23
Организация офлайн-конференции
ЭТАП 1. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
1. Составьте сценарный план проведения конференции с четким таймингом. Ознакомьте с ним
сотрудников, задействованных в подготовке, а также приглашенных спикеров.
2. Распределите роли для сотрудников. Вам будут необходимы:
• ведущий конференции. В его обязанности будет входить: приветственное слово, контроль
времени выступлений. Ведущий может заготовить шутки, забавные истории и использовать во время
непредвиденных технических заминок, или перехода от одного доклада к другому. В первой
ситуации юмор поможет сгладить негатив, во второй – взбодрить слушателя среди повествования.
• сотрудник, отвечающий за организационные моменты: следование сценарному плану, контроль
готовности докладчиков, координация всех задействованных в подготовке сотрудников, связь с
подрядчиком по организации трансляции и ведущим (в случае задержки спикера) и т.п.
• сотрудник, технический специалист, который организовывает выведение презентаций спикеров
на экран, переключает слайды, если необходимо, запускает онлайн-трансляцию.
• сотрудник, отвечающий за оформление площадки, за процедуру регистрации слушателей и
готовности кофе-брейка.
• Сотрудник, регистрирующий посетителей мероприятия на протяжении всей программы.
3. Проведите техническую репетицию на площадке, где планируется конференция, протестируйте
оборудование, которое будете использовать на мероприятии, проверьте скорость интернета.
Обратите внимание на качество звука, «картинку» и освещение. Обговорите все возможные детали
с представителями площадки касательно технической части (вывод трансляции на экран и пр).
4. Продумайте свой внешний вид. Он должен соответствовать статусу мероприятия и ожиданиям
аудитории.
5. Подготовьте ваш доклад. Составьте план речи, чтобы не потерять нить повествования. Уделите
особое внимание оформлению презентаций. На одном слайде не должно быть много информации.
Отражать нужно только то, что поможет дополнить устный текст: заголовки, скриншоты, статистика,
графики, картинки для привлечения внимания. Шрифт по размеру и цвету должен быть читаемым с
дальних рядов.
6. Обговорите все детали с приглашенными спикерами: внешний вид, выступление, презентации
(формат, сроки подготовки). Презентации от приглашенных спикеров должны быть у вас заранее
(минимум за 3 дня до конференции), чтобы вы смогли их промодерировать, попросить внести
спикера изменения при необходимости, проверить их работу на площадке.
7. Подготовьте графическую заглушку (слайд), которую будут видеть участники в момент сбора
гостей и кофе-брейка. Можно выставить слайд с приветствием/с логотипами партнеров и пр.
8. К вашим докладам и докладам приглашенных спикеров подготовьте заранее по 2-3 вопроса.
Если не будет вопросов от участников, вы сможете задать свои.
9. Продумайте внутреннюю коммуникацию между сотрудниками на площадке. Это может быть,
например, общий чат в мессенджере «Битрикс24» или любой удобный для вас способ.
10. По своему желанию напечатайте бейджи для организаторов, спикеров и участников
конференции. Макеты бейджей вы найдете на диске группы.
ЭТАП 2. РАБОТА В ДЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ