Управление документами

Система управления документами

• Библиотека документов
• Единая карточка документа
• Изменение документов прямо на портале
• Поиск документов
• Библиотека как сетевой диск
• Библиотека из физической папки
• Коллективная работа с документами
• Общие файлы
  
• Рейтингование документов
  

Библиотека документов

Библиотека документов позволяет организовать коллективный доступ к офисным документам, хранящимся на сервере, с возможностью редактировать их, сохранять изменения, вести историю версий в системе документооборота, работать с файлами в браузере и через проводник.

Все возможные действия над документом доступны прямо из меню документа в Библиотеке. Вы можете, выбрав действие из списка, открыть, скачать, переименовать, переместить или удалить документ. При этом удаленный файл останется в корзине. Если над документом предстоит долгая работа, вам его лучше заблокировать для редактирования коллегами. Вы запустите бизнес-процесс для документа, просто выбрав его из  имеющихся. У каждого документа в библиотеке есть единая карточка, и выполненные изменения отразятся в его свойствах и описании.
 

Загружаются документы в библиотеку из разных источников, как по одному, так и целыми папками. Причем, для любого документа вы можете загрузить новую копию, в Библиотеке реализована поддержка версионности. Легко найти нужный вам документ, воспользовавшись быстрым поиском по файлам и по содержимому - с фильтром и подсказками. При желании, под опубликованным документом можно организовать обсуждение.

Все возможности Библиотеки документов: коллективная работа с офисными документами, хранящимися на сервере; запуск бизнес-процессов для любого из документов; создание и удаление персональных папок для хранения документов; создание и удаление разделов и папок рабочих групп и подразделений; разграничение доступа к содержимому папок групп и сотрудников; произвольная глубина вложенности при создании новых разделов и папок; пакетная загрузка документов на сервер из выбранной папки; загрузка документов из разных источников; возможность перезаписи существующих файлов при загрузке; выполнение доступных действий прямо из меню документа в списке; изменение свойств документов прямо на сервере; изменение документов с помощью приложений Microsoft Office; сохранение измененных документов сразу на сервер; ведение истории изменений документов с возможностью «отката»; поддержка версионности, загрузка новых копий документа; работа с Корзиной - восстановление документов; индексация офисных документов для последующего поиска; блокирование открытых документов от изменения другими пользователями.

Единая карточка документа

У каждого документа в Библиотеке есть единая карточка. Здесь представлен набор вкладок, которые позволяют увидеть и изменить всю информацию о документе в одном месте. Это и свойства документа, где кроме обычных атрибутов файла вы можете добавить теги и описание, а также загрузить новую версию. И история изменений, из которой вы можете «откатить» любые правки. И бизнес-процессы, где вы сможете просмотреть список бизнес-процессов, в которых документ задействован, а также запустить новые. И версии документа. И обсуждение, где можно смотреть и добавлять комментарии. Все вкладки можно «распахнуть», а для самой формы выбрать цветовую схему.


Здесь же, прямо в карточке, вы можете выполнить любые доступные действия над документом - такие как заблокировать для редактирования или создать версию, скопировать ссылку или просто удалить/скопировать/переименовать/переместить файл. 

Изменяйте документы прямо на портале

Теперь вы можете редактировать офисные документы прямо на портале не только через MS Internet Explorer, но и через Mozilla Firefox. Это стало возможным благодаря новому специальному расширению для этого браузера - «Интеграция с 1С-Битрикс: Корпоративный портал». Более того, теперь вы можете так редактировать документы не только MS Office, но и OpenOffice, и LibreOffice, потому что в версии 11.0 протокол WebDAV поддерживается во всех этих офисных пакетах. И такой способ редактирования документов на портале в популярных браузерах работает не только под Windows, но и под Unix подобными системами и Mac.


Новый плагин идет в составе продукта, и его не требуется специально где-то скачивать. Плагин устанавливается при первом редактировании документа на портале, и его не придется вручную запускать из списка расширений браузера. Достаточно в настройках плагина выбрать программу для открытия офисных документов - указать путь к папке офисного пакета на вашем компьютере.


Появление плагина для Firefox и расширенная поддержка WebDAV предоставляют пользователям вашего портала один из самых удобных и понятных сценариев работы: открыли документ, внесли поправки и сохранили его прямо на портал. Новый плагин позволяет редактировать документы в Firefox аналогично тому, как вы уже это делали в Internet Explorer.

Для изменения документа прямо на портале через Firefox:

• нажмите на имя нужного документа в списке библиотеки;
  
• подтвердите, что портал, с которого вы открываете документ, является безопасным;
• введите логин и пароль пользователя портала для доступа к документу;
• отредактируйте документ в открывшемся офисном приложении;
• сохраните и закройте приложение;
• изменения будут сохранены на портале в той папке, откуда вы открыли документ для редактирования.

Пока вы редактируете документ на портале, больше никто его не может открыть, поскольку он блокируется от изменения другими пользователями. И в списке документов библиотеки ваши коллеги увидят, что документ заблокирован именно вами. Как только вы сохраните документ, блокировка автоматически снимется.

Поиск

В Библиотеке работает быстрый поиск по файлам и по содержимому. Как и везде на портале - с мгновенным поиском и подсказками. Механизм поиска индексирует все заголовки и содержимое документов в Библиотеке и, в соответствии с индексной базой, при вводе запроса выводит подсказки. Кроме того, подключаются фильтры - условия поиска, помогающие сузить результат, отсортировать документы в списках. В фильтр можно добавить время, тип, теги, автора, физический размер и состояние искомых документов. Часто используемые фильтры можно сохранить и потом просто выбирать их из списка фильтров-заготовок.

Библиотека как сетевой диск

Вы можете не просто быстро, а буквально в 2 клика подключить любую отдельную папку в Библиотеке,  всю Библиотеку и даже весь свой портал как сетевой диск. Причем, сделаете это для всех операционных систем (всех версий Windows, Mac OS, Linux). Достаточно нажать на кнопку «Сетевой диск» в панели и выполнить предложенные действия.


Например: «Для подключения библиотеки как сетевого диска по защищенному протоколу HTTPS/SSL: выполните команду Пуск > Выполнить > cmd. В командной строке введите:  net use z: https://cp.company.ru/docs/shared/ /user:cp.company.ru\login *»

Библиотека как сетевой диск	Библиотека как веб-папка

У вас в списке сетевых дисков появится новый диск (Z - как в примере). Вы сможете работать с его папками и файлами обычным образом - через проводник, Total Commander или любой другой файловый менеджер. Доступ к содержимому диска - в соответствии с выданным вам на портале. Также вы можете добавить любую папку Библиотеки как веб-папку в сетевое размещение своего компьютера. После этого можно работать с ее содержимым, как и с обычными папками Windows. Так, просматривать свои веб-папки можно через Проводник или любой файловый менеджер. Просмотр и работа с содержимым веб-папок возможна и через браузер.

Библиотека из физической папки

Библиотеку на портале можно организовать не только на инфоблоках, но и задействовав обычную физическую папку* на диске. В каждой компании есть такие «расшаренные» папки - с документами, презентациями, видеоматериалами. Вы без труда можете использовать эти, уже имеющиеся, общие файловые хранилища. Нужно взять такую папку и просто вывести ее как библиотеку документов на портале. Все содержимое подключенных папок будет доступно в рамках Библиотеки документов портала.

Коллективная работа с документами

Библиотека документов на портале предназначена для коллективной работы с документами, содержащимися в ней. Это значит, что все сотрудники вашей компании, получившие доступ к Библиотеке, смогут выполнять все возможные действия над содержащимися в ней документами. При этом благодаря работающей на портале системе документооборота, ведется история изменений и версий по каждому документу. Это позволяет в любое время «откатиться» к предыдущим вариантам документа или просмотреть что именно в них изменилось.


Для любого из документов в Библиотеке может быть запущен бизнес-процесс, позволяющий автоматизировать процесс документооборота в компании и упорядочить различные рутинные операции. Немаловажна для коллективной работы и возможность вести обсуждение по любому документу в Библиотеке.


Возможности для коллективной работы:

• документооборот в едином хранилище документов с организацией цепочки утверждения и управлением статусами документов;
• история изменений документов во всех видах хранилищ (персональных, общих и хранилищах рабочих групп);
• история версий документов с возможностью создавать новые копии;
• подключение бизнес-процессов к документам Библиотеки;
  
• обсуждение под любыми опубликованными документами в едином хранилище документов;
• обсуждение под документами в персональных хранилищах пользователей;
• обсуждение под документами в хранилищах документов рабочих групп;
• возможность подписаться на почтовые извещения по обсуждению всех документов или определенных документов.

Общие файлы

Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале: «Документы сотрудников» и «Рабочие группы». Это очень удобно для выкладывания на портал общедоступных документов, презентаций, видео и других данных.


Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета. Подключив раздел «Документы» как сетевой диск, сотрудник может работать с доступными ему документами на портале, как с обычными папками и документами на своем компьютере.

Папка «Файлы» в профайле у каждого пользователя портала становится действительно его персональным разделом - коллеги не имеют к нему доступа. В результате, сотрудник может размещать в своей папке какие-то приватные документы, не опасаясь их огласки. Но, наряду с этим, у сотрудника имеется возможность «расшарить» файлы и целые папки для общего доступа.


В каждой рабочей группе на портале - точно такой же подход к организации доступа к файлам. В библиотеке документов группы могут открывать для доступа извне отдельные документы и целые папки. Наряду с конфиденциальностью всех документов, теперь каждая группа, даже закрытая, может показать для всей компании часть своих незасекреченных данных.

Рейтингование документов