Примеры внедрения «1С-Битрикс: Корпоративный портал»

Клуб профессионалов АСУ Урала объединяет ИТ-специалистов

Заказчик: Клуб профессионалов АСУ Урала
Исполнитель: Создаватель
Отрасль: ИТ-сообщество

	Специалисты Центра разработки «Создаватель» создали корпоративный портал для Клуба профессионалов АСУ Урала, который успешно содействует личностному и профессиональному росту членов Клуба, повышению престижа профессии, расширению зоны влияния ИТ-специалистов. К интересной особенности данного проекта, по словам директора Центра разработки «Создаватель» Виталия Дудки, можно отнести невозможность использования проекта для вовлечения пользователей административного ресурса (члены Клуба не подчиняются напрямую Управляющему офису). «Я бы выделил три главных фактора, которые позволили добиться успеха: систематическая работа сотрудников Клуба по наполнению портала реально интересным контентом; активное продвижение нового инструмента среди членов Клуба на оффлайн-мероприятиях; и наш опыт запуска корпоративных порталов», - считает Виталий Дудка.

О компании

Клуб профессионалов АСУ Урала - некоммерческая общественная организация, с 1998 года объединяющая ИТ-директоров предприятий различных отраслей. Сегодня компания успешно содействует личностному и профессиональному росту членов Клуба, повышению престижа профессии, расширению зоны влияния ИТ-специалистов. Среди целей клуба - поддерживать цивилизованный ИТ-рынок уральского региона путем формирования и высказывания свободного мнения независимых ИТ-профессионалов с целью недопущения на рынок недобросовестных поставщиков ИТ-решений.

О ситуации

Более 10 лет клубная жизнь протекала в основном в оффлайне на регулярных ИТ-мероприятиях и неформальных вечеринках. При этом сама специфика сообщества (ИТ-профессионалы) требовала современного и удобного инструмента для общения онлайн. Попытки использовать для этой цели другие решения не увенчались успехом, но руководство Клуба не теряло надежды и было открыто для предложений по АйТификации клубного движения.

Руководство Центра разработки «Создаватель» предложило помощь в быстром запуске корпоративного портала на платформе «1С-Битрикс» для решения насущных задач сообщества. Всего за 4 недели удалось пройти весь цикл от постановки задачи и эскизного проектирования до запуска и тестирования нового портала на пилотной группе активных членов Клуба. Презентация нового инструмента общения на ежегодном CIO-форуме «Уральские самоцветы» помогла быстро вовлечь большое количество ИТ-профессионалов Урала для регулярного использования корпоративного портала. Так открылась новая страница жизни Клуба профессионалов АСУ Урала.

  

		Любое профессиональное сообщество держится, прежде всего, на возможности получать интересующую информацию и общаться с коллегами. Клуб регулярно проводит оффлайн мероприятия, но члены Клуба были крайне заинтересованы в удобном инструменте,  который бы позволил им общаться вне рамок клубных мероприятий, легко находить контакты друг друга. Это сподвигло Управляющий офис Клуба задуматься о запуске корпоративного портала, где мы могли бы размещать внутриклубную информацию, контакты всех членов Клуба, а также наладить общение между ними. Решение от 1С-Битрикс подкупило своей быстротой развертывания, интуитивно понятным интерфейсом и обширным функционалом, отвечающим стоявшим перед нами задачам. Немаловажную роль при окончательном выборе платформы сыграли и компетенции партнера по внедрению - Центра разработки “Создаватель” - директор которого смог в короткие сроки подготовить ТЗ на внедрение, учтя все наши пожелания как по функционалу, так и по срокам. Директор Клуба профессионалов АСУ Урала Ольга Поздняк

Ключевые цели и задачи проекта

Ключевыми целями запуска стали:

• База членов Клуба с возможностью просматривать контакты, видеть основные компетенции каждого члена Клуба и реализованные им проекты, а также обмениваться сообщениями.
  
• Анонсы и архив мероприятий с возможностью обсуждения будущих и прошедших мероприятий, а также ознакомления с материалами прошедших мероприятий (текст, презентации, видео и  т.д.).
• Обсуждение любых тем, интересных членам Клуба.
  
• Проведение опросов среди членов Клуба.
  
• Создание базы знаний.
• Развитие внутриклубных коммуникаций.

Это не первая попытка запустить реально работающий корпоративный портал. Предыдущий портал уже запускался на другой платформе, но его использование нельзя признать успешным, так как cистема управления пользователями Клуба была неудобна, было сложно наполнять портал, изменение внешнего вида портала требовало вмешательства в ядро системы, готового функционала не всегда хватало, а индивидуальная разработка была не по карману некоммерческой организации. В результате старый портал так и не стал полноценной средой общения членов ИТ-сообщества и назрела необходимость использования более совершенного инструмента.

О выборе решения

С учетом предыдущего опыта требовалось решение, которое просто работает и требует минимальных усилий на сопровождение. В качестве подтверждения работоспособности решения были предоставлены примеры запуска «1С-Битрикс: Корпоративный портал» в других (в том числе крупных) компаниях.

Возможность объединить закрытый портал с официальным сайтом Клуба

В решении на платформе «1С-Битрикс» есть такая возможность. Объединение внутреннего (закрытого) и внешнего (открытого) информационного пространства помогает без дополнительных затрат публиковать информацию одновременно на внутреннем и на внешнем сайтах.

Возможность быстрого запуска «Шаг за шагом»

Модульная структура решения позволяет при первоначальном запуске настроить только минимально необходимый функционал, а затем, постепенно,  шаг за шагом, настраивать и подключать все новые и новые возможности.
Именно такой путь был рекомендован с самого начала. А успешный запуск в короткие сроки стал подтверждением правильности выбранного курса.

Стоимость запуска

Немаловажным критерием при выборе программного продукта была стоимость. Решений уровня «1С-Битрикс: Корпоративный портал» на рынке не так много. Анализ цен показал что по соотношению цена/полезность «1С-Битрикс» вне конкуренции.

А еще одним весомым аргументом в пользу выбора платформы «1С-Битрикс» стало то, что среди членов Клуба нашлись энтузиасты с опытом успешного использования «1С-Битрикс: Корпоративный портал» и желанием принять активное участие в запуске нового корпоративного портала сообщества.

Ход внедрения

Для запуска была выбрана редакция «Совместная работа» с неограниченным количеством пользователей.

Запуск производился поэтапно:

• Установка на хостинг, активация, создание списка пользователей (сотрудников).
• Загрузка списка членов Клуба + Форум + Опросы + Обучение.
• Управление мероприятиями и наполнение информацией.
• Презентация на CIO-форуме и запуск в эксплуатацию.
• Поддержка и развитие функционала.

Мероприятия

Клуб регулярно проводит собственные ИТ-мероприятия и участвует в мероприятиях коллег. Общение – фундамент развития ИТ-сообщества. Жизненный цикл большинства мероприятий одинаков независимо от темы и состава участников. А доступ к материалам регулярно пополняющейся базы знаний – награда наиболее активным участникам клубной жизни. Управление мероприятиями Клуба было упорядочено и зафиксировано в инструкциях для сотрудников:


Анонс – меню Мероприятия\Новости:

• анонсы появляются на Главной странице;
• всем подписавшимся на ленту новостей автоматически приходит e-mail;
• в описании мероприятия могут быть текстовые блоки, картинки, ссылки, таблицы.
  

Приглашение и регистрация – меню Мероприятия\Календарь:

• все мероприятия отображаются в удобном календаре;
• в событии календаря видны даты мероприятия;
• члены Клуба могут настроить синхронизацию Календаря со своим MS Outlook;
• можно написать индивидуальный текст для приглашения важного участника;
• приглашения членам Клуба рассылаются прямо из события календаря;
• видно, кто подтвердил участие, а кто - нет;
• список зарегистрированных копируется в MS Word или MS Excel через “Копировать-Вставить”;
• можно установить напоминание о предстоящем событии.

Обсуждение мероприятия - комментарии к новости с анонсом или итогами:

• все члены Клуба могут читать и добавлять комментарии к Новостям.

Фотографии с мероприятия - альбом в меню Мероприятия\Фотогалерея:

• все участники ИТ-сообщества могут просматривать фотографии с мероприятий.

Материалы мероприятия – меню Мероприятия\Материалы:

• презентации, видеозаписи, файлы с мероприятий бережно сортируются и хранятся на корпоративном портале;
• у активных участников Клуба (сейчас это Действительные, Ассоциированные и Партнеры) есть возможность просматривать и скачивать любые материалы;
• работает полнотекстовый поиск по материалам мероприятий.
  

Новости и информация о Клубе

Жизнь Клуба отражается в ленте Новостей на Главной странице.
 

Обратная связь – опросы, форумы и блоги

Одной из задач нового корпоративного портала была организация качественной обратной связи между сотрудниками Управляющего офиса и участниками ИТ-движения. Прекрасно подошел стандартный функционал опросов


Запущены также стандартный форум и блоги пользователей


Система мгновенных сообщений

Социальные сети приучили нас к тому, что найти и пообщаться с большинством знакомых очень просто. Удобный поиск позволяет быстро найти единомышленников, посмотреть историю переписки или отправить новое сообщение.

Дизайн портала

Использовался шаблон из поставки продукта. Настройка стандартного функционала (наименование, лого, структура меню, настройка рабочих столов) позволили учесть все пожелания руководства Клуба.
Уже после запуска в эксплуатацию был изменен дизайн и функционал входной страницы с акцентом на регистрацию новых пользователей.


Кнопка «Мы на Facebook»

Многие пользователи активно пользуются социальными сетями, сотрудники Клуба организовали специальную группу на Facebook и для ее продвижения кнопка со ссылкой на группу появилась в меню и в шаблоне всех страниц Корпоративного Портала.

Экстранет для официального сайта

В ближайшем будущем будет отрисован новый шаблон дизайна для использования модуля «Экстранет» в качестве внешнего сайта Клуба.

Интеграция в ИТ-инфраструктуру

Для создания списка пользователей использовалась стандартная возможность импорта из CSV-файла. Файлы с данными экспортировались из CRM-системы Клуба. Это значительно ускорило первоначальное наполнение портала.

Доработки стандартного функционала

Для запуска было решено использовать только стандратный функционал. А по первым результатам использования на основании собранной от пользователей обратной связи выполнялись точечные доработки:

• Вакансии: клуб удобен не только для общения, но и для поиска работы. Для поставщиков ИТ-решений и крупных компаний – это площадка для поиска ценных кадров, а для ИТ-профессионалов - возможность карьерного роста.
  

• Расширенный профиль для членов Клуба

• Видимость информации в зависимости от статуса: как и в любом развитом сообществе, в Клубе профессионалов АСУ Урала существует своя иерархия. Все начинается со статуса «Гость». Пользователям начального уровня доступны общие данные о Клубе, новости, структура Клуба и так далее.После накопления определенного авторитета некоторые участники становятся «Ассоциированными» или «Партнерами» (если это представители ИТ-индустрии). Для таких пользователей открывается доступ к материалам мероприятий. Самая активная часть движения – «Действительные» члены Клуба и «Наблюдатели» (представители наиболее авторитетных ИТ-поставщиков). Только по достижении этого статуса участник может просматривать все контактные данные любого члена Клуба, а остальные участники сообщества могут отправить коллеге сообщение или пообщаться лично на многочисленных мероприятиях Клуба.
  

Хостинг проекта

У Клуба нет постоянного ИТ-специалиста и собственных серверов для развертывания и поддержки внутреннего хостинга. Поэтому на основании предварительных тестов производительности был рекомендован хостинг Rusonyx, тариф VPS Plus Bitrix. Хостинг имеет достаточный запас по производительности и приемлем по цене (до 500 руб./мес.). При увеличении нагрузки есть возможность перейти на тариф VPS Profi Bitrix (999 руб./мес.).
Корпоративный портал работает работает на Bitrix virtual appliance version 2.0 под управлением CentOS release 5.5 (Final), СУБД MySQL. По данным на июль 2011 на портале зарегистрировалось более 250 ИТ-профессионалов и новые пользователи появляются регулярно.

Производительность конфигурации колеблется от 30 до 60, а время создания главной страницы в районе 0,2-0,3 секунды, этого вполне достаточно для комфортной работы пользователей.

Результаты внедрения

В результате внедрения мы добились всех поставленных целей. Тесное взаимодействие сотрудниками Управляющего офиса Клуба и их оперативная реакция позволили в самые короткие сроки запустить новый корпоративный портал.

		Новым порталом пользоваться легко и удобно как участникам, так и модераторам. Удобная навигация, интуитивно-понятный интерфейс, не требующий  долгого обучения, позволяет быстро и легко  размещать любой контент. В целом, разработанные сервисы  портала позволили превратить  его в  площадку для виртуального общения членов Клуба. Кроме того, новый для нас сервис в разделе календарь, разрешающий настраивать свое личное расписание мероприятий каждому из участников, оказался также весьма полезным. Менеджер по рекламе и PR Клуба профессионалов АСУ Урала Людмила Грицаева

Несмотря на удаленный запуск (технические специалисты в Челябинске, сервер в Москве, а руководство Клуба в Екатеринбурге), нам удалось наладить регулярное общение по e-mail и Skype. После каждой итерации (3-5 рабочих дней) блок работ тестировался сотрудниками Клуба.

Для быстрого освоения сотрудниками Клуба нового инструмента были подготовлены краткие инструкции и проведено индивидуальное обучение для нескольких человек, которые занимаются размещением контента. Важно отметить, что у руководства Клуба с самого начала было четкое представление о конечном результате. Это здорово помогало расставить приоритеты и правильно порекомендовать техническое решение.

		В результате развертывания корпортала Управляющий офис Клуба получил удобный инструмент для взаимодействия как с членами Клуба, так и с другими заинтересованными сторонами (например, партнерами и наблюдателями). Теперь очень удобно доносить до них необходимую информацию и, что для нас особенно важно, получать от них обратную связь. Сами участники клубного движения тоже с удовольствием пользуются порталом - теперь им уже не надо звонить в Управляющий офис с просьбой прислать контакты нужного им коллеги, не надо просить выслать презентации с последнего мероприятия по почте. Плюс они всегда в курсе клубной жизни и при желании могут принимать в ней самое активное участие. Еще раз хочется поблагодарить Центр разработки “Создаватель” за оперативное и жизнеспособное внедрение внутрикорпоративного портала, ставшего новой платформой для взаимодействия ИТ-профессионалов. Директор Клуба профессионалов АСУ Урала Ольга Поздняк

Отзыв разработчика о проекте

		При запуске корпоративных порталов технические вопросы не самые сложные. Можно прочитать всю документацию, учесть все требования и замечательно все настроить, но при этом провалить проект. Момент истины наступает уже после официального запуска – если через месяц после начала использования «Живая лента» кипит, пользователи регулярно общаются на портале, а активные пользователи срочно требуют нового функционала – только в этом случае проект успешен. Интересной особенностью данного проекта была невозможность использования для вовлечения пользователей административного ресурса (ведь члены Клуба не подчиняются напрямую Управляющему офису и участие добровольное). Я бы выделил три главных фактора, которые позволили добиться успеха: систематическая работа сотрудников Клуба по наполнению портала реально интересным контентом; активное продвижение нового инструмента среди членов Клуба на оффлайн-мероприятиях; и наш опыт запуска корпоративных порталов. Директор Центра разработки «Создаватель» Виталий Дудка