямому включению.

9. За вами закрепляется координатор со стороны «Битрикс24», который ведет вас по основным

этапам подготовки. Все коммуникации и согласования с координатором проходят через специальный

маркетинговый портал в задачах по подготовке конференции.

10. Ответственность за количество участников конференции в своем городе несете вы.

11. «Битрикс24» проверяет конференции с помощью наблюдателей в целях контроля качества

мероприятия и соответствия его правилам проекта и инструкции.

12. Организатором может называться только партнер «Битрикс24». Больше никакие компании не

могут позиционироваться как организаторы или соорганизаторы. Исключение – если соорганизатор

тоже партнер «Битрикс24» и его соорганизация согласована с «Битрикс24».

13. При подготовке конференции используйте наши ВИДЕО-УРОКИ>>. В них собрана подробная

информация обо всех этапах подготовки мероприятий.

Этапы подготовки и согласований

1. Для всех этапов подготовки установлены четкие сроки, дата выполнения указана в задаче на

портале. Мероприятия координируются и анонсируются централизованно, поэтому предоставление

материалов после указанных сроков недопустимо.

2. Если вы хотите согласовать материалы вовремя, присылайте их не менее чем за 3 рабочих дня до

обозначенных в задачах дат. Материалы внимательно рассматриваются, тестируются, отдаются

обратно на доработку. Чем раньше покажете материалы, тем больше вероятности уложиться в срок.

ВНИМАНИЕ. Не выполняйте задачи последовательно одну за другой, от

«дедлайна к дедлайну». Вам может не хватить времени.

В работе одновременно должно быть несколько задач с учетом времени на их

выполнение.

ФОРМАТ ОФЛАЙН. Площадка для конференции

1. Требования к помещению, где будет проходить конференция:

1.1. площадка должна быть рассчитана на планируемое количество слушателей, иметь тип рассадки

«Театр» или «Подкова».

Рассадка типа «Класс» и «Круглый стол» исключаются

1.2. зал должен быть оснащен всем необходимым для проведения мероприятия оборудованием:

• проектором,

• экраном,

• двумя микрофонами,

• звукоусилителем,

• флип-чартом (если необходим вашим спикерам).

1.3. обязательно иметь выделенный канал интернета или выделенный wi-fi для вашего

мероприятия со скоростью не менее 10 мБит\сек (для трансляции выступления спикера

«Битрикс24»).

Рекомендации по выбору площадки:

 рекомендуется выбирать площадку, находящуюся в черте города, а не в пригороде; в пределах

доступности транспортных путей и остановок общественного транспорта;

 рекомендуется устанавливать стол для регистрации слушателей перед входом в конференц-зал,

а не внутри него;

 рекомендуется организовывать кофе-брейк вне зала, где проходит деловая

часть мероприятия. Проведение кофе-брейка в отдельном помещении поможет избежать

посторонних запахов и шумов;

 рекомендуем сильно не рассчитывать на муниципальные площадки типа «Мой бизнес», ТПП и пр.

2. Для прямой трансляции доклада нашего спикера рекомендуем вам канал интернета со

скоростью не менее 10 мбит/с.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ проводить конференцию в подвальном помещении,

учебных классах и маленьких переговорных комнатах.

Чтобы показать участникам выступление нашего спикера, вам необходимо будет перейти по

ссылке, которую мы предоставим заранее, «расшарить» свой экран для аудитории и вывести

трансляцию на полный экран.

Обязательно протестируйте на площадке компьютер/ноутбук, с которого будете показывать прямую

трансляцию зрителям в зале.

3.Кофе-брейк обязателен и должен состоять из легких закусок, либо из сладостей с чаем и кофе.

Подача напитков без съестного не допускается.

Начислению бонусов подлежит кофе-брейк только в середине мероприятия. Кофе-брейк,

проведенный в начале или в конце мероприятия, не подлежит начислению бонусов.

Кофе-брейк проводится только по согласованию с площадкой и с соблюдением всех санитарных

норм. Накрывать стол «своими руками» запрещается. Кофе-брейк необходимо организовывать только

при помощи кейтеринговых служб либо силами площадки (если площадка предоставляет услуги по

организации питания).

4. Время аренды. Суммарное время аренды помещения должно быть минимум на 2 часа больше,

чем занимает полная программа мероприятия. Вам понадобится минимум час для того, чтобы

подготовиться: настроить и протестировать оборудование, оформить площадку, и час, чтобы сложить

оборудование и привести площадку в первоначальный вид.

Примеры конференц-зала на офлайн-конференции

Примеры оформления зоны регистрации

Программа конференции

Для офлайн-мероприятия в программе обязательны такие блоки (см. таблицу). Программу можно

дополнять другими блоками помимо указанных ниже. Количество блоков может быть больше, но не

меньше обозначенного.

№

Название блока

Тайминг

Регистрация слушателей

20-30 минут

Ваше приветственное слово

5-10 минут

Доклад стороннего спикера

20-40 минут

Онлайн-включение спикера «Битрикс24» или запись его

доклада

50 минут (доклад 40 мин,

ответы на вопросы 10 мин)

Кофе-брейк

20-30 минут

Ваш мастер-класс по «Битрикс24», или кейс внедрения

продукта, или доклад по отдельному функционалу

«Битрикс24»

20-40 минут

Доклад стороннего спикера

20-40 минут

Ответы на вопросы слушателей

15-20 минут

1. Требования к порядку обязательных блоков/докладов:

• Блок онлайн-включения (или запись доклада) спикера «Битрикс24» должен быть только в первой

части конференции, но не должен быть первым в программе. Исключения могут быть сделаны для

городов, где разница во времени с Москвой составляет +4 часа и более.

• Перед онлайн-включением (или записью доклада) спикера «Битрикс24» должен идти

доклад стороннего спикера или ваш доклад, но не про «Битрикс24».

2. Требования к количеству докладов:

• количество приглашенных спикеров регламентируется. Минимум – 2 приглашенных

спикера, максимум 4;

Ваших выступлений может быть несколько. Минимум — одно: мастер-класс по «Битрикс24», или

кейс внедрения продукта, или доклад по отдельному функционалу «Битрикс24».

3. Требования к темам докладов и их формулировкам

Все доклады должны быть посвящены современным реалиям бизнеса – как выживать и развиваться

в текущих условиях; какие изменения произошли на рынке и как с ними можно работать; успешные

примеры диверсификации рынка и т.д. Тематика конференции – только современные реалии.

Поищите среди своих клиентов кейсы по изменению стратегии бизнеса, которая привела к росту

продаж и прибыли, примеры успешного опыта по диверсификации рынка и т.д.

В качестве спикеров вы можете пригласить бизнес-тренеров, консультантов, представителей

известных компаний в вашем городе и ваших клиентов с практическими кейсами.

Онлайн-включение спикера «Битрикс24» будет проходить с 11:00 до 11:50 по МСК.

Если время изменится, об этом вам сообщит координатор. В этом случае нужно

будет внести правки в программу.

Обратите внимание! Доклады сторонних спикеров не должны быть посвящены «Битрикс24» (ни его

функционалу, ни обзору продукта в целом).

• Мастер-класс или кейс от вас должен быть посвящен только «Битрикс24». В формулировке

мастер-класса должен быть четко обозначен функционал, который будет

настраиваться/показываться. Формулировки лучше строить с позиции выгод или решения

задач/проблем слушателей

• Если в программе конференции от вашей компании помимо кейса/мастер-класса,

указанного выше, будет еще один доклад, то он НЕ должен быть посвящен обзору продукта

«Битрикс24» (чем продукт полезен для бизнеса, какие инструменты включает,

перечисление функций и т.д.)

• Кто будет спикером от «Битрикс24», название выступления и тезисы к нему сообщит

координатор проекта на маркетинговом портале в живой ленте группы «Бизнес24». Менять

название и тезисы в данном докладе нельзя

• Все ваши доклады, выступления приглашенных спикеров должны иметь 2-3 кратких тезиса.

Тезисы не нужны для приветственного слова, ответов на вопросы, регистрации и кофе-

брейка

4.В вашей программе должен быть четко прописан тайминг: когда начинается доклад и во сколько

заканчивается. Время в программе должно быть местным.

Пример 1

Пример 2

10:00-10:30 Название доклада

10:00 Название доклада

10:30-11:00 Название доклада

10:30 Название доклада

5. В программе обязательно должны быть указаны спикеры и компании, которые они представляют.

ВНИМАНИЕВ программе мероприятия и на самом мероприятии не допускаются

упоминания (устно и на слайдах презентаций) и/или демонстрация конкурирующих с

продуктами «Битрикс24» продуктов других вендоров, а именно:

корпоративных порталов, систем для совместной работы над задачами ипроектами;

 CRM;

 систем сквозной аналитики, колл-трекинга ионлайн-чатов;

 облачных сервисов хранения и работы сдокументами;

 систем для создания сайтов или конструкторовсайтов/лендингов;

 и других сервисов, схожих по функционалу с продуктамикомпании.

Также не должно быть сравнения продуктов «Битрикс24» с другими аналогичными

продуктами, даже в том случае, если от слушателей поступает вопрос просторонние

компании/продукты. В любом случае их нельзя упоминать, давать прямое сравнение или

иным образом говорить о конкурентах. Правило касается как докладчиков организатора,

так и приглашенных спикеров.

Запрещаются рекламные доклады, не касающиеся развития бизнеса, продаж,

управления персоналом и пр.

Запрещается приглашать спонсоров и информационных партнеров, а также спикеров из

конкурирующих с «Битрикс24» компаний (независимо от тематики их выступления).

6. Если вы хотите внести изменения в программу (изменить формулировки или добавить/убрать

доклад) после согласования, то эти изменения необходимо согласовать с координатором в

соответствующей задаче.

7. Чтобы конференция получилась интересной,вы можете взаимодействовать со слушателями.

Например, включать короткие усиливающие эмоции видеосюжеты по теме доклада, проводить

опросы или интерактивные викторины, игры, разминки и пр. Такой подход увеличивает

вовлеченность участников.

8.Посмотрите пример программы ниже.

ПРИМЕР ПРОГРАММЫ КОНФЕРЕНЦИИ В ОФЛАЙН-ФОРМАТЕ

Регистрация слушателей

09:45 – 10:15

Приветственное слово

Иван Иванов, директор «Ваше название»

10:15 – 10:20

Как удержать объем продаж в условиях снижения спроса?

- алгоритм разработки «стратегии развития продаж» в новых реалиях

- 5 ключевых факторов успешности выбранного пути

Иван Иванов, директор «Гладиолус»

10:20 - 11:00

Название выступления спикера «Битрикс24» с тезисами

Фамилия и имя, должность

11:00 – 11:50

Мастер-класс: Как не упустить ни одного клиента с помощью «Битрикс24»

- 8 шагов к эффективному процессу продаж

- инструменты повторных продаж и удержания клиентов

Иван Иванов, директор «Ваше название»

11:50 – 12:30

Кофе-брейк

12:30 – 13:00

Пример программы не означает, что ваша конференция должна быть

именно такой. Вам нужно составить собственную уникальную программу,

добавить обязательные блоки программы (см.выше требования) .

7 простых шагов по формированию успешной команды

- ТОП-5 источников поиска новых сотрудников

- Найти нельзя потерять: как мотивировать команду

Петр Петров, владелец студии «Персонал

13:00 – 13:20

Практикум: Составляем сценарий успешных переговоров

Анна Лазурная, психолог

13:20 – 13:40

Удаленка – не приговор. Кейс, как мы перевели всех сотрудников в CRM

и стали эффективнее на 70%

- построение процесса перевода и вовлечения команды

- преодолеваем сопротивление правильной мотивацией

- считаем эффективность: как внедрить и измерить KPI

Василий Васильев, руководитель отдела продаж «Сервис»

13:40 – 14:20

Практикум: Снимаем возражения подчиненных о переходе на CRM

Ирина Корявая, бизнес-коуч

14:20 – 14:40

Ответы на вопросы слушателей, розыгрыш подарков от спикеров

14:40 – 15:00

Как выбирать и приглашать сторонних спикеров.

• Составьте список со всеми привлекательными для вас спикерами. Это могут быть

известные персоны города, местные бизнес-тренеры и консультанты, представители

популярных локальных бизнесов (сети ресторанов, ТЦ, розничные сети и т.п), ваши

крупные клиенты, которые могут поделиться полезными кейсами. Определите

приоритетных и самых известных кандидатов, пригласите их первыми.

• Свяжитесь с ними через эл.почту, соц.сети и/или по телефону – не ограничивайтесь

одним каналом связи. Приглашайте выступать на бесплатной основе и расскажите о

выгодах от участия: новая аудитория, имидж эксперта, логотип на пресс-волле,

упоминание в качестве партнера на конференции и в СМИ, раздаточный материал и т.п.

• Согласуйте темы и тезисы докладов с выбранными спикерами, они должны быть

посвящены теме развития бизнеса, а НЕ «Битрикс24».

Рекомендуем действовать по чек-листу в задаче.

Контент – главная часть вашей конференции. Позаботьтесь о его качестве. Отталкивайтесь от

того, что волнует вашу аудиторию. Интересная и полезная программа станет стимулом к участию в

мероприятии.

Чек-лист по подготовке программы конференции:

1. Определите самую сильную компетенцию вашей компании как внедренца «Битрикс24».

Например, вы сильны в построении бизнес-процессов, с этой задачей вы справляетесь лучше, чем с

другими задачами клиентов.

2. Исходя из выбранной компетенции, определите основную тематику мероприятия, чтобы строить

программу вокруг нее и более выгодно продавать свои услуги на мероприятии.

3. Составьте для себя «идеальную» программу мероприятия, обозначая темы выступлений, которые

по вашему мнению волнуют целевую аудиторию. Например - стратегическое планирование,

формирование команды, бизнес-процессы, управление проектами и т.д..

4. Руководствуясь инструкцией, добавьте обязательные блоки в «идеальную» программу,

распределите тайминг. Выбранная вами компетенция (п.1) должна стать основой вашего доклада,

или МК, или кейса по продукту на мероприятии.

5. По «идеальной» программе начните поиск сторонних докладчиков на обозначенные вами

тематики.

5.1 Приглашайте не того, с кем вы знакомы лично, а того, кто компетентен в обозначенных вами

темах. Важно понимать, что вы ищете докладчиков под программу, а не собираете программу под

своих знакомых.

5.2 Смотрите прошедшие у вас в городе мероприятия, ищите докладчиков в их программах.

Посмотрите преподавателей курсов, бизнес-тренеров. Не забудьте ваших клиентов. Контакты

выбранных персоналий найдете через интернет, в соцсетях и т.п.

6. По составленному списку кандидатур по очереди приглашайте сторонних докладчиков. В

приглашении обязательно указывайте тему выступления, которую ждете от них, показывайте выгоды

от участия, предложите рекламные возможности на мероприятии.

7. Запросите тему и тезисы у сторонних докладчиков, согласившихся на участие. Сообщите им

требования к формулировкам и количеству тезисов. Формулировки должны быть от «проблем и

задач» и показывать слушателю практическую ценность выступления.

8. Оцените, кто из ваших сотрудников имеет опыт выступлений и может выгодно презентовать

вашу компанию и наши продукты. Предложите им выступить в качестве спикера от вашей компании

на определенную в «идеальной» программе тематику.

9. Определитесь с темами и тезисами ваших выступлений. Формулировки также должны быть от

«проблем и задач».

10. Составьте черновик программы из сторонних и ваших докладов. Включите блок с онлайн-

трансляцией (или записью доклада) спикера «Битрикс24». Укажите тезисы выступлений, тайминг,

персоналии докладчиков.

11. Адаптируйте программу под формат подачи на согласование, обозначенный в данной

инструкции.

12. Проверьте наличие в программе всех обязательных блоков, обозначенных в инструкции.

13. Приложите программу на согласование координатору.

Посадочная страница (лендинг конференции)

Подготовьте посадочную страницу (лендинг) минимум – за 3 недели до

мероприятия.«Согласовать лендинг» — это не значит прислать адрес лендинга. Это значит получить

от нас ответ «Ваш лендинг согласован». Бывает так, что лендинги не соответствуют нашим

требованиям и требуют доработки.

Чтобы получить инфоподдержку, рекомендуем согласовать лендинг еще раньше – за 2-3 недели

до мероприятия. Так как наши посты и рассылки выходят централизованно, раннее согласование

увеличит вероятность того, что ссылка на ваш лендинг войдет в список предстоящих партнерских

мероприятий для наших каналов.

1. Варианты подготовки лендинга мероприятия:

- Лендинг на основе нашего шаблона. Шаблон вы можете найти на Диске группы в виде архива.

Инструкция по установке шаблона находится там же

- Самостоятельно на основе фирменного стиля проекта (все материалы доступны на Диске группы)

- Подготовить пост с лид-формой в соц. сетях.Обратите внимание, пост с лид-формой мы не

поддерживаем информационно.

2. Общие требования к лендингу

• Лендинг должен быть сделан на «Битрикс24.Сайты» или на основе «1С-Битрикс: Управление

сайтом»;

• Лендинг должен обязательно содержать ваш логотип (к вашему логотипу еще можно

добавить либо логотип конференции);

• Логотип «Битрикс24» может быть размещен только в блоке «Партнеры конференции»;

• Лендинг должен содержать информацию только о конференции;

• Информация на лендинге должна быть только на русском языке, включая доклады и тезисы

спикеров (за исключением общепринятых аббревиатур);

• Названия нашего продукта пишется только на русском языке и только так: «Битрикс24». Без

пробелов, тире и т.п.;

• Менять название и формат мероприятия на лендингенельзя (например, использовать

слова семинар, тренинг, мастер-класс и т.п. вместо конференции). Мероприятия,

позиционированные как «конференция 1С-Битрикс», «конференция Битрикс24»,

«конференция от 1С-Битрикс» и т.п.исключаются из проекта.

• В программе на лендинге должны быть указаны: приветственное слово организатора,

доклады с тезисами, спикеры с указанием компании, которую представляют, время на

общение со слушателями, тайминг.

3.Требования к обязательным блокам лендинга

Лендинг конференции «Бизнес24» должен обязательно содержать:

• Анонс конференции (краткое описание мероприятия)

• Название мероприятия и его дату

• Описание целевой аудитории (для кого эта конференция) отдельным блоком или в составе

описания

• Программу в теле страницы (дополнительнолендинг может содержать и файл с

программой для скачивания)

• Ваши контактные данные для вопросов потенциальных слушателей

• Форму регистрации

4. Требования к форме регистрации

Форма регистрации должна содержать обязательные для заполнения поля:

 Имя

 Фамилия

 Телефон

 Электронная почта

 Название компании

 Соглашение об обработке персональных данных.

Согласно ФЗ «О персональных данных» под формой регистрации необходимо добавить соглашение

об обработке персональных данных или информацию

о политике конфиденциальности.

• Согласие на обработку персональных данных должно включать в себя описание, цели

обработки, перечень данных, на которые распространяется согласие, перечень разрешенных

действий с персональными данными, передача персональных данных третьим лицам, сроки

обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения.

• В Согласии на обработку персональных данных обязательно должен быть пункт о том, что

«Битрикс24» также имеет право на обработку этих данных. Без этого пункта в Соглашениях

лендингиприниматься не будут. Текст согласия на обработку персональных должен открываться во

всплывающем окне или на новой странице.

• Формулировка напротив чек-бокса может быть следующей: «Даю согласие на обработку

моих персональных данных». Формулировка может быть изменена, но суть должна остаться.

• Чек-бокс напротив согласия не должен быть нажат по умолчанию, пользователь

самостоятельно проставляет в нем галочку:

Для этого выбираются следующие настройки соглашения в CRM-форме:

5. Требования к организации обратной связи с потенциальным слушателем

• после заполнения формы слушатель должен увидеть информацию о том, что его заявка

принята, либо отклонена. Причина отклонения заявки должна быть явно указана;

• после неудавшейся попытки регистрации у слушателя должна быть явная возможность

зарегистрироваться еще раз;

• запрещается отказывать в посещении конференции любым зарегистрировавшимся кроме

конкурентов вашей компании и студентов/учащихся;

• слушатель должен получить на электронный адрес, указанный при регистрации,

подтверждение о регистрации сразу же после нее. Шаблон письма о подтверждении регистрации

на участие расположен на Диске группы организаторов конференции.

• Если у вас «ручная» обработка регистраций, либо первичное подтверждение происходит по

телефону, электронное подтверждение регистрации по установленному образцу должно быть

отправлено в любом случае.

На Диске группы организаторов есть шаблон согласия на обработку персональных данных. Вы

можете использовать его для своих лендингов.

ВНИМАНИЕ. Если кто-то из слушателей просит вас удалить персональные

данные, вы должны не только удалить их у себя, но и сообщить нам об

этом, чтобы мы удалили эти данные и у себя.

Если вы хотите установить лимит на количество слушателей от

одной компании, заранее разместите эту информацию

на лендинге мероприятия.

6. Лендинг конференции НЕ должен:

• быть выполнен в вашем индивидуальном графическом стиле;

• начинаться с программы мероприятия;

• содержатьCAPTCHA в регистрационной форме (не допускается использование);

• содержать рекламу ваших или сторонних услуг или рекламу продуктов «Битрикс24»

• содержать информацию о других предстоящих мероприятиях;

• содержать фотографии мероприятий других организаторов, в том числе и фотографии

циклов мероприятий «Битрикс24» - «Формула сайта», «Формула бизнеса» и «Территория

продаж».

7. НЕ принимаются лендинги:

 выполненные на других платформах, или размещенные в базах мероприятий, или имеющие

форму регистрации, сделанную с помощью сторонних сервисов (например, на timepad.ru,

googleforms и т.д.);

 выполненные в другом стиле или с недостаточным количеством фирменных элементов. Для

оформления лендинга используйте заготовки фирменного стиля конференции на Диске группы;

 на которых размещен только логотип «Битрикс24» или «1С-Битрикс». В шапке лендинга может

быть размещен только ваш логотип или логотип конференции, либо и то, и другое.

Чек-лист по подготовке лендинга конференции:

1. Вычитайте и исправьте грамматические ошибки, опечатки, проставьте знаки препинания.

2. Протестируйте работу формы регистрации.

3. Проверьте автоматическую отправку подтверждения о регистрации на e-mail участника.

4. Проверьте, чтобы в форме регистрации было размещено соглашение об обработке

персональных данных с обозначением того, что «1С-Битрикс» тоже имеет право на обработку этих

данных.

5. В форме регистрации по умолчанию НЕ стоит галочка согласия на обработку персональных

данных.

6. Проверьте соответствие лендинга требованиям инструкции.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ

 запрашивать подтверждение регистрации у слушателя.

Например, потенциальному слушателю для

подтверждения регистрации нужнопройти по ссылке, которую

вы ему высылаете после регистрации;

 создавать дублирующие посадочные страницы и

собирать регистрации в нескольких местах.

Пост с лид-формой в социальных сетях (вместо лендинга)

Если вы не хотите делать лендинг и считаете наиболее удобным сбор регистраций через лид-

форму с постом в соцсетях, вы можете это сделать. Внимание! Мероприятиям без лендинга не

оказывается наша информационная поддержка.

1. Метод имеет право быть, но, в отличие от лендинга, имеет ряд недостатков:

Качество лидов ниже, чем при касании с помощью лендинга.

Конверсия в реальных участников ниже на 20-25%, чем при использовании лендинга. Поэтому при

использовании этого метода вам нужно ориентироваться на явку не 50% для офлайн-мероприятия, а

на явку в 30%, т.е. набрать нужно будет в 3 раза больше регистраций, чем ожидаемое вами

количество участников. Для дополнительного онлайн-формата ориентируйтесь на явку 15%.

Скорость обработки регистраций и отправки подтверждения и последующих напоминаний имеет

огромное значение. Отсутствие этих процессов или их своевременность может свести на нет все

ваши усилия по сбору регистраций. Заранее продумайте, как вы будете подтверждать участие и

отправлять напоминания.

2. Требования к анонсу мероприятия

Анонс с лид-формой должен содержать:

 дату мероприятия

 краткое описание мероприятия(анонс) – в чем полезность, основная тематика,

проблематика

 описание целевойаудитории (отдельным блоком или в составе описания мероприятия).

Целевая аудитория может быть обозначена как в виде должностей, так и в виде задач и проблем,

которые волнуют вашу ЦА. Например, «конференция для тех, кто хочет научиться выжимать из

подчиненных максимум».

 Программу, содержащую

- названия докладов

- фамилии и имена спикеров

- компании спикеров

- время начала докладов или продолжительность.

Допустимо не обозначать спикеров около каждого доклада, а вынести в отдельный абзац текста

их перечисление.

 обозначение, что ваша компания организатор мероприятия, или ваши контактные

данные(телефон, e-mail). Не надо указывать адрес вашего офиса!

 лид-форму или формурегистрации.

Обязательные поля лид-формы:

 Фамилия

 Имя

 Электроннаяпочта

 Телефон

Пример структуры анонса

Для ТОП-менеджеров пройдет уникальная конференция «Бизнес24». 20 апреля в 10:00 по

московскому времени эксперты соберутся, чтобы обсудить мировые тренды электронной

коммерции и новые методы привлечения покупателей. Событие интересно тем, что будут

представлены только практические кейсы и работающие инструменты.

Посмотрите программу онлайн-конференции и принимайте решение об участии:

10:00-11:00 «Работающие скрипты продаж для телемаркетинга»

Юрий Иванов, компания «Надежда»

11:00-11:50 «Что поможет держать все сделки на карандаше? «Битрикс24» для взрывных продаж»

Наталья Розанова, интернет-агентство Help

11:50-13:00 «Все об удержании клиентов и мотивационных инструментах»

Роман Остряк, независимый консультант

14:00-14:30 Общение со спикерами

Для участия нужна только предварительная регистрация и ваше желание развиваться. Онлайн

стирает границы и доступен всем.

Организатор мероприятия интернет-агентство Help готов ответить на вопросы по телефону 465-89-

78 или электронной почте fs@mail.ru

Требования к анонсированию

1. Привлечение слушателей на мероприятие вы осуществляете самостоятельно и полностью

несете ответственность за их количество. Пользуйтесь нашим Руководством по анонсированию,

включайте платные каналы и выделяйте рекламный бюджет.

2. Анонсирование офлайн-мероприятия (геотаргетинг) ведется только на город проведения

мероприятия и ближайшие пригороды (по желанию). Если вы делаете онлайн в дополнение к

офлайну, то анонсировать онлайн-конференцию можно тоже только на ваш город. Анонсировать

онлайн-формат на РФ запрещается.Вы можете расширить анонсирование на незанятые

близлежащие города. Для этого вам необходимо обратиться к координатору в комментарии к этой

задаче и уточнить об этой возможности, а также предоставить список интересующих вас городов.

3. Руководство по составлению плана анонсирования и каналам вы найдете на Диске группы

организаторов. Воспользуйтесь нашим 13-летним опытом организации мероприятий в регионах.

Пользуясь нашими рекомендациями, вы избежите множества ошибок.

4. План анонсирования необходимо согласовать с координатором в соответствующей задаче.

План анонсирования предоставляется на согласование в виде текста в комментарии или

прикрепленным файлом во вложении. Ссылки на сторонние ресурсы (google.docs и пр.) не

принимаются.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ

 Анонсировать на другие городапри условии, если они уже заняты другим организатором, на

всю Россию, на другие страны;

 позиционировать мероприятие в СМИ, в т.ч. в соц.сетях, как «конференция «Битрикс24»,

«конференция от 1С-Битрикс» и пр. Можно только указать, что мероприятие проходит при

поддержке «Битрикс24»;

 использовать в графических материалах только логотип «1С-Битрикс» или «Битрикс24» без

вашего логотипа (компании-организатора).

Для составления рекламных текстов вы можете воспользоваться материалами,

расположенными на Диске группы организаторов.

В них вам нужно будет изменить данныепод свою компанию и мероприятие.

Пресс-волл

1. Для оформления помещения конференции в офлайн-формате необходимо напечатать пресс-

волл в фирменном стиле конференции. На его фоне вы можете устраивать конкурсы фотографий для

участников, делать фотосессию и т.п. Расположите пресс-волл в зоне регистрации.

2. Пресс-волл должен быть размером не менее 3х2м (можно больше, меньше нельзя) и строго

соответствовать макету «Битрикс24». Макет для корректировки вы найдете на Диске группы

организаторов.

3. На пресс-волле помимо логотипа «Битрикс24» и вашего логотипа могут быть добавлены

логотипы сторонних спикеров, спонсоров, инфопартнеров. Логотипы располагаются в шахматном

порядке.

Примеры использования пресс-волла на офлайн

Смета

Предоставьте координатору и согласуйте предварительную смету расходов.

Требование к подаче сметы на согласование:

 Смета предоставляется в свободной форме в соответствующей задаче на маркетинговом

портале в виде текста в комментарии или прикреплённом файле во вложении. Ссылки на сторонние

ресурсы (google.docs и пр.) не принимаются.

 В смете должны быть указаны только те затраты, которые подлежат начислению бонусов. Что

подлежит начислению бонусов, а что нет, указано в Правилах проекта (на диске группы).

 Затраты должны быть расписаны по каждой позиции и показан общий итог.

 Затраты по анонсированию должны быть расписаны по каждой опции.

ПРИМЕР ПОДАЧИ ИНФОРМАЦИИ ПО ЗАТРАТАМ ПО АНОНСИРОВАНИЮ:

ПРАВИЛЬНО

НЕПРАВИЛЬНО

Анонс на портале «Новости.ру» - 10 000 р.

Анонсирование – 35 000 р.

Приглашение колл-центром – 25 000 р.

Итого: 35 000 р.

35 000 р.

Не закладывайте большие суммы на аренду площадки и питание. Лучше вложите эти средства в

анонсирование мероприятия.

Работа с зарегистрированными, процент явки

1. Ежедневно контролируйте число регистраций, внимательно следите и оперативно реагируйте

на изменения.

2. Количество регистраций НЕ равно количеству участников. Участников всегда будет меньше, чем

зарегистрировавшихся.

Средний процент явки (количество слушателей от количества зарегистрированных) составляет 45-

50% для офлайн-мероприятия и 30-35% для онлайн-мероприятия.

Для расчета необходимого количества регистраций, используйте формулы:

70х2=140 (для офлайна)

70х3=210 (для онлайна)

где 70 – это планируемое количество участников, а 140 и 210 – это минимальное количество

регистраций, которое необходимо набрать для получения 70 фактических участников.

4. Количество регистраций — это обратная связь анонсирования конференции. Если за 7 дней до

конференции очевидно, что регистраций недостаточно (из расчета: планируемое число х 2 для

офлайна и планируемое число слушателей х 3 – для онлайна), пересмотрите план анонсирования и

увеличьте бюджет. Помогает повторное задействование хорошо сработавших каналов, подключение

дополнительных, изменение текстов рекламных объявлений.

5. Требования к обязательным напоминаниям зарегистрированным

 еженедельно напоминайте зарегистрированным о конференции по электронной почте;

 обзвоните зарегистрированных пользователей до мероприятия. Если зарегистрированных более

100, начните обзвон за 2дня до мероприятия. Завершите обзвон за 1 день до мероприятия.

 за 1 день до конференции сделайте email-рассылку и смс-рассылку с напоминанием.

 в день конференции за час и за 15 минут до начала конференции отправьте напоминание по

emailсо ссылкой на подключение (в случае дополнительного онлайна).

 по вашему желанию в день конференции за час и 10 минут отправьте напоминание по SMS со

ссылкой на подключение (в случае дополнительного онлайна).

ВНИМАНИЕ. Смс-рассылки с напоминанием о конференции могут быть дополнительным

инструментом для удержания регистраций, но НЕ заменяющим e-mail-рассылку.

6. Все напоминания и уведомления отправляете только вы. Если в настройках технологической

платформы (в случае дополнительного онлайна) предусмотрена отправка уведомлений участникам

о подтверждении регистрации или email-напоминаний со ссылкой на подключение, их необходимо

отключить. Участники могут запутаться, получив ссылки на подключение к трансляции из разных

источников. Кроме того, технологические платформы нередко дают сбой при отправке уведомлений,

что отразится на явке в случае неотправки письма со ссылкой на подключение.

Эти меры положительно отразятся на явке на мероприятие.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ отказывать в участии конференции любым зарегистрировавшимся кроме

конкурентов вашей компании, студентам/ учащимся.

7. Если не напоминать зарегистрированным о мероприятии, то это приведет к низкой явке и впустую

потраченным деньгам! Таким образом, на мероприятие можно получить низкую явку в 10-15% от

регистраций и разочарование.

Организация офлайн-конференции

ЭТАП 1. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ

1. Составьте сценарный план проведения конференции с четким таймингом. Ознакомьте с ним

сотрудников, задействованных в подготовке, а также приглашенных спикеров.

2. Распределите роли для сотрудников. Вам будут необходимы:

• ведущий конференции. В его обязанности будет входить: приветственное слово, контроль

времени выступлений. Ведущий может заготовить шутки, забавные истории и использовать во время

непредвиденных технических заминок, или перехода от одного доклада к другому. В первой

ситуации юмор поможет сгладить негатив, во второй – взбодрить слушателя среди повествования.

• сотрудник, отвечающий за организационные моменты: следование сценарному плану, контроль

готовности докладчиков, координация всех задействованных в подготовке сотрудников, связь с

подрядчиком по организации трансляции и ведущим (в случае задержки спикера) и т.п.

• сотрудник, технический специалист, который организовывает выведение презентаций спикеров

на экран, переключает слайды, если необходимо, запускает онлайн-трансляцию.

• сотрудник, отвечающий за оформление площадки, за процедуру регистрации слушателей и

готовности кофе-брейка.

• Сотрудник, регистрирующий посетителей мероприятия на протяжении всей программы.

3. Проведите техническую репетицию на площадке, где планируется конференция, протестируйте

оборудование, которое будете использовать на мероприятии, проверьте скорость интернета.

Обратите внимание на качество звука, «картинку» и освещение. Обговорите все возможные детали

с представителями площадки касательно технической части (вывод трансляции на экран и пр).

4. Продумайте свой внешний вид. Он должен соответствовать статусу мероприятия и ожиданиям

аудитории.

5. Подготовьте ваш доклад. Составьте план речи, чтобы не потерять нить повествования. Уделите

особое внимание оформлению презентаций. На одном слайде не должно быть много информации.

Отражать нужно только то, что поможет дополнить устный текст: заголовки, скриншоты, статистика,

графики, картинки для привлечения внимания. Шрифт по размеру и цвету должен быть читаемым с

дальних рядов.

6. Обговорите все детали с приглашенными спикерами: внешний вид, выступление, презентации

(формат, сроки подготовки). Презентации от приглашенных спикеров должны быть у вас заранее

(минимум за 3 дня до конференции), чтобы вы смогли их промодерировать, попросить внести

спикера изменения при необходимости, проверить их работу на площадке.

7. Подготовьте графическую заглушку (слайд), которую будут видеть участники в момент сбора

гостей и кофе-брейка. Можно выставить слайд с приветствием/с логотипами партнеров и пр.

8. К вашим докладам и докладам приглашенных спикеров подготовьте заранее по 2-3 вопроса.

Если не будет вопросов от участников, вы сможете задать свои.

9. Продумайте внутреннюю коммуникацию между сотрудниками на площадке. Это может быть,

например, общий чат в мессенджере «Битрикс24» или любой удобный для вас способ.

10. По своему желанию напечатайте бейджи для организаторов, спикеров и участников

конференции. Макеты бейджей вы найдете на диске группы.

ЭТАП 2. РАБОТА В ДЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ

Все оформительские и подготовительные работы должны быть завершены до прихода первых

слушателей конференции. Все задействованные в подготовке и проведении сотрудники должны

прибыть на место не позднее, чем за 1 час до начала регистрации слушателей.

1. Оформите помещение до прихода слушателей

Разместите пресс-волл. Пресс-волл лучше установить за день до мероприятия (можно вечером перед

конференцией, если есть такая возможность). Проверьте, чтобы на нем не было потертостей, чтобы он

не был мятым, грязным или порванным.

Рекомендуем установить пресс-волл в холле рядом с зоной регистрации (если такая возможность

имеется на площадке). На фоне пресс-волла слушатели будут делать фотографии и делиться ими в соц.

сетях.

2. Проверьте оборудование

Возьмите у арендодателя контакты технического специалиста, который отвечает за работоспособность

и настройку оборудования в конференц-зале. За 1-2 часа до начала мероприятия с его помощью или

самостоятельно проверьте работоспособность проектора, микрофонов и звукоусилителей, проверьте

батарейки в пультах, кликерах и т.п. Особое внимание уделите проверке работоспособности

интернета.

3. Расставьте таблички-указатели по пути к конференц-залу

Чтобы слушатели легко могли найти зал, поставьте несколько табличек-указателей на всём

протяжении пути от входной двери до дверей зала. Сделать это необходимо до прихода первых

слушателей. Альтернативой табличкам могут быть ваши сотрудники - они могут указывать слушателям

дорогу.

4. Регистрация слушателей

Установите стол для регистрации на видном месте перед входом в зал (если такая возможность

имеется на площадке). На столе обязательна табличка с надписью «Регистрация».

За столом должны находиться менеджеры, регистрирующие слушателей (на каждые 50

участников – минимум один человек). Они отмечают в заранее подготовленном списке пришедших

на конференцию слушателей, а также выдают раздатку, если она есть.

Менеджеры должны находиться за столом регистрации до конца мероприятия и встречать тех, кто

решил подойти на мероприятие попозже.

ВНИМАНИЕ! Необходимо регистрировать всех участников в течение конференции. Вы имеете

право отказать в посещении мероприятия слушателям, не желающим оставлять полные данные,

необходимые для регистрации.

5. Контроль готовности питания

 Предоставьте ответственному сотруднику контакты кейтеринговой службы (или

менеджера ресторана), которая будет обслуживать мероприятие.

 За 30 минут до кофе-брейка необходимо подойти в холл (или в другой зал, где

планируется накрыть кофе-брейк) и проконтролировать ход подготовки питания.

 Если кофе-брейк задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего, чтобы

оперативно изменить программу мероприятия во избежание недовольства слушателей.

 Путь к месту проведения кофе-брейка желательно отметить табличками-указателями (или

при помощи ваших сотрудников).

6. Контроль соблюдения регламента мероприятия

Определите сотрудника, который будет исполнять роль ведущего мероприятия и следить за

соблюдением регламента.

Ведущему необходимо:

 сделать приветственное слово в начале конференции, представить участников;

 контролировать время выступлений докладчиков. Если докладчик выбивается из

регламента, необходимо мягко проинформировать его об этом. Сделайте таблички и показывайте

их докладчику в определенное время: 10 мин (за 15 минут до завершения доклада), 5 мин (за 10

минут до завершения доклада), Стоп (за 5 минут до завершения доклада). Оставшиеся 5 минут

времени используйте на вопросы из зала.

 после каждого выступления попросить зал задавать вопросы докладчикам. Для вопросов из

зала необходим второй микрофон и сотрудник, который этот микрофон будет подносить

слушателю.

7. Контроль готовности докладчиков

Передайте какому-либо сотруднику контакты всех докладчиков. В случае если докладчик не явился

в зал за 40 минут до начала своего выступления, необходимо позвонить ему и узнать причину

задержки.

Если докладчик задерживается, необходимо предупредить об этом ведущего конференции, чтобы

оперативно внести изменения в программу.

8. Фотографии мероприятия

Сделайте по несколько снимков каждого из этапов мероприятия. Сфотографируйте процесс

регистрации, оформление зоны регистрации и зала, заполненный слушателями зал, кофе-

брейк. Эти фотографии понадобятся для отчетности после мероприятия.

Формат ОНЛАЙН (необязательно, только как дополнение к офлайну)

Выбор подрядчика и вебинарной платформы

Дополнительная трансляция конференции «Бизнес24» в онлайн-формате проводится с помощью

технического подрядчика, который может обеспечить качественную трансляцию мероприятия и

взять на себя все технические вопросы.

2. Найдите в своем городе подрядчиков, занимающихся организацией онлайн-трансляций

мероприятий. Информацию о них вы можете найти в сети. Со своей стороны мы не даем

рекомендации по выбору подрядчика и технологической платформы для проведения трансляции.

3. В качестве подрядчика может выступать как частное лицо (специалист с набором необходимого

оборудования), так и компания, которая предоставляет услуги «под ключ».

4. Обсудите с выбранным подрядчиком технические параметры трансляции, покажите

предварительную программу, площадку (если она выбрана), выберите оптимальное для вас решение

по цене и качеству.

Параметры технологической платформы:

 обязательно наличие статистики. После мероприятия у вас должна быть возможность выгрузить

из платформы статистику по количеству уникальных участников. Не по количеству просмотров, а

именно по количеству уникальных участников.

 Возможность получения такой статистики необходимо проверить заранее, уточнить способ ее

получения у поддержки платформы. Без статистики по уникальным участникам мы не сможем

начислить вам поощрение;

 функционал чата: модерация сообщений, блокировка участников, удаление ненужных

сообщений, комментирование выступлений;

 оперативная связь со стороны технической поддержки платформы.

Примеры трансляции выступления спикера «Битрикс24»

Если у вас в программе мероприятия будетпрямое включение нашего спикера (а не запись

выступления), вам будет предоставлена ссылка на подключение к прямому эфиру. Вы просто

переходите по ссылке и «расшариваете» свой экран для онлайн-аудитории, выводите трансляцию на

полный экран.

ВАЖНО!Координатор «Битрикс24» не консультирует по

техническим вопросам, настройке трансляции и выборе

технологической платформы.

Для воспроизведения трансляции на выбранной вами платформе оборудование на площадке

должно отвечать следующим требованиям:

• поддержка HTML5 видео (в современных браузерах). Для устаревших браузеров, не

поддерживающих HTML5, необходим компонент для веб-браузера — Adobe Flash Player

последней версии;

• желательна последняя версия браузера: Internet Explorer ≥ 9, Chrome≥ 35, Firefox ≥ 29,

Opera ≥ 21, Safari ≥7.

5. Технологическую платформу для трансляции, список необходимого оборудования и персонала

для организации трансляции конференции «Бизнес24» вы утверждаете непосредственно с

подрядчиком. Со своей стороны в качестве рекомендации мы предоставляем необходимый

минимум и освещаем моменты, на которые вам нужно обратить внимание.

Минимальный список оборудования для трансляции (может меняться на усмотрение

технического специалиста):

• устойчивый канал-интернет, выделенный под вас, с пропускной способностью

не менее 10 Мбит/сек. Не подключайтесь к интернет-соединению, которым пользуются

все остальные, даже если оно очень быстрое. Лучший вариант - использовать

портативный маршрутизатор Wi-Fi, который не будет терять пропускную способность в

середине вашего потока или проводное подключение;

• видеокамера со штативом — 1-2 шт. Наличие нескольких камер позволяет вам

захватывать видео под разными углами (издалека и близко) для более увлекательного

контента, но это совсем не обязательно;

• микрофон стационарный и несколько петличек для спикеров;

• микшер, видеокодер для обеспечения захвата сигналов с микрофонов и камер;

• источники света с рассеивателями (в случае плохого освещения на выбранной

площадке).

Технологические платформы

В качестве рекомендации мы предлагаем использовать следующие технологические платформы,

которые были протестированы нами на наших мероприятиях:

pruffme.com

mywebinar.com

webinar.ru

youtube.ru

Вы вместе с подрядчиком можете выбрать одну из представленных или сделать выбор в пользу

другого сервиса.

Важные моменты съемки трансляции:

— Съемка проводится в горизонтальном формате (все плееры на сайтах и в соцсетях —

горизонтально ориентированы) с использованием штатива, не «с рук».

— Важно выбрать правильную точку съемки: транслируемый объект должен занимать весь кадр, но

не зарезаться, чтобы зритель мог увидеть и рассмотреть, что именно транслируется и происходит.

6.Обязательно проведите техническую репетицию с выбранным подрядчиком в помещении,

где планируете проведение конференции «Бизнес24».

• Проверьте оборудование подрядчика, скорость и стабильность интернет-канала, звуковое

оборудование и свет.

• Проверьте работу платформы и возможность одновременной трансляции презентации и

спикера. Какие форматы презентаций можно использовать на платформе.

 После обсуждения всех моментов с подрядчиком, составьте для него техническое задание и

сценарий с четкой раскадровкой по времени.

Организация онлайн-конференции (дополнительно к офлайну)

ЭТАП 1. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ

1. Составьте сценарный план проведения конференции с четким таймингом. Ознакомьте с ним

сотрудников, задействованных в подготовке, а также сообщите спикерам о том, что ваша

конференция будет проходить в комбинированном формате.

2. Для проведения онлайн-трансляции помимо технических специалистов от подрядчика вам

потребуется модератор чата вебинарной платформ. Это должен быть квалифицированный

сотрудник, который разбирается в «Битрикс24», сможет отвечать на вопросы по продукту, выбрать

наиболее интересные вопросы для спикеров, оперативно реагировать на запросы участников и

возможные технические сбои, а также передавать информацию техническому специалисту.

3. Обязательно обсудите с выбранным техническим подрядчиком сценарный план и проведите

техническую репетициюв помещении, где планируется конференция, протестируйте оборудование с

подключением выбранного канала Интернет. Обратите внимание на качество звука, «картинку» и

освещение. Задайте все возможные вопросы касательно технической части организации трансляции.

4. За день (или раньше) до конференции обязательно проведите генеральную репетицию,

установите все необходимое оборудование, загрузите на платформу все презентации спикеров

для демонстрации.

5. Подготовьте графическую заглушку (слайд), которую будут видеть участники в момент

подключения, сбора гостей и кофе-брейка. Можно выставить слайд с приветствием.

6. Подготовьте никнеймы всем сотрудникам, которые будут подключаться к технологической

платформе с указанием имени и роли. Например, Мария, модератор.

ЭТАП 2. РАБОТА В ДЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ

Все оформительские и подготовительные работы должны быть завершены минимум за час до начала

конференции. Все задействованные в подготовке и проведении сотрудники должны прибыть на

место не позднее чем за 2 часа до начала конференции.

1.Проверьте оборудование

В день конференции с помощью подрядчика заранее подключитесь и убедитесь в технической

готовности платформы к трансляции конференции. Проверьте настройку микрофонов, камеры,

работоспособность платформы в целом. Установите приветственный слайд-заставку, чтобы при

входе участника раньше прямого эфира его встречала красивая картинка.

Когда участники начнут подключаться, убедитесь, что ваше видео и звук отключены. Вы

включаете их только в момент официального старта конференции – начиная с приветственного

слова. При этом вы можете быть на связи с участниками в чате до того момента, как начнется

программа – поприветствуйте, поинтересуйтесь, как их настроение и т.п.

2.Работа с чатом

Для онлайн-участников чат — основной способ высказать свое мнение, задать вопрос или

прокомментировать выступление ведущего. Несмотря на удобство и эффективность чата как

инструмента обратной связи, его использование — это всегда небольшой риск.

Участники могут написать в чат что-нибудь неприятное. Для этого и нужен модератор. При работе с

провокационными комментариями или упоминаниями конкурирующих продуктов, модератору

необходимо выносить предупреждение провинившемуся участнику личным сообщением. При

повторении ситуации – вы можете заблокировать провинившемуся участнику доступ к трансляции.

Также рассмотрите возможность выключить чат на время выступления спикера, чтобы все участники

смогли сосредоточиться на выступлении. Проинформируйте участников об этом заранее в чате.

Сообщите, что они могут написать свои вопросы лично модератору, наиболее интересные будут

заданы спикеру после выступления.

Еще один эффективный способ вовлечения аудитории — это задать участникам вопрос и попросить

дать ответы в чат. Обратите внимание: ваши вопросы должны подразумевать короткие,

односложные ответы. Например — попросите участников поставить плюсик в ответ.

Также будьте готовы к тому, что не все участники будут отвечать в чате на ваши вопросы или задавать

встречные. Это нормально. Именно для этого на этапе подготовки вам было рекомендовано

самостоятельно подготовить вопросы спикерам. Попросите одного из сотрудников во время

конференции подключиться к конференции в качестве участника и писать подготовленные вопросы в

случае их отсутствия от реальных участников конференции. Это может спровоцировать волну

вопросов и комментариев со стороны аудитории.

Отчетность. Офлайн и онлайн

После проведения мероприятия в течение одного рабочегодня отправьте координатору данные о

фактическом количестве участников конференции (офлайн и онлайн, в случае его проведения).

В течение пяти рабочих дней заполните и отправьте отчет. В случае, если вы проводили

конференцию в двух форматах, то приложите документы по онлайн-трансляции в тот же отчет по

ссылке выше.

Отчёт_офлайн должен содержать:

1.Количественные данные по регистрациям и посещаемости офлайн-формата, исключая

ваших сотрудников, спикеров и персонал;

2.Список регистраций на мероприятие в формате Excel, содержащий данные и отметку о

фактическом присутствии участника:

- имя,

- фамилия,

- контактный телефон,

- контактный email-адрес

- присутствие на мероприятии;

3.Фактическую смету мероприятия, которая отражает только компенсируемые бонусами затраты.

Список компенсируемых затрат обозначен в Правилах проекта;

4.Скриншоты анонсирования мероприятия (публикаций, постов, рассылок и т.п), которое

подлежит начислению бонусов, включая скриншоты из рекламных кабинетов соцсетей, которые

подтверждают понесенные затраты на анонсирование;

5. Сканы бухгалтерских документов, подтверждающие ваши затраты на мероприятие.Смотрите

Правила, где обозначены необходимые платежные документы для каждого вида затрат.

Если в предоставленном документе не явно указано назначение платежа, то предоставляются

дополнительные подтверждения затрат – договор, приложения и т.п.

6.Фотографии мероприятия: заполненного участниками зала в момент его максимального

наполнения, процесса регистрации участников, кофе-брейка, оформления площадки, пресс-волла.

В случае, если ваш отчет не будет содержать обзорных фотографий зала (чтобы на фото было

видно максимальное количество участников), фото пресс-волла и кофе-брейка, мы не сможем

начислить за них компенсацию. Вам необходимо заранее определить, кто из ваших сотрудников

сделает фото во избежание недоразумений при сдаче отчетности.

Отчёт_онлайн должен содержать:

1. Количественные данные по регистрациям и уникальным участникам, исключая из числа

уникальных зрителей ваших сотрудников, спикеров и технический персонал;

2. Список регистраций на мероприятие в формате Excel, содержащий данные:

 имя,

 фамилия,

 контактный телефон,

 контактный email-адрес.

3. Фактическая смета мероприятия, которая отражает только компенсируемые бонусами и ранее

согласованные затраты.

4. Скриншот из технологической платформы со статистикой по уникальным участникам.

5. Скриншоты анонсирования мероприятия (публикаций, постов, рассылок и т.п), которое

подлежит начислению бонусов, включая скриншоты из рекламных кабинетов, которые подтверждают

понесенные затраты на анонсирование;

6. Сканы бухгалтерских документов, подтверждающие ваши затраты на мероприятие.

Смотрите Правила, где обозначены необходимые платежные документы для каждого вида затрат.

Если в предоставленном документе не явно указано назначение платежа, то предоставляются

дополнительные подтверждения затрат – договор, приложения и т.п.

Вы можете прикреплять несколько файлов в отчетную форму (не нужно объединять их в архивы

или помещать в один файл):

Прикрепление нескольких файлов в форму отчетности

Просим вас обратить внимание на компенсируемые затраты и необходимые документы, а

также другие материалы (скриншоты, фото и пр.), которые предстоит приложить к отчетности.

 Назначение платежа в платежном поручении должно быть указано явно.

Правильно:

Неправильно:

Аренда зала «Большой» в гостинице

«Арлекин» 20.04.2023г.

Услуги коворкинга

Услуги колл-центра для анонсирования

конференции «Бизнес24» 17-19.04.2023г.

Услуги колл-центра по тарифу «Телефонистка»

Реклама на портале Novosti.ru, статья в

блоке «Бизнес-новости»

Оплата по счету №486 от 20.10.2022г.

В случае, если назначение платежа не будет явным, вам нужно предоставить дополнительные

подтверждающие документы, которые будут содержать расшифровку назначения платежа (счета,

договоры, акты и пр.).

Для подтверждения расходов на анонсирование помимо бухгалтерских документов должны

быть предоставлены скриншоты, фото, записи и т.п. самих рекламных объявлений.

Если за какие-то конкретные расходы вы не можете предоставить необходимые документы,

обозначенные в Правилах, мы вынуждены будем отказать вам в компенсации данных расходов.

Также обратите внимание на те компенсируемые расходы, где прописан максимальный порог

компенсации, напр., 15000, 5000 и пр. Затраты сверх этих порогов не компенсируются и остаются

на вас.

ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧИТЕ, ЗА КАКИЕ РАСХОДЫ КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМЫ, В ПРАВИЛАХ!

Работа после конференции

В течение 3-х дней после конференции разошлите всем зарегистрированным приглашение

скачать презентации, напомните о себе. Предложите в письме скидки на свои услуги, и другие

бонусы. Дайте повод обратиться к вам и слушателям и тем, кто не смог участвовать в мероприятии.

Занесите лиды в свою CRM. Назначьте ответственных менеджеров за обработку контактов и

назначение встреч с «горячими» потенциальными клиентами. Не ждите, пока о вас вспомнят и

обратятся, проявите инициативу самостоятельно.

Оцените полезность проведенного мероприятия для своей компании. Проанализируйте

положительные и отрицательные моменты своей организационной работы. По отзывам слушателей

оцените удачные и неудачные доклады. Соотнесите затраты и полученный эффект.

Рекомендуем спустя 2-4 недели провести еще одно мероприятие для более узкой аудитории,

которая больше всего заинтересовалась продуктом. Перед мероприятием будет не лишним набрать

пул вопросов от лояльных слушателей. Эти вопросы станут основой мероприятия по Битрикс24.

Запланируйте на будущее проведение мероприятий по продуктам «Битрикс24» в рамках наших

ивент-программ.

Успешного мероприятия :)